Pracownik administracyjny

Pracownik administracyjny (często określany jako pracownik biurowy) - osoba w firmie, która zajmuje się koordynacją, zarządzaniem i organizacją codziennej pracy biura. Wykonuje bardzo szeroki zakres działań. Głównie, musi on dbać o prawidłowy obieg pism i dokumentów, a także zajmować się ich segregacją i archiwizacją. W zależności od firmy, zakres obowiązków pracownika administracyjnego może się nieznacznie różnić. Jednak, tak szeroki zakres obowiązków wymaga odpowiedzialności, skrupulatności i dobrej organizacji czasu. W każdy dzień mierzy on się z nowymi wyzwaniami. Efektywny pracownik administracyjny w kontakcie z obywatelem musi też być gotowy i zdolny do elastycznego działania. Wraz ze wzrostem doświadczenia pracownik biurowy może awansować na stanowiska specjalisty ds. administracji, Office Manager’a a nawet na kierownika lub dyrektora działu administracyjnego. Ścieżka rozwoju zawodowego zależy głównie od doświadczenia, umiejętności oraz dużej determinacji w dążeniu do wyznaczonego celu.

Obowiązki pracownika administracyjnego

Do zadań pracownika administracyjnego należą:

• Sporządzanie oficjalnych pism (raporty, sprawozdania)
• Stała obsługa sekretariatu
• Prowadzenie rejestru pism, telefonów wychodzących i przychodzących
• Nadzorowanie prawidłowego obiegu dokumentów
• Ewidencjonowanie czasu pracy i zatrudnienia
• Prowadzenie kalendarza spotkań
• Organizowanie delegacji i wyjazdów służbowych
• Przewodzenie korespondencji z partnerami krajowymi i zagranicznymi
• Współpracowanie z biurem rachunkowym (przygotowywanie dokumentów finansowych)
• Dostarczanie niezbędnych narzędzi do pracy w biurze
• Dbanie o e-marketing w przedsiębiorstwie
• Obsługiwanie sprzętów biurowych
• Przygotowywanie ofert dla potencjalnych klientów
• Uzupełnianie baz danych

Wymagane umiejętności

Podejmując pracę na stanowisku pracownika administracyjnego należy posiadać odpowiednie kompetencje. Większość ofert pracy wymaga posiadanie wykształcenia wyższego. Na najlepszej pozycji są osoby, które ukończyły studia na kierunkach administracja, zarządzanie, ekonomia oraz prawo. Jednak wielu pracodawców zatrudnia zainteresowanych już w trakcie studiów. Wymagane jest wtedy ukończenie kursów związanych z administracją. Jeśli chodzi o umiejętności, na powyższym stanowisku obowiązkowa jest znajomość obsługi komputera (pakiet MS Office), urządzeń biurowych a także wiedza na temat tworzenia i analizy oficjalnych pism oraz szeroko rozwinięte zdolności analityczne. Bardzo ważna jest znajomość regulaminu organizacyjnego jednostki w której pracuje, gdyż regulaminy organizacyjne niewątpliwie należą do aktów prawnych regulujących pracę w administracji. Pracownik administracyjny pracujący w międzynarodowych firmach musi odznaczać się też biegłą znajomością języka angielskiego i/lub innego wymaganego w przedsiębiorstwie, ponieważ to on najczęściej ma pierwszy kontakt z klientem. Jest on zobligowany do ciągłego poszerzania wiedzy na temat procesów administracyjnych, księgowych czy logistycznych.

Nastawienie pracowników na rozwój, ich motywacja do uczenia się i aktualizowania wiedzy zawodowej to decydujące czynniki sprawcze na powyższym stanowisku. Pracownik nie może charakteryzować się brakiem umiejętności organizacyjnych, ponieważ wpływa to na funkcjonowanie i płynność zadań w całej firmie. W tym zawodzie bardzo przydatne są kompetencje miękkie. Pracownik administracyjny musi wykazywać się komunikatywnością, pracowitością, sumiennością i odpowiedzialnością. Warto posiadać też umiejętność pracy w zespole, ponieważ nie pracuje sam i bardzo często ma kontakt z współpracownikami, a także wcześniej wspomnianymi klientami i kontrahentami. Należy mieć również na uwadze fakt, iż w pracy w biurze częstym wymogiem jest odpowiedni dress code. W krajach anglojęzycznych pracowników biurowych określa się mianem "white collar" od noszonego białego kołnierzyka.

Znaczenie i wartość pracy pracownika administracyjnego

Pracownik administracyjny jest niezwykle istotnym elementem w każdej organizacji. Pełni on rolę koordynującą i zapewnia płynne funkcjonowanie różnych działań w przedsiębiorstwie. Jego praca jest niezbędna dla zapewnienia efektywności i wydajności innych pracowników oraz działów w organizacji.

Pracownik administracyjny odpowiedzialny jest za zarządzanie dokumentacją, co obejmuje przechowywanie, organizację i aktualizację różnych dokumentów firmy. Dzięki temu, inni pracownicy mogą łatwo odnaleźć potrzebne informacje i skorzystać z nich w swojej codziennej pracy. Pracownik administracyjny pełni również funkcję nadzoru nad systemem archiwizacji, co ma kluczowe znaczenie dla utrzymania porządku i dostępu do ważnych dokumentów.

Kolejnym istotnym zadaniem pracownika administracyjnego jest obsługa korespondencji. Odpowiada on za przyjmowanie i rozsyłanie poczty oraz za prowadzenie korespondencji mailowej. Dzięki temu, przedsiębiorstwo może utrzymywać płynny kontakt zarówno z klientami, jak i innymi firmami. Pracownik administracyjny jest również odpowiedzialny za organizację spotkań, co obejmuje rezerwację sal, przygotowanie dokumentacji oraz zapewnienie sprawnego przebiegu spotkań.

Pracownik administracyjny pełni również rolę wsparcia dla innych pracowników i działów w organizacji. Może to polegać na udzielaniu informacji, rozwiązywaniu problemów, zarządzaniu harmonogramem, koordynowaniu działań itp. Jego praca przyczynia się do zwiększenia produktywności i efektywności całej organizacji.

Wartość pracy pracownika administracyjnego wynika również z jego umiejętności interpersonalnych. Jest on często pierwszym kontaktem klienta z firmą i musi umieć zapewnić pozytywne wrażenie oraz profesjonalną obsługę. Umiejętności komunikacyjne i interpersonalne są kluczowe dla budowania relacji z klientami, partnerami biznesowymi oraz innymi pracownikami.

Obowiązki pracownika administracyjnego

Koordynacja, zarządzanie i organizacja codziennej pracy biura

Jednym z głównych zadań pracownika administracyjnego jest zapewnienie sprawnego przebiegu codziennych operacji biurowych. Oznacza to koordynację pracy zespołu, nadzór nad harmonogramem i terminami oraz zapewnienie odpowiednich zasobów i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy. Pracownik administracyjny musi również dbać o utrzymanie porządku i czystości w biurze oraz odpowiednio wyposażonego stanowiska pracy.

Sporządzanie oficjalnych pism

Pracownik administracyjny jest odpowiedzialny za sporządzanie i redagowanie oficjalnych pism, takich jak pisma urzędowe, raporty, notatki czy protokoły. Musi posiadać umiejętność formułowania treści w sposób zrozumiały i jednoznaczny, a także dbać o ich poprawność gramatyczną i stylistyczną. Sporządzane pisma powinny być zgodne z obowiązującymi standardami oraz przepisami prawnymi.

Prowadzenie rejestru pism i telefonów

Pracownik administracyjny jest odpowiedzialny za prowadzenie rejestru przychodzących i wychodzących pism oraz telefonów. Musi umieć skrupulatnie dokumentować informacje takie jak data otrzymania/wysłania pisma, nazwa nadawcy/odbiorcy, temat oraz ewentualne działania podjęte w związku z tym. Prowadzenie takiego rejestru jest istotne dla zachowania porządku oraz umożliwia szybkie odnalezienie potrzebnych informacji w przypadku potrzeby.

Nadzorowanie obiegu dokumentów

Pracownik administracyjny jest odpowiedzialny za nadzór nad obiegiem dokumentów w biurze. Powinien zapewnić, że dokumenty są przekazywane odpowiednim osobom w sposób terminowy i zgodny z ustalonymi procedurami. W przypadku dokumentów wymagających podpisu lub zatwierdzenia, pracownik administracyjny musi dbać o ich prawidłowe przekazywanie oraz monitorować postęp ich przetwarzania.

Ewidencjonowanie czasu pracy

Pracownik administracyjny często jest odpowiedzialny za ewidencjonowanie czasu pracy pracowników biura. Oznacza to monitorowanie obecności, zapisywanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz ewentualnych przerw. Ewidencjonowanie czasu pracy jest istotne zarówno dla kontroli obecności pracowników, jak i do celów rozliczeniowych i płacowych.

Organizowanie delegacji i wyjazdów służbowych

Pracownik administracyjny często jest odpowiedzialny za organizację delegacji i wyjazdów służbowych. Oznacza to rezerwowanie biletów, hoteli i transportu, przygotowywanie dokumentów podróży, jak również dbanie o harmonogram i zapewnienie odpowiednich środków finansowych na wyjazd. Pracownik administracyjny musi być zorganizowany, elastyczny i umiejętnie radzić sobie z ewentualnymi zmianami i sytuacjami awaryjnymi.

Obsługa sprzętu biurowego

Pracownik administracyjny jest odpowiedzialny za obsługę i konserwację sprzętu biurowego, takiego jak drukarki, kserokopiarki, komputery, telefony, faksy itp. Powinien umieć rozwiązywać podstawowe problemy techniczne, a także być w stanie skontaktować się z serwisem w przypadku awarii sprzętu. Pracownik administracyjny musi również dbać o zamówienie i dostarczenie odpowiednich materiałów eksploatacyjnych.

Uzupełnianie baz danych

Pracownik administracyjny często jest odpowiedzialny za uzupełnianie i zarządzanie bazami danych biura. Oznacza to wprowadzanie, aktualizację i kontrolę danych klientów, dostawców, partnerów biznesowych itp. Pracownik administracyjny musi dbać o poufność danych, ich poprawność oraz umiejętność szybkiego wyszukiwania potrzebnych informacji.

Inne obowiązki pracownika administracyjnego

Oprócz wymienionych powyżej obowiązków, pracownik administracyjny może być również odpowiedzialny za inne zadania, które wynikają z charakteru pracy biura. Mogą to być np. przygotowanie raportów, wsparcie organizacyjne dla innych działów, obsługa korespondencji e-mailowej, prowadzenie rezerwacji, organizowanie spotkań i konferencji itp.

Pracownik administracyjny — artykuły polecane

Kierownik produkcji — Dyspozytor — Brygadzista — Analityk finansowy — Techniki doboru pracowników do zespołu — Umiejętności interpersonalne — Merchandiser — Headhunter — Przedstawiciel handlowy

Bibliografia

• Cichoń S., Padlowska A. (2016), Zarządzanie personelem w administracji publicznej - koncepcja jakościowa, Zeszyty Naukowe Politechniki Częstochowskiej, nr 24
• Moczydłowska J. (2011), Doskonalenie wiedzy zawodowej jako element zarządzania kompetencjami w sektorze administracji publicznej, Kooperacje organizacji publicznych
• Wieczorek Z. (2014), Pracownik administracyjno-biurowy: organizacja pracy, zagrożenia i szkolenia BHP, Wiedza i Praktyka, Warszawa
• Ziółkowska A, Gronkiewicz A. (2014), Organizacja pracy biurowej w administracji. Zagadnienia prawne, Forma Studio, Katowice

Autor: Natalia Rokitowska