Wirtualne biuro

Wirtualne biuro
Polecane artykuły


Wirtualne biuro inaczej nazywane e-biurem to jednostka organizacyjna realizująca usługi wspomagające i administracyjne na rzecz danego klienta (wewnętrznego lub zewnętrznego) z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej (Internet, poczta elektroniczna, dostęp zdalne, komunikator internetowy).

Funkcjonowanie wirtualnego biura

E-biuro polega na wynajęciu miejsca prowadzenia działalności, a dokładniej skrzynki pocztowej oraz adresu. Taka usługa świadczona jest przez przedsiębiorstwa, które posiadają odpowiednia przestrzeń biurową oraz wykwalifikowana biurowa kadre pracowników. Osoby pracujące w wirtualnym biurze zajmują się odbieraniem oraz skanowaniem poczty, jak również przyjmują wszelkich interesantów. Dodatkowo wirtualne biuro może udostępnić numer telefonu i na podstawie tego prowadzić sekretariat wynajmującej spółki poprzez odbieranie telefonów.
Przedsiębiorstwo, które postanowiło wynająć takie e-biuro posada dostęp do biurka czyli co-working. W niektórych sytuacjach posiada również dostęp do całego pomieszczenia. Wynajmując takie biuro należy jednak pamiętać, iż praca w nim jest możliwa jedynie po wcześniejszym zarezerwowaniu, jest to spowodowane tym, że często dane miejsce jest wynajmowane kilku innym organizacją. W większości E-biur za dodatkowa opłatą jest możliwe wynajęcie sal konferencyjnych.

Czy e-biuro jest legalne

Usługi wirtualnego biura są jak najbardziej legalne. Jak wcześniej było wspomniane jest to usługa świadczona przez inne przedsiębiorstwo. Jednocześnie może ona być różna. Legalność korzystania z takiego miejsca do prowadzenia własnej działalności w e-biurze wynika głównie z tego co dana firma oferuję.
Podsumowując, wirtualne biuro to jak najbardziej legalna usługa, jeżeli tylko przedsiębiorstwo, które świadczy tą usługę posiada zgodę właściciela danego lokalu na podnajęcie go kolejnym osobą.

Kto korzysta z wirtualnego biura

Na prowadzenie własnej działalności w e-biurze mogą zdecydować się głównie osoby nie potrzebujące stacjonarnego stanowiska pracy, a potrzebują wyłącznie adresu aby zarejestrować firmę. Wirtualne biuro bardzo dobrze sprawdza się przy prowadzeniu międzynarodowej korporacji lub polskiej firmy, której celem jest otwarcie działalności w innym mieście lub kraju.
Najczęściej klientami wirtualnego biura są:

  • freelancerzy
  • sklepy internetowe
  • start-upy
  • agencje marketingowe
  • zagraniczne spółki
  • firmy rekrutacyjne i szkoleniowe

Wady i zalety E-biur

Zalety Wady
* Stosunkowo niski koszt wynajęcia
* Oszczędności w związku z zakupem wyposażenia
* Możliwość wpisania opłat w koszty
* Kontrola skarbowa z dala od domu
* Pomoc w obsłudze i rozwoju firmy
* Migracja podatkowa
* Biuro otwarte w wyznaczonych godzinach
* Konieczność dzielenia pomieszczenia z innymi firmami
* Zmienność prawa
* Bliskość konkurencji
* Brak własnego stałego miejsca

Bibliografia

  • Brzozowski M., (2010), Organizacja wirtualna, PWE, Warszawa
  • Bulińska-Stangrecka H., (2016), Kultura organizacji wirtualnych. Charakterystyka e-kultury., Acta Universitatis Lodziensis, Folia Oeconomica, Łódź
  • Daszkowski M., Karwicka-Rychlewicz K., Wirtualne biuro, rzeczywisty pracownik, www.teleinfo.com.pl.
  • Dziembek D. (2015), Analiza SWOT działalności organizacji wirtualnej, "Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego. Ekonomiczne Problemy Usług”, nr 117
  • Goździewska-Nowicka A., Janicki T., Popławski W., Słupska U., (2017) Przedsiębiorstwa funkcjonujące w strukturach organizacji wirtualnych, "Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej. Organizacja i Zarządzanie z. 108”, nr kol.1983
  • Kisielnicki J., (2013), Systemy informatyczne zarządzania, Agencja Wydawnicza Placet, Warszawa
  • Kiełtyka L.,(2002) Komunikacja w zarządzaniu. Techniki, narzędzia i formy przekazu informacji, Agencja Wydawnicza PLACET Warszawa,
  • Penc J., (2001), Strategiczny system zarządzania. Holistyczne myślenie o przyszłości. Formułowania misji i strategii, Agencja Wydawnicza Placet, Warszawa
  • Woźniak K., (2005), System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków