Mapa procesów

Mapa procesów
Polecane artykuły
Identyfikacja procesów Modelowanie procesów Analiza procesów Proces gospodarczy Metodyka badania potrzeb informacyjnych Mapowanie strumienia wartości DMAIC Podejście procesowe Benchmarking

Mapy procesów wykorzystywane są do przeprowadzenia przekształceń w działaniu systemu gospodarczego w następujących sytuacjach:

• wdrażania systemów zarządzania jakością,
• wdrażania zarządzania procesowego,
• wdrażania Lean manufacturing,
• modelowania struktury organizacyjnej,
• organizowania funkcjonowania firmy podczas restrukturyzacji,
• skracania czasu wykonywania procesów,
• zmniejszania kosztów wykonywania procesów,
• wdrażania zintegrowanych systemów informatycznych,
• przechodzenia na działalność gospodarczą w oparciu o Internet,
• tworzenia zintegrowanych łańcuchów dostaw. (Szymonik A. 2011, s. 153)

TL;DR

Artykuł omawia wykorzystanie map procesów w zarządzaniu jakością, zarządzaniu procesowym, Lean manufacturing, restrukturyzacji, optymalizacji czasu i kosztów procesów oraz wdrożeniu systemów informatycznych. Definiuje procesy, rodzaje procesów i zasady tworzenia map procesów. Omawia etapy mapowania procesów i wykorzystanie mapowania relacji w celu poprawy współpracy między ogniwami organizacji.

Definicja procesu w mapowaniu procesów

Rys. 1. Przykładowy schemat przebiegu procesu

Definicja procesu powinna obejmować:

• początek i koniec procesu,
• strukturę procesu,
• wejścia i wyjścia,
• dostawców i klientów,
• właściciela procesu,
• kryteria oceny,
• wpływ na wynik całości organizacji,
• mierniki,
• narzędzia pomiaru i oceny,
• kryteria i metody sterowania, w tym sprzężenia zwrotne,
• zasoby i odstępstwa,
• dokumentacje procesu i jego przebiegu (1).

Pożądany wynik osiąga się z większą efektywnością, gdy działania i związane z nimi zasobami są zarządzane jako proces.(2) Na tym polega istota podejścia procesowego - jednej z ośmiu zasad zarządzania jakością. System zarządzania jakością można podzielić na szereg procesów, wzajemnie ze sobą powiązanych. Podejście procesowe ma na celu tworzenie procesów występujących w organizacji i takie ich kształtowanie, aby ich efektywność i skuteczność były jak najwyższe (3).

Aby zidentyfikować proces należy określić: cel, wejście, wyjście, wskaźnik (miernik) oraz właściciela. Proces składa się z powiązań między klientami wewnętrznymi, jednak wejścia i wyjścia procesów mogą być związane z klientami zewnętrznymi.

Wejścia i wyjścia mogą być materialne i niematerialne. Do najczęściej spotykanych powiązań między procesami (wejść i wyjść) można zaliczyć: surowce, półprodukty, wyroby końcowe, energię, informację oraz środki finansowe. W rzeczywistości organizacje, tworząc mapę procesów, dzielą procesy w różny sposób, różnie też je nazywają.

Rodzaje procesów na mapie procesów

Najczęściej procesy występujące w organizacji dzieli się na:

• procesy zarządcze,
• procesy główne,
• procesy pomocnicze.

Do procesów głównych w typowym przedsiębiorstwie produkcyjnym zwykle zaliczyć można:

• zakupy,
• projektowanie,
• produkcja,
• sprzedaż.

Procesami pomocniczymi mogą być:

• utrzymanie ruchu,
• transport wewnętrzny,
• nadzór nad sprzętem kontrolno-pomiarowym.

Procesy zarządcze to m. in.:

• planowanie,
• zarządzanie personelem,
• przegląd systemu czy
• audity wewnętrzne (5).

Tworzenie mapy procesów

Mapa procesów w ujęciu ogólnym wyodrębnia procesy i ważniejsze podprocesy. Podproces, to wydzielona część procesu, która ze względu na swój charakter oraz odrębność od innych części, może być traktowana jako odrębny, mniejszy proces (np. w procesie rekrutacji dużej firmy można wydzielić podproces adaptacji pracowników). Nie ma jednego standardu tworzenia mapy. Najczęściej pokazuje ona przepływy informacyjne lub materialne pomiędzy procesami.

Uwaga: Niektórzy autorzy błędnie piszą o mapie procesu (jednego). Taki rysunek składa się nie z procesów, a z zadań. Jest wobec tego wykresem blokowym, a nie mapą procesów.

Zasady tworzenia mapy procesu

Rys. 2. Przykładowa mapa procesów

Podczas przygotowywania mapy procesu należy stosować następujące zasady:

• procesy rysujemy od strony lewej do prawej,
• każdy diagram procesu/działalności powinien rozpoczynać się i kończyć się symbolem początek/koniec,
• wszystkie symbole połączone są strzałkami,
• kierunek strzałek musi być zgodny z przepływem procesu,
• wszystkie linie opisujące proces muszą być przyłączone do symboli,
• należy unikać sytuacji, w której schemat/działalność dzieli się na kilka stron,
• schemat musi być prosty (należy unikać szczegółowości),
• powinny być widoczne granice procesu,
• w schemacie winno być widoczne centralne (najważniejsze) miejsce. (Szymonik A. 2011, s. 155)

Ponadto należy ustalić stopień szczegółowości mapy procesu, podczas czego musimy wziąć pod uwagę w jakim celu tworzymy mapę. Gdy chcemy zaprezentować powszechne zasady funkcjonowania procesu mapa będzie zawierać mniej szczegółów, jednak w przypadku "wdrożenia nowych wyrobów do produkcji lub gdy szukamy przyczyny problemu w procesie" musimy uwzględnić bardziej rozbudowaną strukturę mapy. Dzięki temu możemy poznać miejsca, gdzie nieefektywnie wykorzystywane są pieniądze i czas oraz wyeliminować je w przyszłości. Im bardziej szczegółowe i skomplikowane procesy tym ilość osób przygotowujących mapę procesu powinna być większa. (Szymonik A. 2011, s. 157-158)

Mapowanie procesów

Na przebieg mapowania procesów składają się następujące etapy:

• I etap - identyfikacja procesów, do odbycia której wykorzystuje się metody:

1. metoda odgórna (top-down), gdzie w pierwszej kolejności określa się ogólną działalność organizacji wraz z jej celami, a następnie przechodzi się do uszczegółowienia wskazanych elementów,
2. metoda oddolna (bottom-up), bardziej czasochłonna, jednak dokładniejsza, która polega na analizie wykonywanych w organizacji czynności i na ich podstawie formułowanie przebiegających procesów.

• II etap – obejmuje:

1. podział procesów na wykonawcze (główne) i wspierające (pomocnicze),
2. wyróżnienie procesów kluczowych z punktu widzenia realizacji celów biznesowych,
3. odzwierciedlenie przebiegu procesów w ramach poszczególnych działów. (Szymonik A. 2011, s. 153)

Do mapowania procesów zazwyczaj stosuje się poniższą procedurę:

1. identyfikowanie głównych uczestników procesu z wykorzystaniem techniki określanej mianem mapowanie relacji,
2. tworzenie szczegółowej mapy procesu, prezentującej wszystkie czynności składające się na proces.

Mapowanie relacji stosuje się w celu "zmniejszenia barier funkcjonalnych i hierarchicznych, poprawę współpracy pomiędzy poszczególnymi ogniwami w relacji nadawca-odbiorca, a także na ustaleniu osób funkcyjnych, które mają uczestniczyć w dalszym doskonaleniu analizowanych procesów.” (Szymonik A. 2011, s. 154)

Bibliografia

• Gruszka A., Niegowska E. (2001), Komentarz do norm ISO 9000:2000, Polski Komitet Normalizacyjny, Warszawa
• Harmol A., Mantura M. (2002) Zarządzanie jakością. Teoria i praktyka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Kożuch B., Sienkiewicz-Małyjurek K. (2015). Mapowanie procesów współpracy międzyorganizacyjnej na przykładzie działań realizowanych w bezpieczeństwie publicznym, "Zarządzanie publiczne", nr 3(31)
• PN-EN ISO 9004:2000 (2000) System zarządzania jakością, PKN, Warszawa
• Sikora T. (2005). Zarządzanie jakością według norm ISO serii 9000:2000, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej, Kraków
• Stabryła A. (2012). Ogólna koncepcja analizy i projektowania systemów zarządzania procesowego, "Zeszyty Naukowe Małopolskiej Wyższej Szkoły Ekonomicznej w Tarnowie", T.21, nr 2
• Szymonik A. (2011). Logistyka i zarządzanie łańcuchem dostaw, Difin, Warszawa
• Ścierski J. M. (2010). Mapowanie procesów, "Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej", nr kol. 1822
• Wawak S. (2006). Zarządzanie jakością. Teoria i Praktyka, Helion, Gliwice

Autor: Katarzyna Rzepka