Audyt logistyczny

Audyt logistyczny
Polecane artykuły
Audyt wewnętrzny (Sławomir Wawak)

Audyt logistyczny Jest przykładem audytu realizowanego zazwyczaj dobrowolnie. Może być przeprowadzony na zlecenie kierownictwa przedsiębiorstwa. Podstawowe cele audytu przeprowadzanego na zlecenie kierownictwa przedsiębiorstwa to przede wszystkim sprawdzenie zgodności posiadanych informacji o wynikach działalności logistycznej ze stanem rzeczywistym, ocena zgodności stanu realizacji procesów z regulaminami, zarządzeniami i procedurami, wskazanie możliwości usprawnienia działań realizowanych w zakresie logistyki, ocena realizacji celów oraz ocena stosowanych mechanizmów kontroli działalności.

Zgodnie z podejściem przedstawionym w pracy B. Krokera [2006] audyt logistyczny powinien dostarczyć informacji o możliwościach i kierunkach poprawy aktualnej sytuacji w systemie logistycznym przedsiębiorstwa i w zakresie procesów realizowanych w tym systemie. Wydane rekomendacje i zalecenia powinny wskazywać na procesy, w których jest możliwe obniżenie lub racjonalizowanie kosztów logistycznych, podniesienie poziomu jakości obsługi klientów (wewnętrznych i zewnętrznych) przedsiębiorstwa oraz przyspieszenie przepływów w systemie logistycznym jednostki, związane z redukcją poziomu zapasów [B. Kroker, 2006, s. 102].

Wobec braku powszechnie przyjętych norm, czy oficjalnie zatwierdzonych certyfikatów audyt logistyczny charakteryzuje się znaczną swobodą zarówno w zakresie projektowania, jak również realizacji i kontroli wykonania. W tablicy zaprezentowano propozycję etapów audytu logistycznego oraz ważniejszych zadań realizowanych w obrębie każdego z nich. Etapy te wyodrębnione zostały na podstawie doświadczeń w zakresie badania organizacji, prezentowanych w literaturze przedmiotu.

Tab. 1. Etapy audytu logistycznego i wyróżnione ważniejsze zadania w ich zakresie

Etapy audytu logistycznego Ważniejsze zadania
Opracowanie
koncepcji audytu logistycznego
  1. ustalenie przesłanek przeprowadzania audytu,
  2. określenie celów audytu,
  3. zaangażowanie naczelnego kierownictwa,
  4. wybór
    audytorów (powołanie zespołu specjalistów z
    
    badanego przedsiębiorstwa lub z zewnątrz),
  5. wyznaczenie
    zakresu badań uwzględniając powiązania przyczynowo -
    skutkowe pomiędzy logistyką a działalnością przedsiębiorstwa
    
    w innych obszarach działalności (zadanie audytorów),
  6. poinformowanie pracowników jednostek audytowanych,
  7. przygotowanie ankiety
    audytoryjnej, której treść powinna odpowiadać
    przyjętemu zakresowi badań i równocześnie uwzględniać
    takie obiekty badawcze jak: znaczenie logistyki w kształtowaniu
    założeń działalności przedsiębiorstwa, zarządzanie
    zasobami ludzkimi, innowacyjność, współpraca z
    dostawcami i odbiorcami, komunikacja wewnątrz badanego
    przedsiębiorstwa oraz w kontaktach z kooperantami, gospodarka
    zapasami, rozliczenia finansowe, gospodarka odpadami (zadanie
    
    audytorów)
Realizacja badań
  1. wykorzystanie
    ankiety do pozyskania informacji umożliwiających identyfikację
    kluczowych kryteriów oceny logistyki w badanym
    
    przedsiębiorstwie,
  2. określenie stanu pożądanego działalności logistycznej,
  3. identyfikacja
    aktualnego stanu logistyki w badanym przedsiębiorstwie
    (pogłębiona analiza przy równoczesnym wykorzystaniu
    
    informacji uzyskanych dzięki ankiecie audytoryjnej),
  4. porównanie
    stanu bieżącego ze stanem postulowanym oraz identyfikacja
    
    różnic na podstawie przyjętych kryteriów oceny,
  5. określenie proponowanych działań korygujących rozbieżności,
  6. opracowanie raportów
    częściowych (jeżeli są wymagane przez zlecającego) oraz
    raportu końcowego, całościowego, który powinien
    uwzględniać cele audytu, zakres, przebieg i wyniki analizy, a
    także wnioski i zalecenia dotyczące eliminowania ewentualnych
    
    zakłóceń
Sprawdzenie
wynikówbadania
  1. ocena poprawności przebiegu postępowania badawczego,
  2. porównanie
    zakresu zgromadzonych informacji z potrzebami wynikającymi z
    
    przyjętych celów audytu,
  3. wskazania dla rozwoju audytu w tej dziedzinie,
  4. monitorowanie efektów usprawnień (w dłuższym okresie)

Źródło: opracowanie własne.

Audyt logistyczny jest źródłem informacji dla pracowników i kadry zarządzającej w przedsiębiorstwie. Dostarcza informacji na temat wymagań klientów, dostawców. Informuje o najważniejszych celach i o zadaniach logistycznych, sile przetargowej przedsiębiorstwa, na jakim poziomie kształtują się koszty logistyczne. Audyt logistyczny obejmuje wszystkie ujęcia logistyki przedsiębiorstwa, tj. bezpieczeństwo, koszty czy elastyczność firmy lub instytucji.(Żebrucki Z., (2012), s. 6)

Ze względu na wybór audytorów w praktyce można wyróżnić dwa sposoby realizacji: we własnym zakresie (określany jako autoaudyt) lub przez specjalistów z zewnątrz [A. Pabian, 1998, s. 234]. Stosując autoaudyt należy utworzyć odpowiedni zespół zadaniowy, w którego składzie znajdą się specjaliści z poszczególnych komórek zajmujących się działalnością logistyczną. Zespół taki może zostać wyodrębniony w oparciu o modele organizacji macierzowej, w której członkowie zespołu podlegają równocześnie kierownikowi zespołu i kierownikowi jednostki macierzystej lub organizacji zadaniowej, gdzie uczestnicy wyłączeni są całkowicie ze swoich codziennych zadań na czas pracy w zespole. Po zakończeniu prac zespół taki ulega rozwiązaniu, a jego członkowie powracają na dotychczasowe stanowiska pracy. Zasadniczym mankamentem autoaudytu jest jednak trudność w zapewnieniu obiektywizmu oceny.

W przypadku powierzenia prac badawczych specjalistom z zewnątrz powinni oni uwzględnić znaczenie, jakie dla zapewnienia odpowiedniej jakości i zakresu pozyskiwanych informacji ma współuczestnictwo specjalistów z komórek zajmujących się działalnością logistyczną w badanym przedsiębiorstwie. Obok odpowiedniego doświadczenia atutem pracowników badanej jednostki jest także znajomość jej specyfiki. Należy uzupełnić, że audytorami zewnętrznymi mogą być także pracownicy przedsiębiorstw współpracujących z badaną jednostką, kiedy konieczne jest wspomniane już dostosowanie partnerów w zakresie realizowanych procedur, posiadanego wyposażenia, świadczonych usług itp.

Przyjmując, że działalność logistyczna dotyczy przepływów dóbr, informacji oraz środków finansowych przez fazy zaopatrzenia, wytwarzania i dystrybucji, każde z wymienionych zagadnień powinno zostać poddane odrębnej analizie dla uzyskania pełniejszej informacji o całości. Koniecznym jest również zapewnienie systematyczności realizacji audytu.

Wyznaczając odpowiedni punkt odniesienia można posłużyć się obowiązującymi normami w zakresie zarządzania jakością, ale nie obejmują one jednak wszystkich obszarów w zakresie logistyki przedsiębiorstwa [W. Stelzle, 2000, s. 10]. Tworząc obraz stanu pożądanego działalności logistycznej można także wykorzystać klasyczną koncepcję trójkąta Nadlera (zwanej też koncepcją systemu idealnego Nadlera).

W określaniu punktu odniesienia użyteczny jest również benchmarking. Biorąc pod uwagę odmienne warunki funkcjonowania na różnych rynkach poszukiwanie wzorców powinno jednak zostać ograniczone do tej samej branży. Zasadniczą trudność może jednak stanowić pozyskanie stosownych informacji od konkurentów. Sposobem na przekonanie potencjalnego partnera jest zapewnienie wzajemnej wymiany doświadczeń.

Zgodnie z podejściem przedstawionym w pracy B. Krokera [2006], głównymi elementami raportu końcowego powinno być przedstawienie sytuacji bieżącej w zakresie logistyki jako całości lub w wybranym zakresie działań, którego dotyczył audyt, jak również stanu rekomendowanego (docelowego), do którego powinno przedsiębiorstwo dążyć. Raport końcowy powinien zawierać także informacje o warunkach, które powinny zostać spełnione, aby rekomendowany stan docelowy osiągnąć. Warunki takie mogą dotyczyć zmian organizacyjnych, doboru odpowiednich elementów infrastruktury, szkolenie personelu, przewidywanych nakładów związanych z wprowadzaniem zmian, informacji o działaniach, które powinny zostać podjęte, aby usprawnić przepływy dóbr i informacji.

Cele audytu logistycznego

  • Kreowanie procesów logistycznych, których stopień zapewni poziom produktu logistycznego, dzięki temu trwale zaspokoi aktualne i przyszłe oczekiwania klienta.
  • Zapewnia stałe utrzymanie i uzyskiwanie zamierzonej jakości przez wypracowanie uwarunkowania logistycznego przedsiębiorstwa.
  • Zapewnienie właściwych relacji z kontrahentami biznesowymi
  • Rozpoznanie luk pomiędzy aktualnymi a spodziewanymi wynikami działalności logistycznej. (Gajewski R., Połoz W., Zowada K., 2016, s. 312-313)

Audyt logistyczny jest to analiza procesów logistycznych względem

  • Jakości
  • Wydajności
  • Produkcyjności
  • Zastosowanych technologii
  • Oddziaływanie uwarunkowań zewnętrznych
  • Rozpoznanie wąskich gardeł toku procesów logistycznych (Gajewski R., Połoz W., Zowada K., 2016, s. 313)

Zasady wprowadzenia audytu logistycznego

  • Obiektywność – faktyczne odzwierciedlenie faktów które zostały stwierdzone podczas audytu.
  • Tajność informacji handlowych.
  • Niezależny audytor – ważne, aby osoba która wykonuje audyt nie była powiązana z osobami trzecimi mogącymi mieć korzyści z wyniku
  • Audytor nie może być pracownikiem firmy, w której jest przeprowadzany audyt.
  • Raport końcowy z przeprowadzonego audytu powinien być sprawdzony pod kątem formalnym i merytorycznym przez przynajmniej jednego audytora zewnętrznego. (Gajewski R., Połoz W., Zowada K., 2016, s. 313)

Bibliografia

  • Gajewski R., Połoz W., Zowada K., (2016), Audyt wybranych obszarów logistyki przedsiębiorstwa produkcyjnego , Publikacja Łódź, s. 312-313
  • Kroker B., (2006) Mapowanie jako narzędzie audytu logistycznego, Eurologistics, nr 5/2006
  • Pabian A., (1998) Audyting logistyczny przedsiębiorstwa, w: Gospodarka Materiałowa i Logistyka, nr 11/1998
  • Stelzle W., (2000) Audyt logistyczny - instrument oceny partnerów w łańcuchach dostaw, część 1 i 2, Logistyka, nr 3 i 4, 2000
  • Twaróg J., (1998) Koncepcja zastosowania audytu logistycznego w przedsiębiorstwie przemysłowym, w: Gospodarka Materiałowa i Logistyka, nr 7 i 8/1998
  • Żebrucki Z., (2012), Rola audytu w usprawnianiu systemu logistycznego przedsiębiorstwa, Publikacja Politechnika Śląska, s. 6

Autor: Tomasz Małkus, Aleksandra Łuszczyszyn