Plan zarządzania ryzykiem

Plan zarządzania ryzykiem jest nieodłączną częścią procesu zarządzania projektami. Jego celem jest identyfikacja, ocena i zarządzanie ryzykiem występującym w projekcie w celu minimalizacji negatywnych skutków i maksymalizacji szans na sukces

Częścią  każdego projektu musi być stworzony plan zarządzania ryzykiem. W tym planie należy zidentyfikować wszystkie potencjalne i rzeczywiste zagrożenia, określić prawdopodobieństwo i wagę każdego ryzyka oraz zaproponować mechanizmy rozwiązania. Plan identyfikuje i definiuje osoby odpowiedzialne za realizację działań kryzysowych. Do czynności, które są niezbędnie do planowania ryzyka należą: identyfikacja ryzyka, ocena ryzyka i stworzenie tabeli planu zarządzania ryzykiem.

Zawartość planu zarządzania ryzykiem

Plan zarządzania ryzykiem jest zbiorem czynności których celem jest skłonienie menedżera do stworzenia i zorganizowania procesu zarządzania ryzykiem. Plan zarządzania ryzykiem także musi doprowadzać do stworzenia infrastruktury organizacyjnej. Do zadań infrastruktury organizacyjnej zaliczamy działania zmierzające do przygotowania alternatywnych sposobów działania, izolowania i zmniejszenia ryzyka, eliminacji ryzyka jeśli to możliwe, określenia rezerw czasowych i pieniężnych w celach bezpieczeństwa przed zagrożeniami, które mogą się pojawić podczas planowania i wykonywania zadań w projekcie.

W procesie planowania zarządzania ryzykiem potrzebnymi materiałami wejściowymi są polityka organizacji w zakresie zarządzania ryzykiem, szablon planu zarządzania w przedsiębiorstwie, struktura podziału pracy, rejestr obowiązków i ról pracowników, karta projektu, wytyczne tolerancji udziałowców projektu wobec ewentualnych ryzyk.

Wyżej wypisane materiały wejściowe powinno wykorzystać podczas tworzenia planu zarządzania ryzykiem. Plan zarządzania ryzykiem powinien zawierać technikę określającą narzędzia, sposoby, źródła danych które są ważne w zarządzaniu ryzykiem. Następnie w tworzeniu planu nie można zapomnieć o opisaniu ról i obowiązków pracowników jak i zespołów organizacji. Dalej powinien zawierać całkowity budżet projektu, listę terminów w której są dokładnie opisane działania zarządzania ryzykiem na wszystkich etapach, system oceny niepożądanych zdarzeń projektu i kryteria określające czas kiedy podejmujemy działania przeciw powstałemu ryzyku. Ostatnią metodą która powinna znaleźć się w planie zarządzania ryzykiem to sposoby tworzenia dokumentacji procesu zarządzania i opisanie procesu monitorowania ryzyka podczas realizacji projektu.

Przykładowy plan zarządzania ryzykiem

1. Opis

• Cel
• Działanie
• Wymagane własności operacyjne
• Wymagane własności techniczne
• wymagane wsparcie (na podstawie macierzy obowiązków/odpowiedzialności)

2. Podsumowanie działania

• Podsumowanie wymogów
• Zarządzanie
• Zintegrowany harmonogram

3.Uwarunkowania zarządzania ryzykiem

• Strategia zarządzania ryzykiem
• Tolerancja grup interesu wobec ryzyka
• Schemat planu zarządzania ryzykiem w organizacji

4.Struktura zarządzania ryzykiem

• Definicje
• Rozwiązania
• Synchronizacja w czasie
• Mierniki
• Poziomy odniesienia
• Wdrożenie (obserwacja, ocena, obowiązki odpowiedzialność

5. Problemy związane z realizacją 

• Identyfikacja ryzyka
• Klasyfikacja ryzyka
• Pomiar ryzyka
• Planowanie ryzyka
• Planowanie metod reagowania na ryzyko
• nadzorowanie i kontrola ryzyka

6. Inne istotne plany

7. Podsumowanie metodologii

8. Zatwierdzenia

Stworzenie tabeli planu ryzyka

Źródłem dla stworzenia tabeli planu jest lista poszczególnych ryzyk, gdzie każde z nich jest opisane w jednej linii. Następnie należy zdefiniować wagę danego ryzyka, prawdopodobieństwo jego wystąpienia, ustalić poziom tolerancji ryzyka, określić jego wpływ na projekt i określić wartość ryzyka.

Tabela planu zarządzania ryzykiem

Ryzyko	Waga ryzyka	Prawdopodobieństwo wystąpienia	Poziom tolerancji	Wpływ ryzyka na projekt	Wartość ryzyka
1.Rozmiar projektu	5	50%	2-4	10	15
2. Trudności techniczne	6	15%	1-3	7	10
....	...	...	...	...	...

Źródło: opracowanie własne

Inne działania, które muszą być przestrzegane:

• Określenie środków zapobiegawczych - identyfikuje i opisuje działania, które mają zapobiec temu rodzaju ryzyka. Uniknąć ryzyka oczywiście się nie da, ale w niektórych przypadkach można prewencyjnie zapewnić, by ryzyko się nie pojawiło.
• Ustalenie osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie działań prewencyjnych - osoba ta musi być szczegółowo określona.
• Ustalenie scenariusza kryzysowego - jeśli już się pojawi ryzyko, konieczne jest, aby zminimalizować jego skutki. Dlatego ważne jest, aby zawsze mieć pod ręką scenariusz, co mamy zrobić abyśmy uzyskali kontrolę nad ryzykiem.
• Ustalenie osoby odpowiedzialnej za zgodność z scenariuszem kryzysowym - taka sama odpowiedzialność w przypadku osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie działań prewencyjnych.

Tabela rejestru ryzyk

Lp.	Zagrożenie związane z:	Prawdopodobieństwo wystąpienia	Waga	Stopień zagrożenia	Ewentualna strata w projekcie (tys. zł)
1.	Rozmiarem projektu	50%	5	2,5	15,0
2.	Trudnościami technicznymi	15%	6	0,9	10,0
3.	Stopniem zintegrowania	30%	7	2,1	15,0
4.	Złożonością organizacyjną	75%	2	1,5	2,0
5.	Wprowadzanymi zmianami	60%	5	3,0	20,0
6.	Zmiennością zespołu	20%	3	0,6	5,0

Źródło: opracowanie własne

Materiały wejściowe do planowania zarządzania ryzykiem

Planowanie zarządzania ryzykiem wymaga odpowiednich materiałów wejściowych, które są niezbędne do skutecznego opracowania planu. Pierwszym materiałem wejściowym jest charakterystyka projektu, która zawiera informacje na temat celu projektu, jego zakresu, terminów, budżetu, zasobów i zaangażowanych interesariuszy. Charakterystyka projektu jest niezbędna do zrozumienia kontekstu, w jakim występują potencjalne zagrożenia.

Kolejnym materiałem wejściowym jest identyfikacja interesariuszy, czyli osób lub grup, które są zainteresowane projektem lub mogą mieć wpływ na jego realizację. Identifikacja interesariuszy jest kluczowa, ponieważ pozwala na uwzględnienie ich perspektyw i potrzeb w procesie zarządzania ryzykiem. Wiedza na temat interesariuszy pomaga również w identyfikacji potencjalnych zagrożeń związanych z ich zaangażowaniem.

Innym materiałem wejściowym jest analiza środowiska zewnętrznego, która obejmuje ocenę czynników zewnętrznych, takich jak regulacje prawne, warunki gospodarcze, trendy rynkowe, konkurencja itp. Analiza środowiska zewnętrznego pozwala na identyfikację ryzyk związanych z otoczeniem, w którym projekt będzie realizowany.

Dodatkowymi materiałami wejściowymi do planowania zarządzania ryzykiem mogą być dokumentacja dotycząca wcześniejszych projektów, analizy SWOT, analizy ryzyka branży, raporty z audytów wewnętrznych, opinie ekspertów itp. Każdy z tych materiałów wejściowych ma swoje znaczenie i wpływa na proces planowania zarządzania ryzykiem.

Dynamiczność i elastyczność planu zarządzania ryzykiem

Plan zarządzania ryzykiem powinien być dynamiczny i elastyczny, aby efektywnie radzić sobie z potencjalnymi zagrożeniami. Dynamiczność oznacza, że plan powinien być dostosowywany w czasie rzeczywistym do zmieniających się warunków projektu lub organizacji. Elastyczność natomiast oznacza, że plan powinien być w stanie dostosować się do różnego rodzaju zagrożeń i sytuacji.

Jednym z głównych powodów, dlaczego plan zarządzania ryzykiem powinien być dynamiczny, jest to, że ryzyko samo w sobie jest zmiennym i nieprzewidywalnym czynnikiem. Warunki projektu lub organizacji mogą się zmieniać, co może prowadzić do pojawienia się nowych zagrożeń lub zmiany stopnia ryzyka istniejących zagrożeń. W takiej sytuacji, statyczny plan zarządzania ryzykiem może okazać się niewystarczający i nieefektywny.

Elastyczność planu zarządzania ryzykiem jest również istotna, ponieważ różne zagrożenia mogą wymagać różnych działań i podejść. Przykładowo, jedno zagrożenie może wymagać zmiany harmonogramu projektu, podczas gdy inne zagrożenie może wymagać negocjacji z dostawcami lub zmiany strategii działania. Elastyczność planu umożliwia dostosowanie się do konkretnych sytuacji i podjęcie odpowiednich działań w celu minimalizacji ryzyka.

Aktualizacja i dostosowanie planu do zmieniających się warunków projektu lub organizacji jest kluczowym elementem zarządzania ryzykiem. Jeżeli plan zarządzania ryzykiem jest statyczny i nie uwzględnia zmian, może prowadzić do poważnych problemów i utraty kontroli nad sytuacją. Dlatego ważne jest, aby regularnie analizować i aktualizować plan zarządzania ryzykiem, aby utrzymać go na bieżąco i dostosować go do aktualnych potrzeb i wymagań

Procesy uczenia się i doskonalenia w planie zarządzania ryzykiem

Uczenie się z przeszłych doświadczeń

W planie zarządzania ryzykiem istotne miejsce powinna zajmować analiza wcześniejszych projektów, która pełni kluczową rolę w procesie uczenia się i doskonalenia. Przeanalizowanie wcześniejszych doświadczeń pozwala zidentyfikować zarówno pozytywne, jak i negatywne aspekty zarządzania ryzykiem, które mogą być wykorzystane w planowaniu.

Analiza przeszłych projektów umożliwia identyfikację czynników ryzyka, które pojawiły się w trakcie ich realizacji. Pozwala to na lepsze zrozumienie, jakie zagrożenia można napotkać w przyszłości i jakie działania powinny zostać podjęte, aby im zapobiec lub zminimalizować ich wpływ. Przyglądając się analizie wcześniejszych projektów, można również zidentyfikować najlepsze praktyki, które przyczyniły się do sukcesu i które warto uwzględnić w planie zarządzania ryzykiem.

Korzyści płynące z analizy przeszłych doświadczeń są liczne. Po pierwsze, umożliwiają one unikanie powtórzeń błędów, które zostały popełnione w przeszłości. Dzięki temu, można uniknąć niepotrzebnych strat finansowych, opóźnień w realizacji projektu oraz utraty reputacji. Po drugie, analiza przeszłych projektów dostarcza cennych informacji, które mogą być wykorzystane do doskonalenia planu zarządzania ryzykiem. Pozwala to na ciągłe doskonalenie procesów zarządzania ryzykiem i zwiększenie efektywności działań podejmowanych w celu minimalizacji ryzyka.

Odpowiednie zabezpieczenia i procedury awaryjne

W planie zarządzania ryzykiem niezbędne jest uwzględnienie odpowiednich zabezpieczeń i procedur awaryjnych. Dlaczego? Ponieważ zagrożenia i ryzyko występujące w projektach mogą mieć poważne konsekwencje, które wymagają natychmiastowej reakcji.

Wyposażenie planu zarządzania ryzykiem w odpowiednie zabezpieczenia i procedury awaryjne pozwala na szybką reakcję na poważne zagrożenia i minimalizację negatywnych skutków, jakie mogą one spowodować. Dzięki odpowiednim zabezpieczeniom i procedurom awaryjnym możliwe jest skuteczne zarządzanie sytuacjami kryzysowymi i ograniczenie strat.

Ważnym aspektem jest również dostępność odpowiednich zasobów w sytuacjach kryzysowych. Plan zarządzania ryzykiem powinien uwzględniać zarówno dostępność niezbędnych środków finansowych, jak i odpowiednio wykwalifikowanego personelu, który będzie w stanie efektywnie reagować na poważne zagrożenia. Odpowiednie zabezpieczenia i procedury awaryjne powinny być dokładnie opracowane i przetestowane, aby mieć pewność, że są skuteczne w sytuacjach kryzysowych.

Odpowiedzialność za ryzyko

Aby zapewnić skuteczne zarządzanie ryzykiem, niezbędne jest jasne określenie odpowiedzialności za jego monitorowanie i zarządzanie na różnych etapach projektu.

Ważne jest, aby istniała osoba lub zespół odpowiedzialny za monitorowanie i identyfikację ryzyka na bieżąco. Ten zespół powinien również mieć odpowiednie kompetencje i wiedzę, aby efektywnie reagować na pojawiające się zagrożenia i podejmować odpowiednie działania w celu minimalizacji ryzyka.

Konsekwencje braku działań w zakresie zarządzania ryzykiem mogą być poważne. Mogą obejmować opóźnienia w realizacji projektu, przekroczenie budżetu, utratę reputacji oraz utratę zaufania klientów. Dlatego tak ważne jest, aby odpowiedzialność za ryzyko była jasno określona i aby wszyscy uczestnicy projektu byli świadomi swoich obowiązków.

Kwestie związane z odpowiedzialnością za ryzyko obejmują również konieczność regularnego raportowania i monitorowania postępów w zakresie zarządzania ryzykiem. Istotne jest, aby istniał mechanizm, który umożliwia ocenę skuteczności działań podejmowanych w celu minimalizacji ryzyka oraz wprowadzanie ewentualnych korekt w planie zarządzania ryzykiem.

Plan zarządzania ryzykiem — artykuły polecane

Plan projektu — Metody kontroli zasobów — Wdrażanie systemu zarządzania projektami — Etapy projektu — Karta projektu — Procesy planowania wg PMBOK — Program — Zakres projektu — Oszczędność w projekcie

Bibliografia

• Bartusik K. (2004), Wybrane aspekty zarządzania ryzykiem, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków
• Chlapek D., Chocholatý D. (2004). Řízení projektů IS/ICT, Oeconomica, Praha
• Doležal J. (2009). Projektový management podle IPMA. Grada Publishing, Praha
• Kaplan R., Norton D. (2001), Strategiczna karta wyników, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Pritchard C.L. (2002). Risk Management: Concepts and Guidance, CRC press, Boca Raton
• Priwata M. (2010). Zarządzanie ryzykiem w małych projektach PARP, Warszawa
• Rosenau M. (2000). Řízení projektů - příklady, teorie, praxe, Computer Press, Brno
• Szczepańczyk M. (2017) Zarządzanie ryzykiem w projekcie Łódż
• Titteron M. (2006), Risk and Risk Taking in Health and Social Welfare, Athenaeum, Gateshead
• Williams L. (2004), Risk Management
• Wróblewski D. (red.) (2015), Zarządzanie ryzykiem - przegląd wybranych metodyk, CNBOP - PIB, Józefów

Autor: Ivan Paluga