Proces gospodarki komunalnej

To tylko przykład procesu. Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.

Cele procesu

Cele istnienia procesu:

• utrzymanie czystości gminy
• administrowanie lokalami mieszkalnymi i użytkowymi
• dostarczanie wody i odprowadzanie ścieków

Cele związane z udoskonaleniem procesu:

• skrócenie czasu wykonania zamówienia od momentu podpisania umowy poprzez wykorzystanie innowacji technologicznych
• skrócenie czasu oczekiwania na akceptację projektu inwestycyjnego poprzez ujednolicenie wykorzystywanych procedur
• usprawnienie rozliczania faktur związanych z administracją lokali poprzez skrócenie czasu oczekiwanie na raporty od spółdzielni mieszkaniowych

Charakterystyka procesu

Proces Gospodarka komunalna zajmuje się wykonywaniem zadań własnych i zleconychw celu bieżącego i nieprzerwanego zaspokajania zbiorowych potrzeb ludności poprzez świadczenie usług powszechnie dostępnych.

Gospodarka komunalna może być prowadzona w formie: - Zakładu budżetowego - Spółki prawa handlowego - Zlecenia świadczenia usług podmiotom prywatnym na podstawie przepisów o zamówieniach publicznych

Gospodarka komunalna jest procesem złożonym, do zadań angażuje wiele podmiotów. Na etapie decyzyjnym w procesie biorą udział dyrektor zakładu, główny księgowy, pracownik księgowości i zbytu, kierownik działu techniczno-administracyjno-komunalnego, specjalista ds. budownictwa i gospodarki komunalnej, kierownik oczyszczalni ścieków oraz otoczenie zewnętrzne.

Zasoby (dane wejściowe)

Uczestnicy procesu

• dyrektor zakładu - wykształcenie wyższe z dziedziny zarządzania
• główny księgowy - wykształcenie wyższe z dziedziny księgowości i finansów, umiejętności z zakresu obsługi komputera i programów księgowych
• pracownik księgowości i zbytu - wykształcenie wyższe ekonomiczne, umiejętności z zakresu obsługi komputera
• kierownik działu techniczno-administracyjno-komunalnego - wykształcenie wyższe techniczne, doświadczenie na podobnym stanowisku
• specjalista ds budownictwa i gospodarki komunalnej - wykształcenie wyższe techniczne z zakresu budownictwa, doświadczenie w zawodzie
• kierownik oczyszczalni ścieków - wykształcenie wyższe techniczne
• otoczenie zewnętrzne - inwestorzy i instytucje

Zasoby materialne

• dokumenty w formie papierowej i elektronicznej takie jak: umowy, polecenia wykonania zadania (usługi)
• komputery osobiste wraz z oprogramowaniem

Zasoby informacyjne

• dokumentacja techniczna i technologiczna, regulaminy przedsiębiorstwa, akty prawne
• dane dotyczące terminów i szczegółowe dane zamówień publicznych
• informacje o priorytetowych zamówieniach, zleceń inwestycyjnych, dane kosztowe, finansowe
• raporty, sprawozdania dotyczące realizowanych projektów w gminie, możliwości i ograniczenia
• pozwolenia na wykonanie usługi

Narzędzia, metody i techniki

• budżet
• oprogramowanie komputerowe
• szczegółowe plany zadań

Opis procesu

1. Oczyszczanie miasta

1.1. Ogłoszenie przetargu na oczyszczanie miasta.

W styczniu każdego roku dyrektor ZGKiM ogłasza na stronie internetowej przetarg dla firmy zewnętrznej na oczyszczanie miasta i dbanie o tereny zielone. Nad całością nadzór sprawuje dodatkowo główny księgowy.

1.2. Rozstrzygnięcie przetargu.

Oferty elektroniczne zbierane są przez okres miesiąca a następnie odbywa się zebranie celem wyłonienia najlepszej oferty. W zebraniu uczestniczą: dyrektor zakładu i główny księgowy. Analizują oni zaoferowane kwoty oraz zakresy działań jakie zadeklarowały firmy zewnętrzne biorące udział w przetargu. Zwycięska firma jest informowana telefonicznie a jej przedstawiciel zapraszany jest do siedziby ZGKiM na podpisanie umowy.

1.3. Podpisanie umowy o oczyszczanie miasta.

Umowa zawiera szczegółowy wykaz zadań powierzanych firmie zewnętrznej oraz wysokość maksymalnych kwot jakie ZGKiM może zapłacić za konkretne prace. Dyrektor zakładu podpisuje umowę z wybraną firmą.

1.4. Kontrola i nadzór prac porządkowych.

Stan prac porządkowych nadzorowany jest przez specjalistę ds. budownictwa i gospodarki komunalnej. Specjalista raz w tygodniu odbywa kontrole w losowych miejscach celem sprawdzenia poprawnego wykonania prac przez firmę zewnętrzną. Sprawdza on terminowe usuwanie śmieci z koszy komunalnych, oczyszczanie i odśnieżanie chodników należących do miasta, koszenie i grabienie a następnie wywożenie trawy z terenów zielonych oraz inne zadania wymienione w umowie.

1.5. Dokumentacja prac porządkowych.

Co miesiąc specjalista ds. budownictwa i gospodarki komunalnej sporządza raportyz przebiegu prac i przedstawia je wraz z fakturą otrzymaną od firmy zewnętrznej dyrektorowi zakładu. Dyrektor przed zatwierdzeniem dokumentów sprawdza czy koszty w niej wykazane nie przekraczają limitów zawartych w umowie jaka została zawarta. W przypadku przekroczenia limitów firma zewnętrzna nie otrzyma większej sumy niż zawarta w umowie. Zatwierdzone dokumenty dalej przekazywane są do działu księgowości i zbytu, gdzie pracownik wprowadza fakturę do bazy danych i poprzez bankowość elektroniczną wykonuje przelew.

2. Administracja lokalami mieszkalnymi i użytkowymi

2.1.Nadzór nad lokalami mieszkalnymi.

Główny nadzór nad lokalami mieszkalnymi i użytkowymi sprawowany jest przez specjalistę ds budownictwa i gospodarki komunalnej.

2.2. Kontrola techniczna.

Specjalista ds budownictwa i gospodarki komunalnej ustala trzymiesięczny grafik kontroli stanu technicznego budynków komunalnych. Zgodnie z grafikiem odbywa kontrole, podczas których sprawdza czy w budynkach wymagane są jakieś remonty - malowanie klatek schodowych, stan pokryć dachowych, rur kanalizacyjnych i CO, przyłączy wodnych itp. Dodatkowo poza grafikiem specjalista dokonuje kontroli usterek i wniosków zgłaszanych przez lokatorów.

2.3. Określenie potrzeb remontowych.

Podczas kontroli określane są potrzeby remontowe, które następnie wraz z głównym księgowym specjalista analizują i porównują kosztorys remontu z zasobami funduszu remontowego. Jeżeli fundusz remontowy nie jest wystarczający odbywa się zebraniez mieszkańcami danego obiektu mieszkalnego i podejmowana jest decyzja bądź o dodatkowej składce mieszkańców na remont bądź o odłożeniu remontu na okres kiedy fundusz remontowy będzie wystarczający na jego wykonanie. Jeżeli fundusz jest wystarczający, specjalista na stronie internetowej ogłasza przetarg dla firmy zewnętrznej na wykonanie remontu.

2.4. Ogłoszenie przetargu na wykonanie remontu.

Po upływie miesiąca od jego ogłoszenia przetarg rozstrzygany jest podczas zebrania w którym uczestniczy specjalista i dyrektor zakładu. Wybierają oni ofertę, która najbardziej odpowiada pod względem terminowości i ceny. Zwycięska firma zapraszana jest do podpisania umowy.

2.5. Wykonanie remontu.

Po podpisaniu umowy firma zewnętrzna rozpoczyna remont, który specjalista ds. budownictwa i gospodarki komunalnej nadzoruje. Sporządza on także raporty z wykonania remontu i porównuje je z kosztami i fakturami jakie przedstawiła firma zewnętrzna prowadząca remont.

2.6. Rozliczanie czynszu.

Specjalista ds. budownictwa i gospodarki komunalnej rozlicza także lokatorów z czynszui jego terminowości. W konsultacji z głównym księgowym wylicza on wysokość czynszów. O każdej zmianie wysokości czynszu lokatorzy są powiadamiani listami, które dostarczają dozorcy określonych budynków komunalnych. Mieszkańcy opłacają czynsz co miesiąc albo za pośrednictwem przelewów albo osobiście w kasie zakładu. Pracownik księgowości i zbytu obsługując kasę zakładu wprowadza każdą płatność do systemu informatycznego (zarówno gotówkową jak i przelew momencie jego zaksięgowania na koncie zakładu) System automatycznie nalicza lokatorom karne odsetki w momencie powstania zwłokiw płatnościach.. W przypadku przekroczenia 10 dniowego terminu spłaty wraz z odsetkami, pracownik księgowości wysyła list polecony do lokatora z ponagleniem i informacją że po 60 dniach opóźnienia w spłacie zadłużenia sprawa zostanie przekazana do kolegium. Jeżeli zadłużenie nie zostanie spłacone w terminie, pracownik księgowości sporządza raport, który przekazuje dyrektorowi zakładu a następnie wnosi sprawę do kolegium.

3. Dostarczanie wody i odprowadzanie ścieków

3.1 Przyłączenie nowego odbiorcy do sieci wodno-kanalizacyjnej

Dział techniczno-administracyjno-komunalny otrzymuje od petentów wnioski o przyłączenie do sieci wodociągowej wraz z dostarczonymi projektami inwestycyjnymi. Kierownik działu sprawdza poprawność wniosku a specjalista ds budownictwa i gospodarki komunalnej zatwierdza projekt budowlany. Następnie kierownik działu technicznego wprowadza do bazy komputerowej dane inwestora.

3.2 Określenie warunków technicznych na przyłączenie do sieci wodno-kanalizacyjnej

Kierownik działu techniczno-administracyjno-komunalnego przyjmuje wnioski od inwestorów dotyczące określenia warunków technicznych na przyłączenie do sieci wodno-kanalizacyjnej. Kolejno kierownik działu opracowuje warunki i wyznacza termin odbioru warunków (30 dni). Następnie przedkłada dokumenty do dyrektora zakładu w celu akceptacji. Kopia dokumentu przekazywana jest do pracownika księgowości i zbytu, gdzie sporządzana jest faktura za wydane warunki. Kolejno kierownik działu techniczno-administracyjno-komunalnego informuje inwestora o przygotowanych warunkach i możliwości odbioru. Przy odbiorze inwestor reguluje opłatę, a kierownik działu przekazuje informację pracownikowi księgowości i zbytu o zapłaconej fakturze.

3.3 Odbiór techniczny przyłącza

Kierownik działu technicznego dokonuje odbioru technicznego przyłącza wodno-kanalizacyjnego. Sporządza protokół z przebiegu prac, który przekazuje dyrektorowi zakładu do w lądu, oraz wystawia fakturę VAT za dokonanie czynności odbiorczej i przekazuje potwierdzenie zapłaty przez inwestora pracownikowi działu księgowości i zbytu.

3.4 Ewidencja wodomierzy

Kierownik działu techniczno-administracyjno-komunalnego prowadzi ewidencję wodomierzy i ilości dostarczanej wody. Przekazuje w formie raportu te dane do działu księgowości i zbytu, gdzie pracownik prowadzi w okresach dwumiesięcznych naliczeń opłat za dostarczanie wody.

3.5 Nadzór techniczny sieci kanalizacyjnej

Kierownik oczyszczalni ścieków nadzoruje okresowe kontrole studzienek i sieci kanalizacyjnej, a także pracę samej oczyszczalni. Sporządza protokoły dotyczące czystości wody i ścieków, i przekazuje do dyrektora zakładu.

3.6 Ewidencja opłat za odprowadzanie ścieków

Kierownik oczyszczalni ścieków prowadzi ewidencję wysokości opłat za odprowadzanie nieczystości i przekazuje w formie raportu te dane do działu księgowości i zbytu. Pracownik tego działu w okresach dwumiesięcznych dokonuje naliczeń opłat za odprowadzanie ścieków.

Nadzór nad wszystkimi operacjami finansowymi prowadzi główny księgowy.

7. Wyjścia (dane wyjściowe)

• umowy na dostawę wody i odprowadzanie ścieków
• rozliczenia z dostawcami i odbiorcami oraz z pracownikami,
• rozliczenia z budżetem,
• raporty i sprawozdania zrealizowanych projektów
• potwierdzenia dotyczące wykonanych usług

8. Odpowiedzialności i uprawnienia

Stanowisko	Nr	Uprawnienia	Odpowiedzialność
Dyrektor Zakładu	1	reprezentowanie Zakładu na zewnątrz	odpowiedzialność za wizerunek zakładu, udzielanie aktualnych informacji, kontakt z prasą
	2	wydawanie zarządzeń wewnętrznych odnośnie gospodarki Zakładu	dokładność, rzetelność
	3	sprawne organizowanie prac umożliwiające prawidłowe wykonywanie zadań,	należyte planowanie, nadzór
	4	bezpośredni nadzór nad poprawnym, rzetelnym wypełnianiem obowiązków służbowych przez podległych pracowników oraz nad przestrzeganiem przez nich porządku i dyscypliny pracy	rzetelność, bieżąca kontrola
	5	aprobowanie i podpisywanie dokumentów	terminowość, rzetelność, współpraca z działami
	6	podpisywanie wszelkich pism wychodzących z Zakładu na zewnątrz	terminowość, rzetelność
Główny Księgowy	7	prowadzenie rachunkowości Zakładu zgodnie z obowiązującymi zakłady budżetowe przepisami	odpowiedzialność za właściwą gospodarkę finansową Zakładu
	8	opracowywanie preliminarzy budżetowych tak po stronie dochodów jak i wydatków	odpowiada za całokształt pracy Działu ze wszystkimi konsekwencjami
Pracownik działu księgowości i zbytu	9	prowadzenie księgowości Zakładu	rzetelność, prowadzenie ksiąg zgodnie z przepisami
	10	prowadzenie rejestru faktur i rachunków VAT a także ewidencji zakupu,	dokładność w prowadzeniu rejestru
	11	sprawdzanie rachunków i faktur pod względem formalnym i rachunkowym,	aktualność, dokładność, bieżąca kontrola rachunków i faktur
	12	zatwierdzanie i dekretowanie rachunków i faktur do wypłaty i księgowania	terminowość, rzetelność, bieżące wykonywanie operacji na rachunkach
	13	nanoszenie wpłat na indywidualne konta odbiorców	dokładność i terminowość w aktualizacji kont
	14	prowadzenie kasy Zakładu (całość naliczonych należności za świadczone usługi dla mieszkańców miasta regulowana jest poprzez kasę Zakładu),	terminowość, rzetelność, aktualność, bieżące sprawdzanie naliczonych należności
	15	wystawianie upomnień i naliczanie odsetek za nieterminowe wpłaty należności	aktualność, współpraca z działem technicznym
	16	prowadzenie w okresach dwumiesięcznych naliczeń opłat za dostarczanie wody i odprowadzanie ścieków,	terminowość - raz na dwa miesiące
kierownik Działu Techniczno-Administracyjno-Komunalnego	17	wydawanie warunków technicznych do projektów przyłączy wodociągowych i kanalizacyjnych	rzetelność, ścisła współpraca ze spec. ds budownictwa
	18	kontrolę pod względem merytorycznym rachunków i faktur dotyczących działalności wodociągowo-kanalizacyjnej Zakładu	dokładność, współpraca na bieżąco z działem księgowości
	19	usuwanie awarii na sieci wodociągowej i kanalizacyjnej	terminowość, ścisła kooperacja ze spec. ds budownictwa
	20	prowadzi ewidencję remontów, usuniętych awarii wodociągowych i kanalizacyjnych	bieżący nadzór
	21	zawiera umowy na dostawę wody i zrzut ścieków	dokładność, rzetelność
	22	odbiór wodomierzy i przyłączy wodociągowych	nadzór, kontrola poprawności działania
	23	prowadzi ewidencję urządzeń i ilości dostarczanej wody	dokładność, terminowość, kontrola
	24	uzgadnianie projektów technicznych przyłączy wodociągowych i kanalizacyjnych	nadzór, współpraca ze spec. ds budownictwa
	25	prowadzi rejestr i wystawia obciążenia za pobraną wodę na potrzeby budowy domów	dokładność, realizacja na bieżąco
Specjalista ds. Budownictwa i Gospodarki Komunalnej	26	wystawia decyzje i nalicza opłaty czynszowe	terminowość, aktualność, bieżące naliczanie opłat
	27	nadzoruje bieżące remonty i naprawy w budynkach komunalnych	bieżący nadzór nad remontami i współpraca z kierownikiem działu technicznego
	28	prowadzi merytoryczną kontrolę zleconych prac w trakcie ich trwania	bieżąca kontrola
	29	dokonuje przedmiaru i kosztorysowania robót w budynkach komunalnych	dokładność, koordynacja i nadzór
	30	rozlicza lokatorów z opłat tj. terminowości i wysokości wpłat	terminowość, współpraca z działem księgowości
	31	prowadzi merytoryczne sprawdzenie rachunków i faktur za wykonane prace remontowe i budowlane w budynkach komunalnych	nadzór, aktualność
	32	prowadzi nadzór nad czystością miejskich miejsc publicznych	aktualność
kierownik Oczyszczalni Ścieków	33	prowadzenie pełnej dokumentacji	rzetelność, poprawność, aktualność wystawianych dokumentów
	34	składanie codziennych sprawozdań dyrektorowi Zakładu o bieżącym funkcjonowaniu Oczyszczalni	terminowość, dokładność, aktualność
	35	utrzymywanie ścisłej współpracy z kierownikiem Działu Techniczno-Administracyjno-Komunalnego	Współpraca i nadzór nad bieżącymi sprawami

Diagram procesu

Uczestnicy Zadania	Dyrektor zakładu	Główny Księgowy	Pracownik Księgowości i Zbytu	kierownik Działu Tech.-Adm.-Kom.	Specjalista ds. Budownictwa i Gosp. Kom.	kierownik Oczyszczalni Ścieków	Otoczenie zewnętrzne
Ogłoszenie przetargu na oczyszczanie miasta	W				N
Rozstrzygnięcie przetargu	W	N					I
Podpisanie umowy o oczyszczanie miasta	W						In
Kontrola i nadzór prac porządkowych					W		I
Dokumentacja prac porządkowych	Z		No		W		I
Nadzór nad lokalami mieszkalnymi	Wyt				W
Kontrola techniczna					W
Określenie potrzeb remontowych		No			W
Ogłoszenie przetargu na wykonanie remontu	W				N
Wykonanie remontu					N		In
Rozliczanie czynszu		N	No		W
Przyłączenie nowego odbiorcy do sieci wodno-kanalizacyjnej	K			W	O		In
Określenie warunków technicznych na przyłączenie do sieci wodno-kanalizacyjnej	Z		No	W			In
Odbiór techniczny przyłącza	K			W
Ewidencja wodomierzy			No	W
Nadzór techniczny sieci kanalizacyjnej	K					W
Ewidencja opłat za odprowadzanie ścieków		N	K			W

Autor: Beata Bierczyńska, Dariusz Dobek