Planowanie zasobów ludzkich

Planowanie zasobów ludzkich jest procesem, który określa poziom potrzeb kadrowych, co jest niezbędne do sformułowania i realizacji strategii zarządzania.Planowanie jest to element racjonalnego działania ludzi, który dąży przede wszystkim do osiągania zamierzonych celów. Przedsiębiorstwo powinno dążyć do tego by jego personel potrafił w sposób wyczerpujący realizować zamierzone cele. Dlatego kierownictwo powinno dążyć do tego by prowadzone były planistyczne działania, które polegają przede wszystkim na budowaniu różnorodnych planów, które uwzględniają sposoby i cele do osiągnięcia [Szałkowski,2006, s. 79-85]. Należy również zwrócić szczególną uwagę na trafny wybór środków i warunków działania. IIstotnymi aspektami są: racjonalne kształtowanie planowania zasobami ludzkimi oraz uwzględnienie obecnych i przyszłych wymagań wobec pracowników. Planowanie zasobów ludzkich można rozumieć jako proces, który prowadzi do zapewnienia właściwej liczby i rodzaju ludzi do właściwego miejsca. Poprzez dokonanie analizy i oceny pracowników, można określić: nowe role, kompetencje oraz nowe sposoby organizacji [Z. Janowska 2010, s. 57]. Ponadto planowanie to również przewidywanie przyszłych zdarzeń i faktów. Dlatego w niektórych sytuacjach jest to racjonalne analizowanie przyszłości. Reasumując można użyć stwierdzenia, że planowanie to proces, który polega na świadomym ustalaniu działań i decyzji, które są oparte na celach, które zamierzamy osiągnąć[Szałkowiski, 2000, s. 91]. Za punkt wyjścia do produktywizacji zasobów ludzkich można uznać produktywność pracy, która wyraża relacje zachodzące pomiędzy żywą pracą a zasobami pracy. Relacje te, mogą zachodzić w dwóch kierunkach: wzrostu umaszynowienia pracy lub wzrostu pracochłonności [M. Juchnowicz 2000, s. 46]. Planowanie jako instrument zarządzania zasobami ludzkimi może przyjmować różnorodne postacie planów [Sekuła, 2001, s. 7-13].

Biorąc pod uwagę taki aspekt jak czas, stopień i zakres szczegółowości wyróżniamy takie plany jak:

• Strategiczny
• Taktyczny
• Operacyjny
• Agregacyjny

Planowanie strategiczne zasobów ludzkich uwzględnia przede wszystkim takie aspekty jak misja oraz strategia organizacyjna. Plan takiego działania polega przede wszystkim na określaniu podstawowych działań w obszarze działalności zarządzania zasobami ludzkimi w długim okresie czasu. Osiągnięte rezultaty w procesie planowania przekładają się przede wszystkim na kapitał ludzki, zarówno pod względem unikatowości jak i wartości, jak również na dostarczaniu informacji, którymi przedsiębiorstwo będzie posługiwało się za kilka lat. Planowanie strategiczne ustalane jest przez zarząd lub najwyższe kierownictwo wyodrębnione bezpośrednio w każdym przedsiębiorstwie[Lundy, 2000, s. 25-27].

Planowanie taktyczne zasobów ludzkich polega na ograniczaniu improwizacji w działach personalnych oraz ograniczaniu ich niepewności. Planowanie taktyczne zawiera konkretyzacje planów strategicznych. Oznacza to, że plany taktyczne są bardziej przemyślane i solidniej opracowane. Zakres podmiotowy w wyżej wymienionym planowaniu jest przeważnie stały. Oznacza to, że liczba pracowników jest niezmienna. Nadrzędnym zadaniem planowania taktycznego jest zupełna realizacja planowania strategicznego zasobów ludzkich[Ludwiczyński, 2006, s. 175-176].

Planowanie operacyjne zasobów ludzkich polega przede wszystkim na wdrażaniu planowania strategiczne w życie organizacji. Należy również zwrócić uwagę na to, że planowanie strategiczne dotyczy długiego okresu planowania, natomiast planowanie operacyjne charakteryzuje się krótszym okresem realizacji. Mamy tutaj na myśli przeważnie okres do jednego miesiąca. Planowanie operacyjne zasobów ludzkich to przede wszystkim plany związane z wynagradzaniem pracowników, rekrutacją lub de rekrutacją personalną, czy też szkoleń pracowniczych itp[Ludwiczyński, 2006, s. 175-176]. Pośrednią formą planowania pomiędzy taktycznym a operacyjnym jest planowanie agregacyjne. Proces planowania agregacyjnego trwa przeważnie od 3 do 18 miesięcy. Wiąże się ono przede wszystkim z planowanie zatrudnień oraz zdolności produkcyjnych[Ludwiczyński, 2006, s. 175-176].

Następny podział planowania zasobów ludzkich możemy podzielić na:

• w ujęciu wąskim
• w ujęciu szerokim

Węższe ujęcia planowania zasobów ludzkich jest odpowiedzialne przede wszystkim za ustalanie czynności związanych z bieżącymi sprawami w dziale personalnym, natomiast szerszy zakres bierze pod uwagę obszar całej funkcji personalnej w połączeniu z innymi funkcjami organizacyjnymi takimi jak np. marketing, produkcja czy finanse itp [Ludwiczyński, 2006, s. 175-176].

TL;DR

Planowanie zasobów ludzkich polega na określaniu potrzeb kadrowych i realizacji strategii zarządzania. Dzieli się na planowanie strategiczne, taktyczne, operacyjne i agregacyjne. W procesie planowania uwzględnia się przewidywanie zapotrzebowania, analizę dostępności zasobów i budowę planów dostosowanych do popytu i podaży. Czynniki mające wpływ na planowanie to informacje wewnętrzne i zewnętrzne. Metody planowania zasobów ludzkich to m.in. ocena menedżerska, technika delficka, benchmarking, metoda wskaźnikowa, symulacje komputerowe, metody statystyczne i planowanie scenariuszowe.

Proces planowania zasobów ludzkich można podzielić na 3 etapy

• 1) Przewidywania na zapotrzebowania zasobów ludzkich (prognoza popytu)

Pierwszy etap jest związany z rozpoznaniem podstawowych problemów firmy, należy rozróżnić wszystkie elementy otoczenia. Poprzez takie działania można zaplanować wzrost zatrudnienia lub zmniejszenie zasobów kadr, które jest związane z koniecznością wprowadzenia zmian technologicznych.

• 2) Analiza dostępności oraz podaży zasobów ludzkich (prognoza podaży)

Należy sformułować pożądane wymagania wobec pracowników, jakie wynikają ze wcześniejszego rozpoznania problemów w firmie. Pojawia się również potrzeba zgromadzenia informacji na temat podaży zasobów ludzkich. Odnosi się to zarówno do rozpoznania wewnętrznego i zewnętrznego rynku pracy.

• 3) Budowa planów dostosowanych do popytu i podaży zasobów ludzkich (plan zatrudnienia)

W trzecim etapie ustala się hierarchie realizacji zadań dotyczącą zasobów ludzkich. W związku z tym należy określić, w jakiej kolejności i jakie stanowiska pracy, są potrzebne do realizacji wyznaczonych zadań. Należy również, określić zestaw umiejętności i kwalifikacji potrzebnych na dane stanowisko [Z. Janowska 2010, s. 59-60]

Rys. 1. Planowanie zasobów ludzkich (A. Ludwiczński 2006, s. 177)

Czynniki mające wpływ na planowanie zasobów ludzkich

Aby planowanie zasobów ludzkich zostało przeprowadzone w sposób dokładny i skrupulatny należy zwrócić szczególną uwagę na zbieranie odpowiednich informacji. Informacje wewnętrzne, które wspomagają proces planowania zasobów ludzkich to między innymi:

• Misja, cele i strategia personalna przedsiębiorstwa
• Istniejące struktury organizacyjne w danym przedsiębiorstwie
• Planowane zmiany w strukturze organizacyjnej
• Plany marketingowe, produkcyjne oraz finansowe organizacji
• Wielkość budżetu przedsiębiorstwa przeznaczona na zasoby ludzkie
• Formy zatrudnień pracowników
• Stosowane techniki i metody pracy
• Produktywność oraz wydajność pracowników na danych stanowiskach[Ludwiczyński, 2006, s. 178]

Do informacji zewnętrznych można zaliczyć między innymi:

• Sytuacja na rynku pracy
• Poziom i struktura bezrobocia w gospodarce, w której przedsiębiorstwo funkcjonuje
• Konkurencyjność firm
• Pozycja przedsiębiorstwa na rynku, w którym funkcjonuje
• Rozwój szkolnictwa na terenie, w którym przedsiębiorstwo funkcjonuje
• Obowiązujące przepisu prawa w Polsce oraz Unii Europejskiej
• Ingerencja państwa, związków zawodowych oraz pracowników w zarządzanie zasobami ludzkimi[Ludwiczyński, 2006, s. 178]

Metody planowania zasobów ludzkich

Na przydatność i dobór metod planowania zasobów ludzkich mają wpływ takie czynniki jak:

• cel wybranego planowania
• horyzont planowania
• źródła informacji
• czasochłonność oraz pracochłonność[Ludwiczyński, 2006, s. 179]

Opracowanie wyżej wymienionych czynników dopiero może doprowadzić do racjonalnego wybory metody, którą należy się posługiwać w danej sytuacji. Metody możemy dzielić pod względem jakościowym jak i ilościowym.

• Jakościowe to przede wszystkim metody bazujące na doświadczeniu, wiedzy i umiejętnościach, natomiast metody ilościowe bazują na sformalizowanych układach, które pokazują obraz przyszłości. Biorąc pod uwagę planowanie przedmiotów zasobów ludzkich używamy metod:
• Planowanie popytu zasobów ludzkich
  • Ocena menedżerska - polega na przewidywaniu zapotrzebowania na personel w danym przedsiębiorstwie.
  • Metoda delficka - polega na wyborze ekspertów, którzy zajmują się formułowaniem problemów i wydawaniu ekspertyz.
  • Metoda benchmarkingu - polega na porównywaniu zatrudnień z profilami firm, które posiadają podobną branże.
  • Metoda wskaźnikowa (współczynnikowa) - polega na planowaniu potrzeb zatrudnień w danym dziale przedsiębiorstwa.
  • Metoda planowania za pomocą norm pracy
• Planowanie podaży zasobów ludzkich
  • Metody symulacji komputerowych - polega na odtwarzaniu określonych pewnych sytuacji rzeczywistych
• Bilansowanie popytu i podaży zasobów ludzkich
  • Metody statystyczne - polega na dokonywaniu prognoz na podstawie danych dotyczących przeszłości.
  • Planowanie scenariuszowe - polega na tworzeniu określonych scenariuszy, które obrazują przyszłą sytuacje zasobów ludzkich w przedsiębiorstwie[Ludwiczyński, 2006, s. 179-183].

Planowanie zasobów ludzkich — artykuły polecane

Czynniki wpływające na zarządzanie kadrami — Prognozowanie popytu i podaży kadr — Controlling personalny — Strategia personalna — Plan — Planowanie strategiczne — Polityka personalna — Strategia personalna - rodzaje — Plan audytów

Bibliografia

• Janowska Z. (2010), Zarządzanie zasobami ludzkimi, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Juchnowicz M. (2000), Strategia personalna firmy, Difin, Warszawa
• Kulikowski B. (2014), Proces planowania zasobów ludzkich w przedsiębiorstwie, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Przyrodniczo-Humanistycznego w Siedlcach, Nr 102
• Ludwiczyński A. (2006), Zarządzanie zasobami ludzkimi - Tworzenie kapitału ludzkiego organizacji, PWN, Warszawa
• Lundy O., Cowling A. (2000), Strategiczne zarządzanie zasobami ludzkimi, Dom wydawniczy ABC, Kraków
• Sekuła Z. (2001), Planowanie zatrudnienia, Oficyna ekonomiczna, Kraków
• Szałkowski A. (2006), Podstawy zarządzania personelem, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej, Kraków
• Szałkowski A. (red.) (2000), Wprowadzenie do zarządzania personelem, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków

Autor: Karolina Wierzbicka, Ingrid Pilch