Metodyka badania potrzeb informacyjnych

Potrzeba informacyjna - to zbiór treści (informacji, danych, wiadomości), bez których przedsiębiorstwo nie będzie w stanie w skuteczny i efektywny sposób osiągnąć cel i wypełnić misję. Zmiany zachodzące w otoczeniu jaki i w wewnątrz przedsiębiorstwa są bezpośrednią przyczyną powstania potrzeb informacyjnych, zależą one bezpośrednio od osób, które będą korzystały z informacji. Można wyróżnić potrzeby informacyjne podstawowe, które dotyczą codziennej działalności firmy i potrzeby informacyjne wyższego rzędu, które są kluczowym elementem w podejmowaniu decyzji strategicznych [A. Zając, M. Kuraś, 2009 s. 3]

Badanie potrzeb informacyjnych kierownictwa jest jednym ze wielu etapów metodyki badania i diagnozy systemu zarządzania strategicznego przedsiębiorstwa. Ramowy tok postępowania badawczego w metodyce diagnostycznej składa się z trzech podstawowych etapów: ustalenie celu i przedmiotu badania, zebrania informacji, analizy i sformułowania wniosków diagnostycznych.

TL;DR

Potrzeby informacyjne są niezbędne dla skutecznego działania przedsiębiorstwa i podejmowania decyzji strategicznych. Badanie tych potrzeb składa się z trzech etapów: określenia celu badania, zbierania informacji i formułowania wniosków diagnostycznych. Metoda diagnozy obejmuje identyfikację potrzeb informacyjnych kierownictwa i potencjalnych źródeł informacji, analizę potrzeb i sposobów ich zaspokajania oraz sporządzenie raportu z badań. W badaniu potrzeb informacyjnych można stosować różne metody, takie jak badanie przez produkt, całościowe studium, badanie czynników warunkujących powodzenie, badanie właściwości informacji oraz model procesu gospodarczego.

Określenie celu badania

Etap pierwszy proponowanej metodyki to: określenie celu badania potrzeb informacyjnych. W rozpatrywanym przypadku celem badań będzie dostarczenie danych niezbędnych do przeprowadzenia analizy i usprawniania procesów informacyjnych w dziedzinie zarządzania strategicznego przedsiębiorstwa. Zakres badań obejmować powinien wszystkie jednostki organizacyjne uczestniczące w zarządzaniu strategicznym przedsiębiorstwa, zaś przedmiotem badań będą realizowane przez nie funkcje i zadania oraz powiązania informacyjne. Niezbędne jest również stworzenie szczegółowego programu badań, który pozwoli na planowe i skoordynowane wykonanie prac analityczno-diagnostycznych niezbędnych do zidentyfikowania i zbadania potrzeb informacyjnych kierownictwa

Zbieranie informacji

Drugi etap proponowanej metodyki, wyróżniony ze względu na jego znaczenie dla efektywnego przeprowadzenia badań, to etap zbierania informacji gdzie powinna nastąpić ocena zaproponowanych i dostępnych źródeł informacji (ze względu na koszt uzyskania, wiarygodność, szczegółowość, itp.), a także zaproponowanie i wybór metod zbierania informacji jakościowych (wywiad, obserwacja, gromadzenie dokumentacji, itp.) oraz ilościowych (metody pomiaru, wskaźniki, narzędzia pomiarowe). Ostatnim elementem tej fazy jest rejestracja stanu faktycznego (dokonanie pomiaru, obserwacja) oraz zgromadzenie, opracowanie i uporządkowanie zarejestrowanych wyników badań.

Formułowanie wniosków

Ostatnim etapem proponowanej metodyki diagnostycznej jest sformułowanie wniosków diagnostycznych. Powinien on być również realizowany w pewnym porządku narzuconym przez postawione cele diagnozy. Składa się on z krytycznej oceny i analizy zidentyfikowanych zasobów informacyjnych, krytyki spełnianych funkcji i realizowanych zadań w zakresie wspomagania informacyjnego procesu zarządzania, opracowania katalogu decyzji występujących w organizacji wraz z odpowiadającymi im potrzebami informacyjnymi, oceny stopnia zaspokojenia potencjalnych potrzeb informacyjnych, analizy przyczynowej braku zaspokojenia występujących potrzeb informacyjnych, wskazania potencjalnych źródeł informacji zaspokajających potrzeby informacyjne. Schemat ogólnej metodyki badania potrzeb informacyjnych kierownictwa zaprezentowano na poniższym rysunku.

Źródło: opracowanie własne

Etapy

Etap I - Określenie celu badania

Od etapu określenie celu badania (1) powinno rozpoczynać się każde przedsięwzięcie badawcze i analityczne. W przypadku badania potrzeb informacyjnych przesłankami rozpoczęcia badań mogą być działania polegające na wdrażaniu nowych systemów informatycznych, doskonaleniu systemów zarządzania przedsiębiorstwem, wykrycie nieprawidłowości w funkcjonowaniu organizacji przedsiębiorstwa, zmian w otoczeniu bliższym, wymagania zgłaszane przez kierownictwo, itp. Celem badań jest przygotowanie i dostarczenie materiału do efektywnego przeprowadzenia wymienionych wyżej działań.

Etap II - Określenie zakresu prowadzonych badań

Etap określenie zakresu badań (2) został podzielony na dwie zasadnicze części: zakres podmiotowy oraz zakres przedmiotowy.

• Zakres podmiotowy badań (2.1) obejmuje między innymi następujące elementy organizacji przedsiębiorstwa: kierownictwo różnych szczebli, elementy systemu informacyjnego przedsiębiorstwa, komórki sztabowe, komórki marketingowe, pozostałe jednostki organizacyjne uczestniczące pośrednio bądź bezpośrednio w zarządzaniu strategicznym przedsiębiorstwa. Tak szeroki zakres podmiotowy badań wynika z przekrojowego ujęcia problematyki zarządzania strategicznego przedsiębiorstwem.
• Zakres przedmiotowy badań (2.2) dotyczyć będzie przede wszystkim identyfikacji następujących elementów: rodzajów decyzji podejmowanych w przedsiębiorstwie, informacji wewnętrznych, struktury organizacyjnej, przebiegów informacyjnych, dokumentacji organizacyjnej, szczegółów dotyczących wykorzystania technicznych środków gromadzenia i przekazu informacji, itp.

Etap III - Identyfikacja

Po określeniu zakresu badań następuje etap identyfikacji (3), podzielony na dwa elementy:.

• identyfikacja potrzeb informacyjnych - podczas identyfikacji potrzeb informacyjnych (3.1) niezbędne jest zgromadzenie danych dotyczących poszczególnych uczestników procesu informacyjnego, w szczególności na szczeblu zarządzania strategicznego, ale również pozostałych jednostek, których zadaniem jest zasilanie informacyjne kierownictwa tego szczebla. Zastosowane na tym etapie metody badawcze powinny obejmować metody bezpośrednie: kwestionariusz, wywiad, obserwację pracownika w trakcie pracy z informacjami, wywiady z przełożonymi, podwładnymi, współpracownikami, itp.; oraz metody pośrednie: opisy stanowisk pracy, analiza raportów otrzymywanych przez pracownika, analiza zapytań generowanych przez pracownika, analiza dokumentów wykorzystywanych w pracy, analiza dziennika aktywności pracownika. W rozmowach z użytkownikami należy zwracać uwagę na: jego miejsce w strukturze organizacyjnej, pełnione funkcje, członkostwo w grupach i komitetach, wykorzystywane kanały informacyjne, preferowane medium przekazu, preferencje odnośnie formy przekazywanej informacji, potrzeby dotyczące aktualności informacji, przykłady rozwiązanych (lub też nierozwiązanych) przez pracownika problemów, poziom odpowiedzialności za podejmowane decyzje, itp. Efektem tego etapu powinny być wstępne informacje o brakach i niesprawnościach systemu informacyjnego oraz lista postulowanych informacji niezbędnych do rozwiązywania problemów decyzyjnych.
• identyfikacja potencjalnych źródeł informacji - równocześnie z prowadzeniem badań wśród użytkowników informacji, należy dokonać identyfikacji potencjalnych źródeł informacji (3.2) z uwzględnieniem źródeł wewnętrznych i źródeł zewnętrznych. Odróżnić należy dwa podstawowe rodzaje źródeł informacji: pierwotne i wtórne. Gdzie źródłami pierwotnymi są realne obiekty, procesy lub zdarzenia postrzegane przez odbiorcę. W przypadku źródeł wtórnych nie ma bezpośredniego kontaktu odbiorcy informacji z obiektem, procesem lub zdarzeniem gospodarczym. Informacja jest dostarczana przez źródło wtórne po zarejestrowaniu i przetworzeniu, dlatego też należy tutaj zwracać szczególną uwagę na wiarygodność takich źródeł. Należy tutaj scharakteryzować podstawowe formy i odmiany informacji: teoretyczne, eksperymentalne, techniczne, przeglądowe, zagregowane, szczegółowe, opinie, punkty widzenia, itp. Następnie należy dokonać przeglądu wszelkich możliwych źródeł informacji niezbędnej dla zarządzania strategicznego oraz ocenić je ze względu na kryteria takie jak: dostępność, aktualność, koszt,cena, jakość, itp. Efektem tego etapu powinna być proponowana lista źródeł informacji optymalnych ze względu na przyjęte kryteria oceny i wymagania procesu zarządzania strategicznego.

Etap IV - Analiza potrzeb informacyjnych i sposoby ich zaspokajania

Ostateczne wnioski będące rezultatem postępowania badawczego są efektem realizacji fazy analizy potrzeb informacyjnych i sposobów ich zaspokajania (4) - gdzie zostaną porównane zidentyfikowane wcześniej potrzeby informacyjne pracowników z optymalnymi możliwościami ich zaspokojenia. Istotną na tym etapie czynnością jest klasyfikacja rodzajów decyzji (4.1) podejmowanych przez pracowników. Należy dokonać możliwie pełnego przeglądu występujących problemów decyzyjnych, wraz z wymaganiami informacyjnymi koniecznymi do ich rozwiązania. Konieczne jest określenie priorytetów poszczególnych grup problemów decyzyjnych. Kolejnym elementem analizy jest kategoryzacja potrzeb informacyjnych (4.2), która powinna dotyczyć poszczególnych jednostek systemu zarządzania strategicznego. Należy tutaj przedstawić hierarchię potrzeb poszczególnych pracowników, zidentyfikować rodzaj i naturę występujących potrzeb, określić formę przekazu informacyjnego, określić zakres i poziom szczegółowości wymaganych informacji, określić medium przekazu i ilość jednorazowo przekazywanej informacji. Ostatnim elementem procedury analitycznej jest klasyfikacja źródeł informacji (4.3) gdzie należy zaproponować kompletną listę źródeł informacji niezbędnych dla zarządzania strategicznego, dokonać szczegółowego opracowania kryteriów oceny poszczególnych źródeł informacji, przeprowadzić ocenę agregatową dostępnych i potencjalnych źródeł informacji.

Etap V - Sporządzenie raportu z badań

Ostatnim etapem analizy i badania potrzeb informacyjnych jest sporządzenie raportu z badań (5), który powinien prezentować efekty prowadzonych badań zgodnie z założonymi wcześniej celami. Najczęściej raport ten jest punktem wyjścia do dalszych etapów analizy i diagnozy systemów zarządzania czy też do projektowania systemów informacyjnych, więc powinien on między innymi zawierać: zestawienia tabelaryczne decyzja-potrzeba-źródło zaspokojenia, ocenę istniejącego stanu zaspokojenia potrzeb informacyjnych, prezentację niezaspokojonych potrzeb informacyjnych, prezentację i ocenę wykorzystywanych źródeł informacji, prezentację i ocenę niewykorzystywanych, ale potencjalnie przydatnych źródeł informacji, identyfikację nieuświadomionych bądź też nieujawnionych potrzeb informacyjnych, określenie wpływu braku informacji na efektywność podejmowanych decyzji.

Metody stosowane w badaniu potrzeb informacyjnych

• Badanie przez produkt (by product) - Według tej metody właściwym celem jest badanie produktu finalnego, a badanie potrzeb jest działaniem ubocznym, stosowana jest w tworzeniu podsystemów problemowych. Zaletami badania przez produkt są między innymi: mała pracochłonność, stosunkowo krótki czas prowadzenia badań. Największą wadą jest to że potrzeby decydentów w większości przypadkach są tylko częściowo zaspokajane.
• Całościowe studium (Total study) - to metoda, która bada dużą grupę kadry kierowniczej, głównym celem jest przeprowadzenie analizy porównawczej opierając się na określonych różnicach z istniejącym systemem. Stosuje się ją do określenia obszarów ważnych sfer działalności, zużywa to jednak dużo środków. Kolejną wadą jest to że nie ma pewności czy potrzeby zostały ustalone kompleksowo.
• Badania czynników warunkujących powodzenie (critical success factors) - metoda polegająca na ustaleniu stałych obszarów działania będących pod kontrola kierownictwa przedsiębiorstwa. To badanie ma na celu analizę stanu zaawansowania wykonywanych zadań, umożliwia bieżącą ocenę skuteczności zarządzania, pozwala na założenie prawidłowo zbudowanej hierarchii, jednak jest to proces bardzo pracochłonny.
• Badanie właściwości informacji (business information characterisation study) - tzw. unikatowe zasoby określa się w oparciu o model informacyjny przedsiębiorstwa, umożliwia to między innymi analizę istniejących zbiorów danych i problemów, na które napotyka się kierownictwo. Buduje zbiory rzadkich identyfikatorów określających przedmioty zarządzania w przedsiębiorstwie. Identyfikator wraz ze łączącymi się z nim danymi stanowi "zasób" złożony z rzeczywistych danych, ułatwia to szybsze wykrycie problemów związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Zaletami tej metody jest likwidacja rozziewu informacji między systemami informacyjnymi a potrzebami, umożliwia skrócenie procesu wykrywania i eliminowania niedostatków informacji, których nie da się rozpoznać drogą kolejnej analizy osobnych systemów użytkowych.
• Model procesu gospodarczego (business process model) - jest skierowany na rozpoznawanie jednostek standardowych, wejściowych i początkujących wytworzenie informacji wejściowych. Model ten jest realizowany w czterech fazach takich jak: stworzenie ogólnego planu, weryfikacja procesów gospodarczych firmy, weryfikacja modelu, dopasowanie odpowiednich procesów gospodarczych do konkretnych jednostek gospodarczych. Metoda ta umożliwia przeniesienie na papier modelu procesów zachodzących w organizacji. Analizuje potrzeby i przepływy informacji, które są związane z tymi procesami. W efekcie proces ułatwia rozpoznanie danych przesyłanych między procesami gospodarczymi [J. Czekaj 2012, s. 76]

Metodyka badania potrzeb informacyjnych — artykuły polecane

System informacyjny negocjacji — Plan audytów — Analiza diagnostyczna — Organizowanie działalności marketingowej — Wdrażanie systemu zarządzania jakością — Planowanie przestrzenne zakładu — Mapa procesów — Audyt logistyczny — DMAIC

Bibliografia

• Czekaj J. (2012), Podstawy zarządzania informacją, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków
• Jaworski J., Kondraszuk T. (2012), Kierunki poszukiwań rozwiązań ewidencyjnych dla gospodarstw rolniczych w świetle wyników badań potrzeb informacyjnych menedżerów małych przedsiębiorstw w Polsce. Zeszyty Naukowe Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie, Ekonomika i Organizacja Gospodarki Żywnościowej, 97, 287-298
• Kłosiewicz-Górecka U. (2015), Źródła informacji i rodzaje potrzeb informacyjnych przedsiębiorstwa oraz przydatność informacji w zarządzaniu firmą, Marketing i Rynek, nr 4
• Woźniak K. (2005), System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków
• Zając A., Kuraś M. (2009), Badanie potrzeb informacyjnych. Zeszyty Naukowe, Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie, nr 770

Autor: Krzysztof Woźniak, Monika Tatka