Akta osobowe

Akta osobowe stanowią zbiór dokumentów związanych ze stosunkiem pracy pracownika, gromadzonych i przechowywanych przez pracodawcę przez określony okres. Ich celem jest zapewnienie rzetelnej dokumentacji dotyczącej historii zatrudnienia danej osoby oraz spełnienie wymogów prawa pracy i ochrony danych osobowych.

W aktach osobowych znajdują się informacje dotyczące m.in. rekrutacji, zatrudnienia, awansów, wynagrodzenia, szkoleń, ocen pracowniczych, wypowiedzeń umowy o pracę, a także wszelkich innych dokumentów związanych z zatrudnieniem. Każda osoba zatrudniona ma prawo do posiadania akt osobowych, które są przechowywane przez pracodawcę.

Skład akt osobowych

Akt osobowe składają się z kilku części, które zawierają różne rodzaje dokumentów. W zależności od przepisów prawa i polityki firmy, skład akt osobowych może się nieco różnić, jednak najczęściej można wyróżnić następujące części:

• Część A. Część A akt osobowych zawiera dokumenty dotyczące procesu rekrutacji i zatrudnienia pracownika. Mogą się w niej znajdować takie dokumenty jak: podanie o pracę, CV, listy motywacyjne, umowy o pracę, aneksy do umowy, dokumenty związane z przeprowadzeniem badań lekarskich, oświadczenia pracownika oraz inne dokumenty związane z procesem przyjęcia do pracy.
• Część B. Część B akt osobowych to część, w której gromadzone są dokumenty dotyczące historii zatrudnienia pracownika. Znajdują się w niej m.in. dokumenty dotyczące awansów, podwyżek, zmian stanowiska, ocen pracowniczych, notatki służbowe, protokoły z rozmów z pracownikiem, a także wszelkie inne dokumenty dotyczące bieżącego zatrudnienia.
• Część C. Część C akt osobowych zawiera dokumenty związane z wynagrodzeniem pracownika. Mogą się w niej znajdować m.in. umowy o wynagrodzenie, dokumenty dotyczące wypłaty wynagrodzenia, rozliczenia z dodatkami, dokumenty związane z systemami premiowymi, a także wszelkie inne dokumenty dotyczące płac i wynagrodzeń.
• Część D. Część D akt osobowych to część, w której przechowywane są dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy. W tej części znajdują się m.in. wypowiedzenia umowy o pracę, dokumenty związane z wypłatą odprawy lub innych świadczeń związanych z zakończeniem pracy, dokumentacja dotycząca ewentualnych sporów lub roszczeń pracownika oraz wszelkie inne dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy.

Część A - dokumenty dotyczące danych osobowych, badań lekarskich i orzeczeń

Część A akt osobowych obejmuje dokumenty i oświadczenia związane z danymi osobowymi pracowników oraz informacje dotyczące badań lekarskich i orzeczeń. W tej sekcji znajdują się również dokumenty związane z bezpieczeństwem i higieną pracy, takie jak świadectwo ukończenia szkolenia BHP, protokoły z badań lekarskich, zezwolenia na pracę w określonych warunkach itp.

Dane osobowe. Dokumenty dotyczące danych osobowych są niezwykle istotne i poufne. Zawierają informacje takie jak imię i nazwisko pracownika, adres zamieszkania, numer telefonu, datę urodzenia, numer PESEL, informacje o wykształceniu, doświadczeniu zawodowym, historii zatrudnienia, a także dane kontaktowe do osób bliskich. Te informacje są zbierane i przechowywane w celu umożliwienia prowadzenia bieżących działań administracyjnych, takich jak wypłata wynagrodzeń, rozliczenia podatkowe, organizacja szkoleń i innych zadań związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi.

W przypadku przetwarzania danych osobowych, ważne jest przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, takich jak RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych) w Unii Europejskiej. Pracodawcy mają obowiązek zachowania poufności i dbania o odpowiednie zabezpieczenie tych informacji, aby uniknąć naruszeń prywatności pracowników.

Badania lekarskie. W ramach procesu rekrutacji oraz okresowo w trakcie zatrudnienia pracownicy mogą być zobowiązani do przeprowadzenia badań lekarskich. Dokumenty związane z tymi badaniami są przechowywane w aktach osobowych i mają na celu zapewnienie, że pracownicy są zdolni do wykonywania swoich obowiązków zawodowych. Badania lekarskie mogą obejmować ogólne badania laboratoryjne, badania wzroku, słuchu, wydolności fizycznej oraz badania psychologiczne. Ich wyniki są wykorzystywane w celu oceny zdrowotnej i umożliwienia dostosowania warunków pracy do indywidualnych potrzeb pracownika.

Przeprowadzanie regularnych badań lekarskich jest ważne zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Pracownik ma prawo do zapewnienia bezpiecznych i zdrowych warunków pracy, a pracodawca ma obowiązek zapewnić odpowiednie środki bezpieczeństwa i higieny pracy.

Orzeczenia lekarskie. Orzeczenia lekarskie są dokumentami wydawanymi przez lekarzy specjalistów, które zawierają informacje o stanie zdrowia pracownika oraz ewentualnych ograniczeniach zdrowotnych, które mogą wpływać na wykonywanie określonych obowiązków zawodowych. Orzeczenia lekarskie są niezbędne dla pracodawcy w celu dostosowania warunków pracy do potrzeb pracownika oraz w celu uniknięcia sytuacji, które mogłyby zagrażać zdrowiu lub bezpieczeństwu pracownika.

Orzeczenia lekarskie mogą być wydawane w przypadku stanów chorobowych, niepełnosprawności, urazów czy innych schorzeń, które mogą mieć wpływ na zdolność pracownika do wykonywania określonych zadań. Pracodawca ma obowiązek uwzględniać te ograniczenia i dostosowywać warunki pracy tak, aby pracownik mógł nadal aktywnie uczestniczyć w procesie pracy.

Przechowywanie orzeczeń lekarskich w aktach osobowych jest obowiązkiem pracodawcy. Jest to istotne zarówno dla celów monitorowania zdrowia pracowników, jak i dla zapewnienia pełnego dostępu do informacji dla pracowników, którzy mogą potrzebować takich informacji w przypadku ubiegania się o zwolnienia lekarskie czy innych świadczeń zdrowotnych.

Bezpieczeństwo i higiena pracy. W części A akt osobowych mogą być również zawarte dokumenty związane z bezpieczeństwem i higieną pracy. Dotyczą one wszelkich aspektów związanych z zapewnieniem bezpiecznych warunków pracy oraz minimalizowaniem ryzyka wypadków i chorób zawodowych. Przykładowe dokumenty z tej kategorii to świadectwo ukończenia szkolenia BHP, protokoły z badań lekarskich, zezwolenia na pracę w określonych warunkach, a także dokumenty dotyczące przestrzegania norm i procedur BHP.

Pracodawca ma obowiązek zapewnić odpowiednie szkolenia z zakresu BHP dla pracowników oraz monitorować przestrzeganie przepisów i procedur związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy. Wszelkie dokumenty związane z tymi działaniami są przechowywane w aktach osobowych i mogą być wykorzystane w przypadku kontroli i audytów z zakresu BHP.

Część B - dokumenty związane z zatrudnieniem i innymi aspektami pracy

Część B akt osobowych obejmuje dokumentację związana z nawiązaniem i przebiegiem zatrudnienia, a także innymi aspektami pracy. W tej części znajdują się ważne dokumenty, które odzwierciedlają kluczowe aspekty związane z pracą pracownika w danej organizacji.

Umowa o pracę. Umowa o pracę jest jednym z najważniejszych dokumentów w części B akt osobowych. Określa ona warunki zatrudnienia, takie jak rodzaj umowy, długość trwania umowy, wymiar czasu pracy, wysokość wynagrodzenia oraz obowiązki pracownika i pracodawcy. Umowa o pracę jest podstawą prawną dla stosunku pracy między pracownikiem a pracodawcą.

Zakres obowiązków. Dokumentacja dotycząca zakresu obowiązków pracownika jest również istotna w części B akt osobowych. Określa ona szczegółowo zadania, które pracownik ma wykonywać w ramach swojego stanowiska pracy. Zakres obowiązków jest kluczowy dla efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi i umożliwia jasne określenie oczekiwań wobec pracownika.

Specjalne warunki pracy. W niektórych przypadkach, pracownik może pracować w specjalnych warunkach, które różnią się od standardowych. Dokumentacja dotycząca specjalnych warunków pracy jest przechowywana w części B akt osobowych. Może to obejmować informacje dotyczące pracy w warunkach niebezpiecznych, pracy w nocy, pracy w systemie zmianowym itp. W przypadku takich specjalnych warunków, pracownik może mieć określone prawa i obowiązki, które są związane z tymi warunkami.

Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy i przepisami. Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy i przepisami jest dokumentem, który potwierdza, że pracownik został poinformowany i zapoznał się z obowiązującymi w miejscu pracy regulacjami oraz przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy. Jest to istotne, aby zapewnić, że pracownik działa zgodnie z przepisami i przestrzega ustalonych zasad.

Dokument potwierdzający odbycie kursu BHP. Kurs BHP (Bezpieczeństwo i Higiena Pracy) jest obowiązkowy dla większości pracowników w Polsce. Dokumentacja potwierdzająca odbycie kursu BHP jest przechowywana w części B akt osobowych. Jest to ważne, ponieważ świadczy o tym, że pracownik posiada niezbędną wiedzę i umiejętności z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.

Oświadczenia o zmianach warunków płacy i pracy. W przypadku zmiany warunków płacy lub pracy, pracownik może być zobowiązany do złożenia oświadczenia w tej sprawie. Oświadczenia o zmianach warunków płacy i pracy są przechowywane w części B akt osobowych i służą jako dokument potwierdzający zgodę pracownika na wprowadzone zmiany.

Dokumenty związane z przekazaniem i powierzeniem pracownikowi mienia. Jeśli pracownik jest odpowiedzialny za przekazywanie lub powierzanie mu mienia, takiego jak sprzęt, narzędzia, dokumenty itp., odpowiednie dokumenty związane z tym procesem są przechowywane w części B akt osobowych. Te dokumenty potwierdzają przekazanie mienia pracownikowi oraz stan mienia przed i po przekazaniu.

Dokumenty dotyczące zdobywania kwalifikacji. Jeśli pracownik uczestniczył w szkoleniach, kursach lub programach rozwoju zawodowego w celu zdobycia kwalifikacji, związane z tym dokumenty są przechowywane w części B akt osobowych. Mogą to być certyfikaty, świadectwa, dyplomy itp., które potwierdzają zdobytą wiedzę i umiejętności pracownika.

Dokumenty dotyczące nagród i wyróżnień. Jeśli pracownik otrzymał nagrody lub wyróżnienia za swoje osiągnięcia zawodowe, dokumentacja związana z tymi nagrodami jest przechowywana w części B akt osobowych. Nagrody i wyróżnienia są dowodem uznania dla pracownika i mogą mieć wpływ na dalszą karierę zawodową.

Dokumenty dotyczące urlopów macierzyńskich. Jeśli pracownica korzystała z urlopu macierzyńskiego, dokumentacja związana z tym urlopem jest przechowywana w części B akt osobowych. Obejmuje ona informacje dotyczące daty rozpoczęcia i zakończenia urlopu macierzyńskiego, a także dokumenty związane z zasiłkiem macierzyńskim.

Dokumenty dotyczące zakazu konkurencji. Jeśli pracownik jest objęty zakazem konkurencji w okresie po zakończeniu zatrudnienia, dokumentacja związana z tym zakazem jest przechowywana w części B akt osobowych. Zakaz konkurencji może ograniczać możliwości pracownika dotyczące podjęcia pracy u konkurencyjnego pracodawcy lub założenia własnej działalności gospodarczej w branży konkurencyjnej.

Dokumenty dotyczące telepracy. Jeśli pracownik pracuje w systemie telepracy, dokumentacja związana z tym modelem pracy jest przechowywana w części B akt osobowych. Może to obejmować umowy związane z telepracą, oświadczenia pracownika dotyczące wyposażenia technicznego, zasady i warunki wykonywania pracy zdalnej.

Dokumenty dotyczące zgłaszania wypadków przy pracy. W przypadku wypadków przy pracy, dokumentacja dotycząca zgłaszania tych wypadków jest przechowywana w części B akt osobowych. Może to obejmować protokoły z wypadków, zawiadomienia o wypadkach, świadectwa lekarskie itp. Dokumenty te są istotne zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy, aby móc skutecznie reagować i podejmować odpowiednie działania w przypadku wypadku przy pracy.

Wszystkie wymienione dokumenty w części B akt osobowych mają ogromne znaczenie dla zarządzania zasobami ludzkimi oraz dla zapewnienia przestrzegania przepisów i regulacji związanych z zatrudnieniem i pracą. Przechowywanie tych dokumentów w odpowiedni sposób oraz zapewnienie dostępu do nich w przypadku potrzeby jest istotne zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy.

Część C - dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy

Część C akt osobowych zawiera dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Są to istotne dokumenty, które odzwierciedlają zakończenie relacji między pracownikiem a pracodawcą. W tej części znajdują się różne dokumenty, takie jak oświadczenia, dokumentacja wypłacania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, świadectwo pracy oraz umowa o zakazie konkurencji. Poniżej przedstawiam szczegółowe informacje na temat tych dokumentów:

Oświadczenia. Oświadczenia są ważnym elementem akt osobowych w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Pracownik może być zobowiązany do złożenia różnych oświadczeń, takich jak oświadczenie o zrezygnowaniu z pracy, oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy czy oświadczenie o zwrocie sprzętu firmowego. Oświadczenia te mają na celu potwierdzenie zgodności z przepisami i zasadami obowiązującymi w firmie.

Dokumentacja wypłacania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownik ma prawo do otrzymania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. W aktach osobowych znajduje się dokumentacja dotycząca wypłacania tego ekwiwalentu, która obejmuje m.in. wnioski o wypłatę, potwierdzenia otrzymania świadczenia oraz ewentualne oświadczenia pracownika.

Świadectwo pracy. Świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym fakt zatrudnienia pracownika w danej firmie oraz zawierającym informacje dotyczące okresu zatrudnienia, stanowiska, obowiązków oraz innych istotnych szczegółów. Świadectwo pracy jest ważnym dokumentem po zakończeniu stosunku pracy, który pracownik może przedstawić potencjalnym pracodawcom jako dowód swojego doświadczenia zawodowego.

Umowa o zakazie konkurencji. Umowa o zakazie konkurencji jest dokumentem, który reguluje zasady dotyczące zakazu konkurowania przez pracownika po zakończeniu stosunku pracy. W aktach osobowych znajduje się kopia tej umowy, która zawiera m.in. informacje o okresie obowiązywania zakazu, obszarze geograficznym oraz ewentualne odszkodowanie, które pracownik otrzymuje w zamian za zobowiązanie do niekonkurowania.

Część D - dokumenty związane z karą i odpowiedzialnością pracownika

Część D akt osobowych obejmuje dokumenty związane z karami, odpowiedzialnością porządkową lub inną odpowiedzialnością wynikającą z odrębnych przepisów. W tej części znajdują się informacje dotyczące wszelkich sankcji nałożonych na pracownika w związku z naruszeniem przepisów lub regulaminu pracy. Poniżej przedstawiam szczegółowe informacje na temat tych dokumentów:

Dokumenty dotyczące kar. W aktach osobowych znajdują się dokumenty dotyczące wszelkich kar nałożonych na pracownika. Mogą to być np. notatki dyscyplinarne, protokoły z przeprowadzonych postępowań dyscyplinarnych, decyzje dotyczące kar oraz wszelkie inne dokumenty związane z naruszeniem przepisów w miejscu pracy.

Odpowiedzialność porządkowa. Odpowiedzialność porządkowa odnosi się do możliwości nałożenia na pracownika sankcji, takich jak upomnienia lub nagany, za nieprzestrzeganie zasad i norm obowiązujących w miejscu pracy. Akt osobowy zawiera dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej, które mogą obejmować m.in. notatki dotyczące incydentów, pisma związane z upomnieniami oraz wszelkie inne dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową.

Inne dokumenty związane z odpowiedzialnością pracownika. Poza karami i odpowiedzialnością porządkową, akt osobowy może również zawierać inne dokumenty związane z odpowiedzialnością pracownika, wynikającą z odrębnych przepisów. Mogą to być np. dokumenty dotyczące odpowiedzialności za szkody wyrządzone pracodawcy lub dokumenty dotyczące odpowiedzialności za naruszenie poufności informacji.

Przechowywanie akt osobowych

Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób, który zapewnia jej poufność, integralność, kompletność, dostępność, nieuszkodzenie lub zniszczenie przez określony okres. Okres przechowywania dokumentacji zależy od daty nawiązania stosunku pracy i wynosi 50 lat dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r., 10 lat dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Pracodawca jest zobowiązany do wydania dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub członków rodziny pracownika w przypadku jego śmierci.

Postępowanie z aktami osobowymi

Zasady ochrony danych osobowych. Przy przechowywaniu akt osobowych pracodawca powinien przestrzegać ogólnych zasad ochrony danych osobowych. Jedną z kluczowych zasad jest zasada minimalizacji danych, która nakazuje gromadzenie tylko takich informacji, które są niezbędne do celów związanych z zatrudnieniem pracownika. Inną ważną zasadą jest zasada przejrzystości, która wymaga, aby pracodawca informował pracownika o celach, dla których przetwarza jego dane osobowe. Kolejną zasadą jest zasada ograniczenia celu, która mówi, że dane osobowe mogą być przetwarzane tylko w sposób zgodny z określonymi celami i nie mogą być dalej przetwarzane w sposób niezgodny z tymi celami.

Przeniesienie akt osobowych. W przypadku gdy pracownik zmienia miejsce pracy lub przechodzi do innej jednostki organizacyjnej, istnieje procedura przenoszenia akt osobowych. Pracodawca musi zapewnić, że akt osobowych nie zostaną utracone ani uszkodzone w wyniku takiego przeniesienia. Pracownik powinien zostać poinformowany o tym, że jego akt osobowych zostaną przeniesione i o celu tego przeniesienia.

Zabezpieczenie akt osobowych. Aby zapewnić ochronę akt osobowych przed dostępem osób nieuprawnionych, pracodawca powinien stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa. Przykładowe środki to: kontrola dostępu do pomieszczeń, w których przechowywane są akta osobowe, ograniczenie dostępu do akt tylko do osób, które są do tego upoważnione, stosowanie zabezpieczeń technicznych, takich jak hasła dostępu czy szyfrowanie danych, oraz prowadzenie rejestru dostępu do akt osobowych.

Przestrzeganie tych środków bezpieczeństwa jest niezwykle ważne, ponieważ naruszenie poufności akt osobowych może prowadzić do poważnych konsekwencji zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracowników. Pracodawca powinien również regularnie przeglądać i aktualizować swoje procedury bezpieczeństwa w celu zapewnienia ochrony akt osobowych w obecnych warunkach technologicznych.

Zasady RODO

Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (RODO) wprowadza szereg wymogów dotyczących gromadzenia, przechowywania i przetwarzania danych osobowych, w tym akt osobowych. Zasady RODO mają na celu zapewnienie ochrony prywatności i praw jednostek, których dane są przetwarzane.

W kontekście zarządzania aktami osobowymi, RODO nakłada na organizacje obowiązek przestrzegania zasad takich jak zgodność z prawem, przejrzystość wobec osób, których dane dotyczą, ograniczenie celu przetwarzania danych oraz zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa.

RODO nakłada również na organizacje obowiązek prowadzenia ewidencji czynności przetwarzania danych, co oznacza, że muszą one dokumentować wszystkie operacje związane z przetwarzaniem danych osobowych, w tym również zarządzanie aktami osobowymi.

W praktyce, organizacje muszą zapewnić, aby dostęp do akt osobowych był ograniczony do osób uprawnionych, a wszelkie operacje na tych aktach były rejestrowane i monitorowane. Ponadto, zgodnie z RODO, osoby, których dane są przetwarzane, mają prawo do żądania dostępu do swoich akt osobowych, ich poprawiania oraz usunięcia w przypadku naruszenia przepisów.

Narzędzia wspierające zarządzanie aktami osobowymi

Elektroniczne zarządzanie aktami osobowymi

Elektroniczne zarządzanie aktami osobowymi (HRMS) to systemy informatyczne, które umożliwiają przechowywanie i zarządzanie elektronicznymi aktami osobowymi pracowników. Dzięki nim możliwe jest wyeliminowanie tradycyjnych, papierowych dokumentów, co przyczynia się do poprawy efektywności i oszczędności w zarządzaniu aktami osobowymi.

Systemy HRMS pozwalają na przechowywanie danych osobowych pracowników w sposób bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami prawnymi. Dzięki temu, informacje na temat zatrudnienia, wynagrodzenia, awansów czy szkoleń są łatwo dostępne i mogą być aktualizowane w czasie rzeczywistym.

Wszelkie dokumenty związane z pracownikiem, takie jak umowy o pracę, świadectwa pracy czy informacje dotyczące wynagrodzeń, mogą być skanowane i przechowywane w postaci elektronicznej. Dzięki temu, zarządzanie aktami osobowymi staje się bardziej uporządkowane, a procesy związane z ich archiwizacją, przechowywaniem i wyszukiwaniem są znacznie bardziej efektywne.

Warto również zauważyć, że systemy HRMS posiadają funkcje umożliwiające zarządzanie uprawnieniami dostępu do danych, co pozwala na zachowanie poufności informacji oraz zapewnia zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Cyfryzacja dokumentów

Cyfryzacja dokumentów to proces przekształcania dokumentów papierowych na formę cyfrową. W kontekście zarządzania aktami osobowymi, cyfryzacja dokumentów ma na celu poprawę efektywności i oszczędności w zarządzaniu dokumentacją pracowniczą.

Przekształcenie dokumentów papierowych na formę cyfrową umożliwia łatwiejsze przechowywanie, wyszukiwanie i udostępnianie akt osobowych. Dzięki temu, procesy związane z zarządzaniem dokumentacją stają się bardziej zautomatyzowane i efektywne.

Cyfryzacja dokumentów pozwala również na eliminację tradycyjnych, papierowych akt osobowych, co przyczynia się do oszczędności miejsca oraz ułatwia ochronę dokumentacji przed uszkodzeniami czy zniszczeniem.

Warto jednak zauważyć, że w przypadku cyfryzacji dokumentów, konieczne jest zachowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa, takich jak szyfrowanie danych czy stosowanie odpowiednich zabezpieczeń sieciowych, aby zapewnić poufność informacji oraz zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Systemy zarządzania treścią (ECM)

Systemy zarządzania treścią (ECM) są narzędziami umożliwiającymi przechowywanie, zarządzanie i udostępnianie dokumentów w sposób zautomatyzowany i zgodny z przepisami prawnymi. W kontekście zarządzania aktami osobowymi, systemy ECM mają na celu ułatwienie procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją pracowniczą.

Systemy ECM umożliwiają przechowywanie elektronicznych akt osobowych pracowników w sposób bezpieczny i łatwy w użyciu. Dzięki temu, informacje dotyczące zatrudnienia, wynagrodzeń czy awansów są łatwo dostępne i mogą być udostępniane tylko osobom uprawnionym.

Ważną funkcją systemów ECM jest również zarządzanie cyklem życia dokumentu, co oznacza, że umożliwiają one kontrolę nad tworzeniem, modyfikowaniem, przechowywaniem i usuwaniem dokumentów. Dzięki temu, organizacje mogą zapewnić, że dokumenty są przechowywane przez określony czas zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi.

Systemy ECM posiadają również funkcje wyszukiwania dokumentów, co umożliwia szybkie odnalezienie potrzebnych informacji wśród wielu dokumentów. Ponadto, mogą one integrować się z innymi systemami, takimi jak systemy HRMS, co jeszcze bardziej ułatwia zarządzanie aktami osobowymi.

Audyt akt osobowych

Audyt akt osobowych to proces sprawdzania, czy dokumentacja pracownicza jest kompletna, zgodna z przepisami prawnymi i dobrze zorganizowana. Audyt ma na celu zapewnienie, że zarządzanie aktami osobowymi odbywa się zgodnie z obowiązującymi standardami i przepisami.

Podczas audytu, sprawdzane są różne aspekty zarządzania aktami osobowymi, takie jak kompletność dokumentacji, zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi, poufność informacji, dostęp do dokumentów tylko przez osoby uprawnione oraz sposób organizacji akt osobowych.

Audyt akt osobowych może być przeprowadzany zarówno przez wewnętrzne służby kontroli, jak i przez zewnętrzne firmy specjalizujące się w audytach. W wyniku audytu, organizacje mogą otrzymać rekomendacje dotyczące poprawy procesów zarządzania aktami osobowymi, co pozwala na usprawnienie działania systemu zarządzania dokumentacją pracowniczą.

Warto podkreślić, że audyt akt osobowych jest ważnym elementem zarządzania ryzykiem związanym z ochroną danych osobowych. Poprzez regularne audyty, organizacje mogą sprawdzić, czy ich procedury i systemy zarządzania aktami osobowymi są skuteczne i spełniają wymogi prawa.

Akta osobowe — artykuły polecane

Świadectwo pracy — Regulamin wynagradzania — Układy zbiorowe pracy — Dokumentacja personalna — Zwolnienie grupowe — Rodzaje umów z pracownikami — Obowiązki pracodawcy — Okres wypowiedzenia — Praca sezonowa

Bibliografia

• Drozd A. (2004), Ochrona danych osobowych pracownika (kandydata) po nowelizacji kodeksu pracy, Praca i zabezpieczenie społeczne, nr 1
• Mamot A., (2019), Dokumentacja pracownicza - Pracuj i zatrudniaj legalnie, Państwowa Inspekcja Pracy
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

Autor: Sylwia Zych

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.