Genjitsu

Genjitsu (jap. 現実) - jest to japońskie słowo oznaczające fakt bądź rzeczywistość, używane również w metodach zarządzania jakością. Wpisuje się to w filozofię Kaizen, której celem jest ulepszanie miejsca oraz procesu pracy jak również ulepszanie życia codziennego. Używane jest jako część składowa zasady 3 GEN (Genba, Genbusu, Genjitsu) i Shop Floor Management (Genba, Genbutsu, Genjitsu) [Suzaki, 2010].

Zasada 3 GEN

Jest to kombinacja trzech czynników [Wronka, 2016]:

• Genba lub Gemba - oznacza obecne miejsce (w Systemie produkcyjnym Toyoty oznacza miejsce pracy, np. halę produkcyjną) [Mikiharu, 2003].
• Genbusu lub Gembusu - oznacza przedmiot lub produkt
• Genjitsu - oznacza fakty, rzeczywistość

Oznacza dokładnie połączenie udania się do miejsca, żeby obserwować przedmiot lub produkt by uzyskać fakty w celu rozwiązania problemu. Na pierwszych dwóch zasadach opiera się również metoda Gamba Walking. Jest to obecność managerów na stanowisku pracy swoich podwładnych, dzięki czemu mogą lepiej zarządzać jakością oraz motywować swoich pracowników oraz jeden z najskuteczniejszych sposobów nauki metodą coachingu i mentoringu, pozwalający na naukę na zasadzie uczeń-mistrz (jap. sensei).

Genjitsu a Kaizen

Podstawową zasadą dla Kaizen jest zasada obiektywizmu. Opiera się ona na trzech realnościach (jap. sangenshugi). Opiera się na wspomnianej wcześniej zasadzie 3 GEN (Gemba, Gembutsu, Genjitsu). Oznacza to, że rozwiązując problemy należy być skoncentrowanym na miejscu, czy też stanowisku pracy, w którym pojawia się problem (czyli Gemba), na rzeczywistym przedmiocie problemu (Gembutsu) oraz na faktach z tym problemem związanych (Genjitsu). Aby zgłębić fakty (Genjitsu) warto użyć metod Kaizen jak na przyład 5 Why, 5S, Andon, System Nagara. Również użycie faktów jest niezbędne do działania metod Kaizen, ponieważ bez tego nie ma możliwości na zidentyfikowanie źródeł problemu, co komplikuje możliwość ulepszenia procesu produkcji oraz jakości życia i pracy, co jest głównym sensem filozofii Kaizen. Jest to zgodne z jej najważniejszymi koncepcjami, zwłaszcza z koncepcją obiektywizmu w badaniu problemów, która to opiera się o fakty, które dają możliwość obiektywnego spojrzenia na naturę i źródło problemów. Z Kaizen powstały takie systemy jak na przykład system wniosków pracowniczych, Kompleksowe Sterowanie przez jakość (TQC) oraz Kompleksowe Zarządzanie przez Jakość (TQM), itp.

Shop Floor Management

Jest to metoda za pomocą której weryfikuje się wyniki produkcji z zaangażowaniem osób związanych (w sposób pośredni bądź bezpośredni) z osiągnięciami. Zgodnie z założeniami K. Suzakiego Shop Floor Management powinien skupiać się na realności w postaci:

• Realnego miejsca (Genba) - czyli miejsca gdzie wytwarzane są produkty, np. hala produkcyjna, biuro call centre, itp. (co jest bardzo podobne do systemu produkcji Toyoty)
• Realnych informacji (Genbutsu) - oznacza prawdziwe, rzetelne informacje o wszystkich problemach występujących w systemie
• Faktów (Genjitsu) - uzyskane prawdziwe informacje powinny być obiektywne (opierać się na faktach) a nie subiektywne (na podstawie subiektywnej opinii).

Metoda ta ma służyć rozwiązywaniu problemów obecnych przez wyeliminowanie błędów powstałych w procesie tworzenia, określenie właściwego sposobu komunikacji wewnętrznej oraz ciągły rozwój badanych procesów. Najpowszechniej spotykaną formą Shop Floor Management przy procesach produkcyjnych są codzienne raporty z poprzedniego dnia, w których, w przypadku nie wykonania założonego wcześniej planu, uwzględnia się rolę problemów w procesie.

Metody poznawania Genjitsu

Analiza danych

Jednym z najważniejszych sposobów poznawania genjitsu jest analiza danych. Zarządzający powinni gromadzić i analizować dane z różnych obszarów organizacji, takich jak produkcja, sprzedaż, obsługa klienta itp. Analiza danych pozwala na identyfikację trendów, anomalii, słabych punktów i możliwości doskonalenia.

Ważne jest, aby analizować dane w sposób systematyczny i obiektywny, unikając opierania decyzji na subiektywnych przekonaniach. Analiza danych pomaga również w monitorowaniu postępów w osiąganiu celów organizacji i śledzeniu efektywności wprowadzanych zmian.

Obserwacja na miejscu

Kolejną metodą poznawania genjitsu jest obserwacja na miejscu. Zarządzający powinni regularnie spędzać czas na bezpośrednim obserwowaniu procesów w organizacji, rozmawianiu z pracownikami i uzyskiwaniu informacji z pierwszej ręki. Obserwacja na miejscu pozwala na poznanie rzeczywistych wyzwań, z którymi borykają się pracownicy, oraz identyfikację potencjalnych obszarów poprawy.

Komunikacja z pracownikami

Komunikacja z pracownikami jest kluczowym elementem poznawania genjitsu. Zarządzający powinni aktywnie słuchać pracowników, otwarcie rozmawiać o ich doświadczeniach i obawach oraz zapewniać im przestrzeń do dzielenia się swoimi spostrzeżeniami. Pracownicy są często najlepszym źródłem informacji na temat rzeczywistości organizacji, a ich wiedza i perspektywa mogą być niezastąpione przy podejmowaniu decyzji.

Komunikacja z pracownikami powinna być oparta na zaufaniu, otwartości i wzajemnym szacunku. Zarządzający powinni być gotowi wysłuchać krytyki i sugestii oraz wdrażać zmiany, które wynikają z tych interakcji.

Wykorzystanie Genjitsu w zarządzaniu

Identyfikowanie obszarów poprawy

Dzięki genjitsu, zarządzający są w stanie precyzyjnie zidentyfikować obszary organizacji, które wymagają poprawy. Mogą identyfikować problemy w procesach, bariery dla efektywności, marnotrawstwo zasobów i inne czynniki, które utrudniają osiągnięcie celów. Identyfikowanie obszarów poprawy jest pierwszym krokiem do wprowadzania zmian i doskonalenia organizacji.

Planowanie i wdrażanie działań

Genjitsu jest podstawą planowania i wdrażania działań mających na celu poprawę organizacji. Na podstawie dokładnego poznania rzeczywistości, zarządzający mogą opracować strategie, cele i konkretne działania, które prowadzą do ciągłej poprawy. Planowanie i wdrażanie działań opartych na genjitsu zapewnia, że organizacja podejmuje odpowiednie kroki, które przynoszą pozytywne rezultaty.

Monitorowanie i ocena postępów

Genjitsu jest również niezbędne do monitorowania i oceny postępów organizacji. Na podstawie rzeczywistych danych i obserwacji, zarządzający mogą śledzić, jak wprowadzone zmiany wpływają na organizację. Monitorowanie i ocena postępów umożliwiają zarządzającym dostosowanie strategii, wprowadzenie korekt i kontynuowanie procesu ciągłego doskonalenia.

Metoda Gemba Walking

Gemba Walking to metoda zarządzania, która polega na tym, że menedżerowie spędzają czas na stanowisku pracy, aby lepiej zrozumieć rzeczywistość i być bardziej zaangażowani w codzienne operacje. Ich obecność na miejscu pracy pozwala im na bezpośredni kontakt z pracownikami i zobaczenie, jak wygląda ich praca na co dzień. Menedżerowie, którzy wykonują Gemba Walking, mają szansę poznać problemy, z którymi pracownicy się borykają, oraz zobaczyć procesy i procedury w praktyce.

Gemba Walking ma wiele korzyści dla zarządzania jakością i motywowania pracowników. Przede wszystkim, obecność menedżerów na stanowisku pracy daje im możliwość identyfikacji problemów i słabych punktów w procesach. Pozwala im również zobaczyć, jak pracownicy wykonują swoje zadania i jakie są ewentualne trudności, z którymi się spotykają. Dzięki temu menedżerowie mogą wprowadzać odpowiednie zmiany i udoskonalać procesy, co prowadzi do poprawy jakości pracy i efektywności.

Gemba Walking jest również doskonałym narzędziem do motywowania pracowników. Obecność menedżerów na stanowisku pracy pokazuje pracownikom, że są ważni i ich praca jest doceniana. To z kolei może wpływać na ich zaangażowanie i motywację do wykonywania zadań. Pracownicy widzą, że menedżerowie są zainteresowani ich problemami i są gotowi pomóc w ich rozwiązaniu. To z kolei buduje zaufanie i pozytywne relacje w miejscu pracy.

Wykorzystanie Gemba Walking do identyfikacji problemów i doskonalenia procesów

Gemba Walking jest niezwykle przydatnym narzędziem do zrozumienia rzeczywistości w miejscu pracy i rozwiązywania problemów. Poprzez obserwację procesów, rozmowy z pracownikami i bezpośrednie zaangażowanie się w codzienne operacje, menedżerowie mogą lepiej zrozumieć, jakie są rzeczywiste przyczyny problemów i jakie są możliwości ich rozwiązania. Dzięki bezpośredniemu kontaktowi z pracownikami, menedżerowie mogą również zdobyć cenne informacje i sugestie dotyczące udoskonalenia procesów.

Gemba Walking może być zastosowany w różnych branżach i dziedzinach. Na przykład, w fabryce produkcyjnej menedżerowie mogą obserwować proces produkcji, identyfikować potencjalne problemy i sugerować zmiany w celu zwiększenia wydajności. W branży usługowej menedżerowie mogą przechadzać się po biurze i rozmawiać z pracownikami, aby lepiej zrozumieć ich potrzeby i znaleźć sposoby na usprawnienie działania. Gemba Walking może być również stosowany w sektorze zdrowia, gdzie menedżerowie mogą obserwować pracę personelu medycznego i identyfikować obszary, które wymagają poprawy.

Wnioskując, Gemba Walking jest skuteczną metodą zarządzania, która pozwala menedżerom lepiej zrozumieć rzeczywistość, identyfikować problemy i doskonalić procesy. Obecność menedżerów na stanowisku pracy ma wiele korzyści zarówno dla zarządzania jakością, jak i motywowania pracowników. Gemba Walking jest praktycznym narzędziem, które może być z powodzeniem stosowane w różnych branżach i dziedzinach.

Genjitsu w zarządzaniu projektami

W zarządzaniu projektami genjitsu odgrywa kluczową rolę w ocenie postępów projektu. Genjitsu, znane również jako "intuicja" w języku japońskim, jest umiejętnością odczytywania ukrytych znaków i subtelnych wskazówek, które mogą wskazywać na rzeczywisty stan postępów projektu.

W celu skutecznej oceny postępów projektu, menedżerowie projektów muszą być w stanie czytać między wierszami i zrozumieć, co tak naprawdę dzieje się w projekcie. Genjitsu pozwala im spojrzeć za pozornie oczywiste fakty i dane i dostrzec potencjalne problemy, które mogą wpływać na postęp projektu. Na przykład, jeśli dane liczbowe sugerują, że projekt jest na dobrej drodze, ale menedżer projektu zauważa pewne subtelne zmiany w zachowaniu zespołu, może to wskazywać na ukryte trudności lub opóźnienia, które nie są odzwierciedlone w danych.

Ważne jest, aby menedżerowie projektów nie polegali wyłącznie na faktach i danych, ale również na swojej intuicji, aby uzyskać pełniejszy obraz postępów projektu. Wykorzystanie genjitsu w ocenie postępów projektu pozwala na lepsze zrozumienie sytuacji i podejmowanie odpowiednich działań w celu utrzymania projektu na właściwej ścieżce.

Genjitsu jest niezwykle przydatne w monitorowaniu aktualnego stanu projektu. Często zdarza się, że dane i raporty nie są w stanie pokazać pełnego obrazu sytuacji. Genjitsu pozwala menedżerom projektów spojrzeć poza te liczby i analizować cały kontekst, aby zrozumieć, jak projekt aktualnie się rozwija.

Na przykład, jeśli dane sugerują, że projekt jest opóźniony, ale menedżer projektu zauważa, że zespół pracuje nadgodzinami i wykazuje większe zaangażowanie, może to oznaczać, że zespół intensyfikuje wysiłki, aby zrealizować cele projektu w terminie. Z drugiej strony, jeśli dane sugerują, że projekt jest na dobrej drodze, ale menedżer zauważa, że zespół jest zrelaksowany i nie angażuje się w wystarczającym stopniu, może to wskazywać na potencjalne problemy.

Monitorowanie aktualnego stanu projektu przy pomocy genjitsu pozwala menedżerom projektów na bieżąco reagować na różne sytuacje i podejmować odpowiednie działania w celu utrzymania projektu na właściwej ścieżce.

Genjitsu ma istotne znaczenie dla skutecznego podejmowania decyzji w zarządzaniu projektami. Decyzje oparte wyłącznie na faktach i danych mogą nie uwzględniać różnorodnych czynników, które mogą mieć wpływ na projekt. Genjitsu pozwala menedżerom projektów spojrzeć na sprawy z różnych perspektyw i uwzględnić subtelne sygnały, które mogą mieć znaczenie dla procesu podejmowania decyzji.

Przykładowo, jeśli menedżer projektu ma do podjęcia decyzję dotyczącą zmiany w harmonogramie projektu, może opierać się na danych liczbowych, takich jak prognozy czasowe i budżetowe. Jednak genjitsu pozwala spojrzeć na te dane z perspektywy innych czynników, takich jak motywacja zespołu, obciążenie pracy czy dostępność zasobów

Genjitsu — artykuły polecane

Teoria ograniczeń — ABC — Cykl Deminga — Kontrola jakości — Koła jakości — Heurystyka — Wykres Ishikawy — Synektyka Gordona — Zero defektów

Bibliografia

• Brunet, A. P., New, S. (2003). Kaizen in Japan: an empirical study, Saïd Business School
• Budugan, D., Georgescu, I. (2009). Cost Reduction By Using Budgeting Via The Kaizen Method, Ştiințe Economice
• Mikiharu, A. (2013). Jak działa fabryka Toyoty, Shinsei Consulting, Poznań
• Suzaki K. (2010), New Shop Floor Management: Empowering People for Continuous Improvement
• Wronka A. (2016), The Implementation Of The Concept Of Lean In The Process Of Supply Chain Management, Poznan University of Technology

Autor: Małgorzata Smykała