Mapa procesów

Mapy procesów wykorzystywane są do przeprowadzenia przekształceń w działaniu systemu gospodarczego w następujących sytuacjach:

• wdrażania systemów zarządzania jakością,
• wdrażania zarządzania procesowego,
• wdrażania Lean manufacturing,
• modelowania struktury organizacyjnej,
• organizowania funkcjonowania firmy podczas restrukturyzacji,
• skracania czasu wykonywania procesów,
• zmniejszania kosztów wykonywania procesów,
• wdrażania zintegrowanych systemów informatycznych,
• przechodzenia na działalność gospodarczą w oparciu o Internet,
• tworzenia zintegrowanych łańcuchów dostaw. (Szymonik A. 2011, s. 153)

TL;DR

Artykuł omawia wykorzystanie map procesów w zarządzaniu jakością, zarządzaniu procesowym, Lean manufacturing, restrukturyzacji, optymalizacji czasu i kosztów procesów oraz wdrożeniu systemów informatycznych. Definiuje procesy, rodzaje procesów i zasady tworzenia map procesów. Omawia etapy mapowania procesów i wykorzystanie mapowania relacji w celu poprawy współpracy między ogniwami organizacji.

Definicja procesu w mapowaniu procesów

Rys. 1. Przykładowy schemat przebiegu procesu

Definicja procesu powinna obejmować:

• początek i koniec procesu,
• strukturę procesu,
• wejścia i wyjścia,
• dostawców i klientów,
• właściciela procesu,
• kryteria oceny,
• wpływ na wynik całości organizacji,
• mierniki,
• narzędzia pomiaru i oceny,
• kryteria i metody sterowania, w tym sprzężenia zwrotne,
• zasoby i odstępstwa,
• dokumentacje procesu i jego przebiegu (1).

Pożądany wynik osiąga się z większą efektywnością, gdy działania i związane z nimi zasobami są zarządzane jako proces.(2) Na tym polega istota podejścia procesowego - jednej z ośmiu zasad zarządzania jakością. System zarządzania jakością można podzielić na szereg procesów, wzajemnie ze sobą powiązanych. Podejście procesowe ma na celu tworzenie procesów występujących w organizacji i takie ich kształtowanie, aby ich efektywność i skuteczność były jak najwyższe (3).

Aby zidentyfikować proces należy określić: cel, wejście, wyjście, wskaźnik (miernik) oraz właściciela. Proces składa się z powiązań między klientami wewnętrznymi, jednak wejścia i wyjścia procesów mogą być związane z klientami zewnętrznymi.

Wejścia i wyjścia mogą być materialne i niematerialne. Do najczęściej spotykanych powiązań między procesami (wejść i wyjść) można zaliczyć: surowce, półprodukty, wyroby końcowe, energię, informację oraz środki finansowe. W rzeczywistości organizacje, tworząc mapę procesów, dzielą procesy w różny sposób, różnie też je nazywają.

Rodzaje procesów na mapie procesów

Najczęściej procesy występujące w organizacji dzieli się na:

• procesy zarządcze,
• procesy główne,
• procesy pomocnicze.

Do procesów głównych w typowym przedsiębiorstwie produkcyjnym zwykle zaliczyć można:

• zakupy,
• projektowanie,
• produkcja,
• sprzedaż.

Procesami pomocniczymi mogą być:

• utrzymanie ruchu,
• transport wewnętrzny,
• nadzór nad sprzętem kontrolno-pomiarowym.

Procesy zarządcze to m. in.:

• planowanie,
• zarządzanie personelem,
• przegląd systemu czy
• audity wewnętrzne (5).

Tworzenie mapy procesów

Mapa procesów w ujęciu ogólnym wyodrębnia procesy i ważniejsze podprocesy. Podproces, to wydzielona część procesu, która ze względu na swój charakter oraz odrębność od innych części, może być traktowana jako odrębny, mniejszy proces (np. w procesie rekrutacji dużej firmy można wydzielić podproces adaptacji pracowników). Nie ma jednego standardu tworzenia mapy. Najczęściej pokazuje ona przepływy informacyjne lub materialne pomiędzy procesami.

Uwaga: Niektórzy autorzy błędnie piszą o mapie procesu (jednego). Taki rysunek składa się nie z procesów, a z zadań. Jest wobec tego wykresem blokowym, a nie mapą procesów.

Zasady tworzenia mapy procesu

Rys. 2. Przykładowa mapa procesów

Podczas przygotowywania mapy procesu należy stosować następujące zasady:

• procesy rysujemy od strony lewej do prawej,
• każdy diagram procesu/działalności powinien rozpoczynać się i kończyć się symbolem początek/koniec,
• wszystkie symbole połączone są strzałkami,
• kierunek strzałek musi być zgodny z przepływem procesu,
• wszystkie linie opisujące proces muszą być przyłączone do symboli,
• należy unikać sytuacji, w której schemat/działalność dzieli się na kilka stron,
• schemat musi być prosty (należy unikać szczegółowości),
• powinny być widoczne granice procesu,
• w schemacie winno być widoczne centralne (najważniejsze) miejsce (Szymonik A. 2011, s. 155)

Ponadto należy ustalić stopień szczegółowości mapy procesu, podczas czego musimy wziąć pod uwagę w jakim celu tworzymy mapę. Gdy chcemy zaprezentować powszechne zasady funkcjonowania procesu mapa będzie zawierać mniej szczegółów, jednak w przypadku "wdrożenia nowych wyrobów do produkcji lub gdy szukamy przyczyny problemu w procesie" musimy uwzględnić bardziej rozbudowaną strukturę mapy. Dzięki temu możemy poznać miejsca, gdzie nieefektywnie wykorzystywane są pieniądze i czas oraz wyeliminować je w przyszłości. Im bardziej szczegółowe i skomplikowane procesy tym ilość osób przygotowujących mapę procesu powinna być większa (Szymonik A. 2011, s. 157-158)

Mapowanie procesów

Na przebieg mapowania procesów składają się następujące etapy:

• I etap - identyfikacja procesów, do odbycia której wykorzystuje się metody:

1. metoda odgórna (top-down), gdzie w pierwszej kolejności określa się ogólną działalność organizacji wraz z jej celami, a następnie przechodzi się do uszczegółowienia wskazanych elementów,
2. metoda oddolna (bottom-up), bardziej czasochłonna, jednak dokładniejsza, która polega na analizie wykonywanych w organizacji czynności i na ich podstawie formułowanie przebiegających procesów.

• II etap - obejmuje:

1. podział procesów na wykonawcze (główne) i wspierające (pomocnicze),
2. wyróżnienie procesów kluczowych z punktu widzenia realizacji celów biznesowych,
3. odzwierciedlenie przebiegu procesów w ramach poszczególnych działów (Szymonik A. 2011, s. 153)

Do mapowania procesów zazwyczaj stosuje się poniższą procedurę:

1. identyfikowanie głównych uczestników procesu z wykorzystaniem techniki określanej mianem mapowanie relacji,
2. tworzenie szczegółowej mapy procesu, prezentującej wszystkie czynności składające się na proces.

Mapowanie relacji stosuje się w celu "zmniejszenia barier funkcjonalnych i hierarchicznych, poprawę współpracy pomiędzy poszczególnymi ogniwami w relacji nadawca-odbiorca, a także na ustaleniu osób funkcyjnych, które mają uczestniczyć w dalszym doskonaleniu analizowanych procesów". (Szymonik A. 2011, s. 154)

Mapa procesów — artykuły polecane

Identyfikacja procesów — Modelowanie procesów — Analiza procesów — Proces gospodarczy — Metodyka badania potrzeb informacyjnych — Mapowanie strumienia wartości — DMAIC — Podejście procesowe — Benchmarking

Bibliografia

• Gruszka A., Niegowska E. (2001), Komentarz do norm ISO 9000:2000, Polski Komitet Normalizacyjny, Warszawa
• Harmol A., Mantura M. (2002), Zarządzanie jakością. Teoria i praktyka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Kożuch B., Sienkiewicz-Małyjurek K. (2015), Mapowanie procesów współpracy międzyorganizacyjnej na przykładzie działań realizowanych w bezpieczeństwie publicznym, Zarządzanie publiczne, nr 3(31)
• Polski Komitet Normalizacyjny (2001), PN-EN ISO 9004:2000, Systemy zarządzania jakością - Wytyczne doskonalenia funkcjonowania, Polski Komitet Normalizacyjny, Warszawa
• Sikora T. (2005), Zarządzanie jakością według norm ISO serii 9000:2000, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej, Kraków
• Stabryła A. (2012), Ogólna koncepcja analizy i projektowania systemów zarządzania procesowego, Zeszyty Naukowe Małopolskiej Wyższej Szkoły Ekonomicznej w Tarnowie, T.21, nr 2
• Szymonik A. (2013), Zarządzanie zapasami i łańcuchem dostaw, Difin, Warszawa
• Ścierski J. (2010), Mapowanie procesów, Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, nr 1822
• Wawak S. (2005), Zarządzanie Jakością. Teoria i Praktyka, Helion/OnePress, Gliwice

Autor: Katarzyna Rzepka