Kluczowe wskaźniki efektywności

Kluczowe wskaźniki efektywności (Key Performance Indicators-KPI, Key Performance Measures, Key Success Indicators) to finansowe i niefinansowe wskaźniki stosowane jako mierniki w procesach pomiaru stopnia realizacji celów organizacji. Pozwalają one na bieżącą ocenę i poprawę wyników działalności firmy, a także poszerzenie wiedzy (Grycuk A. 2010, s.28,31). Co więcej, wskaźniki KPI mają na celu pomoc menedżerom w zdefiniowaniu i osiągnięciu celów zarówno operacyjnych jak i strategicznych. Według Petera Druckera, jeżeli coś da się zmierzyć, to tym da się też zarządzać. Jednakże KPI nie oznacza wszelkiego mierzenia informacji, a sprowadza się wyłącznie do wskaźników kluczowych z punktu widzenia organizacji, czyli takich których pomiar przynosi miarodajne wyniki odzwierciedlające stan faktyczny, w jakim znajduje się firma.(Grabowska S. 2017, s.106-107).

Zgodnie z Normą ISO/WD 22400-2. ISO 2009 KPI są zdefiniowane jako policzalne i strategiczne pomiary, które odzwierciedlają krytyczne czynniki sukcesu organizacji. Kluczowe wskaźniki wydajności są bardzo ważne dla zrozumienia i poprawy wydajności produkcji, zarówno z perspektywy "odchudzonej" produkcji, umożliwiającej eliminację strat, jak i z perspektywy realizacji celów strategicznych.

KPI jako narzędzie znajdują zastosowanie m.in. w lean management oraz budżecie zadaniowym (Grycuk A. 2010, s.28)

TL;DR

Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) to narzędzie pomiaru realizacji celów organizacji. Mają one na celu ocenę i poprawę wyników działalności firmy. Istnieje wiele rodzajów KPI, takich jak wskaźniki finansowe, logistyczne, marketingowe i jakości obsługi klienta. KPI mają wiele zalet, ale także ograniczenia. Inne metody pomiaru postępów w organizacji to balanced scorecard i benchmarking.

Cechy wskaźników KPI

Według Davida Parmentera istnieje siedem cech poprawnie skonstruowanych wskaźników KPI:

• nie powinny być wyrażone w pieniądzach (charakter niepieniężny),
• są jasne i zrozumiałe dla pracowników, którzy korygują z ich pomocą swoje działania,
• powinny być regularnie, najlepiej codziennie, mierzone,
• powinny być koordynowane i kontrolowane przez kierownictwo,
• mają znaczący wpływ na sukces organizacji,
• w sposób pozytywny wpływają na pozostałe elementy oddziałujące na efektywność funkcjonowania organizacji,
• służą do określenia zadań zespołów jak i pracowników (Parmenter D. 2015, s. 37-39).

Ponadto, Rydzewska-Włodarczyk podkreśla, że należy dobrać tylko takie wskaźniki, na wyniki których pracownicy mają rzeczywisty wpływ, większość wskaźników powinna koncentrować się na procesach zaspokajania potrzeb klientów oraz na pomiarze ich satysfakcji oraz koszty gromadzenia danych nie powinny być wyższe niż korzyści z wykorzystania wskaźników (Rydzewska-Włodarczyk M. 2015, s. 339).

Zastosowanie i przykłady KPI

W zależności od rodzaju firmy, jej branży, wielkości czy cech specyficznych, różne będą zdefiniowane wskaźniki efektywności. Niezwykle istotne jest wyznaczenie docelowych wartości, jakie maja być z ich pomocą osiągnięte. Wskaźnik musi dotyczyć informacji, która jest kluczowa i zakładać cel możliwy do osiągnięcia (Grabowska S. 2017, s.106).

Wskaźniki finansowe przedsiębiorstwa

Wskaźniki rentowności

• zysk netto,
• ROI (ang. return on investment)- stopa zwrotu z inwestycji,
• ROE (ang. return on equity) - wskaźnik rentowności kapitału własnego,
• ROA (ang. return on assets)- stopa zwrotu z aktywów,
• ROS (ang. return on sales) - wskaźnik rentowności ze sprzedaży,
• marża brutto,

Wskaźniki płynności finansowej

• CR (ang. current ratio) - wskaźnik bieżącej płynności finansowej,
• QR (ang. quick ratio) - tzw. wskaźnik szybki,
• Kapitał obrotowy w dniach obrotu.

Wskaźniki sprawności działania

• wskaźnik operacyjności (%),
• wskaźnik kontroli kosztów administracyjnych (%),
• wskaźnik pokrycia kosztów kapitałem obrotowym (%),
• wskaźnik rotacji należności,
• wskaźnik cyklu konwersji gotówki,
• wskaźnik globalnego obrotu aktywami (%),
• produktywność środków trwałych (zł/zł),
• stopień finansowania przyrostu środków trwałych z amortyzacji (%),
• wydajność pracy na zatrudnionego (mln zł/os)

Wskaźniki rynku kapitałowego

• P/E (ang. price/earnings ratio) - wskaźnik ceny do zysku,
• EPS (ang. earnings per share) - zysk przypadający na jedną akcję (zł),
• stopa dywidendy (%),
• stopa zyskowności akcji (%),
• stopa wypłaty dywidendy,
• PER (ang. price earnings ratio)- cena rynkowa akcji,
• PEQ - wskaźnik ceny do kapitału własnego
• RNT-rentowność kapitałów własnych,
• GR - szybkość wzrostu zysków (%) (Sierpińska M. 1997, s. 79-117).

Logistyka

• OTIF (terminowość dostaw, kompletność dostaw i brak uszkodzeń przesyłki)
• DIFOTAI (terminowość dostaw, kompletność dostaw, brak uszkodzeń przesyłki oraz bezbłędność fakturowania)
• OT (terminowość dostaw)
• AI (bezbłędność fakturowania)
• DIF (kompletność dostaw) (Gajewska T. 2016, s. 1323-1325)

Marketing

• udział w rynku,
• wartość rynku,
• CLV (ang. customer lifetime value) - pomiar wartości klienta,
• NPS (ang. net promoter score)- ocena lojalności klienta,
• penetracja rynku,
• rentowność produktów,
• GRP (ang. gross rating point) - miara intensywności kampanii,
• dystrybucja numeryczna
• dystrybucja ważona,
• CPC (ang. cost per click) - współczynnik efektywności reklamy,
• CTR (ang. click-through rate) - współczynnik "klikalności"(Kozielski R. 2016, s.85-86).

Jakość obsługi klienta

• liczba napływających reklamacji,
• poziom satysfakcji klienta
• średni czas realizacji zamówień.

Kluczowe wskaźniki efektywności - mocne strony

Kluczowe wskaźniki efektywności są bardzo przydatne dla organizacji, ponieważ mają szereg zalet. Oto kilka z nich:

• Pomagają one menedżerom zdefiniować i osiągnąć cele operacyjne i strategiczne. KPI mogą być używane do określania i mierzenia wyników, aby zobaczyć, czy zespół pracuje zgodnie z planem.
• Pomagają one organizacjom identyfikować i wyeliminować wszelkie luki w wydajności. Ponadto pomagają one w ocenie, czy działania podejmowane przez firmę są skuteczne.
• KPI są bardzo przydatne w procesie podejmowania decyzji, ponieważ dostarczają informacji o wynikach działań.
• KPI mogą być stosowane do określenia wskaźników wydajności, które pomagają menedżerom i pracownikom zorientować się, jakie działania są skuteczne, a jakie nie.
• KPI są bardzo przydatne w określaniu punktów wyjścia w procesie planowania i wykonywania działań. Pomagają one organizacji mierzyć postęp i osiągnięcia w stosunku do celów ustalonych przez organizację.

Kluczowe wskaźniki efektywności - ograniczenia

Pomimo zalet, które niesie za sobą stosowanie Kluczowych Wskaźników Efektywności (KPI), istnieją również ograniczenia i słabe strony. Są one następujące:

• Wybór niewłaściwych wskaźników KPI: Wybór niewłaściwych wskaźników KPI może prowadzić do niewłaściwego kierowania działalnością firmy. Niewłaściwe wskaźniki KPI mogą skupiać uwagę na mniej istotnych aspektach, co może prowadzić do nieefektywnego zarządzania.
• Niewystarczające monitorowanie: Pomimo wyboru właściwych wskaźników KPI, niewystarczające monitorowanie ich wyników może w konsekwencji prowadzić do nieefektywnego zarządzania.
• Nieadekwatna interpretacja danych: W przypadku, gdy wskaźniki KPI są monitorowane, interpretacja danych może być nieadekwatna. Może to prowadzić do błędnych wniosków, co w konsekwencji może prowadzić do błędnych decyzji.
• Niedostateczna precyzja: Wskaźniki KPI są proste, jednak często niedostatecznie precyzyjne, co może prowadzić do błędnych wniosków.
• Łatwy dostęp do danych: Dostęp do danych wskaźników KPI musi być łatwy i dostępny dla wszystkich interesariuszy. W przeciwnym razie, dane mogą być niedostępne lub niedostatecznie dostępne.

Pomimo tych ograniczeń, Kluczowe Wskaźniki Efektywności są ważnym narzędziem zarządzania, które pozwala na bieżącą ocenę i poprawę wyników. Wskaźniki KPI są szczególnie przydatne dla osób zarządzających, ponieważ pozwalają one na skupienie się na najważniejszych aspektach działalności firmy.

Kluczowe wskaźniki efektywności - inne związane podejścia

Pomimo że Kluczowe Wskaźniki Efektywności są często uważane za najbardziej skuteczne narzędzie do pomiaru postępów w organizacji, istnieje wiele innych metod i podejść, które mogą być stosowane w celu zwiększenia efektywności firmy. Są to:

• Balanced Scorecard (BSC) - jest to narzędzie, które służy do monitorowania postępów w realizacji celów strategicznych organizacji. BSC pozwala firmom śledzić postępy w kluczowych obszarach, takich jak finanse, procesy biznesowe, działania marketingowe i obsługa klienta.
• Benchmarking - to metoda porównywania wyników działalności firmy z wynikami innych firm w branży. Benchmarking pozwala firmom ocenić swoje postępy w stosunku do konkurencji.

Kluczowe wskaźniki efektywności — artykuły polecane

Value based management — Analiza kosztów jakości — Analiza Du Ponta — Perspektywa finansowa — Zarządzanie wartością przedsiębiorstwa — Rynkowa wartość dodana — Efektywność w kryteriach Polskiej Nagrody Jakości — Analiza zwrotu z inwestycji w kapitał ludzki — Wskaźnik rentowności

Bibliografia

• Gajewska T. (2016), Wybrane metody i wskaźniki pomiaru jakości usług logistycznych, Autobusy:technika, eksploatacja, systemy transportowe. nr 6/2016,Instytut Naukowo-Wydawniczy SPATIUM, Radom
• Grabowska S. (2017), Kluczowe wskaźniki efektywności - studium przypadku. Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej. Seria: Organizacja i Zarządzanie
• Grycuk A. (2010), Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) jako narzędzie doskonalenia efektywności operacyjnej firm produkcyjnych zorientowanych na lean, Przegląd Organizacji, nr 2
• Kozielski R. (2016), Pomiar działań marketingowych. Procesy i obszary, Prace Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu nr 460, Uniwersytet Ekonomiczny, Wrocław
• Parmenter D. (2015), Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI). Tworzenie, wdrażanie i stosowanie, Helion, Gliwice
• Rydzewska-Włodarczyk M., Sobieraj M. (2015), Pomiar efektywności procesów za pomocą kluczowych wskaźników efektywności. Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego nr 864. Finanse, Rynki Finansowe, Ubezpieczenia nr 76, t. 2
• Sierpińska M., Jachna T. (2006), Ocena przedsiębiorstwa według standardów światowych, PWN, Warszawa

Autor: Katarzyna Kolano