Nota kredytowa

Nota kredytowa - inaczej nazywana notą uznaniową (z ang. credit note); to jeden z dokumentów handlowych, wystawiony przez dostawcę (wierzyciela) dla nabywcy towarów (dłużnika), informujący o zmianach w wysokości należności (długu) np. związanych z korektami błędów itp. Notę kredytową stosuje się do transakcji, które nie podlegają podatkowi VAT.

Wystawianie noty kredytowej

Nota kredytowa jest wystawiana w postaci pisemnej. Jest to jeden z podstawowych dokumentów w obrocie handlowym, który koryguje wewnątrzwspólnotowy obrót towarami (w obrocie krajowym to "faktura korygująca").

Notę kredytową wystawia się w sytuacjach gdy:

• zostanie udzielony przez dostawcę rabat z tytułu wcześniejszej zapłaty (bonifikaty, skonta, upusty, obniżki cen),
• zostaną zwrócone przez nabywcę zakupione towary lub opakowania,
• zostaną zwrócone przez nabywcę zakupione, lecz uszkodzone i/lub niekompletne towary,
• zostaną pobrane nienależne kwoty (np. błąd w cenie).

Wystawiając notę kredytową należy pamiętać o zawarciu w dokumencie takich elementów jak:

• wyrażenie "nota kredytowa" lub "credit note",
• numer kolejny noty kredytowej,
• data wystawienia noty kredytowej,
• dane odbiorcy: nazwa (lub imię i nazwisko), adres oraz numer NIP,
• dane dostawcy: nazwa (lub imię i nazwisko), adres oraz numer NIP,
• data dokonania i/lub zakończenia dostawy towarów,
• wartość wystawionej noty kredytowej,
• waluta wystawionej noty kredytowej,
• metoda oraz termin płatności noty kredytowej

W sytuacji, gdy nota kredytowa wystawiana jest z przyczyny udzielenia rabatu (upustu/obniżki ceny) przez dostawcę towarów, a rabat ten dotyczy wszystkich dostaw towarów, jakie były dokonane na rzecz jednego nabywcy w określonym czasie to nota kredytowa dodatkowo powinna zawierać:

• powinna zawierać wskazanie okresu czasowego, do którego rabat się odnosi,
• nie musi zawierać nazw towarów, które są objęte rabatem.

Rozliczanie noty kredytowej

Notę kredytową rozlicza się w różnych terminach. Sposób rozliczania noty jest związany z przyczyną jej wystawienia. Istnieją trzy terminy rozliczania:

1. pierwotna data obowiązku podatkowego - gdy zaistnieje błąd przy wystawieniu faktury pierwotnej spowodowany np. podaniem niewłaściwej ceny lub udzieleniem rabatu,
2. data otrzymania noty kredytowej - gdy zostanie uznana reklamacja towarów,
3. data zwrotu towarów - gdy zostaną zwrócone uszkodzone (wadliwe, niekompletne) towary.

Przy dokonaniu korekty i wystawianiu noty kredytowej w wewnątrzwspólnotowym obrocie handlowym nie jest wymagane otrzymanie przez dostawcę podpisanego przez nabywcę dokumentu korygującego (noty kredytowej). Potwierdzenie odbioru otrzymania noty kredytowej nie jest zatem obligatoryjne, co więcej, można zatem daną notę kredytową (co do zasady) ująć w deklaracji VAT za miesiąc, w którym ten dokument korygujący został wystawiony

Nota kredytowa a debetowa

Przeciwieństwem noty kredytowej w rachunkowości jest nota debetowa. Nota debetowa jest to dokument wystawiany przez nabywcę towarów dla dostawcy towarów. Dokument ten wystawiany jest w sytuacji sporów dotyczących faktury pierworodnej. Spory te dotyczą kosztów i/lub opłat dotyczących transakcji handlowych.

Nazwa noty	Wystawca	Czego dotyczy?
Nota kredytowa	Dostawca	Rabat, upust cenowy, bon, reklamacja uszkodzonych i\lub niekompletnych towarów
Nota debetowa	Nabywca	Koszty i\lub opłaty dotyczące transakcji handlowych

Wpływ noty kredytowej na transakcje handlowe

Skutki wystawienia noty kredytowej dla dostawcy i nabywcy

Wystawienie noty kredytowej ma istotny wpływ na rozliczenia między dostawcą a nabywcą. Gdy wystąpią błędy w pierwotnej fakturze, notę kredytową można wykorzystać do dokonania niezbędnych poprawek. Dostawca może skorygować wartość towaru, ilość lub inne informacje, które zostały źle wprowadzone na fakturze. Nota kredytowa pozwala na dokonanie korekty bez konieczności wystawiania nowej faktury. To ułatwia i przyspiesza proces rozliczeń między stronami transakcji.

Czasami zdarza się, że nabywca przekazuje dostawcy więcej pieniędzy niż to było wymagane przez fakturę. W takiej sytuacji dostawca może wystawić notę kredytową, która pozwoli anulować nadpłatę i zwrócić nabywcy odpowiednią kwotę. Jest to istotne zarówno dla dostawcy, który nie musi zatrzymywać nieuzasadnionej nadpłaty, jak i dla nabywcy, który może odzyskać nadwyżkę środków.

Wpływ noty kredytowej na rozliczenia podatkowe

Noty kredytowe mają również wpływ na rozliczenia podatkowe. W przypadku błędów dotyczących naliczonego lub odliczonego VAT, można skorygować te wartości za pomocą noty kredytowej. Jeśli na fakturze pierwotnej został naliczony zbyt wysoki VAT, notę kredytową można wykorzystać do obniżenia tej kwoty. W przypadku, gdy VAT został naliczony zbyt nisko, notę kredytową można wykorzystać do jego podwyższenia. Poprawne rozliczenie VAT jest istotne zarówno dla dostawcy, jak i dla nabywcy, aby uniknąć problemów z organami podatkowymi.

Wystawienie noty kredytowej wymaga zgłoszenia odpowiednim organom podatkowym. Zarówno dostawca, jak i nabywca muszą poinformować organy podatkowe o wystawionej noty kredytowej. Jest to ważne z punktu widzenia przestrzegania przepisów podatkowych i zapewnienia przejrzystości transakcji handlowych. Zgłoszenie noty kredytowej organom podatkowym pozwala na prawidłowe rozliczenie podatkowe i minimalizację ryzyka ewentualnych komplikacji związanych z nieprawidłowym rozliczeniem.

Nota kredytowa jako narzędzie zarządzania relacjami z klientami

Wystawienie noty kredytowej może być użyte jako narzędzie zarządzania relacjami z klientami. Kiedy wystąpią problemy z transakcją, a klient jest niezadowolony, notę kredytową można wykorzystać do pokazania elastyczności i gotowości do rozwiązania problemu. Dostawca, wystawiając notę kredytową, pokazuje klientowi, że jest skłonny do naprawienia błędu lub niezadowolenia. To buduje zaufanie i pozytywne relacje z klientami.

Wystawienie noty kredytowej jest również istotne z punktu widzenia zabezpieczenia prawnych interesów przedsiębiorstwa. Nota kredytowa jest oficjalnym dokumentem, który potwierdza dokonane korekty lub anulowanie nadpłaty. Jest to ważne w przypadku ewentualnych sporów lub kontroli organów podatkowych. Nota kredytowa stanowi dowód na to, że wszelkie nieprawidłowości zostały naprawione i transakcja została prawidłowo rozliczona.

Wpływ noty kredytowej na transakcje handlowe jest zatem wieloaspektowy. Dotyczy zarówno dostawców, jak i nabywców, a także ma znaczenie dla rozliczeń podatkowych i zarządzania relacjami z klientami. Może być użyta jako narzędzie do korekty błędów, anulowania nadpłaty, skorygowania VAT oraz zabezpieczenia prawnych interesów przedsiębiorstwa. Wystawienie noty kredytowej wymaga jednak starannego i dokładnego podejścia, aby uniknąć ewentualnych problemów i zapewnić prawidłowe rozliczenie transakcji.

Metody i narzędzia wspomagające zarządzanie notą kredytową

Automatyzacja procesu wystawiania not kredytowych

W dzisiejszych czasach, wraz z rozwojem technologii, wiele firm korzysta z automatyzacji procesów biznesowych, w tym również procesu wystawiania not kredytowych. Automatyzacja tego procesu przynosi wiele korzyści, takich jak oszczędność czasu, eliminacja błędów ludzkich oraz zwiększenie efektywności i dokładności not kredytowych.

Jednym z narzędzi, które wspomaga automatyzację tego procesu, jest wykorzystanie systemu informatycznego do generowania not kredytowych. Dzięki temu narzędziu możliwe jest zautomatyzowanie procesu tworzenia not kredytowych poprzez wprowadzenie odpowiednich danych do systemu, który następnie generuje notę kredytową. Automatyzacja tego procesu pozwala na szybsze i bardziej efektywne wystawianie not kredytowych, a także minimalizuje ryzyko popełnienia błędów.

Elektroniczne przetwarzanie danych i integracja systemów księgowych

Kolejnym narzędziem wspomagającym zarządzanie notą kredytową jest elektroniczne przetwarzanie danych oraz integracja systemów księgowych. Dzięki wykorzystaniu elektronicznych formularzy i dokumentów możliwe jest szybkie i efektywne gromadzenie danych związanych z notami kredytowymi. Elektroniczne formularze i dokumenty umożliwiają również łatwiejsze przekazywanie informacji pomiędzy różnymi działami w firmie, co przyspiesza proces wystawiania not kredytowych.

Ważnym aspektem zarządzania notą kredytową jest również połączenie systemów księgowych z systemem not kredytowych. Integracja tych systemów umożliwia automatyczne przekazywanie danych z systemu księgowego do systemu not kredytowych, co minimalizuje ryzyko popełnienia błędów oraz usprawnia proces zarządzania notami kredytowymi. Dzięki integracji systemów księgowych z systemem not kredytowych możliwe jest również szybkie i łatwe generowanie raportów dotyczących not kredytowych.

Nota kredytowa — artykuły polecane

Faktura VAT — Zasady wystawiania faktur i faktur korygujących — Faktura korygująca — Faktura pro-forma — Paragon — Zaliczka — Podatek VAT - naliczony — Faktura RR — Faktura zaliczkowa

Bibliografia

• Diakun J. (2016) Struktura i zakres norm organizacyjno - systemowych "Inżynieria Przetwórstwa Spożywczego", nr 3/4-2016(19)
• Stelingowska B. (2017) Globalizacja językowo-kulturowa "Literatura i globalizacja"
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535
• Władysiak R. (2002), Wspomaganie komputerowe planowania produkcji żeliwa, Archiwum Odlewnictwa, nr 32/6

Autor: Katarzyna Wojnar