Proces marketingu zaopatrzenia

To tylko przykład procesu. Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.

Cele procesu

• cele istnienia procesu:
• Wybór najlepszego źródła zakupów surowców i materiałów produkcyjnych.
• Dokonywanie zakupów surowców u najlepszych dostawców.
• Tworzenie i podtrzymywanie więzi społecznych, ekonomicznych, usługowych i technicznych z dostawcami.
• cele doskonalenia:
• Obniżenie kosztów dostawy surowców i materiałów o 20%.
• Podpisanie umowy lojalnościowej z wybranym dostawcą.
• Wynegocjowanie opustów cenowych rzędu 15% u stałych dostawców.

Charakterystyka procesu

Przedmiotem działalności procesu marketingu zaopatrzenia (inaczej zakupów) jest przygotowanie i podejmowanie decyzji co do zakupu odpowiednich surowców, materiałów, półfabrykatów itp.

Pojęcie marketingu zaopatrzenia zostało wprowadzone w połowie lat 70. Ubiegłego stulecia przez Ph. Kotlera i S.Lev'ego, a jego definicję formułuje się następująco:

"Marketing zakupów (lub zaopatrzenia) można zdefiniować jako przemyślany zespół decyzji i działań przedsiębiorstwa produkcyjnego, określający jego politykę i strategię w zakresie zaopatrzenia w środki produkcji, pozwalający na sprawne dokonanie zakupów (lub zakontraktowanie dostaw) każdego konkretnego asortymentu z najbardziej korzystnych z rozpoznanych przez kupującego źródeł oraz uzyskanie wpływu na działanie dostawców i procesy zachodzące na reprezentowanych przez nich rynkach".

Zasoby (dane wejściowe)

1. Uczestnicy procesu

• Analityk rynku
• Kierownik ds. zaopatrzenia
• Pracownik działu zaopatrzenia
• Referent ds. zaopatrzenia
• Dostawcy

2. Zasoby informacyjne

• Katalogi dostawców (papierowe i elektroniczne)
• Rejestry dostawców
• Reklamy dostawców
• Cenniki
• Broszury
• Zasoby internetowe - serwisy informacyjne
• Informacje wywiadu gospodarczego
• Raporty z analizy rynku
• Zapytania ofertowe
• Odpowiedzi dostawców na zapytania ofertowe
• Kontrakty zaopatrzeniowe
• Umowy zakupu

3. Zasoby materiałowe

• System zarządzania zapasami MRP II
• Metody statystycznej analizy danych
• Metody wizualizacji danych
• Arkusz kalkulacyjny
• Internetowe portale handlowe

4. Narzędzia, metody i techniki

• Analiza rynku
• Metoda punktowa wyboru dostawcy

Opis procesu

1. Analiza rynku z punktu widzenia podaży surowców, materiałów i materiałów pomocniczych.

Analiza rynku podaży jest pierwszym i nieodłącznym element podejmowania decyzji o charakterze strategicznym i operatywnym w procesie zarządzania zakupami. Analizie należy poddać podaż na rynku surowców i materiałów, które przedsiębiorstwo PLIVA Kraków wykorzystuje do produkcji leków i innych artykułów leczniczych. Odpowiedzialny za badanie rynku jest analityk rynków surowcowo-materiałowych, który na zlecenie zarządu:

1. ustala, jakie informacje są potrzebne do podejmowania decyzji (konkretne wytyczne otrzymuje od zarządu) i w jaki sposób będą one opracowywane
2. gromadzi informacje - może to być ciągły proces monitoringu wybranego segmentu rynku ze szczególnym uwzględnieniem zachodzących zmian
3. przetwarza i wstępnie opracowuje dane w celu nadania im odpowiednich formatów umożliwiających prowadzanie dalszej analizy
4. wizualizuje zgromadzone dane przy pomocy technik statyki opisowej takich jak histogramy, wykresy słupkowe, wykresy rozrzutu, obliczanie podstawowych statystyk pozycyjnych i inne
5. prowadzi analizę zebranych danych zgodnie z modelami i metodami analizy

danych przeznaczonymi do analizy rynku

1. dokonuje syntezy danych w postaci raportów dla zarządu (podsumowań, zestawień, wniosków, zaleceń)
2. przechowuje i ponownie wykorzystuje informacje.

W gromadzeniu danych na temat producentów i surowców może wykorzystywać katalogi, cenniki, reklamy itp. Ponadto informacje o producentach można czerpać ze specjalnych spisów wytwórców, jak np. z rejestru Kompass (rejestr europejski) lub z Business Foundation Book.

2. Zapytania ofertowe.

Po dokonaniu wstępnego zestawienia potencjalnych dostawców przez analityka rynku, specjalista ds. planowania zamówień kieruje do nich zapytanie ofertowe. Może je wysyłać do wielu firm naraz nie powodując żadnych skutków prawnych. Może je także zamieścić na specjalnych portalach handlowych, które często oferują rozsyłanie zapytań do producentów z danej branży, zarejestrowanych w ich bazie danych, bądź po prostu prezentują zapytania na swojej stronie.

Specjalista ds. planowania zamówień odpowiada on za redagowanie i wysyłanie zapytań, w których powinien zawrzeć:

• krótką charakterystykę własnej firmy,
• nazwę towaru z opisem przeznaczenia i parametrów technicznych,
• normy, wg których produkt powinien być wykonany,
• ilość towaru,
• zwrot grzecznościowy z prośbą o ofertę,
• własny podpis

Po otrzymaniu informacji zwrotnych od zainteresowanych firm, możemy zdecydować, z którymi kontrahentami współpraca będzie najbardziej korzystna.

3. Znalezienie najbardziej korzystnego dostawcy/dostawców.

W wyborze konkretnego dostawcy stosuje się różnorodne kryteria, dążąc przy tym do minimalizacji łącznych kosztów. zakupu i utrzymania zapasów, przy jednoczesnym stworzeniu realnych przesłanek dla niezakłóconego przebiegu logistycznych procesów zaopatrzenia i produkcji. Jest to odpowiedzialna decyzja, rzutująca w istotnym stopniu na wyniki ekonomiczne firmy. Tak więc kierownik ds. zaopatrzenia za najważniejszy kosztowy element transakcji przyjmuje cenę towaru, pod warunkiem spełnienia wymogów dotyczących jego jakości. Ponadto bierze on pod uwagę następujące kryteria:

• Niezawodność dostawy,
• Potencjał dostawcy,
• Kondycja finansowa dostawcy,
• Wizerunek dostawcy,
• Koszty transportu
• Lokalizacja.

Kondycja finansowa dostawcy jest ważnym czynnikiem, który należy zanalizować, gdyż np. oferowana przez niego niska cena może być spowodowana zbliżającym się bankructwem.

Oceny dostawcy według wyżej wymienionych kryteriów może dokonać (jeżeli nie firma wcześniej nie miała żadnych doświadczeń z potencjalnym dostawcą) na podstawie zakupu próbnego bądź na podstawie informacji uzyskanych od innych odbiorców lub też specjalnych organizacji wywiadu gospodarczego.

4. Proces negocjacyjny.

Po dokonaniu wyboru dostawcy, należy rozpocząć z nim proces negocjacyjny, aby ustalić jak najlepsze warunki transakcji. Za to zadanie również odpowiedzialny jest kierownik ds. zaopatrzenia. W dzisiejszych czasach tradycyjna konkurencja między dostawcami a odbiorcami ustępuje miejsca zdecydowanie bardziej korzystnemu partnerstwu i przywiązywaniu wagi do budowania więzi, wychodząc z założenia, że wzajemna relacja jest równie ważna, co szczegóły konkretnej transakcji. Wynika to trudnej, silnie konkurencyjnej sytuacji na rynku, gdzie często różnice cenowe czy jakościowe nie są znaczące. Pozyskanie więc odpowiedniego dostawcy wiąże się nie tylko z odpowiednią ofertą cenową, ale z umiejętnością negocjacji w celu osiągnięcia porozumienia gwarantującego korzyści po obu stronach w myśl zasady "sukcesem jest gdy każdy wygrywa". Wiąże się to niejednokrotnie z akceptowaniem ustępstw i zmian, pamiętając jednak o własnych korzyściach. &nbsp,

W procesie negocjacji porusza się najczęściej takie punkty:

• Cena:
  • Jej poziom w stosunku do konkurencji
  • Warunki płatności
  • Elastyczność
• Jakość:
  • Poziom jakości
  • Materiał, z którego jest wykonany
  • Trwałość
• Ilość:
  • Wielkość partii
  • Wielkość miesięcznego zapotrzebowania
• Warunki dostawy:
  • Terminy dostaw
  • Konsekwencje niedotrzymania terminów
  • Rodzaj transportu (własny czy obcy)
  • Jednostka transportowa
  • Koszty transportu
  • Niezawodność dostawy

Owocem procesu negocjacyjnego jest podpisanie kontraktu zaopatrzeniowego z dostawcą, który zawiera wszystkie ustalenia co do przedmiotu i sposobu dostawy.

5. Utrzymywanie kontaktów z dostawcami.

Proces utrzymywania dobrych kontaktów i relacji z dostawcą, zapoczątkowany w procesie negocjacji, jest bardzo istotnym elementem całego procesu marketingu zaopatrzenia. Jest to zadanie dla pracownika działu zaopatrzenia.

Częste stosunki współpracy i kontakty obejmują proces, w którym klient i firma dostawcy tworzą z upływem czasu silne, rozległe więzi społeczne, ekonomiczne, usługowe i techniczne. W tak pojmowanym partnerstwie wspólnym celem strategicznym będzie obniżanie całkowitych kosztów oraz powiększanie wartości, będącej udziałem zaangażowanych w relacje firm. Dążąc do uzyskania maksymalnych korzyści z partnerstwa, takich jak wyższa jakość, niższe koszty, partnerstwo między dostawcą i odbiorcą winno prowadzić do zbalansowanej wysokiej współzależności partnerów, polegającej między innymi na uznaniu partnera-dostawcy za jedyne źródło w zakresie danego zasobu. Gwarancją sukcesu tak pojmowanego partnerstwa jest jego trwałość i stabilność. Istota relacji w marketingu partnerskim opiera się na zakresie wzajemnych zobowiązań oraz zaufaniu, gdyż tylko występowanie jednocześnie, zarówno zobowiązania, jak i zaufania przynosi rezultaty w postaci większej wydajności, produktywności oraz efektywności relacji.

6. Zawarcie umowy - zakup.

Finałem wszystkich procesów przygotowawczych jest zawarcie umowy, czyli dokonanie zakupu. Składa się ono z następujących elementów:

1. Opracowanie zamówienia - tworzy je referent ds. transportu i logistyki; zamówienie powinno obejmować wszystkie informacje niezbędne do jednoznacznej jego realizacji przez dostawcę
2. Złożenie zamówienia u dostawcy przez pracownika działu zaopatrzenia
3. Przyjęcie i potwierdzenia zamówienia przez dostawcę - wówczas zamówienie staje się umową zobowiązującą dostawcę do dostarczenia przedmiotu dostawy, a odbiorcę do jej przyjęcia i zapłaty.

Wyjścia (dane wyjściowe)Wypisać jakie są efekty procesu: dokumenty, zapisy, informacje, produkty, itp.

• Kontrakty z dostawcami,
• Umowy dostaw surowców i materiałów dla działu produkcji,
• Kontakty z dostawcami.

8. Odpowiedzialność i uprawnienia

Stanowisko	Zadanie (nr)	Uprawniony do	Odpowiada za
Analityk rynków surowcowo-materiałowych	1	- Dostęp do katalogów dostawców (papierowych i elektronicznych); - Dostęp do rejestrów dostawców; - Dostęp do reklamy dostawców, broszur i cenników,	- Analiza danych o rynku surowców i materiałów, branży i producentach; - Tworzenie na czas raportów dla zarządu z przeprowadzonych badań;
Kierownik ds. zaopatrzenia	2	- Dostęp do informacji o stanie zapasów i zapotrzebowaniu; - Dostęp do cenników i kosztorysów; - Dostęp do internetowych portali handlowych,	- Redagowanie i wysyłanie (zamieszczanie w portalach) odpowiednich zapytań ofertowych,
	3	- Dostęp do raportów z analizy rynku dostawców; - Dostęp do cenników dostawców,	- Wybór najkorzystniejszego dostawcy,
	4	- Dostęp do bazy danych dostawców; - Dostęp do cenników i kosztorysów,	- Wynegocjowanie jak najlepszych warunków dostawy; - Podpisanie kontraktu z dostawcą,
Pracownika działu zaopatrzenia	5	- Dostęp do bazy danych dostawców,	- Podtrzymywanie stałych kontaktów z dostawcami;
	6	- Dostęp do bazy danych dostawców; - Dostęp do gotowych zamówień;	- Złożenie zamówień u dostawcy;
Referent ds. zaopatrzenia	6	- Dostęp do bazy danych dostawców; - Dostęp do bazy danych o zapotrzebowaniu,	- Opracowywanie zamówień na dostawy.

Diagram procesu

Wykres Hijmansa:

Osoby/ Zadania	Analityk rynków surowcowo-materiałowych	Kierownik ds. zaopatrzenia	Pracownika działu zaopatrzenia	Referent ds. zaopatrzenia
Gromadzenie informacji o rynku dostawców	W	K
Analiza danych i ich wizualiazja	W
Tworzenie raportów dla kierownictwa	W
Raportowanie o potenjalnych dostawcach	W
Tworzenie zapytań ofertowych	I	W
Wybór najlepszych dostawców	I	D
Negocjowanie warunków kontraktów		W
Zatwierdzanie umów		D
Przedstawienie kontraktu dostawcy		W
Tworzenie zamówienia		K		W
Złożenie zamówienia u dostawcy		K	W	I
Podtrzymywanie kontaktów z dostawcami		N	W

Autor: Beata Bielecka, Marta Biernat

==Przypisy==