Model negocjacji

Negocjacje należy traktować w odmienny od tradycyjnego sposób, poprzez zintegrowanie ich z procesem zarządzania firmą. W tablicy przedstawiono syntetyczne ujęcie proponowanego podejścia do negocjacji w przedsiębiorstwie [Kozina, 2006].

Proponowany model cechuje:

1. kompleksowość, tj. ma zastosowanie w odniesieniu do wszystkich, różnorodnych, typowych i niepowtarzalnych sytuacji negocjacyjnych w firmie, realizowanych przez jej reprezentantów, niezbędnych do realizacji zadań w poszczególnych dziedzinach (obszarach) jej funkcjonowania,
2. wielowymiarowość, tzn. uwzględnia wszystkie istotne cechy, aspekty i uwarunkowania rozważanych negocjacji oraz niezbędne narzędzia ich realizacji (proces, procedury, zasady i techniki).

Proponowany model w przedstawionym w tablicy ujęciu ma charakter ramowy. Szczegółowe jego opisanie (ograniczone rozmiary referatu uniemożliwiają jego prezentację) sprowadza się do konkretyzacji jego poszczególnych wymiarów. Może ona dotyczyć poszczególnych rodzajów negocjacji, czy nawet konkretnych sytuacji negocjacyjnych, poprzez uściślenie ich zakresu problemowego, dobór zasobów i narzędzi [Kozina, 2006]. Tablica 2. Negocjacje w firmie jako instrument zarządzania

Aspekty (wymiary)	Interpretacja
CELE	Ogólny: wspomaganie procesów negocjacji realizowanych w firmie (głównie poprzez maksymalne zaspokojenie potrzeb informacyjnych w procesach podejmowania decyzji). Cząstkowe: obejmują opis i analizę procesów negocjacji oraz opracowanie zasad ich realizacji. Pośrednie: dotyczą podprocesów w procesie negocjacji (zob. poniżej). Szczegółowe: konkretyzowane dla poszczególnych przypadków negocjacyjnych.
ZAKRES	Wszelkiego rodzaju przypadki negocjacyjne realizowane w firmie, opisywane przez charakterystyki ich kontekstu organizacyjnego oraz parametry sytuacji negocjacyjnej (strony, problemy, możliwości, uwarunkowania, itp.).
ZASOBY	Ludzkie - stanowiska i komórki organizacyjne realizujące funkcje w procesie negocjacji, o określonym zakresie kompetencji oraz potencjale wiedzy, zdolności i umiejętności. Rzeczowe - tworzone i/lub wykorzystywane zasoby: informacyjne - bazy danych, modeli i wiedzy, itp., techniczne - sprzęt komputerowy i oprogramowanie, środki łączności, nośniki danych, itp., finansowe - wydatki (koszty) związane z realizacją negocjacji. Wszelkie powiązania (zależności, interakcje) pomiędzy tymi elementami, w tym łączące je kanały komunikacyjne.
PROCESY	Ogólny proces negocjacji i jego podprocesy (cząstkowe - obejmujące szereg szczegółowych faz i etapów): planowania - zapewnienia warunków do prowadzenia negocjacji, prowadzenia - dochodzenia do porozumienia poprzez rozwiązywanie problemów i konfliktów, poszukiwanie rozwiązań, wzajemna wymianę, kształtowanie relacji, itp., podsumowania - formułowania i zawierania umowy (kontraktu) oraz oceny przebiegu negocjacji,
METODY POMOCNICZE	Różnorodne, szczegółowe narzędzia (instrumenty) - zasady, metody, techniki, kryteria, itp.; stosowane dla realizacji poszczególnych działań (rozwiązywania problemów) w procesie negocjacji.

Źródło: opracowanie własne.

Elementy skutecznych negocjacji

Przed rozpoczęciem negocjacji istotne jest dokonanie starannej analizy sytuacji. Należy uwzględnić różnorodne czynniki, które mogą wpływać na przebieg negocjacji. Przede wszystkim, należy zidentyfikować cele, które chcemy osiągnąć podczas negocjacji. Warto również przeanalizować silne i słabe strony naszej pozycji oraz pozycji drugiej strony. Ważne jest również zrozumienie kontekstu, w którym odbywają się negocjacje, takich jak kultura, prawo czy polityka. Analiza sytuacji pozwala nam lepiej przygotować się do negocjacji i zwiększa nasze szanse na osiągnięcie pożądanych rezultatów.

Zanim przystąpimy do negocjacji, musimy jasno określić cele, które chcemy osiągnąć. Cele te powinny być konkretnie sformułowane i realistyczne. Należy także uwzględnić nasze interesy i priorytety, aby móc skutecznie negocjować. W trakcie negocjacji, istotne jest stosowanie odpowiedniej strategii. Możemy zastosować różne strategie, takie jak współpraca, konkurencja, kompromis czy unikanie. Wybór strategii zależy od naszych celów, sytuacji i relacji z drugą stroną. Dobrze zaplanowana strategia może zwiększyć nasze szanse na osiągnięcie korzystnego porozumienia.

Skuteczne przygotowanie do negocjacji wymaga zebrania odpowiednich informacji i danych. Musimy poznać drugą stronę, jej cele, interesy, priorytety oraz mocne i słabe strony. Warto również dowiedzieć się jak najwięcej o kontekście, w którym odbywają się negocjacje. Informacje te pomogą nam lepiej zrozumieć drugą stronę i dostosować naszą strategię negocjacyjną. Możemy zbierać informacje poprzez badania, rozmowy z innymi osobami czy analizę dostępnych źródeł, takich jak raporty czy artykuły prasowe. Im więcej wiemy, tym większa jest nasza przewaga negocjacyjna.

Umiejętności komunikacyjne odgrywają kluczową rolę w trakcie prowadzenia negocjacji. Ważne jest, aby umieć jasno i precyzyjnie wyrażać swoje myśli i potrzeby. Również umiejętność słuchania i zrozumienia drugiej strony jest istotna. W trakcie negocjacji warto stosować techniki aktywnego słuchania, zadawania pytań i potwierdzania zrozumienia. Komunikacja niewerbalna, takie jak mowa ciała czy gesty, również mają znaczenie i mogą wpływać na przebieg negocjacji. Kluczowe jest również umiejętne radzenie sobie z trudnymi sytuacjami komunikacyjnymi, takimi jak konflikty czy impas. Skuteczna komunikacja pozwala na budowanie zaufania i osiąganie lepszych rezultatów negocjacji.

Zarządzanie emocjami w negocjacjach

W trakcie negocjacji często pojawiają się różne emocje, które mogą wpływać na przebieg negocjacji. Należy nauczyć się rozpoznawać te emocje, zarówno u siebie jak i u drugiej strony. Często występujące emocje w trakcie negocjacji to np. frustracja, złość, niezadowolenie czy strach. Rozpoznanie tych emocji pozwala nam lepiej zrozumieć, co się dzieje i jakie reakcje mogą wystąpić.

Ważne jest umiejętne kontrolowanie emocji w trakcie negocjacji. Emocje mogą wpływać na nasze reakcje, podejmowanie decyzji i efektywność negocjacji. Istnieje wiele technik, które możemy zastosować, aby kontrolować emocje i zachować spokój. Przykłady takich technik to głębokie oddychanie, pozytywne myślenie, wyobrażanie sobie pozytywnych scenariuszy czy skupianie się na faktach. Kontrolowanie emocji pozwala nam zachować klarowność myślenia i podejmować racjonalne decyzje.

Empatia odgrywa istotną rolę w negocjacjach. Polega ona na umiejętności wczucia się w sytuację i potrzeby drugiej strony. Rozwijanie empatii pozwala nam lepiej zrozumieć drugą stronę i budować lepsze relacje. Empatia pozwala na znalezienie wspólnego języka i osiągnięcie porozumienia. Możemy rozwijać empatię poprzez słuchanie drugiej strony, zadawanie pytań i okazywanie zainteresowania jej perspektywą.

Konflikty często występują w trakcie negocjacji. Ważne jest umiejętne rozwiązywanie konfliktów i negocjowanie w sytuacjach konfliktowych. Istotne jest skupienie się na interesach i potrzebach obu stron oraz poszukiwanie rozwiązań, które będą korzystne dla obu stron. Warto stosować techniki negocjacyjne, takie jak kompromis, współpraca czy mediacja, aby rozwiązać konflikty i osiągnąć porozumienie.

Relacje interpersonalne mają duże znaczenie w negocjacjach. Budowanie dobrych relacji z drugą stroną może wpływać na przebieg negocjacji i osiągnięcie korzystnych rezultatów. Warto inwestować w budowanie zaufania, szacunku i współpracy. Istotne jest okazywanie szacunku dla drugiej strony, słuchanie i zrozumienie jej perspektywy. Dobre relacje pozwalają na lepszą komunikację i osiąganie wzajemnych korzyści.

Etyka negocjacji w biznesie

W negocjacjach w biznesie istotne jest przestrzeganie zasad etycznych. Podstawowe zasady to uczciwość, rzetelność i szacunek dla drugiej strony. Należy działać w sposób transparentny, nie wprowadzać w błąd drugiej strony i dotrzymywać ustalonych warunków. Ważne jest również przestrzeganie prawa i norm społecznych. Przestrzeganie zasad etycznych buduje reputację i zaufanie.

W negocjacjach należy unikać taktyk i zachowań, które można uznać za nieuczciwe. Przykłady takich taktyk to groźby, manipulacje, zastraszanie czy ukrywanie informacji. Istotne jest dążenie do fair play, czyli uczciwej i otwartej negocjacji. Warto stosować argumenty oparte na faktach, szukać win-win rozwiązań i być gotowym do kompromisu.

Szacunek dla drugiej strony jest ważny w negocjacjach. Należy okazywać szacunek w sposób słowny i niewerbalny. Warto słuchać drugiej strony, zainteresować się jej perspektywą i traktować ją jak równoprawnego partnera. Szacunek buduje dobre relacje i wpływa na efektywność negocjacji.

Negocjacje czasami mogą być obarczone manipulacją. Ważne jest umiejętne rozpoznawanie manipulacji i przeciwdziałanie im. Manipulacja może polegać na wprowadzaniu w błąd, wywieraniu presji czy wykorzystywaniu emocji. Warto być świadomym różnych taktyk manipulacyjnych i stosować techniki, które pozwolą nam uniknąć manipulacji i osiągnąć korzystne rezultaty.

Etyka negocjacji ma duże znaczenie dla budowania trwałych i korzystnych relacji biznesowych. Przestrzeganie zasad etycznych, fair play i szacunku wpływa na zaufanie i lojalność drugiej strony. Korzystne relacje biznesowe oparte na etyce negocjacji mogą prowadzić do długotrwałej współpracy, wzajemnych korzyści i sukcesu. Etyka negocjacji jest zatem istotnym elementem zarządzania biznesem.

Model negocjacji — artykuły polecane

System informacyjny negocjacji — Wiedza sprawnego negocjatora — Zarządzanie informacją — Metodyka badania potrzeb informacyjnych — Kluczowe czynniki sukcesu wdrożenia systemu informatycznego — Strategia personalna — Zarządzanie procesami operacyjnymi — System zarządzania — Metodyka społeczna Checklanda

Bibliografia

• Kozina A. (2006), Model negocjacji jako instrumentu zarządzania firmą, [w:] Instrumenty zarządzania we współczesnym przedsiębiorstwie. Analiza krytyczna, red. naukowy K. Zimniewicz, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Poznaniu, Zeszyty Naukowe, nr 81, Poznań

Autor: Andrzej Kozina