Zapytanie ofertowe

Zapytanie ofertowe
Polecane artykuły


Zapytanie ofertowe (ang. Request For Proposal - RFP). W polskim ustawodawstwie brak legalnej definicji tego pojęcia. Zgodnie z definicją słownikową zawartą w Słowniku Języka Polskiego PWN zapytanie jest to "oficjalnie zadawane pytanie” [1].

W międzynarodowych transakcjach handlowych często korzysta się z takich określeń jak: zapytanie o informację (RFI - Request For Information), zapytanie ofertowe (RFP - Request For Proposal) oraz zapytanie o cenę (RFQ - Request For Quotation). Z pojęciem zapytania ofertowego spotykamy się w przypadku przeprowadzania procedury zamówienia w sektorze prywatnym oraz sektorze publicznym.

Sektor prywatny

W przypadku realizacji usług z sektora prywatnego, który dokonuje zakupów ze środków własnych brak przepisów prawa które regulowałyby ten proces. Dlatego proces zamówień powinien być przeprowadzany zgodnie z procedurami przyjętymi w organizacji.

Sektor publiczny

Zamówienia, których wartość szacunkowa jest niższa niż próg przetargowy, czyli 30.000 euro (wartość netto, bez VAT), powinny być dokonywane zgodnie z wewnętrzną procedurą zamawiającego oraz ustawą o finansach publicznych. W przypadku podmiotów dokonujących wyboru dostawców na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2004 nr 19 poz. 177) których wartość szacunkowa jest wyższa niż próg przetargowy należy przygotować ogłoszenie o zamówieniu oraz sporządzić Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). Jednym z elementów procedury zamówień publicznych zgodnie z PZP jest zapytanie o cenę, którego nie należy mylić z zapytaniem ofertowym.

Elementy zapytania ofertowego

Dla usprawnienia komunikacji pomiędzy zamawiającym a oferentem zapytanie ofertowe powinno zawierać:

  • dane zamawiającego,
  • szczegółową specyfikację przedmiotu zamówienia (opis przedmiotu zamówienia, warunki płatności, miejsce i termin realizacji zamówienia),
  • określenie szacunkowej wartości zamówienia (całkowitej wartości przedmiotu zapytania ofertowego),
  • warunki udziału w postępowaniu, zasady i sposób prowadzenia postępowania,
  • informację o sposobie składania oferty,
  • informację o warunkach udziału w postępowaniu (doświadczenie oferenta, odpowiednie zaplecze),
  • ustalenie formy oraz elementów składanej oferty (przedstawienie dokumentu dotyczącej reprezentacji Spółki KRS lub CEIDG, oświadczenie oferenta dot. zachowania tajemnicy, określenie terminu ważności składanej oferty, przedstawienie dokumentów jakościowych - przedstawienie deklaracji zgodności na ofertowane produkty, certyfikatów jakości, dokumentów stanowiących dopuszczenie do sprzedaży na terenie danego kraju, warunki gwarancji oraz okres gwarancji),
  • informacje dodatkowe (np. informację o możliwości składania ofert częściowych i wariantowych),
  • kryteria wyboru oferenta (informację o wagach punktowych lub procentowych),
  • termin oraz miejsce składania ofert,
  • sposobie powiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty.

Zamawiający wybiera oferenta na podstawie najkorzystniejszej oferty. Wybór najkorzystniejszej oferty powinien zostać wykonany zgodnie z procedurami przyjętymi w danej organizacji – np. opisany w protokole wyboru dostawcy na którym znajdują się informacją o wyborze najkorzystniejszej oferty oraz informacja zbiorcza o uzyskanej punktacji pozostałych oferentów.

Zapytania ofertowe powinno zostać przesłane do co najmniej 3 dostawców w formie umożliwiającej uzyskanie potwierdzenia ich przesłania (wydruk email, pisemna adnotacja o wpłynięciu zapytania ofertowego, potwierdzenia nadania listu itp.)

Najczęściej stosowane formy wysyłania zapytań ofertowych:

  • faks,
  • list polecony,
  • poczta kurierska,
  • droga elektroniczna,
  • bezpośrednie złożenie u oferenta.

Kryteria wyboru oferty

Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty nie mogą dyskryminować potencjalnych oferentów oraz ich faworyzować.

Suma kryteriów wartości cząstkowych musi stanowić 100% (np. cena 80% + dostawa 10% + gwarancja 10% = 100%)

Sposób wyboru kryteriów nie powinien jednoznacznie wskazywać na konkretnego dostawcę lub wykonawcę. Sposób przeprowadzania zapytania ofertowego powinien uwzględniać zasady równego traktowania i uczciwej konkurencji.

Bibliografia

Przypisy

  1. Słownik Języka Polskiego PWN. Opracowanie zbiorowe. Wydanie III. Wydawnictwo Naukowe PWN. Warszawa 2007

Autor: Mateusz Richter