Projekt

Projekt - jest tymczasowym przedsięwzięciem, który ma na celu stworzenie unikalnej usługi lub produktu, gdzie charakterystyka tymczasowości określa, że to przedsięwzięcie ma bardzo ściśle określony początek i koniec, zaś unikalność oznacza, że usługa lub produkt w zauważalny sposób jest całkowicie inna niż wszystkie podobne usługi bądź produkty. Pojęcie projektu wymaga sprecyzowania głównych cech. Nalezą do nich: cel, niepowtarzalność, złożoność, określoność, zmienność, zaangażowanie zasobów ludzkich, ograniczoność czasowa.

TL;DR

Projekt to tymczasowe przedsięwzięcie mające na celu stworzenie unikalnej usługi lub produktu. Projekt musi mieć określone cele, być niepowtarzalny, złożony, określony w czasie i zmienności, oraz wymagać zaangażowania zasobów ludzkich. Istnieje wiele atrybutów i klasyfikacji projektów. Podstawowe parametry projektu to koszty, czas realizacji i zakres. Specyfikacja klienta projektu jest istotna dla zrozumienia wymagań. Wartość projektu wynika z korzyści z jego realizacji, a analiza wartości uwzględnia aspekty takie jak wartość użytkowa, wymienna, dla inwestora, likwidacji i szacunkowa. Projekt przebiega przez fazy projektowania, planowania, realizacji i zakończenia.

Atrybuty projektu

Do podstawowych atrybutów projektu należy zaliczyć:

• zdefiniowanie w czasie,
• niepowtarzalność (jednorazowość),
• złożoność,
• celowość.

Każdy projekt musi mieć szczegółowo określone terminy. Muszą one dotyczyć nie tylko projektu jako całości, ale każdego zadania w nim wykonywanego. Służy temu plan projektu.

Projektem nie można nazwać pojedynczego zadania lub też zestawu niepowiązanych zadań. Wszystkie zadania wykonywane w projekcie muszą przyczyniać się do realizacji celów. Nie wolno w projekcie realizować zadań nie przyczyniających się do osiągnięcia celów, ponieważ zmniejsza to efektywność projektu.

Na osiągnięcie celów projektu ma wpływ wiele czynników, przy czym jako krytyczne czynniki sukcesu w zarządzaniu projektami należy rozumieć "zasadnicze cechy projektu bądź zdarzenia, które mogą wystąpić i wpłynąć na osiągnięcie zamierzonych celów projektu" (Spałek, 2004, s. 12)

Projekty często występują pod różnymi nazwami, np.: przedsięwzięcie, zmiana, inwestycja, restrukturyzacja, reorganizacja, wdrożenie, uzdrowienie sytuacji, wprowadzenie produktu na rynek. Początkowo pojęcie projekt nie przyjęło się w polskich firmach, jednak w ostatnich latach można zauważyć coraz częstsze jego używanie. Człowiek realizował projekty od dawna. Pierwsze projekty, których dokumenty się zachowały, to chiński mur oraz egipskie piramidy. Jednak współczesne zarządzanie projektami zaczęło się od projektu Manhattan, którego celem było opracowanie bomby atomowej.

Projekty, które są nadrzędnymi wobec innych (np. w układzie projekt główny - projekty szczegółowe) nazywamy programami.

Klasyfikacja projektów

Ze względu na przedstawione cechy projektów, można podczas klasyfikacji wyróżnić osiemnaście kryteriów:

Kryterium	Projekty
Przeznaczenie	wewnętrzne zewnętrzne
Natura	finansowe administracyjne techniczne handlowe
Oczekiwanie	wycinkowe kompleksowe
Wielkość	duże małe
Obszar zastosowań	nowe produkty naprawy badania i rozwój informatyka
Oczekiwana rentowność	redukcja kosztów produkcji zwiększenie wydajności badania wprowadzenie nowego produktu
Charakter	identyfikacyjne diagnostyczne prognostyczne
Ryzyko	określany jest poziom ryzyka (duży, średni, mały)
Wartość ekonomiczna projektu	określa się odpowiedni poziom wartości ekonomicznej
Czas realizacji	ustala się kategorie (np. czas realizacji do 3 miesięcy)
Rodzaj wykorzystywanej technologii
Poziom nowości	wysoki niski brak
Cel innowacji	tworzenie testowanie upowszechnianie
Zasięg	wewnątrzorganizacyjne lokalne regionalne krajowe międzynarodowe globalne
Zakres	koncepcyjne realizacyjne kompleksowe
Skomplikowanie	strategiczne taktyczne operacyjne
Oczekiwany efekt	procesowe inwestycyjne przychodowe

Podstawowe parametry projektu

Zgodnie z definicją, istotą projektów określanych jako złożonych przedsięwzięć jest ich określoność. Dotyczy ona wielkości charakteryzujących projekt, inaczej mówiąc podstawowych parametrów projektu, czyli:

• Koszty realizacji,
• Czas realizacji.
• Zakres projektu,

Celem zrealizowania projektu jest osiągnięcie wyżej określonych parametrów na wyżej założonym poziomie.

Parametr kosztowy w najczęstszy sposób wyrażany jest w formie limitu nakładów i kosztów, który nie powinien być przekroczony. Limit ten również powinien dotyczyć głównych części składowych projektu. Czas wyrażany jako parametr projektu można rozumieć dwojako: wyznacza on okres, w którym dany projekt powinien być zrealizowany lub wyznacza kalendarzowe terminy realizacji projektu. Zakresem projektu określamy nic innego jak dokładnie to czego wymaga klient. Jego wymagania mają charakter priorytetowy, a ze względu na to, że całe przedsięwzięcie jest dofinansowane z jego budżetu to i on jest głównym interesariuszem projektu odnosząc z jego sukcesu największe korzyści. Jasne określenie wymagań przez klienta jest pomocne przede wszystkim wykonawcom projektu, ale także pomaga zleceniodawcy zrozumieć poszczególne etapy, które zachodzą przy jego realizacji. Zakres projektu to narzędzie, również pomocne przy sposobie podziału odpowiedzialności za projekt pomiędzy stroną wykonującą, a zlecającą oraz ścisłym określeniu prac wykonawcy i wielkości wkładu w dany projekt.

Specyfikacja klienta projektu

Specyfikacja klienta projektu to jak najlepsze zrozumienie wymagań określonych przez klienta. Od samego początku projekt powinien zostać zdefiniowany przez wykonawcę najlepiej i najszerzej jak to jest tylko możliwe. Dzięki tak szeroko opisanemu poznaniu wymagań wykonawca może dokładnie poznać zakres działań, który musi zrealizować, klient zaś pozostaje świadomy w tym czego może oczekiwać. Do specyfikacji klienta projektu zalicza się również wstępne zapytania ofertowe, zmiany, prośby, sugestie, a także na przykład pisemne rysunki, wstępne rysunki. Wszystkie zaistniałe działania prowadzą do określenia wstępnej propozycji projektu.

Wartość projektu

Ponieważ wartością możemy nazwać wszelkie zalety, które cechują dany przedmiot to jako wartość projektu można uznać pozytywne aspekty projektu czyli wszystko to co jest zaletą przynoszącą nam korzyść. Wartością projektu nie są jednak tylko i wyłącznie cechy produktu, który otrzymamy po zakończeniu realizacji projektu, ale są to również takie elementy jak wiedza, którą nabyliśmy podczas prac projektowych i dzięki nim, procedury wewnętrzne, które dzięki prowadzeniu projektu zostały udoskonalone oraz wszelkie relacje, które udało nam się nawiązać z wykonawcami projektu. Wartość projektu to korzyści, które są ściśle związane z procesem jego realizacji jak również jego znaczeniem oraz celem, który chcemy osiągnąć poprzez realizację tego projektu. Bardzo istotne są również takie elementy jak fakt czy projekt jest opłacalny i ważny z punktu widzenia ekonomicznego i pozaekonomicznego. Wartość danego projektu wynika z wizji osiągnięcia korzyści ponieważ właśnie to stanowi źródło atrakcyjności danego projektu.

W celu dokonania analizy wartości projektu powinniśmy zwrócić szczególną uwagę na takie aspekty jak:

• wartość użytkowa - czyli zdolność zaspokajania potrzeb ludzkich,
• wartość wymienna - w wypadku jeśli projekt ten jest wymienialny na inne dobra,
• wartość projektu dla inwestora lub klienta,
• wartość likwidacji projektu - w wypadku kiedy chcemy zrezygnować z kontynuacji projektu,
• wartość szacunkowa - w sytuacji kiedy nie posiadamy informacji potrzebnych do dokładnej wyceny.

W badaniu wartości projektu należy wziąć pod uwagę "cykl życia projektu", a więc cykl, który pokazuje etapy od początku czyli od powstania projektu do jego zakończenia. Modeli obrazujących cykl życia projektu jest wiele. Jednym z takich modeli, jest model według, którego cykl życia projektu powinniśmy podzielić na cztery fazy. Pierwszą z nich jest projektowanie. W tej fazie dopiero uświadamiamy sobie, że potrzebujemy stworzyć całkowicie nowy produkt. Drugą fazą jest planowanie, a więc nasze działania (wykonanie planu działań i organizowania wykonawstwa tego projektu) prowadzące do poukładania całej wizji przedsięwzięcia w logiczną i spójną całość tak, aby umożliwić sprawne kontynuowanie kolejnej czyli trzeciej fazy cyklu - realizacji. Realizacja to oczywiście sukcesywne wykonywanie krok po kroku zaplanowanych wcześniej zadań, ale też przede wszystkim koordynacja i nadzorowanie prac. Ostatnią fazą jest zakończenie - tutaj stoi przed nami zadanie porównania wyniku końcowego z naszym ustalonym na początku produktem przez zleceniodawcę.

Patrz także:

• Gwarancja i rękojmia w projekcie
• Motywowanie w projekcie
• Obieg informacji w projekcie
• Oszczędność w projekcie
• Otwartość w projekcie
• Plan jakości w projekcie
• Plan kontroli zmian w projekcie
• Przyczyny tworzenia zespołów projektowych
• Relacje między zadaniami w projekcie
• Rezerwy w projekcie
• Rodzaje kontraktów w projekcie
• Rodzaje struktur w projekcie
• Sprawozdawczość w projekcie
• Testowanie w projekcie
• Zarządzanie zmianą w projekcie

Projekt — artykuły polecane

Zarządzanie programem — Modele fazowe — Metodyka MSF — Cykl życia projektu — Ogólna charakterystyka metodyki Prince 2 — Produkty cząstkowe — Testowanie w projekcie — Kryteria sukcesu i porażki zarządzania projektem — Zasady zarządzania projektem wg PRINCE2

Bibliografia

• Gołaś H., Mazur A. (2010), Zasady, metody i techniki wykorzystywane w zarządzaniu jakością, Wydawnictwo Politechniki Poznańskiej, Poznań
• Jasińska K. (2016), Sukces organizacji projektowej czy sukces projektu - identyfikacja kluczowych czynników sukcesu, Zarządzanie i Finanse, Journal of Management and Finance, Vol. 14, No. 2/1
• Łada M., Kozarkiewicz A. (2010), Zarządzanie wartością projektów - Instrumenty rachunkowości zarządczej i controllingu, C.H. Beck, Warszawa
• PMI (2021), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management
• Spałek S. (2004), Krytyczne czynniki sukcesu w zarządzaniu projektami, Wydawnictwo Politechniki Śląskiej, Gliwice
• Stabryła A. (1996), Zarządzanie rozwojem firmy, Wydawnictwo AE w Krakowie, Kraków
• Tkaczyński J., Świstak M., Sztore E. (2011), Projekty europejskie, Praktyczne aspekty pozyskiwania i rozliczania dotacji unijnych, C.H. Beck, Warszawa
• Trocki M. (2012), Nowoczesne zarządzanie projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Wyrwicka M. (2011), Zarządzanie projektami, Wydawnictwo Politechniki Poznańskiej, Poznań

Autor: Janusz Dziedziak