Portal korporacyjny

Portal korporacyjny to platforma informatyczna, która integruje systemy i technologie informatyczne, dane, informację i wiedzę, funkcjonujące w organizacji oraz jej otoczeniu, w celu umożliwienia użytkownikom spersonalizowanego i wygodnego dostępu do danych, informacji, wiedzy, stosownie do wynikających z ich zadań potrzeb, w dowolnym miejscu i czasie, w bezpieczny sposób i poprzez jednolity interfejs. Za twórców koncepcji portali korporacyjnych uważa się C.Shilakesa i J. Tylmanna z firmy Merrill Lynch.

TL;DR

Portal korporacyjny to platforma informatyczna, integrująca systemy i technologie w organizacji, umożliwiająca spersonalizowany dostęp do danych i informacji. Może służyć pracownikom, partnerom biznesowym i klientom. Portal powinien mieć integrację danych i aplikacji, dostarczać informacji, być łatwy w obsłudze i personalizowany. Wymaga ciągłego działania, bezpieczeństwa i aktualności informacji. Architektura portalu składa się z warstw personalizacji, wyszukiwania, bezpieczeństwa i integracji. Korzyści z jego stosowania to szybki dostęp do informacji, organizacja pracy i zmniejszenie kosztów. Może być wykorzystywany wewnętrznie (np. kontrola dokumentów, planowanie urlopów) i zewnętrznie (np. sprzedaż online, sprawdzanie salda).

Definicja

Według definicji J. Gołuchowskiego "portal korporacyjny organizacji to interfejs służący jego użytkownikom do korzystania z wiedzy, usług i aplikacji organizacji w środowisku WWW w sposób zintegrowany" (J. Gołuchowski 2007).

Portal korporacyjny obsługuje stanowisko pracy oraz jest narzędziem integrującym inne systemy wdrożone w przedsiębiorstwie. Z jego pomocą można uruchamiać aplikacje systemu ERP, ale pozwala również na np. udział w szkoleniach dedykowanych całej organizacji, często rozproszonej po świecie. Można go zatem zdefiniować jako "globalną platformę zapewniającą spersonalizowany dostęp z przeglądarki do różnorodnych, istotnych z punktu widzenia działalności przedsiębiorstwa treści i aplikacji w internecie, intranecie czy ekstranecie oraz agregację pozyskiwanych tym sposobem danych i usług z wielu źródeł na potrzeby użytkownika" (Lamek A 2013, s. 191).

Portal korporacyjny jest narzędziem kierowanym do pracowników, a także partnerów biznesowych oraz klientów (K. Smoląg 2007, s. 171).

Portal korporacyjny może być rozumiany jako (M. Sikorski 2014, s. 14):

• centralny interfejs dostępowy - umożliwiający dostęp przez przeglądarkę WWW do wszystkiego, co w innym przypadku byłoby rozproszoną informacją,
• informacyjny portal korporacyjny - wewnętrzny serwis WWW, który jest jedynym dostępem do wiedzy i informacji dla pracowników i partnerów biznesowych,
• jednolita platforma usługowa - pozwalająca na wgląd pracowników do potrzebnych danych i funkcjonalności bez względu na czas i miejsce.

Cechy portalu korporacyjnego

Cechy jakimi powinien charakteryzować się portal korporacyjny:(C.M.Olszak, E.Ziemba 2007, s. 346)

• integracja heterogenicznych danych, ustrukturalizowanych i nieustruklturalozwanych, pochodzących z organizacji i jej otoczenia,
• integracja niejednorodnych aplikacji,
• dostarczanie informacji użytkownikom, zarówno automatycznie do uprawnionych użytkowników jak i każdorazowo na ich życzenie,
• dostosowanie interfejsu portalu do do indywidualnych potrzeb,
• dostarczanie szczegółowych informacji i wiedzy dotyczących bardzo konkretnych dziedzin poszczególnym użytkownikom i grupom użytkowników,
• stworzenie możliwości komunikacji, wymiany informacji i współpracy pomiędzy poszczególnymi użytkownikami lub grupami użytkowników,
• kategoryzowanie danych, informacji oraz wiedzy dostępnych za pośrednictwem portalu,
• publikacja i dystrybucja informacji i wiedzy oraz ich rozpowszechnianie wśród pracowników.

Wymogi funkcjonalne

Portal korporacyjny powinien spełniać szereg wymagań funkcjonalnych. Należą do nich (Sołtysik-Piorunkiewicz A. i In., 2015, s. 111):

• ciągłość działania - możliwość dostępu przez 24 godziny, 7 dni w tygodniu,
• bezpieczeństwo - ochrona informacji udostępnianych przez portal,
• aktualność, rzetelność i wiarygodność informacji - tak aby można było na ich podstawie podejmować właściwe decyzje,
• szybkość i wygoda aktualizacji danych - informacje dostępne na portalu powinny być uaktualniane na bieżąco,
• łatwość użycia - portal powinien być przystępną pomocą w rozwiązywaniu zadań organizacji,
• personalizacja - udostępniana wiedza powinna być prezentowana w sposób dostosowany do użytkownika,
• skalowalność - efektywność użytkowników tego portalu powinna być niezależna od ich liczby,
• rozszerzalność - struktura portalu powinna być otwarta, umożliwiać dodawanie nowych elementów.

Architektura portali korporacyjnych

W skład ogólnej architektury portali wchodzą:

• warstwa prezentacji i personalizacji: definiuje sposoby dostepu poszczególnych użytkowników do zasobów i usług portalu,
• warstwa taksonomii i wyszukiwania: od tej warstwy zależy łatwość i szybkość dotarcia do poszukiwanej informacji,
• warstwa bezpieczeństwa: bardzo ważny element architektury. Portal musi posiadać wbudowane mechanizmy kontroli, które skutecznie zabezpieczą dane, wiedzę, informacje i aplikacje przed dostępem osób niepowołanych,
• warstwa integracji: umożliwia dostęp do danych istniejących w organizacji oraz w jej otoczeniu. Portal integruje aplikacje i zasoby, aby ułatwić dostęp do nich.

Korzyści stosowania portali korporacyjnych

Do najważniejszych korzyści płynących ze stosowania portali korporacyjnych należy zaliczyć:

• szybki dostęp do kluczowych informacji niezbędnych w procesie podejmowania decyzji,
• zmniejszenie czasu poszukiwania niezbędnych informacji,
• dostęp do wiedzy bez względu na lokalizację użytkowników,
• dobra organizacja pracy dzięki zintegrowanemu dostępowi do informacji,
• zmniejszenie kosztów dystrybucji informacji, głównie zmniejszenie wydatków na połączenia telefoniczne i papier.

Zastosowanie portali korporacyjnych

Wyróżnia się dwie grupy zastosowań dla portali korporacyjnych: wewnętrzne i zewnętrzne. Do pierwszej grupy należą (M. Trzaska, 2011, s. 85-86):

• jedna baza klientów dla całej organizacji,
• narzędzie wykorzystywane w celu kontroli obiegu dokumentów,
• baza pracowników i narzędzie stosowane do planowania urlopów,
• składanie zamówień artykułów, które są potrzebne w przedsiębiorstwie,
• wsparcie w zakresie rezerwacji transportu, sal konferencyjnych itp.,
• planowanie spotkań,
• udostępnianie biuletynu firmowego, zawierającego informacje dla pracowników.

Do zewnętrznych zastosowań zaliczamy:

• katalog produktów wraz z cennikiem,
• możliwość składania zamówień online,
• sprzedaż internetowa,
• możliwość sprawdzenia salda i płatności przez klientów.

Portal korporacyjny — artykuły polecane

Intranet — Aplikacje mobilne — Internet rzeczy — System informacji logistycznej — Baza wiedzy — Marketing automation — Zarządzanie dokumentami — Zarządzanie informacją — Dystrybucja informacji

Bibliografia

• Fazlagić J., Sikorski M., Sala A. (2014), Portale intranetowe. Zarządzanie wiedzą, kapitał intelektualny, korzyści dla pracowników i organizacji, Politechnika Gdańska
• Gołuchowski J. (2007), Technologie informatyczne w zarządzaniu wiedzą w organizacji, Wydawnictwo AE, Katowice
• Lamek A. (2013), Narzędzia wsparcia zarządzania we współczesnych organizacjach: ERP a BMS - porównanie, Zeszyty naukowe WSOWL, nr 1 (167)
• Olszak C., Ziemba E. (2007), Strategie i modele gospodarki elektronicznej, Wydawnictwo naukowe PWN, Warszawa
• Smoląg K. (2007), Zastosowanie portalu korporacyjnego w przedsiębiorstwie, Krakowska Szkota Wyższa im. Andrzeja Frycza Modrzewskiego, Kraków
• Sołtysik-Piorunkiewicz A., Furmankiewicz M., Ziuziański P. (2015), Spersonalizowany kokpit menedżerski jako przykład podejścia kontekstowego w zarządzaniu wiedzą, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach, Informatyka i Ekonometria 1, nr 216
• Trzaska M. (2011), Zarządzanie treścią, Polsko-Japońska Wyższa Szkoła Technik Komputerowych, Warszawa

Autor: Małgorzata Kołodziejczyk, Magdalena Gieracka