Główny księgowy

Główny księgowy
Polecane artykuły


Główny księgowy - to osoba odpowiedzialna za prowadzenie rachunkowości w całym przedsiębiorstwie. Osoba pełniąca funkcję głównego księgowego przyjmuje na siebie odpowiedzialność za:

  • prowadzenie ksiąg rachunkowych,
  • wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnym,
  • dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,
  • prowadzenie innych spraw finansowych przedsiębiorstwa,
  • nadzoruje pracę innych księgowych (art. 54 ust.1 ustawy o finansach publicznych, Dz.U. z 2017 r., poz. 659).

Stanowisko głównego księgowego odpowiedzialnego z prowadzenie rachunkowości występuje w jednostkach sektora finansów publicznych, jak i w jednostkach prowadzących działalność gospodarczą.

I. Główny księgowy w jednostkach sektora finansów publicznych

1. Funkcja głównego księgowego w jednostkach sektora finansów publicznych uregulowana jest w art. 54 ustawy z dnia 27 sierpień 2009 o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 659). Ustawa ściśle określa warunki jakie musi spełniać osoba chcąca pełnić tą funkcję. Głównym księgowym może być osoba, która:

  • ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, chyba że odrębne ustawy uzależniają zatrudnienie w jednostce sektora finansów publicznych od posiadania obywatelstwa polskiego,
  • ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych;
  • nie była prawomocnie skazana za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe;
  • posiada znajomość języka polskiego w mowie i piśmie w zakresie koniecznym do wykonywania obowiązków głównego księgowego;
  • spełnia jeden z poniższych warunków:
  • a. ukończyła ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości,
  • b. ukończyła średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiada co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości,
  • c. jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów,
  • d. posiada certyfikat księgowy uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych albo świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, wydane na podstawie odrębnych przepisów.

2. W jednostkach samorządu terytorialnego rolę głównego księgowego budżetu może pełnić skarbni (powiatu, miasta lub gminy). Poza spełnieniem wymagań określonych w ustawie o finansach publicznych, musi on także spełnić warunki określone w ustawie z dnia 21 sierpnia 1997 roku o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne (Dz. U z 2017 r. poz. 1393 ze zm.). Zgodnie z art. 4 ww. ustawy skarbnik w okresie pełnienia funkcji głównego księgowego nie może:

  • być członkiem rad nadzorczych, zarządów, komisji rewizyjnych spółek prawa handlowego,
  • posiadać w spółkach prawnych więcej niż 10% akcji lub udziałów przedstawiających więcej niż 10 % kapitału zakładowego w każdej z tych spółek,
  • być członkiem zarządów fundacji prowadzących działalność gospodarczą,
  • być zatrudniony lub wykonywać innych zajęć w spółkach prawa handlowego, które mogłyby wywołać stronniczość lub interesowność,
  • prowadzić działalności gospodarczej na własny rachunek lub wspólnie z innymi osobami.

Ponadto, przed upływem roku od zaprzestania pełnienia funkcji skarbnika, osoba taka nie może być zatrudniona lub wykonywać innych zajęć u przedsiębiorcy, jeżeli brała udział w wydaniu rozstrzygnięcia w sprawach indywidualnych dotyczących tego przedsiębiorstwa.

3. Zakres obowiązków głównego księgowego w sektorze finansów publicznych można podzielić na:

  • obowiązki wynikające z ustawy o rachunkowości- każdy podmiot powinien posiadać dokumentację, która zawiera przyjęte przez nią zasady rachunkowości (art 10 ustawy), a osobą odpowiedzialną za ustalenie tego i aktualizacje jest kierownik jednostki (art. 10 ust.2). Ustalając dane zasady polityki rachunkowości kierownik jednostki powinien, zgodnie z art. 40 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, uwzględnić obowiązujące rozwiązania w zakresie rachunkowości. Szczególne zasady rachunkowości dotyczą:
  • a. ewidencji wykonania budżetu,
  • b. ewidencji aktywów trwałych stanowiących własność Skarbu Państwa"
  • c. sporządzenia sprawozdań finansowych oraz odbiorców tych sprawozdań
  • d. wyceny poszczególnych składników pasywów i aktywów,
  • e. gromadzenie i archiwizacja dowodów księgowych, zabezpieczenia przed osobami trzecimi, jak także należyta ochrona danych (por. art. 71 i art74 ustawy)

Zasady te ustalone zostały w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej

  • obowiązki wynikające z ustawy o finansach publicznych- jednym z najważniejszych obowiązków głównego księgowego określonych w art. 54 jest dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji finansowych i gospodarczych z planem finansowym. Kolejnym jego obowiązkiem jest stałe kontrolowanie realizacji planu, zagrożenia niewykonania lub przekroczenia plany, zaangażowania wydatków i zapewnienie terminowego rozliczenia należności i zobowiązań, sporządzanie sprawozdań budżetowych i ich terminowe przekazywanie.
  • obowiązki wynikające z innych aktów prawnych - związane są z ogólnym funkcjonowaniem jednostki i poszczególnych komórek i należą do nich m.in.:
  • a. ochrona danych osobowych - szczególnie zgromadzonych w dokumentacji płacowej i podatkowej,
  • b. rozliczenie pieniężne,
  • c. funkcjonowanie kasy jednostki"
  • d. ewidencja i rozliczenia podatkowe
  • e. terminowe naliczanie i odprowadzanie składek na Fundusz Pracy, ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, Fundusz Gwarantowanych świadczeń pracowniczych,
  • f. prowadzenie ewidencji wymaganej przez ZUS,
  • g. naliczanie wypłat wynagrodzeń.

II. Główny księgowy w jednostkach prowadzących działalność gospodarczą

Sposób zatrudnienia w jednostkach prowadzących działalność gospodarczą w sektorze prywatnym przebiega inaczej niż w sektorze finansów publicznych. Obowiązki jakie wykonywać będzie na tym stanowisku w przedsiębiorstwie prywatnym oraz zakres odpowiedzialności jaki będzie ponosić, ustala kierownik danej jednostki.

1. Obowiązki głównego księgowego wyznaczane są przez kierownika jednostki. Należą do nich m.in.:

  • przelewy firmowe,
  • dostarczania danych dla tworzenia strategii jednostki,
  • sporządzania planów operacyjnych i doradztwa w zakresie ich realizacji, controllingu prowadzonych operacji gospodarczych i związanych z nimi kosztów,
  • rozliczenia z tytułu podatków i ZUS oraz sprawy kadrowe szczególnie w małych jednostkach,
  • prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych
  • sprawdzanie i kwalifikowanie dowodów do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca i sposobu zaksięgowania – dekretowanie,
  • okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
  • wycena aktywów i pasywów,
  • ustalanie wyniku finansowego,
  • sporządzanie sprawozdań finansowych,
  • gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych,
  • gromadzenie i archiwizacja pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,
  • systemem raportowania i innymi działaniami z zakresu rachunkowości zarządczej

III. Odpowiedzialność głównego księgowego

Przyjęcie przez głównego księgowego powierzonych mu obowiązków, w trybie art. 4 ust 5 ustawy o rachunkowości, skutkuje wzięciem pełnej odpowiedzialności wynikającej z art. 77 i 79 pkt 2 ww. ustawy, a także między innymi z art. 9 § 3 Kodeksu karnego skarbowego (Dz. U. z 2017poz.2226 ze zm.).

1. Odpowiedzialność głównego księgowego w jednostkach sektora finansów publicznych uregulowana została w różnych normach prawnych. Odpowiedzialność ta dotyczy odpowiedzialności:

  • karnej,
  • sądowej,
  • karnoskarbowej,
  • podatkowej,
  • służbowej,
  • dyscyplinarnej,
  • pracowniczej

2. W jednostkach finansów publicznych główny księgowy jednostki ponosi odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości. W sytuacji, gdy główny księgowy nie wywiąże się z powierzonych mu zadań, może otrzymać sankcje w postaci pozbawienia wolności lub kary grzywny. Głównymi powodami nałożenia sankcji na głównego księgowego są:

  • nieudzielanie lub udzielanie niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo niedopuszczanie go do pełnienia obowiązków
  • nieprowadzenie ksiąg rachunkowych
  • prowadzenie ksiąg rachunkowych wbrew przepisom ustawy
  • podanie w księgach wieczystych nierzetelnych danych
  • nie sporządzanie sprawozdań finansowych
  • sporządzenie sprawozdań niezgodnie z przepisami ustawy
  • zawarcie nierzetelnych danych w sprawozdaniach finansowych.

3. Stanowisko głównego księgowego zarówno w sektorze finansów publicznych, jak i w sektorze prywatnym należy do jednych z najbardziej stresogennych i odpowiedzialnych prac. Osoba pełniąca tę funkcję winna odznaczać się taki cechami jak:

  • a. wysoka odpornością na stres i umiejętność radzenia sobie z nim,
  • b. umiejętność podejmowania decyzji,
  • c. umiejętności analityczne i planistyczne,
  • d. umiejętność realnej oceny sytuacji

oraz takie cechy osobowości, jak:

  • a. samodzielność,
  • b. odpowiedzialność i rzetelność w wykonywaniu swoich obowiązków,
  • c. dobra organizacja pracy,
  • d. odznaczać się cechami przywódczymi.

Decydując się na przyjęcie tej funkcji musi być od początku świadoma wielkiej odpowiedzialności jaka na niej spoczywa zarówno za finanse przedsiębiorstwa, w którym pracuje, jak i za podległą mu kadrę księgowych niższego szczebla.

Bibliografia

Autor: Karolina Gerycz

Uwaga.png

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych.

Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.