Księga przychodów i rozchodów

Księga Przychodów i Rozchodów - to księga, która pozwala na rozliczanie się z Urzędem Skarbowym. Prowadzą ją podatnicy, których przychód netto ze sprzedaży produktów, operacji finansowych czy towarów w minionym roku podatkowym był niższy niż 1 200 000 euro, przeliczając na złote, a którzy nie wybrali innej formy rozliczenia z US (tzn. ryczałt czy karta podatkowa). (B. Padurek, 2012, s. 60)

TL;DR

Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) to księga, która służy do rozliczania się z Urzędem Skarbowym. Prowadzą ją podatnicy, których przychód netto w poprzednim roku podatkowym był niższy niż 1 200 000 euro. Księga musi być prowadzona rzetelnie, terminowo, w języku polskim i bezbłędnie. Osoby prowadzące KPiR muszą także przechowywać księgę i dokumenty z nią związane przez 5 lat. Księga składa się z 16 kolumn, a prowadzący musi także prowadzić inne ewidencje związane z działalnością.

Regulacje prawne

Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR) precyzuje Ustawa o Podatku Dochodowym od Osób Fizycznych z dnia 26 lipca 1991 roku (Dz.U. 1993 nr 90 poz. 416 Dz. U. Nr 90 poz. 416 z późniejszymi zmianami; tekst jednolity Dz. U. z 2000 roku Nr 14 poz. 176 i Dz. U. z 2000 roku Nr 104, poz.1104). Zgodnie z art. 24 a tej ustawy ?osoby fizyczne, spółki cywilne osób fi­zycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, które nie spełniają warunków przewidzianych w przepisach prawa do powstania obowiązku prowadzenia ksiąg rachunko­wych i które nie przyjęły na siebie tego obowiązku dobrowolnie, ewidencjo­nują swoje operacje gospodarcze w sposób uproszczony, za pomocą podat­kowej księgi przychodów i rozchodów. Poza tymi osobami oraz spółkami, podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzą również:

• osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych prze­pisów - art. 24 a ust. 2 pkt 1 powyższej ustawy,
• osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli zgłosiły za­miar prowadzenia tych ksiąg - art. 24 a ust. 2 pkt 3 powyższej ustawy,
• duchowni, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku docho­dowego - art. 24 a ust. 2 pkt 3 powyższej ustawy.

Podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie prowadzą osoby, które zgodnie z artykułem - 24 a ust. 3 powyższej ustawy:

• opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych,
• wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym,
• wykonują wolny zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim,
• dokonują sprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności?.

Zasady prowadzenia ksiąg

Księgi muszą być prowadzone:

1. Rzetelnie tzn. na podstawie dowodów księgowych, potwierdzających dokonane operacje gospodarcze lub finansowe,
2. Terminowo - oznacza to, że wszystkie wydatki oraz przychody powinny być wpisywane w terminie rzeczywistym, tzn. powinny być wykazane w księdze w dniu ich poniesienia.
3. W języku i walucie polskiej,
4. Bezbłędnie rachunkowo czyli bez pomyłek rachunkowych w dowodach księgowych, czytelnie oraz bez używania różnego rodzaju korektorów itp.
5. Starannie, czytelnie oraz powinny być dokonane w sposób trwały, tzn długopisem bądź piórem.

"Księga nie zostanie uznana za nierzetelną jeżeli:

• niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodów nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu rocznego lub przychodu do dnia kontroli,
• brak niewłaściwych zapisów spowodowany został nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym,
• błędy spowodowały podwyższenie kwoty opodatkowania, z wyjątkiem błędów spowodowanych niewykazaniem lub zaniżeniem kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych i kosztów robocizny,
• przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub organu kontroli skarbowej podatnik uzupełnił zapisy lub skorygował błędy
• błędne zapisy są skutkiem oczywistej pomyłki, a podatnik posiada odpowiednie dowody księgowe". (B. Padurek, 2012, s. 61)

Obowiązki

Każda osoba, która rozpoczyna działalność gospodarczą, bądź przechodzi na Księgę Przychodów i Rozchodów z innych zasad księgowości ma w obowiązku poinformować naczelnika Urzędu Skarbowego o jej prowadzeniu. Formę opodatkowania oraz sposób w jaki będzie się rozliczać z Urzędem Skarbowym wybierana jest w momencie, kiedy rejestrowana jest firma w Urzędzie Miasta bądź gminy. Natomiast w przypadku, gdy działalność jest już prowadzona a od nowego roku podatkowego będzie planowana zmiana formy opodatkowania to jest konieczność zgłoszenia tego faktu do US w formie pisemnej do 20 stycznia roku podatkowego, w którym nastąpi zmiana (K. Heinze, Księga Przychodów i Rozchodów, s. 8)

Trzeba również wpłacać comiesięczną zaliczkę na podatek do urzędu skarbowego (do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc ubiegły, a za grudzień - w terminie do 20 grudnia). Ważne jest, aby składać co miesiąc deklarację na zaliczkę miesięczną (na druku PIT-5), chyba że korzysta się z uproszczonej metody wpłacania zaliczek, wówczas składa się jedną deklarację w połowie roku, oraz złożyć zeznanie roczne w terminie do 30 kwietnia. Pomimo tylu formalności obecnie KPiR. jest najbardziej powszechnie stosowana w rozliczeniach z Urzędem Skarbowym.

Okres i miejsce przechowywania księgi i dokumentów z nią związanych

Okres, przez jaki jest obowiązek przechowywanie księgi wraz z dokumentami źródłowymi został uregulowany w Ordynacji Podatkowej. Zgodnie z nią, jest obowiązek przechowywania księgi i dokumentacji z nią związaną przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym złożone zostało do Urzędu Skarbowego zeznanie podatkowe. Okres tych pięciu lat to termin przedawnienia zobowiązań podatkowych.

W momencie założenia działalności gospodarczej istnieje obowiązek poinformować naczelnika US, w jakim miejscu będzie przechowywana KPiR. Zazwyczaj jednak jest to miejsce, w którym wykonywana jest działalność bądź siedziba firmy. Księga powinna być przechowywana w miejscu, które zostało wskazane w zawiadomieniu, jednak przepisy przewidują wyjątki:

• gdy prowadzone jest przedsiębiorstwo wielozakładowe, KPiR powinna się znajdować w każdym z zakładów. Przepisy jednak pozwalają na prowadzenie jednej księgi, przechowywanej w siedzibie firmy, pod warunkiem, że w każdym oddziale prowadzona jest przynajmniej ewidencja sprzedaży
• w przypadku działalności o charakterze handlu obnośnego lub obwoźnego w miejscu prowadzenia działalności, a do tego ewidencję sprzedaży
• w sytuacji, gdy KPiR prowadzona jest przez biuro rachunkowe, dokumentacja może być przechowywana w siedzibie biura (K. Heinze, 2012, s. 69-71)

Struktura

Księga podatkowa składa się z 16 kolumn, z których trzy główne stanowią:

• Kontrahent - kolumny nr 4 i 5
• Przychód - kolumny nr 7, 8 oraz 9,
• Wydatki (koszty) - kolumny nr 12, 13 oraz 14.

Opis kolumn:

• Kolumna nr 1 to liczba porządkowa. Ważne jest, aby zawsze zachowywać prawidłową kolejność zdarzeń gospodarczych, a nie dowolną. Ten sam numer wpisujemy na dokumencie, na podstawie którego robimy wpis do księgi.
• Kolumna 2 to data zdarzenia gospodarczego - konkretny dzień danego miesiąca.
• Kolumna nr 3 to nr dowodu księgowego np. nr faktury czy dowodu wewnętrznego
• Kolumna nr 4 i 5 dotyczy kontrahenta i jego danych identyfikacyjnych (imię, nazwisko, adres, siedziba firmy).
• Kolumna nr 6 to opis zdarzenia gospodarczego tzn. zdarzenia które zaistniało, np. zakup towarów, zapłata za usługę transportową, wynagrodzenia brutto.
• Kolumna nr 7 to wartość sprzedanych towarów i usług, np. ze sprzedaży wyposażenia, przychód z najmu.
• Kolumna nr 8 to przychody pozostałe, które nie są bezpośrednio związane z działalnością.
• Kolumna nr 9 jest sumą 7. i 8. kolumny.
• Kolumna nr 10 to zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupów.
• Kolumnę nr 11 stanowią koszty uboczne np. koszty związane z ubezpieczeniem czy ochrony materiałów.
• Kolumna nr 12 to wynagrodzenia w gotówce i w naturze, gdy np. pracownicy piekarni dostają pieczywo, a w kolumnie nr 13 wykazuje się pozostałe wydatki - np. czynsz, składki na ZUS, koszty delegacji, zakup paliwa.
• Kolumna nr 14 jest sumą kolumn nr 12 i 13 czyli kosztów.
• Kolumna nr 15, dotyczy innych spraw gospodarczych, np. wydatków, które się odnoszą do przychodów przyszłego miesiąca.
• Kolumna nr 16 to miejsce na uwagi (B.Padurek, 2012, s. 62)

Ewidencje uzupełniające

Trzeba również pamiętać, że prowadzący KPiR zobowiązany jest do prowadzenia również innych ewidencji, które są nieodłącznie związane z księgą:

• ewidencja sprzedaży,
• ewidencji środków trwałych,
• ewidencji wartości niematerialnych i prawnych,
• ewidencji wyposażenia,
• karty wynagrodzeń pracowników,
• ewidencja przebiegu pojazdów,
• dokumentacja magazynowa,
• ewidencja wartości dewizowych (przy prowadzeniu kantoru),
• ewidencja zastawów i pożyczek (np. działalność w formie lombardu).

Księga przychodów i rozchodów — artykuły polecane

Ewidencja przebiegu pojazdów — Kasy fiskalne — Ewidencja przychodów — Podatnik vat czynny — Rejestracja podatnika VAT — Rezerwa z tytułu odroczonego podatku dochodowego — Formy opodatkowania — Faktura zaliczkowa — Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Bibliografia

• Bednarska A. (2015), Jaką formę opodatkowania dochodu wybrać dla działalności budowlanej?, Finanse i prawo finansowe II (3)
• Heinze K. (2012), Księga Przychodów i Rozchodów, Wszystko co musisz wiedzieć o rozliczaniu działalności gospodarczej, Onepress Small Business
• Jaworski J. (2009), Formy opodatkowania i systemy ewidencyjne w cyklu życia małej firmy, Prace Naukowe Wyższej Szkoły Bankowej w Gdańsku, 4
• Jaworski J. (2009), Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów jako źródło prognozowania i oceny kondycji finansowej mikroprzedsiębiorstwa, Zeszyty Teoretyczne Rachunkowości, 48(104), 43-60
• Litwińczuk H. (red.) (2013), Prawo podatkowe przedsiębiorców, Wolters Kluwer, Warszawa
• Padurek B. (2005), Uproszczone formy rachunkowości - blok tematyczny elementy rachunkowości, BP, Wrocław
• Padurek B. (2012), Ryczałt. Karta podatkowa. Księga Przychodów i Rozchodów, BP, Wrocław
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów Dz.U. 2003 nr 152 poz. 1475
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dz. U. 1991 nr 80 poz. 350
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dz. U. 1991 nr 80 poz. 350
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dz. U. 1991 nr 80 poz. 350
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dz. U. 1991 nr 80 poz. 350
• Zabielska D. (2011), Wybór formy opodatkowania dochodów rolników rozpoczynających pozarolniczą działalność gospodarczą, Ekonomika i Organizacja Gospodarki Żywnościowej, nr 92

Autor: Dawid Wróblewski, Justyna Orzechowska