Cykl życia projektu

TL;DR

Cykl życia projektu obejmuje etapy tworzenia, definiowania, planowania, realizacji i zakończenia projektu. Każda faza ma swoje ryzyka i koszty, a sukces projektu zwiększa się wraz z postępem faz. Istnieje wiele różnych modeli cyklu życia projektu, ale wszystkie mają podobne cechy. Rachunek kosztów cyklu życia projektu obejmuje analizę kosztów w poszczególnych fazach projektu. Cykl życia projektu pomaga określić, co należy zrobić w każdej fazie i kto powinien brać w niej udział. Istnieje wiele różnych modeli cyklu życia projektu, takich jak model Mingusa, metodyka PMBOK i PRINCE2.

Cykl życia projektu

Cykl życia projektu to następujące po sobie etapy i fazy, których wykonanie skutkuje zrealizowaniem projektu. Charakter i struktura zarządzania projektem determinuje liczbę i rodzaj faz, jednak każda z nich charakteryzuje się:

• pewnym ryzykiem dotyczącym czasu, kosztów, jakości
• tym większym prawdopodobieństwem powodzenia projektu im więcej jego faz zostało zrealizowanych
• innym rodzajem nakładów (inputs) i powstałych z nich produktów (outputs).

Mówiąc o cyklu życia projektu, większość autorytetów w dziedzinie zarządzania projektami i autorów ma na myśli okres rozpoczynający się zatwierdzeniem pracy nad projektem lub od podpisania umowy między klientem a wykonawcą, a kończący się na przekazaniu klientowi pożądanego produktu. Ujęcie to może być zbyt uproszczone, lecz rzeczywiście ta część projektu ma największe znaczenie dla kierowników projektu. Na rysunku poniżej przedstawiono, że działania podejmowane w tym okresie tworzą pełny cykl, ponieważ zaczynają się od klienta i na nim się kończą

Rys. 1 Cykl życia projektu

Modele cyklu życia projektów oraz ich ramy czasowe i etapy mogą być specyficzne dla różnych branż oraz firm. Na przykład modele wykorzystywane w branży budowlanej różnią się od tych, które stosuje się produkcji czy logistyce.

Fazy cyklu życia projektu możemy wydzielić na podstawie ich efektów (np. podjęcia istotnej decyzji, powstanie odrębnego dokumentu czy studium wykonalności, wykonania prototypu, powstania częściowego produktu itp.). Ujęcie cyklu życia projektu w poszczególne fazy pomaga określić, jaka praca powinna być wykonana w każdej fazie, kto powinien brać w niej udział, a także pomaga w kontroli projektu. Większość cyklów charakteryzuje się:

• niskim użyciem zasobów na początku, które wzrasta z czasem, a w ostatniej fazie ostro spada,
• prawdopodobieństwo sukcesu jest najmniejsze na początku, a więc ryzyko porażki największe, z czasem prawdopodobieństwo wzrasta,
• zdolność klientów do wpływu na ostateczne parametry wyrobu maleje z czasem; staje się to oczywiste, gdy weźmiemy pod uwagę, że koszt zmian i naprawy błędów wzrasta w każdej kolejnej fazie projektu.

Wielu specjalistów do spraw zarządzania projektami podjęło próbę konkretyzacji danego modelu, dzieląc cykl życia produktu na poszczególne fazy. Zestawienie głównych koncepcji przedstawiono w tabeli poniżej:

Autor koncepcji	Fazy cyklu życia projektu
J.P. Lewis	Koncepcja	Definicja	Projektowanie	Rozwój	Zastosowanie	Zakończenie	-
R. Keeling	Konceptualizacja	Planowanie	Wdrożenie	Zakończenie	-	-	-
W. Kruger	Impuls	Planowanie	Realizacja	Włączenie	-	-	-
R. Haberfellner	Impuls	Studia wstępne	Studia główne	Studia szczegółowe	Budowa systemu	Wdrażanie systemu	Wyłączenie z użytkowania
J.R. Meredith, S.J. Mantel	Koncepcja	Selekcja	Planowanie, Sterowanie, monitorowanie, Kontrola	Ocena I zakończenie	-	-	-

Fazy cyklu życia projektu

I. Tworzenie koncepcji:

• zdefiniowanie głównej idei projektu
• dokonanie analizy ewentualnych sprzecznych interesów, problemów
• określenie pożądanego stanu przyszłego
• przeprowadzenie rozeznania w zakresie: możliwości realizacyjnych, stanu aktualnego porównanego z preferowanym efektem końcowym, identyfikacji klienta i jego oczekiwań.

II. Definiowanie projektu:

• określenie struktury zarządzania projektem: kierownik projektu oraz członkowie zespołu realizującego projekt
• dokonanie analizy możliwości realizacyjnych koncepcji (wykonalności)
• wstępne oszacowanie kosztów
• sporządzenie wstępnego harmonogramu
• zaplanowanie parametrów jakości
• przygotowanie analizy otoczenia projektu, czyli czynników, które mogą mieć pozytywny lub negatywny wpływ na jego realizację.

III. Sporządzenie planu projektu:

• określenie niezbędnych zadań i czynności w realizacji projektu oraz ułożenie ich w logicznej kolejności
• zatwierdzenie struktury zarządzania projektem
• doprecyzowanie parametrów: czasu, kosztów i jakości oraz ich zoptymalizowanie w miarę potrzeb i możliwości
• dokonanie podziału obowiązków
• wyznaczenie osób odpowiedzialnych za kontrolę przebiegu planu projektu
• przygotowanie planów awaryjnych.

IV. Realizacja projektu:

• trzymanie się założonego planu
• wprowadzenie korekt i usprawnień czasowych, kosztowych i jakościowych
• śledzenie postępów w odniesieniu do planu projektu
• rozwiązywanie bieżących problemów
• identyfikacja ewentualnych odstępstw od planu projektu
• testowanie projektów
• oddanie i przekazanie odpowiedzialności za ich użytkowanie właścicielom
• uzyskanie pisemnej akceptacji produktów od klienta, użytkownika, osób i instytucji finansujących realizację projektu.

V. Zakończenie projektu:

• dokonanie oceny i opracowanie raportu dotyczącego parametrów: czasu, kosztów i jakości
• dokonanie oceny struktury zarządzania projektem i rozwiązanie zespołów
• zestawienie uzyskanego wyniku z założeniami planu projektu
• archiwizowanie dokumentacji projektowych.

Elementy rachunku kosztów cyklu życia projektu

Rachunek kosztów cyklu życia projektu polega na analizie wielkości ekonomicznych pojawiających się w każdej fazie dotyczącej projektu. Indywidualność każdego projektu sprawia przy tym, że trudne jest wyodrębnienie typowych faz w jego cyklu życia. W tradycyjnym ujęciu rachunek kosztów cyklu życia projektu powinien opierać się na następujących fazach:

• uruchomienia projektu
• planowania projektu
• realizacji projektu
• zamknięcia projektu.

Uruchomienie projektu oznacza ponoszenie kosztów związanych przede wszystkim z analizą wymagań klienta odnośnie produktu stanowiącego efekt przedsięwzięcia. Planowanie wiąże się z wykorzystaniem zasobów dla dezagregacji głównego celu projektu na poszczególne działania. Etap realizacji z kolei polega na wprowadzeniu planu projektu w życie i oznacza tym samym najczęściej największy poziom zużywania zasobów przedsiębiorstwa. Zamknięcie projektu jest równoznaczne z przekazaniem produktu projektu jego odbiorcy oraz ponoszeniem kosztów związanych z szeroko pojętą obsługą posprzedażną.

Rachunek kosztów cyklu życia projektu z punktu widzenia przedsiębiorstwa realizującego przedsięwzięcie polega na analizie kosztów związanych między innymi z:

• pozyskaniem projektu
• planowaniem jego wykonania
• realizacją
• sprzedażą
• obsługą gwarancyjną i posprzedażną
• wycofaniem się z rynku.

Z punktu widzenia odbiorcy projektu analiza kosztów w rachunku cyklu życia zawierać będzie takie kategorie kosztów, jak przede wszystkim koszty:

• zakupu
• instalacji
• utrzymania
• eksploatacji
• napraw i remontów
• likwidacji.

Efekty stosowania

Cykl życia projektu pomaga określić, jaka praca powinna zostać wykonana w każdej fazie oraz kto powinien brać udział w poszczególnych fazach. Opisy te mogą być bardzo ogólne lub też szczegółowe. Większość cyklów charakteryzuje się:

• niskim użyciem zasobów na początku, które wzrasta z czasem, a w ostatniej fazie ostro spada,
• prawdopodobieństwo sukcesu jest najmniejsze na początku, a więc ryzyko porażki największe; z czasem prawdopodobieństwo wzrasta,
• zdolność klientów do wpływu na ostateczne parametry wyrobu maleje z czasem; staje się to oczywiste, gdy weźmiemy pod uwagę, że koszt zmian i naprawy błędów wzrasta w każdej kolejnej fazie projektu.

Należy pamiętać o tym, że cykl życia projektu nie jest tym samym co cykl życia produktu. Projekt wprowadzenia nowego komputera na rynek, jest tylko fazą cyklu życia tego komputera jako produktu.

Rys. 2. Fazy cyklu życia projektu

Fazy cyklu życia wg N. Mingus

Faza planowania

Jest to etap definiowania i ustalania ważnych elementów projektu. Następuje tu ponowne określenie zlecenia projektu. Ponadto faza ta reguluje sprawy odnoszące się do decyzji podjętych przez osoby zaangażowane w projekt. Uzgodnienia są odnotowywane w książce projektu, w której jest również określony rezultat projektu oraz sposób jego wykonania. Podejmuje się tu decyzje co do aspektów kontroli oraz punktów decyzyjnych dla zleceniodawcy i zleceniobiorcy oraz określa się sposób w jaki decyzje mają być podejmowane. Opierając się na książce projektu należy tu także określić działania, które składają się na globalny plan projektu i plan etapu dla fazy pracy. Na koniec tej fazy osoby zaangażowane w projekt muszą podjąć decyzję czy projekt należy wykonać.

Faza pracy

Podczas tej fazy następuje faktyczne dostarczenie potrzebnych dóbr lub usług, które przyczynią się do realizacji projektu i osiągnięcia planowanych rezultatów. Jest to etap wykonania określonych produktów zgodnie z uzgodnieniami zawartymi w planie fazy oraz książce projektu. Następnie dostosowuje się książkę projektu i plan projektu na podstawie osiągniętego doświadczenia. Planuje się również kolejną fazę i tworzy dokument decyzyjny, w którym określa się dalsze losy projektu.

Faza ewaluacji

Przebiega ona przed zakończeniem projektu lub w momencie zatrzymania projektu. Podczas tej fazy następuje porównanie rzeczywiście wykonanego projektu z planami i kartą projektu, ocenia się i zwalnia z odpowiedzialności osobę zarządzającą projektem, uczestników projektu i dostawców. Zespół projektowy ulega rozwiązaniu oraz następuje formalne zakończenie projektu. Zwraca się urządzenia i narzędzia oraz gromadzi się wszystkie dokumenty, które podlegają archiwizacji.

Cykl życia projektu według metodyki PMBOK

Rys. 3 Cykl życia projektu według metodyki PMBOK

1. Inicjowanie projektu

Zazwyczaj efektem tego etapu jest wstępna koncepcja projektu, zwana kartą projektu. Koncepcja ta w wielu przypadkach służy temu, żeby wewnętrzni decydenci mogli ocenić szansę projektu i dać nam zielone światło do dalszych prac, ewentualnie odesłać założenia do korekty lub wstrzymać dalsze działania projektowe.

W tym etapie przeprowadzane są następujące czynności:

• Ustalenie ogólnego celu - pomysłu na projekt
• Ustalenie wykonalności projektu (analiza ograniczeń)
• Wykonanie wstępnej analizy finansowej
• Ustalenie sponsora /źródeł finansowania projektu

2. Planowanie projektu

• Zdefiniowanie głównego celu projektu oraz określenie celów pośrednich (cele projektu często określa się według kryteriów dobrze określonego celu SMART, które powodują, że możliwa jest ocena wykonalności projektu.)
• Określenie efektów projektu, produktów końcowych
• Określenie wymaganych zasobów
• Estymacja czasu realizacji zadań i określenie wymaganych zasobów
• Opracowanie harmonogramu projektu
• Opracowanie formalnego planu jakości
• Opracowanie formalnego planu komunikacji
• Opracowanie planu zarządzania ryzykiem

3. Wykonanie oraz kontrola projektu

3.1. Wykonywanie pracy

• Rozpoczyna się po uzyskaniu zgody na rozpoczęcie projektu,
• Zbieramy zespół projektowy,
• Przeprowadzamy spotkanie inauguracyjne,
• Przeprowadzamy szkolenia dla zespołu projektowego,
• Tworzymy pakiety zadań i delegujemy je pracownikom,
• Kierownik projektu rozpoczyna monitoring pracy zespołu.

3.2. Śledzenie postępów projektu

• Gromadzimy terminy zadań (początek, koniec zadania a tym samym czas trwania zadania),
• Monitorujemy punkty krytyczne i porównujemy je z harmonogramem projektu,
• Zbieramy dane na temat wkładu pracy w projekcie.

3.3. Aktualizowanie planu projektu Dokonujemy przeglądu planu projektu w zakresie:

• Wprowadzenia ewentualnych zmian w wymaganiach projektu - brakujące wymagania,
• Wymagania niewykonalne i zbędne,
• W zadaniach struktury analizy pracy (najczęściej poprzez dodanie pewnych działań),
• W przewidywanych skutkach przedsięwzięcia,
• W zaplanowanych zadaniach w harmonogramie projektu.

3.4. Monitorowanie kosztów projektu W trakcie wykonywania zadań w ramach projektu, kierownik jest odpowiedzialny za analizę kosztów stałych i kosztów zmiennych oraz za analizę kosztów pracy w projekcie. Na tym etapie niezbędne jest zestawienie kosztów planowanych z kosztami rzeczywistymi.

3.5. Dbanie o planowy przebieg projektu W trakcie realizacji projektu dokonujemy zmiany w relacjach zależności pomiędzy czynnościami oraz w zasobach tj. dodajemy lub przyspieszamy zadania oraz zmieniamy lub dodajemy zasoby, a także jeśli jest to potrzebne prowadzimy ewentualne negocjacje na temat czasu, kosztu i zakresu projektu.

3.6. Sprawozdania z wykonania projektu Na tym etapie przygotowujemy zamknięcie projektu poprzez organizację spotkania z zespołem projektowym oraz zleceniodawcami, tworzymy sprawozdanie o stanie wykonania projektu oraz przygotowujemy prezentację końcową z projektu.

4. Zamykanie projektu

• Ocena projektu
• Zamknięcie administracyjne i prawne projektu

Cykl życia projektu według metodyki PRINCE2

Rys. 4 Cykl życia projektu według metodyki PRINCE2

Cykl życia projektu opisywany przez model fazowy dzieli projekt na etapy zarządcze. W ramach etapów zarządczych możemy wyróżnić cztery fazy:

• Przygotowanie projektu - faza przedprojektowa zawierająca zlecenie podstawowych założeń projektu oraz przygotowanie podstawowych założeń projektu opisane w metodyce 5 PRINCE2 procesami przygotowania projektu (PP). Głównym celem tego etapu jest analiza uzasadnienia biznesowego przedsięwzięcia i pozyskanie niezbędnych danych do podjęcia decyzji, czy projekt warto realizować.
• Inicjowanie projektu - pierwsza faza projektowa w ramach której nie są wykonywane jeszcze żadne prace techniczne. Etap ma na celu ogólne zaplanowanie projektu. W tym etapie powstanie Dokument Inicjujący Projekt zawierający między innymi ogólny plan projektu z podziałem na etapy zarządcze, plan zarządzania ryzykiem, plan komunikacji, plan jakości. Etap inicjowania projektu opisują procesy Inicjowania projektu (IP).
• Realizacja projektu - opisana procesami Zarządzania Zakresem Etapu (ZE), Sterowania Etapem (SE), Zarządzania Wytwarzaniem Produktów (WP) oraz Zarządzania Strategicznego (ZS) faza projektu w której wytwarzane są produkty specjalistyczne projektu.
• Zamykanie projektu - etap opisany procesami Zamykania Projektu (ZP) w ramach którego następuje ocena projektu, planowanie przeglądu poprojektowego, zalecenia działań następczych oraz administracyjne zamknięcie projektu.

Cykl życia projektu — artykuły polecane

Procesy w projekcie — Plan projektu — Zakres projektu — Plany wg PRINCE2 — Produkt projektu — Procesy planowania wg PMBOK — Modele fazowe — Zarządzanie zmianą w projekcie — Etapy projektu

Bibliografia

• Gołaś H., Mazur A. (2010), Zasady, metody i techniki wykorzystywane w zarządzaniu jakością, Wydawnictwo Politechniki Poznańskiej, Poznań
• Kuck J. (2014) Nowoczesne metody zarządzania i harmonogramowania projektami (w oparciu o PRINCE2 i Microsoft Projekt) Akademia Obrony Narodowej
• Kulejewski, J. (2009) Zarządzanie projektem według PMBoK. Cz.1 Przegląd Budowlany, R. 80, nr 4
• Lock D. (2009). Podstawy zarządzania projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Mingus N. (2002), Zarządzanie projektami, Helion, Gliwice
• Świętoniowska J. (2015) Podejście kontekstowe w zarządzaniu projektami Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach, Vol. 216
• Trocki M., Grucza B., Ogonek K. (2003), Zarządzanie projektami, PWE, Warszawa
• Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice
• Zarządzanie projektami,(2003). IFC PRESS, Nowe Motywacje

Autor: Sławomir Wawak, Elżbieta Iskra, Magdalena Kuleta, Mateusz Kołodziej