Ewidencja przebiegu pojazdów

Ewidencja przebiegu pojazdów (kilometrówka) jest dokumentem zawierającym informacje dotyczące tras pojazdu, jego kierowców oraz ponoszonych kosztów. W szczególności powinna ona zawierać następujące dane:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby faktycznie używającej pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• numer kolejny wpisu,
• datę, cel wyjazdu oraz opis trasy (skąd-dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za jeden kilometr przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, określonej w cyt. wyżej rozporządzeniu Ministra Infrastruktury,
• dane i podpis pracodawcy (podatnika).

TL;DR

Ewidencja przebiegu pojazdów jest ważnym dokumentem zawierającym informacje dotyczące tras pojazdu, jego kierowców i ponoszonych kosztów. Prowadzenie tej ewidencji jest obowiązkowe i niedopełnienie tego obowiązku może skutkować utratą możliwości zaliczenia wydatków związanych z używaniem samochodu do kosztów uzyskania przychodu. Koszty związane z eksploatacją samochodu mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, pod warunkiem prawidłowego dokumentowania. Stawki za jeden kilometr przebiegu są określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury.

Zasady prowadzenia kilometrówki

Ewidencję przebiegu pojazdu prowadzić należy odrębnie dla każdego pojazdu. Powinna ją prowadzić osoba faktycznie używająca pojazdu (pracownik, przedsiębiorca-podatnik, zleceniobiorca), w każdym jednak przypadku ewidencja powinna być potwierdzana przez podatnika. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona na bieżąco, tzn. powinna być uzupełniania po dokonaniu każdego przejazdu. Stawienie się w miejscu pracy należy do obowiązków pracownika. W związku z tym koszty dojazdu pracownika z domu do pracy nie powinny znaleźć się w ewidencji przebiegu pojazdu, gdyż nie jest to korzystanie z pojazdu na potrzeby działalności gospodarczej pracodawcy. Jednak brak jest przeszkód w zaliczeniu przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodów wypłat z tego tytułu, dla pracownika będzie to jednak dodatkowe wynagrodzenie ze stosunku pracy.

Skutki nieprawidłowej ewidencji

Niedopełnienie obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu skutkuje:

• niemożnością zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z używaniem przez pracowników ich prywatnego samochodu w podróży służbowej i w jazdach lokalnych (z wyjątkiem, gdy następuje wypłata ryczałtu za jazdy lokalne),
• utratą posiadanego przez pracowników określonych zawodów prawa do zwolnienia z opodatkowania świadczeń stanowiących zwrot kosztów używania prywatnego samochodu w jazdach lokalnych (z wyjątkiem, gdy następuje wypłata ryczałtu za jazdy lokalne); w takim przypadku nie wystąpi jednak obowiązek odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne,
• utratą zwolnienia z opodatkowania świadczeń stanowiących zwrot kosztów używania prywatnego samochodu w podróży służbowej - ze względu na niemożność przeprowadzenia dowodu co do wysokości kwoty objętej zwolnieniem,
• niemożnością zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z używaniem przez podatnika lub zleceniodawcę samochodu osobowego nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych podatnika-osoby fizycznej, albo nie stanowiącego składnika majątku podatnika opłacającego podatek dochodowy od osób prawnych.

Obowiązek dokumentowania wydatków

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie zwalnia podatnika z obowiązku zgodnego z prawem dokumentowania wydatków związanych z używaniem pojazdu, w szczególności:

• zakupu paliwa (faktura w każdym przypadku powinna zawierać numer rejestracyjny pojazdu),
• ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych,
• ubezpieczenia OC, AC, zielonej karty,
• wydatków na parking,
• opłat za gospodarcze korzystanie ze środowiska związanych z pojazdem,
• przeglądów technicznych,
• kosztów drobnych napraw i części zamiennych.

Ponadto podatnicy prowadzący podatkową księge przychodów i rozchodów zobowiązani są do prowadzenia wraz z ewidencją przebiegu pojazdu również miesięczne zestawienia poniesionych wydatków wynikających wyłącznie z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu (dotyczy to nie tylko faktur dokumentujących zakup paliwa).

Jeśli samochód figuruje w firmowej ewidencji środków trwałych, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wszelkie wydatki związane z jego eksploatacją, z zachowaniem ograniczenia dotyczącego wysokości odpisów amortyzacyjnych i składek na ubezpieczenia.

Jeśli samochód nie figuruje w ewidencji środków trwałych, w koszty zalicza się wszelkie prawidłowo udokumentowane, faktycznie poniesione wydatki związane z jego eksploatacją, ale z jednym zasadniczym ograniczeniem - do wysokości wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach. Ilość kilometrów wynika z ewidencji przebiegu pojazdu.

Własny samochód pracownika

Jeżeli pracownik wykorzystuje swój własny samochód w celach służbowych do jazd lokalnych, przysługuje mu wtedy ryczałt, który pracodawca zalicza do kosztów uzyskania, ale który od 01.01.2004 r. stanowi przychód opodatkowany pracownika. Ryczałt wypłaca się na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Przy jazdach zamiejscowych (delegacjach) ryczałt wylicza się przyjmując faktycznie przejechaną liczbę kilometrów. Te kilometry nie zmniejszają limitu wynikającego z wielkości miejscowości.

Każdy dzień nieobecności w pracy powoduje zmniejszenie powyższych limitów o 1/20 limitu.

Koszty uzyskania przychodu

Jak wiemy wszystkie koszty związane z samochodem który wprowadziliśmy do firmy możemy zaliczyć na poczet Kosztu Uzyskania Przychodu. Problem pojawia się kiedy nie wiemy czy przysługuje nam 50%, czy 100% bądź kiedy nie wiemy czy do kosztów zaliczamy kwotę brutto czy netto. W tej sytuacji wszystko zależy od tego czy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem Vat czy jest zwolniony z tego obowiązku. Podatnicy Vat do kosztów uzyskania przychodów przyjmują wydatek w kwocie netto, natomiast przedsiębiorcy zwolnieni podmiotowo z Vat do kosztów zaliczają całą kwote czyli brutto. Faktury dotyczące wszelkich kosztów związanych z samochodem służbowym zaliczane są w koszty firmy. Od 2013r nie ma obowiązku posiadania numeru rejestracyjnego na fakturach, jednak dla firm które posiadają więcej niż jeden samochód z różnym prawem do odliczenia vat zalecane jest zawarcie takiej informacji w celu weryfikacji czy danemu samochodowi przysługuje 100% odliczenia podatku Vat czy tylko 50%. Jest to też ważna informacja w przypadku kontroli, ponieważ mamy pewność,że dane odliczenie nam przysługuje.

Wysokość stawek

Stawki za jeden kilometr przebiegu określone są zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu koszów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Stawka za 1 km przebiegu wynosi:

• dla samochodu osobowego
• o pojemności do 900 cm3 = 0,5214 zł,
• o pojemności powyżej 900 cm3 = 0,8358 zł.
• dla motocykla
• 0,2302zł
• dla motorowera
• 0,1382 zł

Ważne

• Brak posiadania ewidencji przebiegu pojazdu powoduje, iż nie można zaliczyć wszelkich wydatków poniesionych na rzecz samochodu do kosztów uzyskania przychodu,
• Wydatki te muszą być faktycznie poniesione i jednocześnie udokumentowane. Wydatki zwiazane z używaniem samochodu rozliczane są w każdym miesiącu, narastająco od początku roku, aż do jego zakończenia,
• Przedsiębiorca nie może przenieść nadwyżki limitu z prowadzonej ewidencji na kolejny rok podatkowy o czym mówi Dz.U. z 2002r., Nr 27 z późn. zm.
• Po zakończeniu roku, każdy przedsiębiorca korzystający z ewidencji przebiegu pojazdu zobowiązany jest do zakończenia ewidencji za poprzedni rok i rozpoczęcia nowej w kolejnym roku kalendarzowym,
• Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie orzekł w sprawie prawidłowego prowadzenia i dokonywania wpisów w ewidencji przebiegu pojazdu (w związku z wymogami stawianymi w art. 86a Ustawy o vat) wyrok z 3.02.2015r.-sygnatura akt:I SA/Rz 1073/14.

Ewidencja przebiegu pojazdów — artykuły polecane

Księga przychodów i rozchodów — Zryczałtowany podatek dochodowy — Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych — Karta podatkowa — Podatek ryczałtowy — Formularz PIT-4 — Odliczenia od podatku — Formularz PIT-5 — Zaliczka na podatek dochodowy

Bibliografia

• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Dz.U. 2002 nr 27 poz. 271
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych Dz.U. 1992 nr 21 poz. 86
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dz. U. 1991 nr 80 poz. 350

Autor: Anna Jamorska, Karolina Radecka