Ocenianie pracowników

Ocenianie pracowników jest istotnym elementem procesu jakim jest zarządzanie zasobami ludzkimi. To formalna metoda pozwalającą ocenić wykonywaną przez jednostkę pracę. Obejmuje ona najczęściej ilościowe i jakościowe aspekty funkcjonowania pracownika w przedsiębiorstwo. Niezbędne jest regularne wykonywanie tej czynności, ponieważ stwierdza trafność i sprawność mechanizmów dobierania personelu i pozwala ocenić skuteczność przeprowadzonych szkoleń. Ponadto ma swoje znaczenie administracyjne odnośnie podwyżek płac czy awansów, a także jest to podstawowa informacja dla pracownika, by pomóc mu w poprawie swoich wyników i planowaniu kariery. Ocena wyników często jest pomocna przy udzielaniu wynagrodzeń, obsadzie stanowisk, w tym przyznawania awansów i zwolnień, a także pomaga formułować wskazówki do ocenianych pracowników. Musi być ona przeprowadzona uczciwie oraz bez dyskryminacji. Proces oceny wyników pracy jest realizowany etapami.

TL;DR

Artykuł omawia znaczenie oceniania pracowników w procesie zarządzania zasobami ludzkimi. Ocena pracowników ma kilka funkcji, takich jak ewaluacyjna, rozwojowa, informacyjna, motywacyjna i decyzyjna. Główne cele oceniania pracowników to poprawa wydajności pracy, zaspokojenie potrzeb pracowników oraz analiza i rejestrowanie postępów. Artykuł opisuje również zasady, procedurę, kryteria i techniki oceniania pracowników, a także błędy, które mogą wystąpić w tym procesie.

Funkcje oceniania pracowników

Ocena pracowników spełnia kilka funkcji:

• ewaluacyjna - ocena dotychczasowego i obecnego poziomu pracy, jakości, wywiązywania się z obowiązków, ocena przydatności do pracy na stanowisku,
• rozwojowa - ocena możliwości rozwijania się pracownika na danym stanowisku,
• informacyjna - sprawdzenie postrzegania ocenianego przez przełożonych i współpracowników, a także jego oceny dotyczące perspektyw w miejscu pracy,
• motywacyjna - sprawdzenie jak ocena wpływa na pracę ocenianego,
• decyzyjna - stanowi podstawę do zmian kadrowych.

Ocena pracowników nie jest ani oceną osób, ani też oceną moralną. Oceniane są zachowania, działania, skuteczność, formy zachowania.

Główne cele oceniania pracowników mają charakter:

• produkcyjno-ekonomiczny - ocena wpływa na wzrost wydajności pracy, poprawę jej jakości, zwiększenie gospodarności, doskonalenie sprawności organizacyjnej,
• społeczny - ocena zaspokaja potrzebę własnej oceny u pracowników, kształtuje postawy oraz wpływa na utożsamianie się pracowników z organizacją,
• instrumentalny - ocena pomaga we wnikliwej analizie i rejestrowaniu osiągnięć i postępów pracowników.

System oceny pracowników składa się z:

• celów oceniania,
• zasad oceniania,
• kryteriów oceniania,
• podmiotu oceniania (pracownik),
• przedmiotu oceniania (praca),
• technik oceniania,
• częstotliwości oceniania.

Zasady oceniania pracowników

Do zasad oceniania pracowników zaliczyć należy:

• jednoznaczne ustalenie celu oceny, co pozwala na dobranie odpowiednich technik oraz kryteriów,
• udział pracowników przy ustalaniu kryteriów i pełna ich akceptacja,
• stosowanie różnych kryteriów, w zależności od przyjętych celów oceniania,
• dobór technik oceniania pod kątem przyjętych celów,
• dobra znajomość części składowych systemu oceniania przez zespół oceny pracowniczej,
• szkolenie osób dokonujących oceny w zakresie stosowanych technik,
• prosty lecz jednoznaczny sposób dokonywania ocen,
• dostęp do informacji o wynikach dla ocenianych,
• poufność wyników ocen,
• możliwość odwołania się od oceny,
• systematyczność przeprowadzania formalnych ocen pracowników.

Procedura oceny pracowników

• Pierwszy etap

Identyfikacji celów, czyli tego co będzie poddane ocenie i dlaczego. Za punkt wyjścia w określeniu celów oceny będzie służyć strategię przedsiębiorstwa jego strategia personalna.

• Drugi etap

Analiza pracy, która polega na zidentyfikowaniu zbioru kryteriów, które pomogą określić satysfakcjonujące wyniki pracy. Najpierw analizowana jest pracy na danym stanowisku, określane są wymagania kwalifikacyjne, poziom trudności pracy, jej cel oraz znaczenie dla przedsiębiorstwa. Następnie określa się jakie czynniki pracy są zadowalające.

• Trzeci etap

Tworzenie procedur oceny, czyli stworzenie niezbędnych kwestionariuszy, wyznaczenie osób oceniających, opracowanie sposobu i okresu oceny itd. Muszą być one dostosowane do obecnych warunków i potrzeb. Należy także przeszkolić osoby oceniające.

• Czwarty etap

Oceniana wyników finansowych w odniesieniu do stanowiska pracy. Na tym etapie analizowane są koszty i wyniki budżetowe przez specjalny zespół finansistów przedsiębiorstwa. Ustala on także wkład konkretnych pracowników osiągnięte wyniki.

• Piąty etap

Ocena pracowników zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami. Później wyniki te są omawiane z każdym pracownikiem. Głównym celem systemu ocen jest zwiększanie motywacji. Etap ten jest bardzo istotny, gdyż zwrotne informacje są podstawą zdefiniowania celów i określenia ich zmian związanych z wynikami pracy. Zadaniem osoby oceniającej jest pomóc pracownikowi wyznaczyć właściwy kierunek działań oraz nakreślić plan polepszenia wyników. Należy oczywiście poinformować każdego pracownika o skutkach oceny.

• Szósty etap

Formułowanie planów rozwoju pracowników. Pierwszy z nich, indywidualny, dotyczy ustalenia celów oceniającego na najbliższy okres. Natomiast na poziomie ogólnym formułowany jest plan personelu i plany jego rozwoju. System ocen może być także użyteczny przy opracowaniu doboru kadr na etapie rekrutacji i selekcji. Cechy łączące dobrych pracowników mogą być wpisany jako kryterium u pozostałych kandydatów.

• Siódmy etap

Podjęcie decyzji o wynagrodzeniu pracownika, które jest określane zgodnie z opracowanymi priorytetami.

• Ósmy etap

Zwrotna informacja dla pracowników o ich wynikach. Przekazywana jest ona zazwyczaj w czasie spotkania przez szefa. Rozmowa ta nie jest łatwym zadaniem i powinna dotyczyć faktów, czyli sposoby przygotowanie oceny i jej zadań, ocenianego poziomu wyników oraz możliwości ich poprawy w przyszłości. W przeprowadzeniu rozmowy mogą pomóc szefom odpowiednio wyszkoleni menedżerowie

Zobacz także: przykładowy proces oceny pracowników.

Przygotowanie procedury oceniania wymaga podjęcia czynności jednorazowych:

• ustalenie celów ocen systemowych,
• ustalenie osób podlegających ocenianiu,
• wybór metod i technik oceniania oraz kryteriów i wag,
• ustalenie osób dokonujących oceny w tym także samooceny pracownika,
• zaprojektowanie i przetestowanie arkusza ocen (ewentualna weryfikacja arkusza),
• zapoznanie pracowników z systemem oceniania oraz przeszkolenia osób oceniających.

Stosowanie procedury oceniania polega na systematycznym, powtarzalnym wykonywaniu czynności:

• wyznaczenie oceniającego, któremu zostaną dostarczone kwestionariusze odpowiedniego typu i w odpowiedniej ilości,
• powiadomienie pracowników z wyprzedzeniem o terminie przeprowadzenia oceny oraz podanie do ich wiadomości harmonogramu (powinni być w nim uwzględnieni wszyscy pracownicy mający być poddani ocenie; prowadzane są wówczas rozmowy wstępne objaśniające zasady oceniania i jego przebieg),
• dostarczenie kwestionariusza oceny odpowiedniego dla stanowiska pracy w celu dokonania przez pracownika samooceny,
• przeprowadzenie oceny pracowników (oceniający stosuje konkretne, wcześniej ustalone techniczne narzędzia ocen np. arkusze, dające oceny cząstkowe; oceniający zobowiązany jest do dokładnego i rzetelnego ich wypełnienia),
• kumulacja ocen cząstkowych i scalenie ich według ustalonych reguł w ocenę globalną, która jest przekazywana pracownikowi i dyskutowana z nim podczas rozmowy oceniającej (także wówczas omawiana jest samoocena pracownika),
• weryfikacja oceny na podstawie rozmowy,
• opracowanie wyników oceniania w skali organizacji w celu wykorzystania ich w polityce personalnej firmy np. szkoleniach, przemieszczeniach pracowników, awansach, nagrodach, podwyżkach, zwolnieniach.

Kryteria oceniania pracowników

Przygotowując system oceniania należy wziąć pod uwagę kryteria:

• kwalifikacyjne - wykształcenie, doświadczenie, wyszkolenie, umiejętności, predyspozycje,
• efektywnościowe - ilość wykonanej pracy, jakość wykonanej pracy, terminowość wykonywanych zadań, efekty ekonomiczne, w tym: wielkość osiągniętego zysku na pracownika, wartość sprzedaży, koszty realizacji powierzonych zadań,
• behawioralne - gotowość doskonalenia zawodowego, wytrwałość, lojalność, profesjonalizm w działaniu, stosunek do klientów, przełożonych i współpracowników,
• osobowościowe - kreatywność, odpowiedzialność, dynamizm działania, temperament, rzetelność, odporność na stres.

Techniki oceniania oceniania pracowników

Do głównych technik oceniania zaliczyć należy:

• ranking - szeregowanie pracowników według wybranych kryteriów od najlepszego do najgorszego. Jest to prosta technika, jednak powinna być stosowana tylko w przypadku podobnych zadań pracowników, ponieważ przy bardzo zróżnicowanym zakresie pracy wyniki mogą być nieobiektywne.
• porównywanie parami - porównanie każdego pracownika z każdym, a następnie przyznawanie punktów tym, którzy w tej "rywalizacji" wygrywają. Efektem jest stworzenie listy rankingowej. Jest to bardzo pracochłonne, gdyż z każdym nowym pracownikiem ilość relacji rośnie o liczbę dotychczasowych pracowników.
• technika wymuszonego rozkładu - próba wpasowania poszczególnych pracowników w rozkład normalny jakiegoś kryterium. Wymaga założenia reprezentatywności próby.
• skale kwalifikacyjne - określenie natężenia cech pracownika za pomocą skal słownych, punktowych lub behawioralnych.
• swobodny opis - opis dokonań i zachowań pracownika wykonywany przez kierownika. Dokładnie odzwierciedla jakość pracy pracownika, jednak bardzo ograniczona jest możliwość porównań w czasie, jak i z innymi pracownikami.
• technika samooceny - pracownik może opisać lub skomentować własną ocenę.
• technika wydarzeń krytycznych - systematyczne prowadzenie zapisów o sukcesach i porażkach pracownika. Zapisy są okresowo analizowane, a na ich podstawie powstaje ocena.
• arkusz oceny pracownika - informacje są zbierane za pomocą arkusza, a następnie za pomocą kluczy przeliczane na ocenę.
• ocenianie przez określanie celów - zarządzanie przez cele w etapie oceny realizacji celów daje możliwość dokonania na tej podstawie również oceny pracownika.
• portfolio personalne - grupowanie ocenianych pracowników w kategorie istotne ze strategicznego punktu widzenia. Analiza jest nanoszona na diagram przypominający macierz BCG. Dla każdej grupy przyjmuje się określone działania (szkolenia, awanse, zwolnienia, itp.).

Błędy w ocenianiu pracowników

• brak obiektywizmu - dokonywanie oceny wszystkich zjawisk przez pryzmat własnych doświadczeń, przekonań i oczekiwań, sugerowanie się wcześniejszymi ocenami lub postrzeganie ocenianego w związku z tylko jednym faktem,
• "szufladkowanie" ocenianego na podstawie jednego zdarzenia,
• fałszywa interpretacja zachowań pracownika
• samospełniająca się przepowiednia (nieuzasadnienie źle oceniani pracownicy pracują gorzej),
• ocenianie na podstawie pierwszego wrażenia,
• ocenianie na podstawie ostatniego wrażenia,
• nadmierna pobłażliwość lub surowość,
• naginanie cech ogólnych do własnych wrażeń,
• zasugerowanie się jedną cechą pracownika,
• przenoszenie własnych cech na ocenianego,
• przypisywanie innym cech, których oceniający nie posiada,
• uśrednianie ocen, przyznawanie przeciętnych punktów na skali,
• ocena na podstawie wyglądu,
• zawyżanie ocen odpowiednio do miejsca w hierarchii,
• zniekształcenie oceny będące wynikiem różnic kulturowych,
• niepoinformowanie pracowników o wynikach oceny,
• nieprawidłowości związane z niedopracowaniem celów, zasad i metod oceniania,
• nieprawidłowości wynikające z nieprzestrzegania ustalonych procedur,
• brak konsekwencji w stosowaniu przyjętych kryteriów i zasad przebiegu oceny,
• brak akceptacji oceny przez pracowników,
• niespójny system ocen,
• zaniechanie modyfikacji systemu ocen.

Ocenianie pracowników — artykuły polecane

Plan szkoleń — Wartościowanie pracy — Assessment center — Plan kadrowy - rodzaje — Proces motywacji (firma produkcyjno-handlowa) — Development centres — Zasady zarządzania jakością — System motywacyjny w kontekście zarządzania jakością — Coaching

Bibliografia

• Adamiec M., Kożusznik B. (2000), Zarządzanie zasobami ludzkimi, Aktor-Kreator-Inspirator, Kraków
• Griffin R.W. (2017), Podstawy zarządzania organizacją, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Karna W. (2011). Zmiany w zarządzaniu zasobami ludzkimi w administracji samorządowej, Monografie I Studia Instytutu Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagiellońskiego, Kraków
• Pocztowski A. (2008), Zarządzanie zasobami ludzkimi. Strategie-procesy-metody, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Szałkowski A. (red.) (2000), Wprowadzenie do zarządzania personelem, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków

Autor: Sławomir Wawak, Anna Dul, Michalina Kasprzyk, Magdalena Jędrzejak, Katarzyna Borowczyk, Paulina Paletko