Defraudacja

Defraudacja to nielegalne przywłaszczenie sobie powierzonych pieniędzy lub innego majątku. Jest to przestępstwo zawodowe, mające na celu osiągnięcie korzyści majątkowych, popełniane przez osoby na wszystkich szczeblach organizacyjnych. Czyn ten wiąże się z użyciem podstępu oraz jest skierowany zarówno przeciwko pracodawcy, jak i przeciw innym pracownikom oraz całej organizacji

Defraudacja składników majątkowych

W ramach defraudacji składników majątkowych można wyodrębnić m.in. poniższe grupy:

• kradzież, np. gotówki z kasy czy materialnych składników majątku,
• zakupy na prywatne potrzeby lub fikcyjnych towarów i usług,
• sprzedaż składników majątku poza ewidencją,
• zawyżanie wydatków służbowych,
• tworzenie list płac niezgodnych z rzeczywistością,
• udzielanie fikcyjnych rabatów

Defraudacja w działach sprzedaży

Zasoby podlegające defraudacji przez menedżerów sprzedaży oraz sprzedawców to:

• zasoby finansowe,
• majątek rzeczowy powierzony sprzedawcom,
• zdobyte informacje rynkowe,
• dane wewnętrzne firmy, w tym strategia i plan sprzedaży czy systemy motywacyjne,
• personel pozyskiwany przez inne firmy,
• wizerunek marki i opinia o niej,
• klienci - przejmowanie kontraktów oraz realizowanie ich na rzecz konkurencji,
• czas - jego nieracjonalne wykorzystanie

Koszty defraudacji dla przedsiębiorstwa

Badania pokazują, iż problem defraudacji jest powszechny i dotyczy praktycznie wszystkich organizacji. Te przeprowadzone przez organizację Association of Certified Fraud Examiners w latach 2002, 2004 i 2006 w różnych branżach na terenie Stanów Zjednoczonych wykazały, iż straty przeciętnej organizacji z tytułu defraudacji i korupcji wynoszą średnio 5% jej rocznych przychodów, z czego większość zostaje ukryta w zapisach księgowych. Dla przedsiębiorstw opracowania naukowe i statystyczne mają niewielką wartość, jeżeli ich kierownictwo nie podchodzi do problemu poważnie. Wielu dyrektorów jest przekonanych, że w ich firmie takie rzeczy nie mają miejsca i zamiast podejmować działania prewencyjne, czekają aż ktoś udzieli im informacji o przestępstwie. Przykładowo, jeżeli marża zysku przedsiębiorstwa wynosi 10%, odzyskanie utraconego dochodu wymaga wytworzenia dziesięciokrotnie wyższego przychodu, czyli przy stracie wynoszącej 10 milionów, dodatkowy przychód powinien wynosić 100 milionów. Oprócz kosztów bezpośrednich występują koszty pośrednie, takie jak uszczerbek reputacji, spadek morale wśród pracowników czy ograniczenie rozwoju. Dodatkowo należy wziąć pod uwagę koszty śledztwa - gdy pieniądze trafiają na zagraniczne konta, koszty poszukiwań mogą wynieść od 30 do 100% utraconej kwoty

Znaczenie pozafinansowe defraudacji dla organizacji

Defraudacja ma negatywny wpływ na reputację i wizerunek firmy. Kiedy organizacja zostaje uwikłana w skandal defraudacyjny, staje się obiektem publicznego zainteresowania i krytyki. Klienci, dostawcy i partnerzy biznesowi mogą stracić zaufanie do firmy, co prowadzi do utraty kontraktów, klientów i dochodów.

Defraudacja może również mieć konsekwencje prawne dla organizacji. W zależności od kraju i jurysdykcji, defraudacja może być traktowana jako przestępstwo i podlegać karze więzienia, grzywnie lub innym sankcjom. Ponadto, organizacja może być zobowiązana do naprawienia strat, które wynikły z defraudacji, co może prowadzić do dalszych strat finansowych.

Ważne jest również zauważenie, że defraudacja nie tylko wpływa na organizację jako całość, ale także na innych pracowników. W przypadku, gdy jeden pracownik dopuszcza się defraudacji, inni mogą czuć się niesprawiedliwie traktowani i utracić zaufanie do zarządzania. To może wprowadzić negatywną atmosferę w miejscu pracy i prowadzić do obniżenia morale i wydajności.

Przykład

"Pewien menedżer, silnie uzależniony od hazardu, wypisywał fałszywe czeki wystawiane na autentycznych odbiorców, posługując się piórem kulkowym wypełnionym atramentem, który można było wymazać. Czekał zawsze na moment, gdy w gabinecie jego dyrektora zebrała się duża grupa osób, po czym pukał do drzwi i prosił o "pilny" podpis. Dyrektor widząc czek wystawiony na odbiorcę, wobec którego firma rzeczywiście miała zobowiązania, składał podpis, nie sprawdzając dokumentacji. Następnie menedżer wymazywał nazwisko odbiorcy, wpisywał w to miejsce własne i realizował czek. Posługując się tą techniką, przez wiele lat sfałszował dziesiątki czeków, na łączną kwotę ponad pięciu milionów dolarów. Sprawa wyszła na jaw dopiero wtedy, gdy oszust wybrał się na urlop jako gość agencji bukmacherskiej i jeden z kolegów wykrył sposób, w jaki ukrywane były rozbieżności w zapisach księgowych. Ten prosty przykład pokazuje, dlaczego tak trudno zmierzyć ukryte koszty defraudacji i korupcji. Na pierwszy rzut oka mechanizmy kontroli działają tak jak powinny, w rzeczywistości natomiast tłumią czujność, kryjąc rozliczne możliwości nadużyć".

Przyczyny i sposoby popełniania defraudacji

Przyczyny defraudacji często wiążą się z motywacjami przestępców. Jedną z nich jest dążenie do szybkiego wzbogacenia się. Osoby takie podejmują działania niezgodne z prawem, aby osiągnąć duże zyski w krótkim czasie. Inną motywacją jest poprawa sytuacji finansowej, szczególnie gdy osoba jest w trudnej sytuacji ekonomicznej. Chcąc zrekompensować brak pieniędzy, mogą sięgać po nieuczciwe praktyki. Kolejną przyczyną defraudacji jest brak odpowiednich systemów kontroli i nadzoru. Gdy w organizacji brakuje skutecznych procedur, które zapobiegają nadużyciom, osoby mogą wykorzystywać tę sytuację do własnych korzyści. Nadużywanie zaufania jest także jednym z czynników, które skłaniają pracowników do defraudacji. Przykładem może być sytuacja, gdy pracownikowi zostaje powierzone zarządzanie finansami firmy, a on zamiast tego wykorzystuje te środki dla własnych celów. W przypadku dużych organizacji, gdzie struktura organizacyjna jest złożona, a ilość transakcji jest duża, istnieje większe ryzyko popełnienia defraudacji. W takich warunkach trudniej jest kontrolować wszystkie działania i transakcje, co daje przestępcom większą swobodę w działaniu. Dodatkowo, w przypadku dużych ilości transakcji, istnieje większa szansa na ukrycie defraudacji w gąszczu dokumentów.

Defraudacja może przybierać różne formy i być popełniana na różne sposoby. Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych sposobów popełniania tego przestępstwa.

• Kradzież. Jednym z najprostszych sposobów popełniania defraudacji jest kradzież. Osoby, które mają dostęp do pieniędzy lub wartościowych przedmiotów, mogą je po prostu zabrać dla siebie, nie zwracając uwagi na konsekwencje. Sposób ten jest stosowany zarówno przez pracowników, jak i przez zewnętrznych oszustów.
• Zakupy na prywatne potrzeby. Innym sposobem defraudacji jest dokonywanie zakupów na prywatne potrzeby, ale na koszt organizacji. Osoby takie mogą wykorzystywać firmowe pieniądze lub karty kredytowe do zakupów dla siebie lub dla swoich bliskich, ukrywając te transakcje w dokumentacji firmy.
• Sprzedaż składników majątku poza ewidencją. Kolejną metodą defraudacji jest sprzedaż składników majątku organizacji poza oficjalną ewidencją. Osoby takie mogą sprzedawać firmowe mienie, takie jak sprzęt komputerowy czy inne aktywa, a następnie zatajać te transakcje lub zapisywać je jako inne koszty.
• Zawyżanie wydatków służbowych. Często spotykaną praktyką jest zawyżanie wydatków służbowych. Osoby takie mogą zgłaszać wyższe koszty niż rzeczywiste, aby otrzymać większe zwroty lub zwiększyć swoje wynagrodzenie. Mogą to robić poprzez podrzucanie fałszywych faktur lub zafałszowanie dokumentów.
• Tworzenie list płac niezgodnych z rzeczywistością. Innym sposobem defraudacji jest tworzenie list płac niezgodnych z rzeczywistością. Osoby takie mogą dodawać fikcyjnych pracowników do listy płac lub zawyżać pensje, aby uzyskać większe wynagrodzenie dla siebie lub dla swoich znajomych.
• Udzielanie fikcyjnych rabatów. Ostatnim sposobem defraudacji jest udzielanie fikcyjnych rabatów. Osoby takie mogą wprowadzać fałszywe zniżki lub rabaty w celu uzyskania korzyści finansowych dla siebie lub dla swoich współpracowników.

Zapobieganie i wykrywanie defraudacji

• Segregacja obowiązków. Segregacja obowiązków polega na odpowiednim rozdzieleniu zadań i uprawnień w organizacji w celu uniknięcia koncentracji kontroli i zapobieżenia sytuacjom, w których jedna osoba ma pełną kontrolę nad procesem. Dzięki temu, żadna osoba nie ma możliwości przeprowadzenia defraudacji samodzielnie, ponieważ wymagałoby to współdziałania z innymi pracownikami posiadającymi inne uprawnienia.
• Regularne audyty finansowe. Regularne audyty finansowe są niezwykle ważne w zapobieganiu i wykrywaniu defraudacji. Audyty powinny być przeprowadzane przez niezależne osoby lub firmy, które mają odpowiednią wiedzę i doświadczenie w analizie finansowej. Audyty finansowe powinny obejmować badanie dokumentów finansowych, analizę procesów biznesowych oraz weryfikację zgodności z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi.
• Procedury zatwierdzania transakcji. Wprowadzenie skutecznych procedur zatwierdzania transakcji jest kluczowe w zapobieganiu defraudacji. Każda transakcja powinna być odpowiednio udokumentowana i zatwierdzona przez odpowiednie osoby. Procedury zatwierdzania powinny obejmować również weryfikację zgodności transakcji z politykami i regulacjami firmy.
• Monitorowanie działań pracowników. Monitorowanie działań pracowników to istotny element w zapobieganiu defraudacji. Firmy powinny posiadać systemy monitorowania, które umożliwiają śledzenie aktywności pracowników, w tym dostępu do systemów informatycznych, transakcji finansowych i operacji biznesowych. Monitorowanie działań pracowników pozwala na szybkie wykrywanie nieprawidłowości i podejrzanych zachowań.
• Świadomość defraudacji i konsekwencji związanych z tym przestępstwem. Edukacja personelu w zakresie defraudacji jest kluczowa w zapobieganiu temu przestępstwu. Pracownicy powinni być świadomi różnych form defraudacji, takich jak kradzież, oszustwo czy korupcja, oraz ich konsekwencji prawnych i etycznych. Programy edukacyjne powinny być prowadzone regularnie i obejmować zarówno teoretyczną wiedzę, jak i praktyczne przykłady.
• Programy szkoleniowe. Programy szkoleniowe są ważnym narzędziem w edukacji personelu w zakresie zapobiegania defraudacji. Szkolenia powinny obejmować różne tematy, takie jak etyka w biznesie, zasady bezpieczeństwa i poufności, identyfikowanie podejrzanych sytuacji oraz raportowanie nieprawidłowości. Programy szkoleniowe powinny być dostosowane do różnych grup pracowników, uwzględniając ich role i odpowiedzialności.
• Analiza danych. Wprowadzenie analizy danych jest skutecznym narzędziem w wykrywaniu defraudacji. Analiza danych pozwala na identyfikację nieprawidłowości, podejrzanych wzorców i anomalii w danych finansowych. Zaawansowane techniki analizy danych, takie jak analiza statystyczna, analiza grafów i analiza predykcyjna, mogą pomóc w szybkim wykrywaniu nieprawidłowości i podejrzanych transakcji.
• Systemy monitorowania transakcji. Wprowadzenie systemów monitorowania transakcji umożliwia ciągłe śledzenie i analizę transakcji finansowych. Systemy te mogą automatycznie wykrywać podejrzane transakcje na podstawie ustalonych reguł i wyjątków. Dodatkowo, systemy monitorowania transakcji mogą generować raporty i alarmy w przypadku podejrzanych działań.
• Rozpoznawanie wzorców zachowań. Wprowadzenie technologii rozpoznawania wzorców zachowań pozwala na identyfikację nietypowych i podejrzanych zachowań pracowników. Systemy te analizują dane dotyczące aktywności pracowników, takie jak logi systemowe, komunikacja elektroniczna czy wydawanie pieniędzy, w celu wykrycia ewentualnych nieprawidłowości lub podejrzanych sytuacji.

Wykrywanie i reakcja na defraudację

Dochodzenie i analiza raportów finansowych . W celu wykrycia defraudacji, niezbędne jest przeprowadzenie dochodzenia oraz analizy raportów finansowych. W ramach dochodzenia należy zbadać wszelkie nieprawidłowości, podejrzane transakcje oraz ewentualne niewłaściwe działania pracowników. Analiza raportów finansowych pozwoli na identyfikację ewentualnych rozbieżności, które mogą wskazywać na defraudację. W trakcie dochodzenia należy przeanalizować dokumentację finansową, w tym faktury, umowy, raporty kosztowe oraz inne dokumenty związane z transakcjami finansowymi. Ważne jest również sprawdzenie zgodności danych finansowych z innymi dokumentami, takimi jak umowy z dostawcami czy zleceniodawcami. W przypadku wykrycia nieprawidłowości lub podejrzanych działań, konieczne jest dalsze śledzenie i gromadzenie dowodów.

Współpraca z organami ścigania . W przypadku podejrzenia defraudacji, niezbędna jest współpraca z organami ścigania. Należy niezwłocznie zawiadomić odpowiednie instytucje, takie jak policja, prokuratura czy Urząd Skarbowy. Organom ścigania należy udostępnić wszelkie zebrane dowody oraz informacje, które mogą przyczynić się do wykrycia i ścigania sprawców. Współpraca z organami ścigania jest niezwykle istotna, ponieważ umożliwia przeprowadzenie profesjonalnego dochodzenia oraz postawienie oskarżonym zarzutów. Warto pamiętać, że działania te mają na celu nie tylko ukaranie sprawców, ale także zabezpieczenie interesów firmy oraz zapobieżenie dalszym defraudacjom. Po wykryciu defraudacji, niezbędne jest niezwłoczne zawiadomienie organów ścigania. Przekazanie zebranych dowodów oraz informacji umożliwi organom ścigania podjęcie dalszych działań w celu ścigania sprawców. Ważne jest, aby nie podejmować samodzielnych działań, które mogłyby utrudnić lub zaszkodzić postępowaniu karnemu.

Współpraca z audytorami zewnętrznymi . Audytorzy zewnętrzni odgrywają ważną rolę w wykrywaniu defraudacji. Ich niezależność i profesjonalizm pozwalają na przeprowadzenie szczegółowej analizy finansowej i identyfikację potencjalnych nieprawidłowości. Współpraca z audytorami zewnętrznymi umożliwia również wskazanie obszarów, w których istnieje ryzyko wystąpienia defraudacji oraz proponowanie odpowiednich rozwiązań i procedur zapobiegawczych.

Sankcje dla pracowników zaangażowanych w przestępstwo . Pracownicy zaangażowani w defraudację powinni ponieść odpowiednie sankcje. W zależności od ciężkości przestępstwa i roli poszczególnych pracowników, sankcje mogą obejmować zwolnienie dyscyplinarne, obniżenie wynagrodzenia, kary finansowe czy nawet odpowiedzialność karana. Ważne jest, aby zastosowane sankcje były proporcjonalne do popełnionego przestępstwa oraz były zgodne z przepisami prawa pracy. Ponadto, przewidzenie sankcji i konsekwencji za defraudację może stanowić element odstraszający dla innych pracowników i działać jako środek prewencyjny.

Działania naprawcze i minimalizowanie dalszych strat . Po wykryciu defraudacji, niezbędne jest podjęcie działań naprawczych w celu minimalizowania dalszych strat oraz przywrócenia prawidłowego funkcjonowania firmy. Działania te mogą obejmować rewizję procedur i kontroli finansowych, wdrożenie dodatkowych mechanizmów zabezpieczających, audyt wewnętrzny czy szkolenia dla pracowników. Należy również zidentyfikować przyczyny defraudacji i wprowadzić odpowiednie zmiany organizacyjne lub systemowe, aby zapobiec podobnym sytuacjom w przyszłości. Skuteczne działania naprawcze nie tylko minimalizują dalsze straty finansowe, ale także budują zaufanie wśród interesariuszy i wewnętrznych struktur firmy. Wnioski z przeprowadzonego dochodzenia oraz reakcji na defraudację powinny również być wykorzystane do doskonalenia procedur i polityk w zakresie zapobiegania i wykrywania przestępstw finansowych. Stałe monitorowanie, szkolenia pracowników oraz wdrażanie odpowiednich mechanizmów kontrolnych stanowią kluczowe elementy skutecznej ochrony przed defraudacją.

Defraudacja — artykuły polecane

Dostawca — Centrum przychodów i jego kontrola — Controlling kosztów jakości — Oszustwo finansowe — Priorytet — Marketing partnerski — Wiarygodność — Oszustwo księgowe — Efekt synergii

Bibliografia

• Cybulski K. (2011) Motywowanie personelu organizacji sprzedażowych w okresie turbulencji rynkowych, "Problemy zarządzania", nr 4
• Grzesiak L. (2016), Dylematy terminologiczne wokół pojęcia nadużycia w przedsiębiorstwach, Finanse i prawo finansowe, nr 3
• Iyer N., Samociuk M. (2007), Defraudacja i korupcja. Zapobieganie i wykrywanie, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Kutera M. (2009), Audyt finansowy a przestępstwa gospodarcze, Zeszyty Teoretyczne Rachunkowości nr 49

Autor: Małgorzata Augustyn

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.