Zarządzanie przez komunikowanie

Zarządzanie przez komunikowanie (ZPK) polega na informowaniu podwładnych o głównych celach, zagrożeniach czy problemach jakie dane przedsiębiorstwo napotyka, a także dzieleniu się informacjami o zamierzeniach oraz strategii jaką kierownictwo będzie prowadziło. Pracownicy informowani o tych podstawowych kwestiach czują się dowartościowani oraz bardziej zjednoczeni z organizacją, co w znacznym stopniu wpływa na jakość wykonywanej przez nich pracy. Zachowanie takie przyczynia się również do budowy klimatu zaufania oraz dobrej atmosfery w pracy.

Zastosowania zarządzania przez komunikowanie

Komunikacja jest centralnym punktem pracy kierowniczej, obserwacje wykazują, że menedżerowie przez większość czasu rozmawiają i słuchają innych. Jak mówi Irwing Maugham: "To właśnie przez słowa menedżerowie zwracają się do ludzi, perswadują im pewne rzeczy, przekazują swoje wymagania, przypochlebiają się, podstępnie wymuszają, przydzielają obowiązki, oznajmiają o pewnych sprawach, debatują, obrażają, przyznają rację, naradzają się, pouczają, doradzają, narzekają, irytują, denerwują, poprawiają, uspołeczniają, rekrutują straszą, obiecują, nagradzają, potępiają i w końcu zwalniają z pracy".

Z procesami zarządzanie związany jest rozwój usług komunikacyjnych, które przyczyniają się do efektywniejszego wykorzystania zarządzania przez komunikowanie. Wśród nich wymienić należy:

• podstawowe usługi telekomunikacyjne (teleks, telefaks, teletekst, poczta elektroniczna)
• elektroniczną wymianę danych i dokumentów EDI (jest to technologia obiegu i wymiany dokumentów w transporcie, edukacji, bankowości, administracji, handlu)
• technologię Bluetooth (pozwala na skonfigurowanie elastycznego, mobilnego środowiska pracy oraz jego integrację)
• interaktywną telewizję (należą do niej wszystkie usługi, których istotnym elementem jest przesyłanie obrazu stałego, np.: wideokonferencje, rejestracja obrazu)

Wpływ skutecznej komunikacji na efektywność zespołu

Skuteczna komunikacja jest kluczowym elementem osiągania sukcesów przez zespół. Klarowna komunikacja wewnątrz zespołu pozwala na lepsze zrozumienie celów i oczekiwań, co przekłada się na skuteczniejsze ich osiąganie. Kiedy wszyscy członkowie zespołu mają jasność co do tego, co jest oczekiwane od nich, mogą skupić się na efektywnej realizacji zadań i współpracy.

Otwarta i transparentna komunikacja w zespole prowadzi do wzrostu zaufania i budowania pozytywnych relacji między członkami zespołu. Dzięki temu każdy ma poczucie, że może wyrazić swoje opinie i pomysły, co przyczynia się do lepszego wykorzystania wiedzy i doświadczenia całego zespołu. Ponadto, transparentność komunikacji umożliwia szybkie reagowanie na problemy i zmiany, co jest kluczowe dla efektywnego działania zespołu.

Zarządzanie przez komunikowanie ma ogromny wpływ na motywację pracowników i ich zaangażowanie w pracę. Jasnemu i regularnemu przekazywaniu informacji oraz wzmacnianiu komunikacji dwustronnej sprzyja budowanie zaangażowania pracowników. Kiedy pracownicy czują, że są słuchani i mają wpływ na podejmowane decyzje, są bardziej zaangażowani i motywowani do osiągania celów organizacji.

Istnieje wiele skutecznych technik komunikacyjnych, które mogą poprawić efektywność zespołu. Przykłady to wykorzystanie spotkań zespołowych do regularnego dzielenia się informacjami, stosowanie jasnego i klarownego języka, wykorzystanie narzędzi komunikacyjnych takich jak e-mail, czaty czy platformy do współdzielenia dokumentów. Ważne jest również umiejętne słuchanie, zadawanie pytań i udzielanie konstruktywnej informacji zwrotnej.

Wyzwania i strategie w zarządzaniu komunikacją

Zarządzanie komunikacją w organizacji może napotkać wiele wyzwań. Często występujące problemy to brak jasności w przekazywaniu informacji, nieefektywne wykorzystanie narzędzi komunikacyjnych, bariery językowe czy brak umiejętności słuchania. Dodatkowo, komunikacja może być utrudniona przez różnice kulturowe, hierarchię organizacyjną czy rozproszenie geograficzne zespołów.

Pokonanie wyzwań związanych z zarządzaniem komunikacją wymaga zastosowania odpowiednich strategii. Przykładowe strategie to stosowanie jasnych i prostych przekazów, budowanie atmosfery zaufania i otwartości, regularne sprawdzanie zrozumienia przekazywanych informacji, organizowanie szkoleń i warsztatów z zakresu komunikacji oraz wykorzystanie różnych narzędzi komunikacyjnych dostosowanych do potrzeb organizacji.

Skuteczne zarządzanie komunikacją w organizacji wymaga odpowiednich narzędzi i technik. Przykłady narzędzi to platformy do zarządzania projektami, systemy do elektronicznego zarządzania dokumentacją, intranety czy aplikacje do komunikacji w czasie rzeczywistym. Ważne jest również wykorzystanie technik takich jak spotkania zespołowe, raporty pisemne, prezentacje multimedialne czy konferencje online.

Niewłaściwe zarządzanie komunikacją w organizacji może prowadzić do wielu negatywnych konsekwencji. Przykłady to utrata informacji, nieporozumienia, obniżenie efektywności pracy zespołowej, konflikty między pracownikami czy spadek zaangażowania pracowników. Aby temu zapobiec, ważne jest stosowanie skutecznych technik komunikacyjnych, budowanie atmosfery zaufania i otwartości oraz regularne monitorowanie procesów komunikacyjnych w organizacji.

Wykorzystanie nowych technologii w zarządzaniu komunikacją

Nowoczesne narzędzia i technologie oferują wiele możliwości wsparcia zarządzania komunikacją w organizacji. Przykłady to platformy do zarządzania projektami, systemy do elektronicznego zarządzania dokumentacją, narzędzia do zarządzania relacjami z klientami czy aplikacje do komunikacji w czasie rzeczywistym. Wszystkie te narzędzia ułatwiają przepływ informacji i współpracę w zespole.

Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi komunikacyjnych przynosi wiele korzyści dla organizacji. Pozwala na szybkie i efektywne przekazywanie informacji, usprawnia współpracę między zespołami, ułatwia zarządzanie dokumentacją oraz umożliwia komunikację w czasie rzeczywistym, niezależnie od lokalizacji pracowników. Dzięki temu organizacja może osiągnąć większą efektywność i skuteczność w realizacji swoich celów.

Wdrożenie nowych technologii komunikacyjnych wymaga spełnienia pewnych wymagań technicznych i organizacyjnych. Ważne jest, aby organizacja miała odpowiednią infrastrukturę technologiczną, zapewnienie szkoleń dla pracowników w zakresie korzystania z nowych narzędzi oraz określenie polityki korzystania z tych narzędzi. Ponadto, konieczne jest zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń, aby chronić poufność i bezpieczeństwo przekazywanych informacji.

Wykorzystanie nowych technologii w zarządzaniu komunikacją niesie ze sobą potencjalne zagrożenia. Może to obejmować problemy z zabezpieczeniem danych, utratą informacji w wyniku awarii systemu czy trudności w dostosowaniu się pracowników do nowych narzędzi. Aby zminimalizować te zagrożenia, ważne jest zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń, regularne szkolenia pracowników oraz monitorowanie wykorzystania nowych technologii w organizacji.

Zarządzanie przez komunikowanie — artykuły polecane

System komunikacyjny — Serwisdesk — Informacja zwrotna — Funkcje zarządzania — System zarządzania wiedzą — Potencjał społeczny firmy — Role menedżerów personalnego i liniowego — Wymagane kwalifikacje kierownika — Nagroda im. Malcolma Baldridge'a

Bibliografia

• Kiełtyka L. (2002), Komunikacja w zarządzaniu, Placet, Warszawa
• Watson T. (2001), W poszukiwaniu doskonałego zarządzania, PWN, Warszawa

Autor: Katarzyna Rodak