System eProcurement

eProcurement jest to sposób organizacji procesu zaopatrzeniowego w oparciu o rozwiązania systemowe. Charakteryzuje się zautomatyzowanym obiegiem dokumentów pomiędzy kupującym a dostawcami. Pracownicy we wszystkich jednostkach organizacji mają dostęp do jednolitego systemu obsługującego proces zakupów, który obejmuje cały proces od momentu zgłoszenia zapotrzebowania aż do sprawdzenia płatności. Systemy eProcurement są wykorzystywane głównie przez wirtualne platformy B2B - pozwalają one wyselekcjonowanym i zapisanym do platformy uczestnikom na efektywne poszukiwanie kontrahentów. Oprogramowanie typu eProcurement pozwala na lepsze zarządzanie łańcuchem dostaw.

Elementy systemu eProcurement

• System Obsługi Zaopatrzenia
• System Obsługi Zamówień
• System przetargowo-aukcyjny

Korzyści dla kupujących

• Obniżenie kosztów zakupów dóbr i usług o średnio 20% (wykorzystanie siły nabywczej organizacji
• Wspomaganie procesu budżetowania i planowania* Optymalizacja kosztów obsługi procesu zakupowego średnio o 50% (uproszczenie i skrócenie przebiegu procesu zaopatrzeniowego
• Redukcja poziomu stanów magazynowych średnio o 15-30% (zwolnienie powierzchni magazynowej, uwolnienie "zamrożonej" gotówki
• Standaryzacja kupowanego asortymentu
• Kontrola i monitoring wydatków
• Usprawnienie sposobu raportowania
• Standaryzacja procesów (przejrzystość procedur, jednoznaczny zakres kompetencji i odpowiedzialności

Korzyści dla dostawców

Zautomatyzowany obieg dokumentów

System eprocurement umożliwia zautomatyzowany obieg dokumentów, co znacznie ułatwia przepływ informacji między kupującym a dostawcą. Eliminuje konieczność papierowej dokumentacji i przyspiesza proces komunikacji. Dzięki temu, zamówienia i inne dokumenty mogą być szybko przekazywane między stronami, co skraca czas oczekiwania na realizację zamówienia. Automatyczne generowanie i przesyłanie dokumentów pozwala również uniknąć błędów wynikających z ręcznego przepisywania informacji. W rezultacie, relacje z dostawcami stają się bardziej efektywne i zwiększa się efektywność całego procesu zakupowego.

Jednolity system obsługujący proces zakupów

Jednolity system eprocurement umożliwia łatwiejszą współpracę z dostawcami. Dostawcy mają dostęp do aktualnych informacji na temat zapotrzebowań, co pozwala im lepiej planować swoją produkcję i dostawy. Dzięki temu, ryzyko błędów w zamówieniach zostaje zminimalizowane. Dostawcy mają również możliwość monitorowania stanu zamówień i dostaw, co pozwala im szybko reagować na ewentualne problemy. Jednolity system obsługujący proces zakupów ułatwia również negocjacje cenowe i warunków kontraktowych, co prowadzi do budowania długotrwałych i partnerskich relacji z dostawcami.

Planowanie produkcji i dostaw

System eprocurement dostarcza dostawcom informacje o aktualnym zapotrzebowaniu. Dzięki temu, dostawcy mogą lepiej planować swoją produkcję i dostawy, co prowadzi do większej efektywności i redukcji kosztów. Dostawcy mogą dostosować swoje procesy produkcyjne do rzeczywistego zapotrzebowania, co pozwala uniknąć nadmiernych zapasów lub niedoborów. System eprocurement umożliwia również monitorowanie stanu realizacji zamówień, co pozwala na szybką reakcję w przypadku opóźnień czy problemów z dostawami. Dzięki temu, relacje z dostawcami stają się bardziej zrównoważone i efektywne.

Monitorowanie i ocena jakości dostaw

System eprocurement umożliwia monitorowanie jakości dostaw. Dzięki temu, można zarządzać i oceniać dostawców na podstawie ich osiągnięć. System rejestruje informacje dotyczące terminowości dostaw, jakości produktów czy obsługi. Na tej podstawie, można ocenić dostawców i podjąć decyzję o kontynuowaniu lub zmianie współpracy. Monitorowanie jakości dostaw pozwala budować długotrwałe i partnerskie relacje z dostawcami, a także minimalizować ryzyko związane z niską jakością produktów czy nieterminowymi dostawami.

Współpraca i komunikacja

System eprocurement ułatwia współpracę i komunikację między kupującymi a dostawcami. Udostępnia wspólny system, w którym można wymieniać informacje, prowadzić negocjacje i rozwiązywać problemy. Dzięki temu, komunikacja staje się bardziej efektywna i przejrzysta. Kupujący i dostawcy mają dostęp do aktualnych danych i mogą śledzić postęp zamówień w czasie rzeczywistym. Wspólny system eprocurement pozwala również na szybką reakcję na zmienne warunki rynkowe czy zmieniające się potrzeby klientów. W rezultacie, relacje z dostawcami stają się bardziej partnerskie i elastyczne.

Bezpieczeństwo danych w systemie eprocurement

System eprocurement zapewnia bezpieczeństwo danych poprzez stosowanie autoryzacji i uwierzytelniania. Tylko uprawnieni użytkownicy mają dostęp do systemu, co minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu do danych. Użytkownicy muszą się autoryzować i uwierzytelniać, korzystając z unikalnych identyfikatorów i haseł. Dzięki temu, system eprocurement gwarantuje poufność i integralność danych, chroniąc je przed nieuprawnionym dostępem.

System eprocurement wykorzystuje szyfrowanie danych w celu zabezpieczenia przesyłanych informacji przed nieautoryzowanym dostępem i manipulacją. Dane są szyfrowane podczas transmisji między użytkownikami systemu, co minimalizuje ryzyko podsłuchiwania czy przechwycenia danych. Szyfrowanie danych zapewnia poufność i integralność informacji, a także buduje zaufanie w relacjach z dostawcami.

System eprocurement umożliwia administratorom kontrolowanie uprawnień użytkowników. Tylko odpowiednie osoby mają dostęp do konkretnych danych i funkcjonalności systemu. Administratorzy mogą definiować role i przyznawać uprawnienia w zależności od potrzeb i odpowiedzialności użytkowników. Zarządzanie uprawnieniami minimalizuje ryzyko nieuprawnionego dostępu do danych i zapewnia bezpieczeństwo systemu eprocurement.

System eprocurement rejestruje i monitoruje aktywności użytkowników w celu wykrywania nieprawidłowości i podejrzanych zachowań. Dzięki temu, można szybko reagować na ewentualne zagrożenia i podejmować odpowiednie środki zaradcze. Monitoring aktywności minimalizuje ryzyko naruszeń bezpieczeństwa danych i chroni system eprocurement przed atakami z zewnątrz.

Wyzwania wdrożenia systemu eprocurement

Aby skutecznie korzystać z systemu eprocurement, pracownicy muszą być odpowiednio przeszkoleni. Szkolenia powinny obejmować zarówno obsługę samego systemu, jak i zrozumienie jego funkcjonalności i procedur. Pracownicy powinni być świadomi korzyści wynikających z systemu eprocurement oraz umieć efektywnie wykorzystywać jego możliwości. Szkolenia powinny być dostosowane do różnych grup pracowników, uwzględniając ich role i obowiązki w procesie zakupowym.

Przeprowadzenie migracji danych z istniejących systemów do nowego systemu eprocurement może być wyzwaniem. Wymaga analizy danych, konwersji i zabezpieczenia integralności danych. W procesie migracji należy uwzględnić różnice w strukturze i formatowaniu danych między systemami. Bezpieczna i kompletna migracja danych jest kluczowa dla skutecznego wdrożenia systemu eprocurement.

Zapewnienie wsparcia technicznego dla użytkowników systemu eprocurement jest istotne dla skutecznego wdrożenia i użytkowania systemu. Użytkownicy powinni mieć dostęp do pomocy technicznej w przypadku problemów czy pytań związanych z korzystaniem z systemu. Wsparcie techniczne powinno być dostępne zarówno na etapie wdrożenia, jak i w trakcie codziennego użytkowania systemu. Dzięki odpowiedniemu wsparciu, użytkownicy będą mogli efektywnie korzystać z systemu eprocurement i osiągać zamierzone korzyści.

System eprocurement może być zintegrowany z innymi systemami w organizacji, takimi jak systemy ERP czy systemy finansowe. Integracja pozwala na płynny przepływ danych i procesów między różnymi systemami. Na przykład, zamówienia z systemu eprocurement mogą być automatycznie przekazywane do systemu ERP, co eliminuje konieczność podwójnego wprowadzania danych. Integracja z innymi systemami jest ważna dla efektywnego funkcjonowania organizacji i zapewnienia spójności danych.

System eProcurement — artykuły polecane

System informacji logistycznej — System SCM — Systemy EDI — Zintegrowany system zarządzania firmą — Operator logistyczny — System SRM — Łańcuch logistyczny — Zarządzanie sieciami dostaw — Komputerowe systemy zarządzania zapasami

Bibliografia

• Adamczewski P. (2005), Słownik Informatyczny, Helion
• Chaffey Dave, E-Business and E-Commerce Management, Prantice Hall, 2004
• Charlesworth Alan, Key concepts in e-commerce, Palgrave Macmillan, 2007, s. 105

Autor: Małgorzata Wór