Impreza turystyczna

Impreza turystyczna - jest produktem turystycznym, który składa się z zestawu kilku usług lub usług dóbr materialnych (rzeczy) oferowanych przez organizatorów turystyki (turoperatorów lub agentów). (Z. Kruczek i in. 2012, s. 265). Odpowiednikiem imprezy turystycznej są m. in wycieczki. Na rynku należy do najbardziej powszechnego rodzaju produktów turystycznych (Z. Kruczek i in. 2012, s. 265). Impreza turystyczna oznacza pakiet turystyczny, który obejmuje zakwaterowanie i transport. (O. Artyshuk 2010, s. 3)

TL;DR

Impreza turystyczna to pakiet turystyczny oferujący zakwaterowanie i transport. Istnieje wiele kategorii imprez turystycznych, takich jak imprezy krajowe i zagraniczne, wyjazdowe i przyjazdowe, własne i zlecone, indywidualne i grupowe, oraz pobytowe, objazdowe i objazdowo-pobytowe. Istnieją także specyficzne typy imprez, takie jak imprezy lokalne, cykliczne i typu study tour. Organizowanie imprezy turystycznej obejmuje etapy przygotowania, zbytu, wykonania i rozliczenia. Promocja imprez turystycznych odbywa się poprzez reklamę, public relations, sprzedaż osobistą i promocję sprzedaży. Obsługę imprez turystycznych zapewnia pilot, a transport jest ważnym elementem imprezy. Bezpieczeństwo jest niezbędnym elementem imprezy turystycznej, szczególnie w przypadku dzieci i młodzieży.

Kategorie imprez turystycznych

Kryterium	Podział
Miejsce docelowe imprezy	Imprezy: krajowe, zagraniczne
Kierunek w stosunku do organizatora	Imprezy: wyjazdowe, przyjazdowe
Odbiorca imprezy	Imprezy: własne, zlecone
Wielkość grupy	Imprezy: indywidualne, grupowe
Charakter imprezy	Imprezy: pobytowe, objazdowe, objazdowo-pobytowe

Źródło: (B. Meyer i in. 2015, s. 103)

Istnieją także specyficzne typy imprez turystycznych:

1. Imprezy lokalne (fakultatywne) - są dodatkiem do podstawowej oferty programu, urozmaicając ją. Imprezy te wymagają dodatkowych opłat. Turysta może z nich dobrowolnie skorzystać podczas pobytu (Z. Kruczek i in. 2012, s. 267)
2. Imprezy cykliczne - należą do nich różnego rodzaju targi czy imprezy związane z danym regionem. Posiadają stały termin, a przebieg wydarzenia wiąże się z celem podróży (Z. Kruczek i in. 2012, s. 267). Imprezę można uzyskać z wielu źródeł, np. u organizatora lub za pomocą pośrednika (B. Meyer i in. 2015, s. 104)
3. Imprezy typu study tour - zorganizowane są w celu podszkolenia w zakresie organizowania imprez turystycznych, wskazania na istotę poziomu standardu ofert i zareklamowania produktów turystycznych. Uczestnikami są różne grup, np. agenci, którzy sprzedają imprezy lub dziennikarze (Z. Kruczek i in. 2012, s. 267)

Proces organizowania imprezy turystycznej

Każdy turysta może zakupić gotową imprezę turystyczną przygotowaną w biurze podróży lub zaplanować ją sam. Wiąże się to z poświeceniem czasu, ale w zamian można zaplanować podróż marzeń według własnych upodobań i w granicach możliwości finansowych. Stworzenie określonej imprezy turystycznej przez organizatora uwzględnia kilka etapów:

• 1. Przygotowanie, w skład którego wchodzą:
• Zaplanowanie imprezy - polega na dokonaniu wyboru odnośnie charakteru i typu imprezy. Podczas tego etapu można sugerować się opiniami i potrzebami klientów lub ofertą konkurentów. Należy określić grupę docelową oraz przeprowadzić diagnozę środowiska, będącego miejscem pobytu.
• Ustalenie harmonogramu - dotyczy głównie ustalenia szczegółowego porządku przebiegu wycieczki. Impreza powinna mieć chwytliwe hasło, reklamujące tematykę imprezy. Ważne jest ustalenie trasy z podaniem atrakcji, które będą zwiedzane wraz z ich krótkim opisem. Istotnym elementem programowania jest poinformowanie o imprezach fakultatywnych, które można zakupić oraz podanie środków transportu uzależnionych od standardu podróży. Podczas każdej imprezy turystycznej należy wyznaczyć czas wolny dla uczestników i podać o tym informacje w planie.
• Dokonanie kalkulacji - przekazuje informacje na temat poziomu kosztów i tworzy możliwość określenia cen. Cena jest czynnikiem, który zachęca bądź wręcz przeciwnie zraża turystów. Dlatego bardzo ważna jest umiejętność jej określenia. Konieczne są szczegółowe dane, aby kalkulacja przebiegła poprawnie. Koszt imprezy turystycznej zależy w dużej mierze od rodzaju imprezy. Kalkulacje tworzą następujące elementy: koszty usług, marża biura turystycznego [narzut do kosztów świadczeń imprezy (B. Meyer i in. 2015, s. 110)], stawka akwizycyjna jeśli sprzedażą zajmuje się agent i podatek od towarów i usług (VAT).
• Rezerwacja świadczeń - biura turystyczne podpisują umowy z kontrahentami, którzy wykonują usługi dla klientów biura. Można dokonać zamówienia usługi bazując na umowie o współpracę, umowie-zlecenia, umowie czarterowej i allotmentu lub w formie zapytania o usługę.
• 2. Zbyt (sprzedaż)
• Określenie pomysłu na reklamę
• Sporządzenie ogłoszeń dotyczących imprezy turystycznej
• Rozpoczęcie sprzedaży

Źródło: (B. Meyer i in. 2015, s. 104-108, 110, 114-116)

Sprzedaż to czynność związana zarówno z zawarciem umowy przez zleceniodawcę przy imprezach zleconych, jak i cały zespół działań związanych ze sprzedażą imprez własnych.(Z. Kruczek i in. 2012, s. 293). Bardzo ważnym elementem opracowania imprezy turystycznej jest stworzenie informacji, która ma zachęcić klienta do zakupu. Tworzy się w tym celu broszury lub katalogi. Kluczowym składnikiem sprzedaży jest dystrybucja. Wskazuje się na dwa rodzaje kanałów dystrybucji: bezpośredni (podczas sprzedaży producent ma bezpośredni kontakt z klientem) i pośredni (sprzedaż z udziałem agenta). (Z. Kruczek i in. 2012, s. 293-294). Do narzędzi służących przyciągnięciu klientów i sprzedaży należą:

• sprzedaż grupowa
• sprzedaż bezpośrednia
• sprzedaż w postaci odpowiedzi na różne zabiegi promocyjne
• sprzedaż na targach, wystawach czy giełdach
• sprzedaż internetowa

(Z. Kruczek i in. 2012, s. 295-296).

• 3. Wykonanie
• Zebranie i wyjazd turystów
• Wykonanie usług według przyjętego planu
• Powrót
• 4. Zestawienie wpływów i poniesionych kosztów, czyli rozliczenie

(B. Meyer i in 2015, s. 104-108, 110, 114-116)

Promocja imprez turystycznych

Nadrzędnym działaniem podczas kreowania strategii promocyjnej jest ustalenie grupy odbiorców, ponieważ bardzo ważne jest, aby nie tworzyć oferty dla ludzi mających inne oczekiwania i potrzeby. Następnie trzeba uzgodnić cel działań. Może to być nakłanianie, powiadamianie. Należy określić media, będące połączeniem z odbiorcami. Są to tzw. kanały komunikacji. Wyróżniamy dwa typy komunikacji: osobowa (np. informacje dostarczane za pomocą poczty) i nieosobowa (np. gazety). (Z. Kruczek i in. 2012, s. 297-298).

Kategorie narzędzi promocyjnych:

• reklama
• public relations
• Sprzedaż osobista
• Promocja (aktywizacja) sprzedaży

(Z. Kruczek i in. 2012, s. 299).

Obsługa imprez turystycznych

Pilot - jest osobą, która na podstawie umowy podpisanej z biurem podróży, dba o odpowiednią realizację usług uwzględnionych w planie wycieczki. Do jego zadań należy przewodzenie wycieczce, sprawowanie opieki nad turystami, udzielenie informacji na temat obowiązujących przepisów, zapoznawanie uczestników z dziedzictwem kulturowym zwiedzanych obszarów, poszerzanie programu o dodatkowe atrakcje.

Prawa pilota:

1. Przewodniczenie wycieczkom, imprezom na podstawie umowy z biurem
2. Decydowanie w obszarze określonym przez zleceniodawcę

(Z. Kruczek i in. 2011, s. 57)

Transport

Na wybór środka transportu wpływa jego jakość, cena, długość trasy oraz to w jakim celu jedziemy do danego miejsca. Ważna jest również kwestia poczucia bezpieczeństwa, czy jest to okres sezonowy czy miesiące, w których mniejsza liczba ludzi wyjeżdża, a także prędkość z jaką się poruszamy. Środek transportu odgrywa dużą rolę w sprzedaży, ponieważ jego wybór decyduje o cenie produktu turystycznego. Turysta podczas pobytu może poruszać się za pomocą podstawowych (np. samochód) lub pomocniczych (np. komunikacja miejska) środków transportu (B. Meyer i in. 2015, s. 158-159).

Bezpieczeństwo jako niezbędny element imprezy turystycznej

Zachowanie zasad bezpieczeństwa dotyczy przejazdu do miejsca docelowego, wyboru noclegów czy przekazania wiadomości odnośnie imprezy turystycznej. Istotną kwestią jest stosowanie się kierowcy do zasad określających czas jego pracy. Zapewnia to bezpieczeństwo podczas podróży. W przypadku dzieci oraz młodzieży należy stosować zaostrzone zasady bezpieczeństwa spowodowane wiekiem uczestników (B. Meyer 2015, s. 130-132)

Impreza turystyczna — artykuły polecane

Marketing usług — Marketing kultury — Targi — Handel detaliczny — Strategia promocji — Marketing mix w zakresie usług non-profit — Informacja turystyczna — Wynajem długoterminowy — Zasady projektowania kanałów dystrybucji

Bibliografia

• Artyshuk O. (2010). Indywidualne pakiety turystyczne w turystyce kulturowej, Turystyka Kulturowa, nr 9
• Kruczek Z. (red.) (2011), Kompendium pilota wycieczek, Proksenia, Kraków
• Kruczek Z. (red.) (2012), Obsługa ruchu turystycznego, Proksenia, Kraków
• Maciąg J. (2015), Jakość sieciowego produktu turystycznego - definiowanie, wymiary i cechy jakości, Studia Ekonomiczne. Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach, nr 215
• Meyer B. (red.) (2015). Obsługa uczestników turystyki i rekreacji, Difin, Warszawa
• Ustawa z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych Dz.U. 2017 poz. 2361

Autor: Magdalena Nowak

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.