Wymagania i cele projektu

Wymagania projektu wywodzą się z potrzeb odbiorców. Organizacja w której realizowany jest dany projekt informuje wykonawcę o swoich oczekiwaniach względem realizowanego projektu m.in. jakie efekty ma przynieść w przyszłości, ile środków i czasu może na niego przeznaczyć, itd.

Wymagania są kształtowane przez szanse i zagrożenia, coraz to większy wpływ na wymogi danego projektu mają np. działania podejmowane przez konkurencję, czy zmieniające się oczekiwania odbiorców względem np. jakości usług czy produktów.Ważnym elementem jest opracowanie uzasadnienia biznesowego oraz strategii projektu, gdyż projekt ma przynieść pożądany efekt w przyszłości, a także wpłynąć na rozwój danej jednostki.

Zarządzanie wymaganiami w projekcie zawiera rozpoznanie, uszczegółowienie i uzgodnienie projektu, który będzie spełniał oczekiwania i potrzeby interesariuszy, a w szczególności odbiorców i użytkowników wytworzonego w przyszłości produktu, czy usługi.

Interesariusze są to jednostki lub grupy, które mogą wpływać lub mieć wpływ na osiągnięcie wyznaczonych celów przedsiębiorstwa, czy realizację danego projektu. Można wyróżnić dwie grupy interesariuszy:

• interesariusze wewnętrzni są to m.in. pracownicy, akcjonariusze, czy rada nadzorcza posiadający bezpośredni wpływ na udział i realizację projektu,
• interesariusze zewnętrzni, tacy jak: klienci, dostawcy, konkurenci, społeczności lokalne, media, samorządy itp. kształtują oczekiwania względem projektu, które powinny zostać wzięte pod uwagę przed rozpoczęciem danego projektu, a także dostosowywane w trakcie jego realizacji i zakończenia (Freeman R.E. 2010, s. 26-31)

TL;DR

Wymagania projektu są określane przez organizację na podstawie potrzeb odbiorców. Zarządzanie wymaganiami obejmuje uwzględnienie interesariuszy, formułowanie celów projektu oraz zastosowanie zasady SMART. Cele projektu powinny być jasne, mierzalne, akceptowalne, realne i terminowe. Osiągnięcie celu głównego jest kluczowe dla realizacji projektu. Cele mają funkcję informacyjną, motywacyjną, kontrolną i integrującą w zarządzaniu projektem.

Cele projektu

Cele projektu, określają to, co chcielibyśmy osiągnąć w wyniku realizacji projektu, przedstawiają pożądany stan w przyszłości. Są one jednym z najważniejszych czynności, które należy wykonać.

Cele projektu powinny być spoiwem łączącym najwyższą jakość podejmowanych działań, w optymalnym czasie realizacji, osiągającym najlepsze rezultaty i efekty, posiadające odpowiednie zasoby oraz uwzględniające możliwości finansowe przeznaczone na realizację danego projektu "Jasne przedstawienie tego czego oczekujemy, pozwala na doprecyzowanie punktu w jakim się obecnie znajdujemy w odniesieniu do punktu w, którym byliśmy i do jakiego zmierzamy. Przejrzyście określone cele w projekcie, pozwalają zidentyfikować u członków zespołu powstanie większej motywacji do działania. Cel charakteryzuje sytuację pożądaną na miarę sił i możliwości wykonawcy". (R.K.Wysocki 2013, s. 49).

W procesie formułowania celów ważną rolę pełni zasada SMART, która informuje jak powinny wyglądać cele. Akronim SMART (z ang. Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound) rozumie się następująco.

• S - skonkretyzowane, cele muszą być jasne i zrozumiałe dla wszystkich,
• M - mierzalne, cele powinny być możliwe do zmierzenia za pomocą odpowiednich wskaźników,
• A - akceptowalne, wykonawcy muszą najpierw zaakceptować cel, aby projekt mógł się rozpocząć,
• R - realne, cele powinny być możliwe do osiągnięcia, w odniesieniu do posiadanych zasobów,
• T - terminowe, cele muszą zostać zrealizowane zgodnie w planem (Piwoni-Krzeszowska E.i inni 2014, s. 220-221)

Projekt musi mieć jasno zdefiniowany i zaakceptowany cel główny, którego osiągnięcie będzie stanowić potwierdzenie skuteczności podejmowanych i zaplanowanych działań. Cel nadrzędny jest punktem wyjścia wyznaczonych wcześniej celów cząstkowych.Cel główny projektu musi być konkretny, dostosowany do potrzeb i okoliczności, mierzalny i weryfikowalny, realny (osiągalny) oraz określony w czasie.

Osiągnięcie głównego celu jest kluczowym czynnikiem realizacji projektu, a także najważniejszym kryterium jego oceny. W projekcie ważnym elementem jest prawidłowe sformułowanie celów, aby były zrozumiałe dla interesariuszy projektu, klienta, jak i wykonawcy, czy odbiorcy. Ustalenie konkretnych celów pozwoli dokonać obiektywnej oceny stopnia ich realizacji.Każdy projekt wytacza złożoność celów cząstkowych a także ich wymiary.

Wyróżnia się następujące wymiary, które posiada każdy wyznaczony cel w projekcie:

• wymiar jakościowy celu,
• wymiar ilościowy celu,
• parametry i czynniki, za pomocą których dokonamy pomiaru stopnia realizacji celu (W.Walczak 2010, s. 179-180)

Ważnymi elementami umożliwiającymi osiągnięcie wytyczonego celu są m.in. zasoby finansowe, materiałowe, rzeczowe, czy kapitał ludzki.

Można wyznaczyć trzy priorytetowe elementy, które stanowią podstawę wszystkich szczegółowych celów projektu:

1. Rezultaty projektu (performance),
2. Koszty realizacji projektu (cost),
3. Czas realizacji projektu (time). (Zaskórski P. 2012, s. 36)

Na przykładzie wyznaczonych elementów można stwierdzić, że cele projektu nie mogą być określane automatycznie. Każdy cel komuś lub czemuś ma służyć, dlatego musi uwzględniać wzajemne ograniczenia i oddziaływania.

Funkcje i znaczenie celów w zarządzaniu projektami:

• funkcja wyjaśniająca i informacyjna: cele dostarczają konkretnej informacji i wiedzy o planowanych kierunkach działań i zadań, które będą realizowane w projekcie, wyznaczają także kierunek rozwiązywania problemów organizacyjnych,
• funkcja percepcyjna: cele pozwalają menedżerom i zespołom projektowym lepiej poznać i zrozumieć istotę podejmowanych działań w ramach realizacji danego projektu,
• funkcja motywacyjna: cele mają za zadanie motywować pracowników a także aby identyfikowali się oni z postawionymi założeniami projektu i przyjmowali określone postawy i zachowania,
• funkcja integrująca i koordynacyjna: cele wpływają na lepsze zarządzanie pracą zespołu projektowego oraz dają możliwość integracji zadań i działań,
• funkcja kontrolna: cele umożliwiają kontrolę efektywności podejmowanych działań a także ocenę stopnia osiągniętych wyników (Walczak W. (2012), s. 44)

Wymagania i cele projektu — artykuły polecane

Zarządzanie przez projekty — Implementacja strategii — Plan projektu — Funkcje zarządzania — Six sigma — Zarządzanie komunikacją wg PMBOK — Rozpoczynanie projektu — Komitet sterujący — Określanie celów jakości

Bibliografia

• Freeman R. (2010), Strategic Management, A Stakeholder Approach, Cambridge University Press
• Piwoni-Krzeszowska E., Małkus T. (red.) (2014), Współczesne problemy zarządzania organizacjami, mfiles.pl, Kraków
• Walczak W. (2010), Znaczenie i rola projektów w zarządzaniu współczesnymi organizacjami, Współczesna Ekonomia, Tom 4, nr 1
• Walczak W. (2012), Cele i funkcje zarządzania w teoriach naukowych a praktyka - próba diagnozy źródeł występowania rozbieżności, E-mentor, nr 2
• Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice
• Zaskórski P. (2012), Ewaluacja projektów, Zeszyty Naukowe Wyższej Szkoły Informatyki w Warszawie, nr 8

Autor: Marzena Wnękowicz