Dostępność informacji

Dostępność informacji polega na zapewnieniu swobodnego dostępu do informacji. Pozwala użytkownikom na szybkie i wygodne skorzystanie z danych dostępnych w Internecie, bazach danych lub w innych źródłach. Dostępność informacji jest często określana jako "dostępność cyfrowa" i jest ważnym elementem zarządzania informacją w wielu organizacjach. Pozwala ona na przetwarzanie informacji w sposób efektywny i wydajny, co przekłada się na wzrost produktywności i oszczędności

Aby zapewnić odpowiedni poziom dostępności, musi być ona przechowywana w odpowiednim miejscu, być szybko dostępna dla wszystkich, którzy ją potrzebują i przedstawiona w sposób, który jest zrozumiały dla odbiorców. Dla zapewnienia odpowiedniego poziomu dostępności, niezbędne jest:

• Ustanowienie polityki dotyczącej dostępności informacji.
• Utworzenie systemu przechowywania informacji, który jest wydajny, bezpieczny i łatwy w użyciu.
• Wprowadzenie systemu do tworzenia i edycji informacji, który zapewnia zgodność z wymaganiami.
• Ustanowienie polityki bezpieczeństwa, która zapewni zachowanie poufności informacji.
• Wdrożenie procedur, które zapewnią, że informacje są aktualizowane

Konsekwencje braku dostępności do informacji

Konsekwencją braku wymaganego poziomu dostępności informacji jest:

• Niższa produktywność pracowników i pośrednio mniejsze zyski dla organizacji.
• Większe ryzyko dla bezpieczeństwa danych i ryzyko utraty poufności.
• Niższy poziom jakości usług świadczonych przez przedsiębiorstwo.
• Większe trudności w zapewnieniu zgodności z obowiązującymi przepisami.
• Konieczność poniesienia większych kosztów, aby utrzymać wymaganą jakość informacji.

Narzędzia zapewnienia dostępności informacji

Najczęściej używane informatyczne narzędzia zapewnienia dostępności informacji to:

• Systemy ERP - Systemy ERP są powszechnie stosowane w celu zarządzania procesami organizacyjnymi, zasobami rzeczowymi i finansowymi. Te narzędzia są skalowalne i umożliwiają integrację z innymi systemami.
• Systemy zarządzania treścią - CMS służą do tworzenia, edycji i udostępniania treści zarówno w Internecie jak i wewnątrz organizacji
• Narzędzia do indeksowania - Narzędzia te służą do przeszukiwania i indeksowania informacji, aby użytkownicy mogli je łatwo znaleźć.
• Narzędzia do przechowywania danych - narzędzia te usprawniają przechowywanie i wymianę różnego rodzaju danych i dokumentów wykorzystywanych w organizacji.

Strategie zapewnienia dostępności informacji

Dostępność informacji jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania organizacją. Istnieje wiele różnych metod przechowywania danych, które mogą być stosowane w celu zapewnienia dostępności informacji. Przykładowe metody to przechowywanie danych w chmurze, na serwerach lokalnych lub na zewnętrznych nośnikach danych.

Ważne jest porównanie tych metod pod kątem dostępności informacji. Przechowywanie danych w chmurze może być korzystne ze względu na łatwy dostęp do informacji z dowolnego miejsca i urządzenia. Jednak istnieje ryzyko związane z zależnością od dostawcy chmury i możliwością utraty danych w przypadku awarii systemu.

Przechowywanie danych na serwerach lokalnych może zapewnić większą kontrolę nad informacjami, ale wymaga odpowiedniej infrastruktury i zasobów. Z kolei przechowywanie danych na zewnętrznych nośnikach daje możliwość fizycznego odseparowania danych od głównego systemu, co może chronić przed utratą danych w przypadku awarii.

Tworzenie kopii zapasowych i ich znaczenie dla zapewnienia ciągłości dostępności informacji

Tworzenie kopii zapasowych danych jest istotnym elementem strategii zapewnienia dostępności informacji. Kopie zapasowe są tworzone w celu zabezpieczenia danych przed utratą w przypadku awarii systemu, uszkodzenia sprzętu lub ataku cybernetycznego.

Kopie zapasowe powinny być regularnie tworzone i przechowywane na niezależnych nośnikach danych. Ważne jest również przetestowanie procesu przywracania danych z kopii zapasowych, aby upewnić się, że w razie potrzeby można je szybko przywrócić.

Tworzenie kopii zapasowych danych ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia ciągłości działania organizacji. Dzięki tym kopiom można przywrócić dane w przypadku awarii, minimalizując negatywne skutki braku dostępności informacji.

Redundancja systemów jest kolejnym ważnym elementem strategii zapewnienia dostępności informacji. Polega ona na posiadaniu kilku niezależnych systemów, które mogą pełnić tę samą funkcję w przypadku awarii jednego z nich.

Redundancja systemów minimalizuje ryzyko braku dostępności informacji poprzez zapewnienie alternatywnych ścieżek dostępu do danych. Jeśli jeden system ulegnie awarii, inne systemy mogą nadal działać, umożliwiając dostęp do informacji.

Redundancja systemów może być realizowana na różnych poziomach, takich jak sprzęt, oprogramowanie czy łączność sieciowa. Ważne jest odpowiednie zaprojektowanie systemu i uwzględnienie redundancji jako integralnej części infrastruktury IT.

Monitorowanie i utrzymanie infrastruktury IT są kluczowe dla zapewnienia ciągłej dostępności informacji. Systemy informatyczne powinny być regularnie monitorowane pod kątem wykrywania awarii, problemów z wydajnością czy ataków cybernetycznych.

Monitorowanie pozwala wykrywać potencjalne problemy i podejmować odpowiednie działania naprawcze przed ich eskalacją. Ważne jest również regularne aktualizowanie oprogramowania i zabezpieczeń, aby minimalizować ryzyko ataków i utraty danych.

Utrzymanie infrastruktury IT obejmuje również regularne przeglądy sprzętu, konserwację i naprawy. Ważne jest również szkolenie personelu odpowiedzialnego za utrzymanie infrastruktury w celu zapewnienia skutecznego działania systemów.

Wpływ strategii zapewnienia dostępności informacji na efektywność organizacji

Strategie zapewnienia dostępności informacji mają istotny wpływ na efektywność organizacji. Dostęp do aktualnych i dokładnych danych umożliwia podejmowanie lepiej poinformowanych decyzji, co przekłada się na skuteczność działań i osiąganie zamierzonych celów.

Efektywne zarządzanie zasobami i procesami organizacji wymaga dostępu do informacji w odpowiednim czasie i miejscu. Strategie zapewnienia dostępności informacji umożliwiają pracownikom szybki dostęp do niezbędnych danych, co przyspiesza realizację zadań i procesów.

Dostępność informacji ma również znaczenie w obsłudze klientów i budowaniu ich zaufania. Klienci oczekują szybkiej i dokładnej odpowiedzi na swoje pytania oraz dostępu do informacji o swoich zamówieniach czy transakcjach. Strategie zapewnienia dostępności informacji umożliwiają organizacji efektywną obsługę klientów i budowanie pozytywnego wizerunku.

Warto przyjrzeć się przykładom organizacji, które skutecznie wykorzystują dostępność informacji do zwiększenia swojej konkurencyjności. Firmy, które inwestują w odpowiednią infrastrukturę IT i strategie zapewnienia dostępności informacji, często osiągają przewagę konkurencyjną poprzez szybkie reagowanie na zmiany rynkowe i lepsze zaspokajanie potrzeb klientów.

Możliwe strategie rozwoju organizacji, które opierają się na dostępności informacji, to między innymi: ciągłe doskonalenie infrastruktury IT, inwestycje w nowe technologie, szkolenie personelu z zakresu zarządzania informacją oraz świadome wykorzystywanie informacji jako strategicznego zasobu organizacji.

Dostępność informacji jest niezwykle istotna dla skutecznego zarządzania organizacją. Strategie zapewnienia dostępności informacji, takie jak różne metody przechowywania danych, tworzenie kopii zapasowych, redundancja systemów, monitorowanie i utrzymanie infrastruktury IT oraz wpływ na efektywność organizacji, mają kluczowe znaczenie dla konkurencyjności i sukcesu organizacji.

Dostępność informacji — artykuły polecane

Wymagania wobec systemów baz danych — Porównanie informatycznych systemów zarządzania — System informowania kierownictwa — Systemy informowania kierownictwa — Portal korporacyjny — Struktura informatycznego systemu zarządzania strategicznego — Bezpieczeństwo systemu informacyjnego — Korporacyjna deska rozdzielcza — Informatyczny system zarządzania

Bibliografia

• Flakiewicz W. (1990), Informacyjne systemy zarządzania, Podstawy budowy i funkcjonowania, PWE, Warszawa
• Kisielnicki J., Sroka H. (1999), Systemy informacyjne biznesu, Placet, Warszawa
• Niedzielska E. (red.) (1998), Informatyka ekonomiczna, Wydawnictwo AE im. Oskara Langego we Wrocławiu, Wrocław
• O'Brien J. (1990), Management Information Systems, A Managerial End User Perspective, Irwin, Homewood Ill, Boston
• Woźniak K. (2005), System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków