Zarządzanie przez wyjątki

Zarządzanie przez wyjątki należy do grupy metod zarządzania usprawniających pracę kierowniczą. Podstawową cechą tej metody jest koncentrowanie się w danej organizacji przede wszystkim na kontroli odchyleń od zadanych stanów.

Zarządzanie przez wyjątki może zatem być rozumiane jako interweniowanie tylko w razie wystąpienia odchyleń i interweniowanie tylko w wybranych obszarach aktywności przedsiębiorstwa.

Nie jest konieczne, aby kierownik posiadał szczegółowe rozeznanie w całości problematyki podlegającego mu zakresu zadania Poza tym nie wszystkie sprawy mają jednakowe znaczenie: jedne są mniej a drugie bardziej ważne, dlatego też nie wymagają jednakowej uwagi ze strony kierownictwa.

Etapy wdrożenia

Procedura projektowania i wdrażania systemu zarządzania przez wyjątki obejmują trzy podstawowe etapy:

1. Pierwszy etap sprowadza się do wyboru przez kierownictwo organizacji lub przez zespół projektujący system spośród celów pośrednich danej organizacji tych celów, które w sposób zasadniczy determinują osiągnięcie celów końcowych.
2. Drugim etapem w budowie systemu zarządzania przez wyjątki jest określenie przez kierownictwo (zespół projektujący system) stopnia dopuszczalnego odchylenia (stopnia nieosiągnięcia celu) dla każdego z wybranych celów pośrednich oraz określenie zestawu możliwych do wykonania przedsięwzięć w razie przekroczenia granicy tolerancji.
3. Trzeci etap zarządzania przez wyjątki sprowadza się do fazy wdrożenia i właściwej fazy realizacji, w których kierownik danego szczebla monitoruje proces i w odpowiedni sposób interweniuje w razie wystąpienia odmiennych odchyleń.

Zalety i wady

Zalety zarządzania przez wyjątki:

• oszczędność czasu pracy kierownictwa, zwłaszcza wyższych szczebli zarządzania, głównie dlatego, że jest ono informowane o problemach "dołów" organizacji w sytuacjach naprawdę wyjątkowych, wyraźnie zdefiniowanych i przekraczających kompetencje i możliwości działania wszystkich niższych ogniw zarządzania
• możliwość koncentracji pracy naczelnego kierownictwa na problemach typu strategicznego i rozwojowego oraz tylko na tych wyjątkach, które zostały zastrzeżone do rozwiązywania przez wyższe szczeble zarządzania
• możliwość oddzielenie spraw istotnych od spraw drugorzędnych

Wady zarządzania przez wyjątki:

• trudności w jednoznacznym i stabilnym podziale zadań między kierownikami a podwładnymi
• niecierpliwość kierowników, którzy próbują interweniować i integrować w działalność swoich podwładnych
• większa skłonność kierowników do identyfikowania "wyjątków" negatywnych prowadząca do zaprzepaszczenia pojawiających się także szans i okazji.

Zarządzanie przez wyjątki przynosi najlepsze wyniki w działach handlowych, finansowych, produkcji, w których najczęściej występują sytuacje powtarzalne, standardowe i realizowane są zadania wysoce ustrukturyzowane.

Implementacja zarządzania przez wyjątki w praktyce

Przed wdrożeniem metody zarządzania przez wyjątki konieczne jest przeprowadzenie analizy i oceny potrzeb organizacji. W tym kroku należy ustalić, czy metoda ta jest odpowiednia dla danej organizacji oraz jakie konkretne korzyści może przynieść. Analiza powinna uwzględniać specyfikę branży, charakter działalności, cele organizacji oraz jej strategię rozwoju.

Następnym krokiem jest określenie obszarów działalności przedsiębiorstwa, które wymagają większej kontroli i monitorowania. To w tych obszarach należy wprowadzić metody zarządzania przez wyjątki. Wybór tych obszarów powinien być oparty na analizie ryzyka oraz priorytetach organizacji.

Ważnym elementem implementacji zarządzania przez wyjątki jest określenie granic tolerancji dla odchyleń od planu. Należy ustalić, jakie odchylenia są akceptowalne i w jakim stopniu mogą wpływać na realizację celów organizacji. Ponadto, warto wyznaczyć cele pośrednie, które będą służyć jako punkty odniesienia przy monitorowaniu postępów.

Aby skutecznie monitorować i reagować na odchylenia, niezbędne jest wykorzystanie odpowiednich narzędzi i systemów informatycznych. W tym kroku należy zidentyfikować narzędzia, które będą wspierać proces zarządzania przez wyjątki, takie jak systemy raportowania, analizy danych czy monitoringu działalności przedsiębiorstwa.

Ostatnim krokiem implementacji zarządzania przez wyjątki jest skuteczne monitorowanie, analiza i reagowanie na odchylenia od planu. W tej fazie należy regularnie sprawdzać wskaźniki wydajności, analizować odchylenia i podejmować odpowiednie działania korygujące. Ważne jest również efektywne komunikowanie informacji o odchyleniach i działań podejmowanych w celu ich naprawy.

Wykorzystanie zarządzania przez wyjątki w zarządzaniu projektami

W zarządzaniu projektami metoda zarządzania przez wyjątki może być szczególnie przydatna. Warto identyfikować kluczowe wskaźniki wydajności, które wskazują na odchylenia od planu. Dzięki temu można skutecznie monitorować postępy projektu i reagować na ewentualne problemy.

Ważnym elementem zarządzania projektami z wykorzystaniem zarządzania przez wyjątki jest opracowanie planów działania na wypadek wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności. Planowanie awaryjne pozwala szybko reagować na nieoczekiwane sytuacje i minimalizować ich wpływ na realizację projektu.

Kiedy wystąpią odchylenia od planu, niezbędne jest skuteczne reagowanie. W tym celu warto wykorzystać narzędzia takie jak analiza przyczyn odchyleń, identyfikacja alternatywnych rozwiązań oraz ocena ich skuteczności. Dobre reagowanie na odchylenia pozwala utrzymać projekt na właściwej ścieżce i zminimalizować opóźnienia.

Ważnym aspektem zarządzania projektami z wykorzystaniem zarządzania przez wyjątki jest skuteczna komunikacja z interesariuszami projektu. W przypadku wystąpienia odchyleń od planu, należy informować interesariuszy o sytuacji oraz podejmowanych działaniach mających na celu naprawienie odchyleń. Komunikacja pozwala utrzymać zaufanie interesariuszy i zminimalizować negatywny wpływ odchyleń na projekt.

Metoda zarządzania przez wyjątki może być również wykorzystana do ciągłego doskonalenia procesu zarządzania projektami. Analiza odchyleń, reakcja na nie oraz wnioski wyciągnięte z ich przyczyn pozwalają na identyfikację obszarów, które wymagają usprawnienia. Dzięki temu organizacja może stale doskonalić swoje metody zarządzania projektami.

Wyzwania i przyszłość zarządzania przez wyjątki

Wdrożenie metody zarządzania przez wyjątki wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Należy przewidzieć potencjalne trudności i przygotować odpowiednie strategie ich rozwiązania. Wyzwania mogą wynikać z braku dostępnych danych, trudności w identyfikacji wskaźników wydajności czy oporu pracowników przed zmianą.

Rozwój technologii ma duży wpływ na skuteczność i efektywność zarządzania przez wyjątki. Nowe narzędzia informatyczne, takie jak systemy monitoringu czasu rzeczywistego, sztuczna inteligencja czy analiza Big Data, mogą znacznie ułatwić proces monitorowania, analizy i reagowania na odchylenia. Wykorzystanie nowych technologii pozwala organizacjom uzyskać przewagę konkurencyjną i lepiej radzić sobie z nieprzewidzianymi sytuacjami.

Metoda zarządzania przez wyjątki może być również stosowana w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi. W przypadku odchyleń od oczekiwanych wyników czy problemów w pracy zespołu, można zastosować metody zarządzania przez wyjątki, takie jak szkolenia, coaching czy zmiany w procesach pracy. Wykorzystanie tej metody pozwala na efektywne reagowanie na problemy związane z zasobami ludzkimi i poprawę wyników organizacji.

Metoda zarządzania przez wyjątki może być również skutecznym narzędziem w procesie zarządzania ryzykiem w organizacji. Pozwala ona na skuteczne monitorowanie, analizę i reagowanie na potencjalne zagrożenia. Dzięki temu organizacja może minimalizować ryzyko wystąpienia niekorzystnych sytuacji i lepiej chronić swoje interesy.

Metoda zarządzania przez wyjątki ma duży potencjał rozwojowy. Przyszłość tej metody leży w dalszym rozwijaniu narzędzi i technologii, które wspierają proces monitorowania, analizy i reagowania na odchylenia. Ponadto, można oczekiwać, że metoda ta będzie coraz szerzej stosowana w różnych obszarach zarządzania, takich jak zarządzanie jakością, zarządzanie ryzykiem czy zarządzanie procesami. Zarządzanie przez wyjątki staje się coraz bardziej nieodzowne w zmiennym i nieprzewidywalnym środowisku biznesowym.

Zarządzanie przez wyjątki — artykuły polecane

Macierz reagowania na ryzyko — Przedsięwzięcie — Struktura projektowa — Controller — Plan — Struktura promienista — Struktura macierzowa — Metody integracji pracowników — Metoda prognostyczna

Bibliografia

• Krupski R. (2002), Metody zarządzania przedsiębiorstwem w przestrzeni marketingowej, Akademia Ekonomiczna we Wrocławiu, Wrocław
• Mroziewski M. (2005), Style kierowania i zarządzania. Wybrane koncepcje, Difin, Warszawa

Autor: Katarzyna Łebek