Formalizacja

Z Encyklopedia Zarządzania
Skocz do: nawigacja, szukaj
Formalizacja
Pojęcie nadrzędne
Pojęcia związane
Metody i techniki

Formalizacja jest podstawowym narzędziem projektowanie struktury. Formalizacja oznacza nadawanie komunikacji formy pisemnej (Glinka B., Hensel P., Struktury i projektowanie organizacji, w: Glinka B., Kostera M. (red.) 2016, s. 307). Formalizacja definiowana jest jako proces utrwalenia struktury organizacyjnej za pomocą określenia wzorców zachowań ludzi w organizacji przy wykorzystaniu przepisów, norm, zasad, ról i reguł, które razem składają się na dokumentację organizacyjną, w tym przede wszystkim:

  • statut przedsiębiorstwa
  • regulamin organizacyjny
  • schemat struktury organizacyjnej
  • charakterystyka stanowisk pracy (ramy zadań)
  • instrukcje obiegu dokumentów
  • procedury
  • wytyczne (Zakrzewska - Bielawska A., Organizowanie działalności przedsiębiorstwa, w: Zakrzewska - Bielawska A. (red.) 2017, s. 271, 273).

Formalizacja oznacza proces, w którym cele i strukturę organizacji ugruntowuje się w organizacyjnych przepisach, budując wzorce postępowań i zależności, oraz procedury działania i funkcjonowania (Piotrowski W., Organizacja jako maszyna, w: Latusek – Jurczak D., Olejniczak T., Piotrowski W. (red.) 2018, s. 96). Formalizacja to proces polegający na określeniu w formie pisemnej zakresu zadań i odpowiedzialności poszczególnych elementów oraz organizacji jako całości, który prowadzi do wytworzenia wzorców zachowań i zależności oraz procedury działania. Formalizując strukturę tworzymy szereg przepisów, które określają:

  • misję i cele systemu
  • zadania podstawowych stanowisk, komórek i jednostek organizacyjnych
  • podstawowe zależności organizacyjne
  • zakresy uprawnień i odpowiedzialności
  • wzorce działań (dotyczące istotnych procesów i procedur)

W praktyce formalizacja oznacza opracowanie takich dokumentów jak:

  • schemat organizacyjny
  • regulamin
  • opis stanowiska pracy
  • zakres czynności
  • instrukcja organizacyjna
  • zarządzenia
  • polecenia służbowe
  • okólnik, itp.

Cele formalizacji

Można wyróżnić następujące cele formalizacji:

  1. wprowadzenie ładu i porządku wewnętrznego za pomocą usystematyzowanego podziału zadań, praw i odpowiedzialności między członków organizacji aby zlikwidować spory kompetencyjne i nie ominąć kluczowych zadań
  2. zagwarantowanie oczekiwanego poziomu zgodności współdziałania danych elementów organizacji za pomocą stosownych instrumentów koordynacji;
  3. osiągniecie oczekiwanego poziomu pewności wyniku i sposobu funkcjonowania danych elementów organizacji za pomocą określenia i wprowadzenia zweryfikowanych procedur działania
  4. minimalizacja poziomu napięć między członkami organizacji, które mogą powstać w przypadku braku precyzyjnie przedstawionych ram kompetencji i zasad postępowania w organizacji
  5. minimalizacja poczucia niepewności w kwestii miejsca i zadań człowieka w organizacji, które może pojawić się, gdy nie ma ukazanych ram i sposobów działania
  6. umożliwienie określenia i wycenienia wielkości oddziaływania danych członków organizacji na jej działanie za pomocą opracowania procedur determinujących ocenę rezultatów i wkładu pracy danych uczestników organizacji (Zakrzewska - Bielawska A., Organizowanie działalności przedsiębiorstwa, w: Zakrzewska - Bielawska A. (red.) 2017, s. 272).

Uzyskanie wyróżnionych celów formalizacji wiąże się z niezbędnością ponoszenia stosownych kosztów, na przykład: nakładów na opracowywanie przepisów formalnych, kosztów wymuszenia ich respektowania, kosztów związanych ze zmniejszoną motywacją personelu z powodu wpływu znacznej liczby formalnych przepisów, oraz z obniżeniem elastyczności organizacji z powodu nadmiernej formalizacji (Zakrzewska - Bielawska A., Organizowanie działalności przedsiębiorstwa, w: Zakrzewska - Bielawska A. (red.) 2017, s. 272).

Etapy

Proces formalizacji jak dowodzi praktyka przebiega w trzech etapach:

  1. zalegalizowanie przedsiębiorstwa, określenie jego misji, celów, przedmiotu działania oraz zasad funkcjonowania. Efektem pierwszego etapu jest powstanie takich dokumentów jak: statut, schemat i regulamin organizacyjny
  2. opracowanie szczegółowej dokumentacji dotyczącej jednostek, komórek i stanowisk organizacyjnych oraz wzorców zachowań w konkretnych sytuacjach organizacyjnych
  3. ciągłe doskonalenie dokumentacji organizacyjnej (posiada charakter permanentny), ma na celu dostosowywanie zasad do zmieniających się warunków wewnętrznych i zewnętrznych organizacji (A. Nalepka 2001, s119-120)

Pomiar

Formalizacja dotyczy każdej organizacji, jednak możemy mówić o różnym jej stopniu i zakresie. Częstym problemem dla kierownictwa jest zatem znalezienie tzw. optimum formalizacji, gdy nie zostaje ono osiągnięte mamy do czynienia z:

  • przeformalizowaniem - występuje, gdy obowiązuje zbyt szeroki zakres reguł organizacyjnych, co prowadzi do braku elastyczności, czyli podatności na zamiany,
  • niedoformalizowaniem - polegającym na istnieniu zbyt malej ilości przepisów lub o małym zakresie, prowadzi to do swobody działań pracowników, co z kolei skutkuje chaosem i spadkiem sprawności organizacji

Stopień formalizacji systemu może być mierzony:

  • liczbą przepisów określających funkcjonowanie organizacji (cele, zadania)
  • stopniem szczegółowości tych przepisów
  • stopniem rygorystyczności (karami za niezastosowanie się do przepisów) (A. K. Koźmiński, W. Piotrowski 2000, s. 273)

Do głównych czynników wpływających na stopień formalizacji należy zaliczyć:

  • otoczenie – im bardziej skomplikowane i niestabilne otoczenie, tym większa niezbędność elastyczności i mniejsze upodobanie do formalizacji
  • technologia – im mniej rutynowa technologia, podlegająca zmianom w zależności od zmiany zadań, tym mniejsze upodobanie do formalizacji
  • wielkość organizacji – wraz ze wzrostem organizacji rośnie konieczność formalizacji
  • zwartość terytorialna – wraz ze zwiększeniem rozproszenia terytorialnego rośnie upodobanie do formalizacji
  • poziom kwalifikacji personelu – im niższe kwalifikacje personelu, tym większe upodobanie do formalizacji;
  • postawa personelu – wraz ze wzrostem zaangażowania i aktywności personelu spada skłonność do formalizacji (Zakrzewska - Bielawska A., Organizowanie działalności przedsiębiorstwa, w: Zakrzewska - Bielawska A. (red.) 2017, s. 273).

Formalizacja zapobiega spontaniczności i nieprzewidywalności działań organizacyjnych. Fundamentem formalizacji jest władza organizacyjna. Formalizacja optymalizuje zarządzanie zdejmując z zarządzających niezbędność indywidualnych ingerencji. Należy opracować przepisy, przekazać je podległym pracownikom i egzekwować ich realizację. W rezultacie formalizacji organizacja upodabnia się do maszyny (działa przewidywalnie, powtarzalnie i rytmicznie). Formalizacja determinuje usztywnienie organizacji, spowalnia reakcję na wewnętrzne i zewnętrzne zdarzenia (A. K. Koźmiński, D. Jemielniak, D. Latusek – Jurczak 2014, s. 51, 52).

Bibliografia

  • Glinka B., Hensel P.(2016), Struktury i projektowanie organizacji, w: Glinka B., Kostera M. (red.), Nowe kierunki w organizacji i zarządzaniu: organizacje, konteksty, procesy zarządzania, Wydawnictwo: Wolters Kluwer, Warszawa 2016.
  • Hall, R. H., Johnson, N. J., & Haas, J. E. (1967). Organizational size, complexity, and formalization. "American Sociological Review", pp. 903-912.
  • Koźmiński A. K., Jemielniak D., Latusek – Jurczak D.(2016), Zasady zarządzania, Wydawnictwo: Oficyna a Wolters Kluwer business, Warszawa 2014.
  • Nalepka A.(2001), Struktura organizacyjna, ANTYKWA, Kraków 2001
  • Organizacja i zarządzanie. Podstawy wiedzy menedżerskiej,(2001) pod red. Przybyła M., Wydawnictwo im. Oskara Lanego we Wrocławiu, Wrocław 2001
  • Piotrowski W.(2018), Organizacja jako maszyna, w: Latusek – Jurczak D., Olejniczak T., Piotrowski W. (red.), Teoria organizacji. Nauka dla praktyki, Wydawnictwo: Poltext, Warszawa 2018.
  • Vlaar, P. W., Van den Bosch, F. A., & Volberda, H. W. (2006). Coping with problems of understanding in interorganizational relationships: Using formalization as a means to make sense. "Organization Studies", 27(11), pp. 1617-1638.
  • Zakrzewska - Bielawska A.(2017), Organizowanie działalności przedsiębiorstwa, w: Zakrzewska - Bielawska A. (red.), Podstawy zarządzania: teoria i ćwiczenia, Wydaw. Nieoczywiste - imprint GAB Media, Warszawa 2017.
  • Zarządzanie Teoria i praktyka, pod red Koźmiński A. K., Piotrowski W., (wyd. 5), Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2000


Autor: Łukasz Jakosz