Tworzenie stanowisk organizacyjnych

Tworzenie stanowisk organizacyjnych korzysta z zasad porządkowania składników systemu i tworzenia stanowisk organizacyjnych. Obejmują one ustalenie właściwego stopnia specjalizacji stanowiska pracy oraz przesłanki ich wyodrębnienia.

Specjalizacja - zalety i wady

Specjalizacja wynika z koncepcji podziału pracy i oznacza "zakres, w jakim ogólne zadanie organizacji zostaje podzielone na mniejsze części składowe" (R.W. Griffin, 1999, s. 331). Zgodnie z tą zasadą zadania powierzone poszczególnym pracownikom powinny być ograniczone do wykonywania jednej funkcji.

Zalety specjalizacji:

• mniejsza ilość koniecznych decyzji
• duża wprawa pracowników w wykonywanych czynnościach
• minimalizacja wysiłku psychicznego
• skrócenie czasu przechodzenia z jednego stanowiska pracy do kolejnego
• niższe koszty szkoleń
• możliwość dopasowania wyspecjalizowanego sprzętu

Specjalizacja promuje wydajność pracy, jednak nadmierna specjalizacja prowadzi do powstania następujących barier wzrostu:

• technologiczne (strata czasu powstała przez częste przesyłanie półwyrobów)
• psychologiczne (zwiększenie liczby błędów związane z monotonią pracy i znużeniem)
• organizacyjne (wzrost kosztów koordynacji) (A. Nalepka, 2001, s. 138)

Metody przezwyciężania skutków nadmiernej specjalizacji:

• rotacja między stanowiskami pracy - systematyczne przemieszczenie pracowników między stanowiskami
• rozszerzenie zakresu pracy - zwiększenie zakresu obowiązków
• wzbogacanie pracy - przydzielenie nie tylko większej liczby zadań, ale także przekazanie większych uprawnień
• praca w zespołach roboczych - prowadzenie pracy zespołowej, wspólne przygotowywanie produktu

Metody wyodrębniania stanowisk

Istnieją dwa podejścia dotyczące wyodrębniania stanowisk organizacyjnych:

• "przystosowanie ludzi do struktury organizacyjnej" (przedstawiciele nurtu klasycznego) - to zadania są najważniejszym czynnikiem i dopiero do zadań powinny zostać dopasowane narzędzia i ludzie
• "przystosowanie struktury organizacyjnej do ludzi" (przedstawiciele nurtu behawioralnego) - pogląd ten oparty jest na założeniu, iż podniesienie wydajności jest możliwe dzięki satysfakcji pracowników

Aktualnie dochodzi jeszcze jeden problem, na który jest kładziony największy nacisk, a mianowicie - jak podzielić pracę między człowieka a maszynę (A. Nalepka, 2001, s. 139).

Zarządzanie zmianą w tworzeniu stanowisk organizacyjnych

W procesie tworzenia stanowisk organizacyjnych mogą wystąpić różne rodzaje zmian. Mogą to być zmiany strukturalne, takie jak zmiana hierarchii, podziału na departamenty lub tworzenie nowych jednostek organizacyjnych. Innym rodzajem zmian mogą być zmiany w zakresie odpowiedzialności i obowiązków na danym stanowisku. Mogą również wystąpić zmiany w wyniku reorganizacji, restrukturyzacji lub fuzji firm. Każda z tych zmian ma swoje specyficzne cechy i wymaga odpowiedniego podejścia menedżerskiego.

Menedżer ma kluczową rolę w zarządzaniu zmianą w tworzeniu stanowisk organizacyjnych. Jedną z głównych odpowiedzialności menedżera jest identyfikacja potrzeb zmiany i określenie celów, które mają być osiągnięte poprzez tworzenie nowych stanowisk. Menedżer powinien również koordynować proces tworzenia stanowisk, zapewniając odpowiednią komunikację i współpracę między różnymi zespołami i działami organizacji. Ponadto, menedżer powinien monitorować postęp prac i podejmować działania korygujące w razie potrzeby. Odpowiednie przygotowanie zasobów ludzkich oraz odpowiednie przeszkolenie personelu również leży w gestii menedżera.

Skuteczne zarządzanie zmianą w tworzeniu stanowisk organizacyjnych zależy od wielu czynników. Jednym z najważniejszych czynników jest zaangażowanie i wsparcie najwyższego szczebla zarządzania. Jeżeli menedżerowie wykazują zainteresowanie i aktywnie wspierają proces tworzenia stanowisk, to zwiększa to szanse na sukces. Ważnym czynnikiem jest również komunikacja i wysoki poziom współpracy między różnymi zespołami odpowiedzialnymi za proces tworzenia stanowisk. Inne czynniki to odpowiednie zasoby finansowe i technologiczne, a także dostęp do odpowiednich narzędzi i technik zarządzania zmianą.

Wprowadzanie zmian w tworzeniu stanowisk organizacyjnych może napotkać wiele wyzwań i trudności. Jednym z głównych wyzwań jest opór ze strony pracowników, którzy mogą obawiać się utraty swojej pozycji lub obciążenia większą ilością obowiązków. Innym wyzwaniem może być brak dostępnych zasobów finansowych lub technologicznych, które są niezbędne do wprowadzenia zmian. Trudności mogą również wynikać z braku jasno określonych celów i strategii, co może prowadzić do nieefektywnego procesu tworzenia stanowisk.

Technologie wspomagające tworzenie stanowisk organizacyjnych

W procesie tworzenia stanowisk organizacyjnych można wykorzystać różne narzędzia informatyczne, które ułatwiają i usprawniają ten proces. Jednym z takich narzędzi jest oprogramowanie do projektowania struktur organizacyjnych. Dzięki temu narzędziu można szybko i łatwo tworzyć modele struktur, analizować ich efektywność i elastyczność, a także generować raporty i dokumentację. Innym narzędziem może być system zarządzania zasobami ludzkimi (HRM), który umożliwia gromadzenie danych o pracownikach i ich kompetencjach, co ułatwia proces tworzenia stanowisk.

Automatyzacja i sztuczna inteligencja mogą przynieść wiele korzyści w analizie i projektowaniu struktur organizacyjnych. Dzięki automatyzacji można znacznie skrócić czas potrzebny na przeprowadzenie analiz i symulacji różnych scenariuszy. Sztuczna inteligencja może również pomóc w identyfikacji optymalnych rozwiązań i predykcji przyszłych potrzeb organizacji. Dzięki temu technologie te przyczyniają się do zwiększenia efektywności i elastyczności tworzenia stanowisk organizacyjnych.

Jednym z przykładów technologii wspomagających tworzenie stanowisk organizacyjnych jest system zarządzania zasobami ludzkimi (HRM). Taki system umożliwia gromadzenie danych o pracownikach, takich jak kwalifikacje, doświadczenie czy preferencje, co ułatwia proces tworzenia odpowiednich stanowisk. Innym przykładem jest oprogramowanie do analizy danych, które pozwala na przeprowadzenie szczegółowych analiz i symulacji różnych scenariuszy. Dzięki temu narzędziu można ocenić efektywność i elastyczność różnych struktur organizacyjnych.

Technologie wspomagające tworzenie stanowisk organizacyjnych mają wiele aspektów wpływających na efektywność i elastyczność tego procesu. Jednym z głównych aspektów jest skrócenie czasu potrzebnego na przeprowadzenie analiz i projektowanie struktur. Dzięki temu organizacja może szybko reagować na zmieniające się warunki rynkowe i organizacyjne. Innym aspektem jest zwiększenie dokładności i precyzji analizy, co prowadzi do lepszych decyzji dotyczących tworzenia stanowisk. Technologie te także zwiększają dostępność i łatwość korzystania z informacji związanych z tworzeniem stanowisk organizacyjnych.

Wykorzystanie technologii w tworzeniu stanowisk organizacyjnych może napotkać pewne wyzwania i ryzyka. Jednym z wyzwań jest konieczność odpowiedniego przeszkolenia personelu, aby umiejętnie korzystać z nowych narzędzi. Brak odpowiedniego przeszkolenia może prowadzić do nieefektywnego wykorzystania technologii. Innym wyzwaniem jest konieczność dostosowania systemów informatycznych do specyficznych potrzeb organizacji. Ryzyka związane z wykorzystaniem technologii mogą dotyczyć bezpieczeństwa danych oraz utraty kontroli nad procesem tworzenia stanowisk. Warto zatem odpowiednio zabezpieczyć systemy i wdrożyć odpowiednie procedury kontroli.

Tworzenie stanowisk organizacyjnych — artykuły polecane

Komórka organizacyjna — Formy wynagrodzeń — Formalizacja — Struktura zespołów projektowych — Zasady zarządzania — Prawo podziału — Tomasz Bata — Rozszerzanie zakresu pracy — Struktura funkcjonalna

Bibliografia

• Griffin R. (2017), Podstawy zarządzania organizacją, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Koźmiński A., Piotrowski W. (red.) (2010), Zarządzanie teoria i praktyka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Nalepka A. (2001), Struktura organizacyjna, Antykwa, Kraków
• Przybyła M. (red.) (2001), Organizacja i zarządzanie Podstawy wiedzy menedżerskiej, Wydawnictwo im. Oskara Lanego we Wrocławiu, Wrocław

Autor: Justyna Migdał