Przyczyny wdrażania systemów informatycznych

Najczęściej wymienianymi przyczynami wdrażania nowoczesnych technologii informatycznych w firmach są (G. Curtis 1995, s. 338):

• niewydolność aktualnie stosowanych systemów informacyjnych, które nie radzą sobie ze wzrostem wymagań użytkowników,
• ograniczenie kosztów przetwarzania informacji,
• zwiększanie się potrzeb informacyjnych dla podejmowania decyzji menedżerskich,
• konieczność zapewnienia klientom lepszej i sprawniejszej obsługi,
• wykorzystanie nowoczesnej technologii jako źródła przewagi konkurencyjnej i strategicznej szansy,
• potrzeba wykreowania wizerunku (image) firmy działającej w oparciu o nowoczesne technologie,

zmiany w prawodawstwie wymuszające zmianę i dostosowanie aktualnych systemów.

Wpływ zmian technologicznych na wdrażanie systemów informatycznych

Nowe technologie, takie jak sztuczna inteligencja, uczenie maszynowe, Internet rzeczy (IoT) czy chmura obliczeniowa, mają znaczący wpływ na potrzebę wdrażania nowych systemów informatycznych. Sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe umożliwiają automatyzację procesów i analizę dużych ilości danych w czasie rzeczywistym, co przekłada się na szybsze podejmowanie decyzji i lepsze zarządzanie informacją. IoT pozwala na zdalne monitorowanie i kontrolę urządzeń, co z kolei sprzyja optymalizacji procesów produkcyjnych i logistycznych. Chmura obliczeniowa natomiast umożliwia dostęp do zasobów informatycznych z dowolnego miejsca i czasu, co zwiększa elastyczność i skalowalność systemów informatycznych.

W nowych systemach informatycznych można wykorzystać różnorodne technologie i narzędzia, takie jak systemy ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), Business Intelligence, systemy zarządzania treścią, systemy e-commerce czy narzędzia do zarządzania projektami. Systemy ERP integrują różne działy i procesy w firmie, umożliwiając lepsze zarządzanie zasobami i informacją. Systemy CRM pozwalają na skuteczne zarządzanie relacjami z klientami i budowanie lojalności. Business Intelligence umożliwia analizę danych i generowanie raportów, co wspomaga podejmowanie decyzji. Systemy zarządzania treścią ułatwiają gromadzenie, organizowanie i udostępnianie informacji. Systemy e-commerce umożliwiają sprzedaż i obsługę klientów przez internet. Natomiast narzędzia do zarządzania projektami umożliwiają planowanie, monitorowanie i kontrolę działań w ramach projektów.

Firmy, wykorzystując nowe technologie w zarządzaniu informacją, mogą osiągnąć wiele korzyści. Przede wszystkim, automatyzacja procesów i analiza danych w czasie rzeczywistym pozwala na szybsze podejmowanie decyzji, co zwiększa efektywność i konkurencyjność firmy. Ponadto, nowe technologie umożliwiają lepsze zarządzanie zasobami i informacją, co wpływa na poprawę jakości usług i produktów oferowanych przez firmę. Dzięki zdalnemu monitorowaniu i kontroli urządzeń, firmy mogą osiągnąć lepszą wydajność i oszczędności w procesach produkcyjnych i logistycznych. Wykorzystanie chmury obliczeniowej pozwala na elastyczne skalowanie zasobów informatycznych, co przekłada się na mniejsze koszty i większą dostępność systemów informatycznych.

Wdrażanie nowych technologii może być skomplikowane i wiązać się z pewnymi wyzwaniami i trudnościami. Przede wszystkim, firma może napotkać opór ze strony pracowników, którzy mogą obawiać się zmian w swoich obowiązkach lub utraty pracy. Ponadto, wdrażanie nowych technologii wymaga odpowiedniego przygotowania infrastruktury technologicznej oraz szkoleń dla pracowników, co może generować dodatkowe koszty. Ponadto, integracja nowych systemów z istniejącymi rozwiązaniami może być czasochłonna i skomplikowana. Firmy mogą również napotykać na problemy związane z bezpieczeństwem danych, takie jak kradzieże informacji czy ataki cybernetyczne.

Wyzwania związane z wdrażaniem systemów informatycznych

Podczas wdrażania nowych systemów informatycznych mogą pojawić się różne trudności i wyzwania. Jednym z najczęstszych problemów jest brak dostosowania systemu do specyficznych potrzeb firmy. W takim przypadku, firma może napotkać problemy z funkcjonalnością systemu, integracją z innymi rozwiązaniami czy dostosowaniem procedur i procesów do nowego systemu. Innym wyzwaniem jest brak odpowiedniego wsparcia technicznego i szkoleń dla pracowników. Nieumiejętne korzystanie z systemu może prowadzić do błędów i nieefektywnego wykorzystania systemu. Ponadto, wdrażanie nowych systemów może wymagać znacznego nakładu finansowego, zarówno na zakup i dostosowanie systemu, jak i na szkolenia dla pracowników. Brak odpowiednich zasobów finansowych może utrudniać wdrożenie systemu.

Aby skutecznie przeciwdziałać wyzwaniom związanym z wdrażaniem nowych systemów informatycznych, istnieje kilka strategii i praktycznych wskazówek. Przede wszystkim, kluczowe jest dokładne zbadanie i zrozumienie potrzeb i wymagań firmy przed wyborem systemu. W ten sposób można uniknąć sytuacji, w której system nie spełnia oczekiwań i wymaga dodatkowych dostosowań. Ponadto, ważne jest zapewnienie odpowiedniego wsparcia technicznego i szkoleń dla pracowników, aby umożliwić im efektywne korzystanie z systemu. Szkolenia powinny być dostosowane do specyficznych potrzeb i umiejętności pracowników. Ponadto, ważne jest również zaangażowanie zarządu i kluczowych interesariuszy w proces wdrażania systemu, aby zapewnić poparcie i akceptację zmian.

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych podczas wdrażania systemów informatycznych jest brak odpowiedniego planowania i zarządzania projektem. W takim przypadku, firma może napotkać problemy z harmonogramem, kosztami i jakością wdrożenia systemu. Aby uniknąć tego błędu, ważne jest dokładne określenie celów, zakresu i wymagań projektu oraz odpowiednie zaplanowanie zasobów i czasu potrzebnego na wdrożenie systemu. Innym błędem jest brak zaangażowania i komunikacji z pracownikami. W takiej sytuacji, pracownicy mogą nie być odpowiednio przeszkoleni i zaangażowani w proces wdrażania systemu, co może prowadzić do oporu i nieefektywnego wykorzystania systemu. Aby uniknąć tego błędu, ważne jest zaangażowanie pracowników od samego początku i zapewnienie im odpowiedniego wsparcia i szkoleń.

Wdrożenie systemu informatycznego może przynieść wiele korzyści, które przewyższają potencjalne wyzwania. Przede wszystkim, system informatyczny może przyczynić się do poprawy efektywności i konkurencyjności firmy poprzez automatyzację procesów, lepsze zarządzanie informacją i optymalizację zasobów. Dzięki systemowi informatycznemu, firma może osiągnąć większą wydajność, skrócić czas realizacji projektów, zwiększyć jakość usług i produktów oraz poprawić obsługę klientów. Ponadto, system informatyczny umożliwia bardziej efektywne zarządzanie danymi, co przekłada się na lepsze podejmowanie decyzji opartych na faktach.

Przyczyny wdrażania systemów informatycznych — artykuły polecane

Korporacyjna deska rozdzielcza — Informatyczne wspomaganie systemu zarządzania jakością — Aplikacje mobilne — Słabe strony — Real time enterprise — Informatyczne narzędzia wspomagania zarządzania — System SCM — Porównanie informatycznych systemów zarządzania — Wpływ technologii informacyjnych na strategię

Bibliografia

• Curtis G. (1995), Business Information Systems. Analysis, Design and Practice, Addison-Wesley, Massachusetts
• Woźniak K. (2005), System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków

Autor: Krzysztof Woźniak