Etatyzacja

Etatyzacja jest kluczowym narzędziem służącym do szacowania liczby stanowisk pracy, planowania zatrudnienia (obsadzenia danych stanowisk) oraz planowania wydatków na zatrudnienie w przedsiębiorstwach. Etatyzacja polega na oszacowaniu zapotrzebowania na zatrudnienie pracowników na podstawie planowanej liczby stanowisk w strukturze organizacyjnej (W. Janik 2017, s. 40). Proces etatyzacji "obejmuje ilościowo - jakościowe normowanie zatrudnienia w działalności podstawowej i podsystemie zarządzania" (J. Czekaj 2020, s. 51).

Podstawową funkcją procesu etatyzacji jest racjonalizacja zatrudnienia, która szczegółowo zajmuje się usuwaniem niedoborów i nadwyżek na stanowiskach pracy, przez co pozwala na obniżenie kosztów pracy oraz optymalizację poziomu i struktury zatrudnienia personelu w przedsiębiorstwie bądź jednostce organizacyjnej, przy jednoczesnym zachowaniu założonego uprzednio poziomu efektywności (Lachiewicz, Zakrzewska-Bielawska (red.) 2005, s. 214).

Metody etatyzacji

Wyróżnia się podział na bezpośrednie oraz pośrednie metody etatyzacji (T. Strzelecki 1986, s. 76-77):

• Metody bezpośrednie - polegają na analizie organizacji pracy, w tym warunków wykonywania pracy oraz potrzeb w zakresie jej nakładów; do grona metod bezpośrednich należy metoda oceny pracochłonności i analizy kompetencyjnej. Metoda oceny pracochłonności wymaga dokonania obliczeń normatywu czasu pracy stanowisk (nazywanej inaczej "normatywnej pracochłonności") przy uwzględnieniu realizowanych przez stanowisko zadań i średniego czasu ich wykonania. Metoda analizy kompetencyjnej jest natomiast dużo bardziej skomplikowana. Do jej przeprowadzenia wymagane jest wykorzystanie wykresu kompetencji oraz macierzy pracochłonności funkcji, w wyniku czego możliwe jest obliczenie pracochłonności funkcji kompetencyjnych, a wartość ta, z kolei umożliwia oszacowanie normatywnego poziomu zatrudnienia w poszczególnych komórkach organizacyjnych przedsiębiorstwa. Metody bezpośrednie cechują się dużą dokładnością, jednak wymagają dużego nakładu pracy.
• Metody pośrednie - polegają na analizie korelacji pomiędzy zespołem czynników wpływu, a wielkością zatrudnienia. Wśród metod pośrednich wyróżniane są metody średnich rozkładów kompetencji, metody analizy korelacyjnej i wskaźnikowej oraz technika analizy pracochłonności zadań i uproszczona metoda analityczna (J. Czekaj 2020, s. 52). Metody pośrednie są znacznie mniej pracochłonne i kosztowne od bezpośrednich, choć otrzymane w tej metodzie wyniki mają skłonność do posiadania mniejszej dokładności od wyników uzyskanych przy zastosowaniu metod bezpośrednich.

Ponadto zaprezentowane zostały dodatkowe metody etatyzacji: metody sumaryczne oraz metody analityczne (inaczej nazywane też ilościowymi). Metody sumaryczne polegają na przeprowadzaniu doświadczeń oraz szacunków. Do przeprowadzenia etatyzacji metodą analityczną wymagane jest użycie aparatów statystycznych przy założeniu obecności korelacji między normatywem personelu i zbiorem czynników, które determinują procesy pracy administracyjno - biurowej. Metody analityczne, których stosowanie zaleca się najczęściej, umożliwiają oszacowanie niezbędnego poziomu zatrudnienia w podsystemie zarządzania (J. Czekaj 2020, s. 54).

Korzyści płynące z etatyzacji

Etatyzacja niesie za sobą szereg korzyści (Wawak S. 2019):

• pozwala na oszacowanie w jednostce organizacyjnej wymaganego budżetu wynagrodzeń (ustalenie optymalnego dla organizacji poziomu płac pracowników zatrudnionych na każdym stanowisku w przedsiębiorstwie),
• na podstawie wyników normowania stanowisk pracy umożliwia ustalenie optymalnej liczby personelu na każdym stanowisku pracy (eliminacja nadwyżek oraz niedoborów zatrudnienia przy zachowaniu założonej efektywności stanowisk pracy, obniżenie kosztów pracy),
• umożliwia ustalenie i sprecyzowanie w przedsiębiorstwie polityki kadrowej.

Przesłanki do zastosowania etatyzacji

Stałe zmiany wewnątrz oraz na zewnątrz organizacji wymagają przeprowadzania w niej optymalizacji zatrudnienia. Częstotliwość dokonywania tego procesu zależy od danego przedsiębiorstwa. Istnieje szereg czynników zwiastujących potrzebę przeprowadzenia w organizacji procesu etatyzacji (Hoffmann-Burdzińska K. 2020):

• przekształcenia w strukturze przedsiębiorstwa (wprowadzanie nowych strategii biznesowych, fuzje, przejęcia, restrukturyzacja),
• wdrożenie do organizacji nowych technologii (na przykład automatyzacja linii produkcyjnych),
• redukcje zatrudnienia,
• zmiany w sytuacji rynkowej (wzrost bądź spadek popytu, pojawienie się nowych konkurentów na rynku),
• spadek wydajności w przedsiębiorstwie.

Ilościowo-jakościowe normowanie zatrudnienia

Etatyzacja jest procesem, który dotyczy zarówno ilościowego, jak i jakościowego normowania zatrudnienia. Polega na wprowadzaniu regulacji i norm, które mają na celu kontrolę liczby pracowników i jakości wykonywanych przez nich zadań. Przez ilościowo-jakościowe normowanie zatrudnienia, państwo lub organizacja dąży do optymalnego wykorzystania zasobów ludzkich oraz zapewnienia odpowiedniego poziomu jakości usług czy produktów.

Normowanie ilościowe zatrudnienia polega na określeniu optymalnej liczby pracowników w danej organizacji. W ramach tego procesu analizuje się zapotrzebowanie na pracowników w zależności od wielu czynników, takich jak wielkość firmy, rodzaj wykonywanej działalności, a także prognozowany wzrost czy zmiany na rynku. Na podstawie tych analiz można określić, ile pracowników jest potrzebnych do efektywnego funkcjonowania organizacji.

Normowanie jakościowe zatrudnienia natomiast odnosi się do określenia odpowiednich kwalifikacji, umiejętności i kompetencji, które powinien posiadać pracownik. W tym przypadku analizuje się wymagania dotyczące stanowisk pracy oraz oczekiwane umiejętności i kompetencje pracowników. Dzięki temu można ustalić, jakie kwalifikacje są niezbędne do wykonywania konkretnych zadań i zapewnić, że posiadane przez pracowników kompetencje są zgodne z oczekiwaniami organizacji.

Korzyści etatyzacji

Oszacowanie budżetu wynagrodzeń

Jedną z kluczowych korzyści etatyzacji jest możliwość dokładnego oszacowania budżetu wynagrodzeń. W przypadku, gdy organizacja działa na zasadzie elastycznej liczby pracowników, koszty związane z zatrudnieniem mogą być trudne do przewidzenia. Przez wprowadzenie etatyzacji, firma może ustalić stałą i przewidywalną liczbę pracowników, co ułatwia planowanie finansowe i budżetowanie.

Etatyzacja pozwala na ustalenie jednostkowych kosztów wynagrodzeń, co ułatwia analizę i kontrolę kosztów związanych z zatrudnieniem. Przygotowanie budżetu wynagrodzeń staje się bardziej precyzyjne, co pozwala na uniknięcie nieprzewidzianych wydatków i lepsze wykorzystanie dostępnych środków finansowych.

Ustalenie optymalnej liczby personelu

Kolejną korzyścią etatyzacji jest możliwość ustalenia optymalnej liczby personelu. Przez wprowadzenie etatów, organizacja może dokładnie określić, ile pracowników jest potrzebnych do realizacji zadań i osiągnięcia celów. Wprowadzenie etatów pozwala na uniknięcie nadmiernego zatrudnienia, co może prowadzić do nieefektywności i nadmiernych kosztów.

Dokładne określenie optymalnej liczby personelu pozwala również na lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi. Dzięki etatyzacji, organizacja może dokładnie określić wymagane kwalifikacje i umiejętności pracowników, co ułatwia proces rekrutacji i selekcji. Wprowadzenie etatów pozwala również na wypracowanie klarownych standardów pracy i efektywniejsze rozłożenie obowiązków między pracowników.

Sprecyzowanie polityki kadrowej

Etatyzacja umożliwia również sprecyzowanie polityki kadrowej. Przez ustalenie etatów, organizacja może określić konkretną strukturę organizacyjną, hierarchię stanowisk i ścieżki rozwoju zawodowego pracowników. Sprecyzowanie polityki kadrowej ułatwia zarządzanie personelem i zapewnia klarowne wytyczne dotyczące awansów, podwyżek i innych aspektów związanych z karierą zawodową.

Etatyzacja pozwala również na lepszą kontrolę jakości pracy. Przez określenie jednoznacznych oczekiwań i odpowiedzialności na poszczególnych etatach, organizacja może skuteczniej monitorować i oceniać wyniki pracowników. Sprecyzowanie polityki kadrowej pozwala również na wprowadzenie sprawiedliwego systemu oceny pracowników, co przyczynia się do zwiększenia motywacji i zaangażowania.

Przesłanki do zastosowania etatyzacji

Przekształcenia w strukturze przedsiębiorstwa

Etatyzacja może być stosowana jako odpowiedź na przekształcenia w strukturze przedsiębiorstwa, które wymagają większej kontroli ze strony państwa. W przypadku, gdy przedsiębiorstwo zmienia swoją formę prawną, np. przekształca się z przedsiębiorstwa prywatnego w spółkę skarbu państwa, etatyzacja może być narzędziem służącym do zapewnienia większego zaangażowania państwa w zarządzanie i kontrolę nad tym przedsiębiorstwem. Jest to szczególnie istotne w sektorach strategicznych, takich jak energetyka czy telekomunikacja, gdzie państwo ma kluczowe interesy.

Wprowadzenie nowych technologii

Wprowadzenie nowych technologii często wymaga większego zaangażowania państwa w celu zapewnienia odpowiednich środków finansowych i zasobów ludzkich. Etatyzacja może być stosowana w celu skoordynowania działań różnych podmiotów gospodarczych i naukowych w celu wprowadzenia innowacyjnych rozwiązań na rynek. Państwo może pełnić rolę koordynatora i inicjatora działań, zapewniając wsparcie finansowe oraz umożliwiając wymianę wiedzy i doświadczeń między różnymi podmiotami.

Redukcje zatrudnienia

W przypadku redukcji zatrudnienia w przedsiębiorstwie, etatyzacja może być stosowana jako narzędzie zarządzania tym procesem. Państwo może przejąć kontrolę nad zarządzaniem zatrudnieniem i zapewnić odpowiednie środki ochrony socjalnej dla zwolnionych pracowników. Etatyzacja może również umożliwić państwu lepszą kontrolę nad procesem restrukturyzacji przedsiębiorstwa i minimalizację negatywnych skutków społecznych.

Zmiany w sytuacji rynkowej

Etatyzacja może być stosowana w reakcji na zmiany w sytuacji rynkowej, które mogą zagrozić stabilności gospodarczej kraju. Państwo może przejąć kontrolę nad kluczowymi sektorami gospodarki w celu zapewnienia stabilności i bezpieczeństwa. Przykładem może być sytuacja, gdy zagraniczne przedsiębiorstwa decydują się wycofać z kraju, a państwo staje przed ryzykiem utraty strategicznych zasobów lub miejsc pracy. Etatyzacja może w takim przypadku zapobiec negatywnym skutkom i umożliwić państwu zachowanie kontroli nad tymi sektorami.

Spadek wydajności w przedsiębiorstwie

Jeśli przedsiębiorstwo boryka się ze spadkiem wydajności, etatyzacja może być stosowana jako narzędzie zarządzania tym problemem. Państwo może przejąć kontrolę nad zarządzaniem przedsiębiorstwem w celu wprowadzenia efektywnych rozwiązań i poprawy wydajności. Etatyzacja może umożliwić wprowadzenie nowych systemów zarządzania, zmianę struktury organizacyjnej lub wdrożenie innych działań mających na celu zwiększenie efektywności przedsiębiorstwa.

Wykorzystanie etatyzacji w planowaniu szkoleń

Etatyzacja, czyli rola państwa w regulowaniu i kontrolowaniu gospodarki, może mieć istotny wpływ na planowanie rozwoju zawodowego. Państwo, jako podmiot odpowiedzialny za tworzenie polityki społeczno-gospodarczej, może wprowadzać różnego rodzaju regulacje i programy szkoleniowe, które mają na celu zwiększenie kompetencji pracowników i poprawę efektywności pracy.

Jednym z głównych narzędzi wykorzystywanych w etatyzacji w planowaniu szkoleń jest tworzenie tzw. funduszy szkoleniowych. Są to środki finansowe, które pochodzą z opłat składanych przez pracodawców i są przeznaczone na szkolenia pracowników. Państwo może wprowadzać obowiązek płacenia składek na fundusz szkoleniowy, a następnie zapewniać dostęp do różnych programów szkoleniowych, które są finansowane z tych środków. Dzięki temu, pracodawcy mają obowiązek inwestować w rozwój swoich pracowników, a pracownicy mają dostęp do dodatkowych szkoleń, które mogą pomóc im w zdobywaniu nowych umiejętności i awansie zawodowym.

Etatyzacja może również wpływać na planowanie szkoleń poprzez określanie konkretnych obszarów, w których należy zwiększyć kompetencje pracowników. Państwo może prowadzić badania rynku pracy i analizować, jakie umiejętności są najbardziej poszukiwane przez pracodawców. Na podstawie tych analiz, można tworzyć programy szkoleniowe skoncentrowane na tych obszarach, aby pracownicy byli lepiej przygotowani do spełnienia wymagań rynku pracy.

Ważnym aspektem etatyzacji w planowaniu szkoleń jest również monitorowanie i ocena efektywności programów szkoleniowych. Państwo może wymagać od pracodawców raportowania o wynikach szkoleń, takich jak zdobyte umiejętności, awanse zawodowe czy zwiększenie efektywności pracy. Dzięki temu, można mierzyć skuteczność szkoleń i dostosowywać programy do zmieniających się potrzeb rynku pracy.

Identyfikacja luk kompetencyjnych

Etatyzacja może również pomagać w identyfikacji luk kompetencyjnych na rynku pracy. Państwo może prowadzić badania i analizy, aby ocenić, jakie umiejętności są potrzebne na rynku pracy i jakie umiejętności brakuje pracownikom. Na podstawie tych analiz, można tworzyć programy szkoleniowe, które mają na celu zapełnienie tych luk kompetencyjnych.

Identyfikacja luk kompetencyjnych może być przydatna zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców. Pracownicy mogą dowiedzieć się, jakie umiejętności są najbardziej poszukiwane na rynku pracy i w jaki sposób mogą się rozwijać, aby być bardziej konkurencyjnymi na rynku pracy. Pracodawcy natomiast mogą korzystać z tych informacji, aby dostosować swoje wymagania rekrutacyjne i szkoleniowe, co pozwoli im znaleźć pracowników o odpowiednich kompetencjach.

Wnioski z identyfikacji luk kompetencyjnych mogą również być wykorzystane przez państwo do podejmowania decyzji dotyczących polityki społeczno-gospodarczej. Jeśli określone umiejętności są szczególnie potrzebne na rynku pracy, państwo może wprowadzić programy zachęcające do zdobywania tych umiejętności, takie jak ulgi podatkowe dla pracodawców, którzy inwestują w szkolenia pracowników w tych obszarach.

Wnioski z identyfikacji luk kompetencyjnych mogą mieć również wpływ na system edukacji. Państwo może dostosować programy nauczania w szkołach i uczelniach do aktualnych potrzeb rynku pracy, aby absolwenci mieli odpowiednie kompetencje do wejścia na rynek pracy.

Etatyzacja — artykuły polecane

Prognozowanie popytu i podaży kadr — Controlling personalny — Przechodzenie z wartościowania na płace — Wartościowanie pracy — Koszt postulowany — Projektowanie stanowisk pracy — Analiza wydajności parku maszynowego — Efektywność ekonomiczna systemów informatycznych — Grupowanie stanowisk

Bibliografia

• Czekaj J. (2020), Metody etatyzacji jako instrument racjonalizacji zatrudnienia w podsystemie zarządzania na przykładzie przedsiębiorstwa użyteczności publicznej, Wydawnictwo Uniwersytetu Łódzkiego, Łódź
• Czekaj J., Zakrzewska-Bielawska A. (2006), Benchmarking jako metoda restrukturyzacji zatrudnienia w przedsiębiorstwie, Wydawnictwo Politechniki Łódzkiej, Łódź
• Janik W. (2017), Gospodarka zasobami pracy w przedsiębiorstwie, Politechnika Lubelska. Monografie, Lublin
• Lachiewicz S., Zakrzewska-Bielawska A. (red.) (2005), Restrukturyzacja organizacji i zasobów kadrowych przedsiębiorstwa, Wydawnictwo Oficyna Ekonomiczna, Kraków
• Strzelecki T. (1986), Badanie i projektowanie systemów zarządzania, Wydawnictwo IWZZ, Warszawa
• Wawak S. (2019), Podejście systemowe. Normowanie, wartościowanie pracy, etatyzacja
• Hoffmann-Burdzińska K. (2020), Etatyzacja w Twojej firmie. Czym jest i jaką rolę odgrywa proces etatyzacji w Twojej firmie?, Panorama firm

Autor: Anna Malik