Plan

Plan to dokument który jest projektem przyszłości jakiej pragniemy (wynik planowania), zawierający skuteczne środki do jej realizacji. Podstawową cechą planu jest jego celowość gdyż plan formułowany jest dla zapewnienia sprawnej realizacji postawionego celu. Plany powinny przewidywać, jakie działania prowadzą do zamierzonego celu.

Drugą z kolei ważną cechą jest: prymat planowania. Planowanie jest podstawą wszystkich innych funkcji zarządzania, gdyż bez planu nie ma dobrego organizowania, zarządzania zasobami ludzkimi i kontroli.

Kolejną istotną cechą planowania jest jego kompletność. Oznacza to, że planowanie musi być funkcją każdego menadżera na każdym szczeblu zarządzania, wtedy dopiero staje się użytecznym narzędziem w osiąganiu celów. Plany tworzone na różnych szczeblach decyzyjnych w organizacji muszą być ze sobą zintegrowane, aby przyczyniły się do podejmowania trafnych decyzji, osiągania zamierzeń oraz bieżącej kontroli ich realizacji.

Ostatnia zasada mówi, że plany muszą być skuteczne we wdrożeniu. Staje się to wówczas, gdy realizując go osiąga cel przy minimum niepożądanych konsekwencji i przy wynikach przewyższających nakłady.

Program Działania

Plan powinien zawierać uzasadnienie, na podstawie którego kierownictwo będzie mogło podjąć decyzję o przyznaniu funduszy na niezbędne wydatki bez konieczności zgłębiania szczegółów zawartych w vademecum produktu. Plan powinien być możliwie któtki - nie powinien mieć więcej niż 6-8 stron (nie wliczając to wykresów i innych prezentacji). Zbyt wiele szczegółów zaciemnia bowiem główny obraz.

Jeśli plan np. produktu ma zostać przedstawiony ustnie na jakimś spotkaniu lub zebraniu, menedżer produktu powinien być przygotowany do odpowiedzi na wszelkie pytania. Dla czlonków najwyższego kierownictwa nie ma nic bardziej frustrującego niż konieczność przedłużenia lub nawet przeniesienia spotkania ze względu na to, że menedżer przyszedł na nie nieprzygotowany.

W pisemnej wersji planu należy zamieścić historyczne wyniki, informację o zidentyfikowanych zagrożeniach i możliwościach, prognozy sprzedaży, założone cele zestawienie wpływu sprzedaży na rachunek zysków i strat, cele marketingowe stawiane przed produktem lub linią produktów oraz precyzyjne strategie osiągania wyznaczonych celów. W planie również warto zamieścić wykresy (oraz zestawienia danych finansowych), które pozwolą szybko ocenić program, a także jego wpływ na sytuację firmy.

TL;DR

Planowanie to kluczowy element zarządzania, który polega na formułowaniu celów i określaniu środków do ich osiągnięcia. Istnieje wiele rodzajów planów, takich jak plan strategiczny, taktyczny, operacyjny, finansowy i marketingowy. Planowanie jest niezbędne na wszystkich szczeblach organizacji i powinno być kompleksowe, zintegrowane i skuteczne. Planowanie strategiczne dotyczy podstawowych celów i kierunków rozwoju przedsiębiorstwa, planowanie taktyczne koncentruje się na celach pośrednich, a planowanie operacyjne obejmuje konkretne zadania i działania. Biznesplan jest szczególnym rodzajem planu, który służy zarówno zdobyciu środków zewnętrznych, jak i zarządzaniu wewnętrznemu firmy.

Przedmiot planowania

Przedmiotem planowania są: cele (końcowe i pośrednie, pożądane stany rzeczy), do których przedsiębiorstwo ma zmierzać, metody realizacji tych celów, niezbędne zasoby (osobowe, rzeczowe, finansowe, informacyjne), a także sposoby ich pozyskania, działania (operacje, czynności), czas i miejsce ich wykonywania.

Zasadniczo proces planowania obejmuje: prognozowanie, programowanie i tworzenie planu.

Prognozowanie polega na naukowym przewidywaniu przyszłych zjawisk i procesów, gdyż prognoza jest informacją o najbardziej prawdopodobnym kształcie przyszłości. Plan jako zbiór decyzji zakłada aktywne kształtowanie rozwoju firmy.

Programowanie to zespół czynności zmierzających do ustalenia sformalizowanego opisu celów działalności organizacji oraz określenia optymalnych środków ich realizacji. Tworzenie planu również dotyczy projektowania przyszłej działalności przedsiębiorstwa. Różni się ono od programowania przede wszystkim tym, ze opracowuje się kilka programów (wariantów), plan natomiast jest jeden.

Plan ma w organizacjach charakter obowiązujący, natomiast program postulatywny.

Plan jest zbiorem wydanych decyzji, podczas gdy program wskazuje kierunki i sposoby realizacji celów.

Typologia

Istnieje wiele klasyfikacji planów, ze względu na różne kryteria. Podział planów według kryterium podmiotowego dotyczy planów sporządzanych przez przedsiębiorstwa. Plany tworzy się na potrzeby komórki organizacyjnej (np. działu marketingu, działu finansowego), zakładu przedsiębiorstwa (np. filii danej firmy) lub całej organizacji (plan przedsiębiorstwa)

Według kryterium pola planu (zakresu tematycznego, czy zasięgu planu) wyróżniamy plany wycinkowe i plany problemowe.

Plany wycinkowe obejmują wąski obszar zagadnień, lub jeden obszar (np. plan promocji usług firmy).

Plany problemowe obejmują większą liczbę zagadnień i uwzględniają całokształt spraw decydujących o powodzeniu głównego założenia planu (np. plan działalności promocyjnej, uwzględniający ustalenia co do budżetu środków pieniężnych przeznaczonych na ten cel i potencjalnych kierunków rozwoju zakresu świadczonych przez firmę usług, przekształca się z planu wycinkowego w plan problemowy).

Ze względu na charakter planu wyróżniamy: plany strategiczne, taktyczne i operacyjne.

Plan finansowy

Obok marketingu drugi punkt, który przesądza o wartości Twojego "business planu". Określa on:

• zasoby finansowe firmy
• ilości i rodzaje zapotrzebowania finansowego
• strukturę nakładów - inwestycyjne, obrotowe długo i krótkoterminowe
• terminy niezbędnego zasilania gotówkowego
• potrzebne gwarancje kredytowe
• bilans firmy, przewidywane zyski i planowany przepływ pieniędzy (w tym koszty wstępne, koszty funkcjonowania i rentowność)
• plan spłaty kredytów
• dochody i podatki za ostatni rok (w zależności od żądań banku)
• perspektywiczny plan zasilania finansowego firmy - na 3 do 5 lat
• bilans własny - czyli aktywa i pasywa

Plan marketingowy

Jest to przygotowany na piśmie dokument, w którym umieszcza się cele, dobiera się środki do ich osiągnięcia, zapisuje się zakresy odpowiedzialności pracowników, określa budżet oraz sposoby kontroli. Jest to przede wszystkim dokument, który skupia się na problemach bieżących, operacyjnych. Trzeba jednak pamiętać o tym, aby był on powiązany z długofalową strategią rozwoju przedsiębiorstwa. Planowanie działań marketingowych pozwala na porządkowanie aktywności, ich wiązanie z celami oraz mierzenie skuteczności i efektywności. Z reguły plan taki jest tworzony na jeden rok, z uwagi na ramy rozliczania efektów w przedsiębiorstwach. Budżetowanie działań wielu komórek przedsiębiorstwa sprawia, że okres jesieni to czas tworzenia planów marketingowych w wielu przedsiębiorstwach. W nielicznych przypadkach rok może być liczony od lipca do marca (rolnictwo), od kwietnia do marca, a nawet inaczej.

Zasady tworzenia planu marketingowego:

1. Analiza sytuacji
2. Formułowanie celów
3. Dobór instrumentów do realizacji zadań
4. Ustalenie budżetu
5. Określenie harmonogramu i przydzielenie zadań
6. Kontrola realizacji planu

Plan strategiczny

Plan strategiczny można zdefiniować jako zbiór decyzji dotyczących podstawowych, kierunkowych celów przedsiębiorstwa oraz niezbędnych do ich osiągnięcia zasobów i metod.

Planowanie strategiczne zajmuje się decyzjami, pociągającymi za sobą skutki długotrwałe, trudne do odwrócenia. Jeżeli chodzi o przedmiot decyzji, dotyczą one przede wszystkim: pola działania (domeny), na którym przedsiębiorstwo chce działać, oraz koncepcji (strategii) konkurowania w wybranych domenach.

Pole działania oznacza rynek i typy produktów do niego adresowane, podczas gdy wybór koncepcji konkurowania dotyczy określenia własnej koncepcji strategicznej lub sposobu uzyskania przewagi konkurencyjnej w wybranych domenach działalności. Trzeba określić czy np. stać się wiodącym dostawcą na rynku wyrobów standardowych dzięki niskiej (konkurencyjnej) cenie - strategia lidera kosztowego, czy też własny produkt wyróżnić przez jakieś szczególne cechy (strategia dyferencjacji).

Planowanie strategiczne ma istotne znaczenie dla firmy, gdyż jest podstawowym sposobem ustalania kierunku, wymiaru i struktury rozwoju przedsiębiorstwa. Jest realizowane głównie przez najwyższe organy przedsiębiorstwa i odbywa się z relatywnie niską częstotliwością.

Plan taktyczny

Plan taktyczny jest zbiorem decyzji określających cele pośrednie względem celów sformułowanych przez plan strategiczny. Plan ten obejmuje także ustalenia co do reguł przydzielania zasobów stosownie do zadań bieżących oraz ustalenia reguł efektywnego ich wykorzystania przy realizacji zadań.

Plan operacyjny

Plan operacyjny jest zbiorem decyzji określających konkretne zadania i działania konieczne do poprawnego ich wykonania w przewidzianym ściśle czasie oraz warunki, które muszą być dotrzymane przy realizacji poszczególnych zadań i czynności (technologiczne, ekonomiczne, organizacyjne), a także warunki zewnętrzne (np. ochrony środowiska). Przedmiotem planowania operacyjnego są wszystkie decyzje, które w różnych obszarach działania przedsiębiorstwa muszą być podejmowane na bieżąco, aby terminowo i skutecznie realizować strategię oraz zapewnić przetrwanie i rozwój firmy.

W planowaniu operacyjnym wyróżniamy; planowanie marketingowe, planowanie sprzedaży, planowanie działalności podstawowej, planowanie zaopatrzenia, planowanie zatrudnienia, planowanie kosztów, planowanie finansowe itp. Planowanie strategiczne szkicuje perspektywy rozwoju, a planowanie operacyjne określa konkretne sposoby realizacji tych zamierzeń.

System planowania

W systemie planowania przedsiębiorstwa obok powtarzalnego, strategicznego i operacyjnego planowania pojawia się również planowanie okazjonalne (sytuacyjne).

Plany okolicznościowe to z reguły plany problemowe, których głównym zadaniem jest rozwiązanie określonej sprawy lub sytuacji oraz doskonalenie poszczególnych odcinków działalności przedsiębiorstwa.

Planowanie okolicznościowe występuje najczęściej w przedsiębiorstwach chylących się ku upadkowi i wymagających rewitalizacji (sanacji) bądź podejmujących poważniejsze zadania rozwojowe. Najczęściej mamy do czynienia z opracowywaniem: planów restrukturyzacji (w tym naprawczych) i planów rozwojowych (w tym tzw. planów biznesu).

Z planami restrukturyzacji mamy do czynienia w przedsiębiorstwach państwowych, realizujących postępowanie naprawcze pod zarządem komisarycznym, w przedsiębiorstwach podejmujących postępowanie układowe bądź ugodowe oraz w innych przedsiębiorstwach przeżywających trudności finansowe, jak również w przedsiębiorstwach oddanych w zarządzanie kontraktowe. Plany rozwojowe występują w przedsiębiorstwach ubiegających się o kredyt bankowy na cele inwestycyjne, oraz w przedsiębiorstwach podejmujących poważniejsze przedsięwzięcia rozwojowe (inwestycyjne, wymagające zaangażowania kapitałowego).

Business plan

Szczególnym rodzajem planów rozwojowych jest business plan. Business plan to plan prowadzenia interesów firmy czyli plan działania firmy. Można wyodrębnić wiele jego rodzajów, ale najogólniej dzieli się na: business plan zewnętrzny i business plan wewnętrzny.

Business plan zewnętrzny służy zdobyciu środków na realizację planu zarówno strategicznego (np. planu rozwoju), jak też operacyjnego (np. planu wynagrodzeń) Adresowany jest do różnych jednostek zewnętrznych (klientów, władz, opinii publicznej), gdzie ma tworzyć odpowiedni obraz firmy i perspektyw jej rozwoju.

Business plan wewnętrzny służy bezpośrednio zarządzaniu lub usprawnianiu zarządzania i dotyczy wybranych przedsięwzięć, a nie całokształtu działalności.

Ze względu na horyzont planowania, możemy wyróżnić plany długookresowe (perspektywiczne), krótkookresowe (bieżące - roczne lub krótsze) i średniookresowe (wieloletnie - 2-3-5-letnie).

Plany długookresowe dotyczą działań rozwojowych, sposobów zdobycia przez firmę pozycji konkurencyjnej, utrwalenia pozycji na rynku, wzrostu wartości majątku, rozwoju profilu, charakteru działania itp. Plany te sporządzane są na kilka lub kilkanaście lat. Muszą zatem być uzupełnione planami krótko - i średnioterminowymi. W planach takich łatwiej można uwzględnić kierunki zmian w otoczeniu, zadania operacyjne firmy, posunięcia konkurencji, czy też wymogi produktowe rynku.

Prawidłowy biznesplan powinien zawierać następujące elementy:

• podsumowanie wykonawcze
• analiza rynku i konkurencji
• opis firmy i jej działalności
• projekt oferty i sposób jej realizacji (opis strategii marketingowej)
• profil organizacyjny firmy
• profil techniczny
• plan finansowy
• założenia i ryzyka czyli analiza słabych stron tego biznesu (analiza SWOT)
• harmonogram działania

Plan — artykuły polecane

Planowanie operacyjne — Controlling finansowy — Planowanie strategiczne — Misja i wizja — Biznes plan — Prognozowanie przychodów i kosztów — Planowanie finansowe — Plan finansowy — Zasady planowania

Bibliografia

• Dziemianowicz W., Szmigiel-Rawska K., Nowicka P., Dąbrowska A. (2012), Planowanie strategiczne. Poradnik dla pracowników administracji publicznej, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Warszawa
• Gorchels L. (2007), Zarządzanie produktem. Od badań i rozwoju do budżetowania reklamy, Onepress, Gliwice
• Koźmiński A., Piotrowski W. (red.) (2010), Zarządzanie teoria i praktyka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Lichtarski J. (red.) (2001), Podstawy nauki o przedsiębiorstwie, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej im. Oskara Langego we Wrocławiu, Wrocław
• Markowski W. (2009), ABC small business'u, Wydawnictwo Marcus, Łódź
• Mruk H. (2012), Marketing. Satysfakcja klienta i rozwój przedsiębiorstwa, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Nesterak J. (2015), Controlling zarządczy. Projektowanie i wdrażanie, Wolters Kluwer, Warszawa

Autor: Sylwia Budzisz, Magdalena Cygan