Proces promocji gminy

To tylko przykład procesu. Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.

Cele procesu

Cele istnienia procesu

• zwiększenie zainteresowania gminą Janowo zarówno wśród turystów jak i inwestorów
• stworzenie atrakcyjnego wizerunku gminy
• profesjonalne zarządzanie marką gminy

Cele doskonalenia procesu

• obniżenia kosztów realizacji procesu o 10% w najbliższym roku,
• wzrost liczby turystów odwiedzających gminę o 30% w ciągu najbliższych 5 lat
• zwiększenie szybkości przepływu dokumentów i informacji między poszczególnymi jednostkami procesu o ¼ w najbliższym roku.

Charakterystyka procesu

W proces promocji gminy Janowo główny nacisk kładziemy na promocję z udziałem mediów. Promujemy gminę również przez wydawanie przeróżnych materiałów reklamowych, takich jak ulotki, foldery czy mapy, jak również dbamy o promocję za pomocą strony WWW. Dlatego też w naszym procesie ważną rolę odgrywa reklama jak i public relations. Gmina dba o dobry wizerunek i stara się go promować. Gmina również stara się utrzymywać dobre kontakty z miastami partnerskimi poprzez regularne kontakty i spotkania.

W procesie promocji gminy wyróżniamy takie etapy jak:

• Współpraca z mediami: prasa, radio, telewizja, w zakresie informowania o działalności bieżącej i zamierzeniach perspektywicznych
• Promocja gminy
• Współpraca z miastami partnerskimi o zbliżonym charakterze, strukturze i wielkości w kraju i zagranicą

W wyniku procesu promocji gminy powstają informacje, które są przekazywane do prasy oraz inne materiały przekazywane do mediów. Dodatkowo powstają materiały promocyjne w postaci folderów, map i plakatów. Powstaje również gazetka "Echo Janowa", która zawiera aktualne informacje i wiadomości na temat gminy Janowo. Również w wyniku procesu promocji gminy powstają programy edukacyjne i turystyczne z terenu Janowa jak również strona internetowa gminy Janowo. Innym efektem procesu będą kontakty z miastami partnerskimi.

Zasoby (dane wejściowe)

Poniżej przedstawiamy zasoby procesu promocji gminy.

1. Uczestnicy procesu

• Wójt gminy
• Stanowisko ds. planowania przestrzennego, promocji i rozwoju gminy
• Stanowisko ds. kontaktów z mediami
• Stanowisko ds. rozwoju gospodarczego
• Stanowisko ds. infrastruktury turystycznej

2. Zasoby materialne

• środki z budżetu gminy,
• fundusze pozyskane z Unii Europejskiej

3. Zasoby informacyjne

• dane o gminie,
• informacje o wydarzeniach w gminie,
• programy edukacyjne,
• formularze zamówień,

4. Narzędzia, metody i techniki

W procesie wykorzystuje się analizę informacji dotyczących sytuacji gminy oraz analizę planów promocji.

Do analizy używamy:

ANALIZY SWOT

BADANIA RYNKU

Wykorzystujemy następujące narzędzia promocji:

• Public relations
• • Utrzymywanie kontaktów z mediami
• • Nadawanie rozgłosu działalności władz gminy
  • Utrzymywanie dobrych kontaktów z inwestorami, innymi miastami, organizacjami
  • Strona WWW
• Reklama - masowe przekazywanie informacji związanych z promocją gminy do mediów, prasy.
• Direct mailing - kontakt bezpośredni z potencjalnymi turystami/ inwestorami/ mieszkańcami
• Wydarzenia promocyjne - organizacja imprez sportowych i artystycznych.
• Działalność wydawnicza
• Materiały reklamowe i gadżety

Opis procesu

1. Zadanie 1 - Współpraca z mediami: prasa, radio, telewizja, w zakresie informowania o działalności bieżącej i zamierzeniach perspektywicznych

1. Osoba na stanowisku ds. kontaktów z mediami zajmuje się przygotowaniem informacji prasowych i opracowaniem materiałów udostępnianych mediom Informacje są kompletowane na bieżąco i są to informacje o działalności gminy, planowanych przedsięwzięciach, w tym szczególnie informacje o planowanych imprezach. Informacje takie są uzyskiwane z następujących stanowisk: stanowisko ds. planowania przestrzennego, promocji i rozwoju gminy, stanowisko ds. rozwoju gospodarczego i infrastruktury technicznej. Informacje są również pozyskiwane z Domu Kultury z którym gmina prowadzi ścisłą współpracę. Materiały są odpowiednio opracowywane i przesyłane do mediów. Wszystkie informacje prezentowane na konferencjach prasowych, stronie internetowej oraz przekazywane do mediów muszą być wcześniej zaakceptowanie przez wójta gminy
2. Osoba na stanowisku ds. planowania przestrzennego, promocji i rozwoju gminy współpracuje również z lokalną gazetą - "Echo Janowa", która powstaje przy lokalnym Domie Kultury. Pracownik na tym stanowisku ma udział w ostatecznym redagowaniu gazetki oraz zamykaniu numeru. Następnie przesyła materiały do druku.
3. Osoba na stanowisku ds. planowania przestrzennego, promocji i rozwoju gminy odpowiada również za zlecenie prowadzenia i bieżącą aktualizację oficjalnej strony internetowej Gminy. Zrobienie strony WWW jest zlecane agencji reklamowej.
4. Zadaniem osoby na stanowisku ds. planowania przestrzennego, promocji i rozwoju gminy jest terminowe i systematyczne przesyłanie aktualnych informacji dotyczących gminy zarówno do mediów jak i do agencji reklamowej.
5. Informacje publikowane na stronie dostarczane są przez osoby na stanowisku ds. kontaktów z mediami oraz ds. infrastruktury turystycznej. Są to informacje o atrakcjach turystycznych oraz aktualizacje bazy danych na temat obiektów turystycznych np. stadniny koni, domów agroturystycznych, miejsc noclegowych itp.
6. Osoba na stanowisku ds. kontaktów z mediami ma za zadanie organizowanie konferencji prasowych, na których przekazuje informacje (ad pkt.1) odnośnie wydarzeń w gminie - planowanych imprez czy inwestycji.
7. Osoba na stanowisku ds. kontaktów z mediami zajmuje się stroną techniczną konferencji, czyli przygotowuje informacje, które będą przekazywane na konferencji prasowej, zajmuje się przygotowaniem sali, zaproszeniem dziennikarzy oraz mieszkańców gminy jak również innymi czynnościami niezbędnymi do odbycia się konferencji. Informacje pozyskiwane są z tych samych źródeł jak w pkt.1.
8. Ważnym elementem tego podprocesu jest również prezentowanie gminy Janów w programach edukacyjnych i turystycznych z tego terenu - zajmuje się tym również osoba na stanowisku ds. kontaktów z mediami Programy edukacyjne i turystyczne są przygotowywane we współpracy z regionalną stacją telewizyjną. Osoba ze stanowiska ds. kontaktów z mediami przygotowuje wspólnie z osobami z telewizji plan programów i kontroluje realizację tych programów. Dba również o to żeby programy były zrobione w terminie.
9. Powstałe nagrania są odtwarzane w telewizji. Zlecenie odtwarzania programów w telewizji jest zadaniem osoby na stanowisku ds. kontaktów z mediami.
10. Powstałe nagrania są wydawane na płytach CD. Organizacja wydawania płyt CD leży w gestii osoby ds. planowania przestrzennego, promocji i rozwoju gminy.

2. Zadanie 2 - Promocja gminy

1. Osoba na stanowisku ds. planowania przestrzennego, promocji i rozwoju gminy koordynuje przygotowanie materiałów promocyjnych w postaci folderów, map, plakatów.
2. Osoba ds. infrastruktury turystycznej dostarcza informacji do materiałów promocyjnych, dotyczących m.in. atrakcji turystycznych gminy Janowo oraz bazy noclegowej, gastronomicznej i usługowej.
3. Osoba na stanowisku ds. planowania przestrzennego, promocji i rozwoju gminy zleca zaprojektowanie layoutów materiałów promocyjnych a także gadżetów typu długopisy czy kalendarzyki.
4. Osoba na stanowisku ds. planowania przestrzennego, promocji i rozwoju gminy odpowiada również za zlecenie wykonania zdjęć do materiałów oraz zlecenie wykonania aktualnych map.
5. Po zaakceptowaniu projektów przez wójta gminy materiały promocyjne wysyłane są do drukarni przez osobę na stanowisku ds. planowania przestrzennego, promocji i rozwoju gminy.
6. Osoba na stanowisku ds. planowania przestrzennego, promocji i rozwoju gminy koordynuje eksponowanie osiągnięć miasta na wystawach i targach. Osoba ta odpowiada za przekładanie propozycji Wójtowi Gminy dotyczących udziału w wystawach i targach krajowych i zagranicznych.
7. Osoba ta przygotowuje plany imprez promujących gminę, takich jak Dni Janowa czy Festiwal Dobrego Smaku, promujący regionalne produkty spożywcze.
8. Osoba ds. kontaktów z mediami zajmuje się pozyskaniem patronów medialnych imprez organizowanych przez gminę.
9. We współpracy z osobami na stanowisku ds. infrastruktury turystycznej i ds. rozwoju gospodarczego osoba na stanowisku ds. planowania przestrzennego, promocji i rozwoju gminy kompletuje i przygotowuje materiały prezentujące gminę na wystawach i targach.

6.3. Zadanie 3 - Współpraca z miastami partnerskimi o zbliżonym charakterze, strukturze i wielkości w kraju i zagranicą

1. Stanowisko ds. rozwoju gospodarczego przy współpracy ze stanowiskiem ds. planowania przestrzennego, promocji i rozwoju gminy zajmuje się organizacją współpracy z miastami partnerskimi. Najważniejszym etapem tego zadania jest znalezienie miasta chętnego do zostania miastem partnerskim i ustalenie zasad wzajemnej współpracy i promocji. Umowa współpracy uwzględnia:
2. wymianę młodzieży,
3. wymianę kulturalną,
4. kontakty gospodarcze,
5. wymianę doświadczeń samorządowych,
6. wymianę know-how.

6 Wszystkie działania są konsultowane z wójtem, który reprezentuje gminę w oficjalnych kontaktach z miastami partnerskimi i to on podpisuje umowę współpracy.

4. Zadanie 4 - Podejmowanie inicjatyw w zakresie profesjonalnej i kompleksowej obsługi turystów, oraz działań zwiększających infrastrukturę i bazę turystyczną

1. Obecnie najważniejszym zadaniem osoby na stanowisku ds. infrastruktury turystycznej jest stworzenie bazy gospodarstw agroturystycznych.
2. To zadanie obejmuje m.in.: pomoc mieszkańcom w zakresie rejestracji gospodarstw agroturystycznych, pomoc w przygotowaniu i organizacji interesującej oferty dla gości. Pomocy udziela osoba na stanowisku ds. planowania przestrzennego, promocji i rozwoju gminy.
3. Reklama gospodarstw w serwisie internetowym, zlecenie jej wykonania oraz koordynacje funkcjonowania internetowej bazy danych o gospodarstwach (umieszczonej na stronie www.janowo.pl bądź w specjalnym serwisie, reklamowanym na stronie gminy). promujących tego typu wypoczynek należy również do osoby na stanowisku ds. planowania przestrzennego, promocji i rozwoju gminy. Osoba ta projektuje sposób reklamowania a następnie takie informacje przekazuje do wykonawców strony www.
4. Osoba na stanowisku ds. infrastruktury turystycznej we współpracy z osobą na stanowisku ds. planowania przestrzennego, promocji i rozwoju gminy pomaga w organizacji i promocji kolonii nad jeziorem, obozów konnych oraz hipoterapii w Łemnie, m.in. poprzez reklamę na swojej stronie, a także informacje w folderach.

Wyjścia (dane wyjściowe)

W wyniku procesu promocji gminy powstają:

• dokumentacje związane z planami promocji gminy.
• informacje przekazywane do prasy oraz inne materiały przekazywane do mediów.
• materiały promocyjne w postaci folderów, map i plakatów
• gazetka "Echo Janowa"
• programy edukacyjne i turystyczne z terenu Janowa.
• strona internetowa gminy Janowo
• festyny, wystawy, targi
• informacje pozyskane od miast partnerskich dotyczących np. medycyny i opieki społecznej, ochrony środowiska, gospodarki komunalnej (gospodarka odpadami, komunikacja, miejska polityka mieszkaniowa), ochrony zabytków, planowania i rozwoju przestrzennego miasta, budżetu miasta, szkolnictwa, kultury, sportu

Odpowiedzialność i uprawnienia

Stanowisko	Zadanie (numer)	Uprawniony do	Odpowiada za
Wójt gminy	1, 21	konsultowanie działań i publikowanych informacji	podejmowanie decyzji rzetelność zatwierdzanie planów i projektów
	21	reprezentowanie gminy na zewnątrz podpisywanie umów o współpracy	rzetelność terminowość
	1, 15	kontrola wykonania poszczególnych zadań	nadzór nad poszczególnymi stanowiskami
Stanowisko ds. planowania przestrzennego, promocji i rozwoju gminy	1	przygotowanie materiałów prezentujących Gminę na wystawach i targach przygotowanie atrakcji na festyny	aktualność i rzetelność informacji
	2	koordynacja pracy osób związanych z gazetą, ostateczne redagowanie gazety, przekazanie materiałów do druku	aktualność i rzetelność informacji terminowość
	3	zlecenie prowadzenia i bieżąca aktualizacja oficjalnej strony internetowej,	zarządzanie stroną internetową aktualność i rzetelność informacji
	4	przekazywanie informacji do mediów i agencji reklamowej	terminowość rzetelność aktualność i rzetelność informacji
	10	organizacja wydawania płyt CD z programami o gminie	Koordynacja działań
	11	przygotowywanie materiałów promocyjnych w postaci map, folderów ect.	aktualność i rzetelność informacji
	13	projektowanie layoutów folderów, map oraz plakatów	dostosowanie oferty materiałów promocyjnych do zróżnicowanych grup turystów
	14	zlecenie kartografowi zrobienia map wykonanie zdjęć do folderów	koordynacja działań zlecenie wykonania zdjęć, wstępna selekcja zdjęć
	15	przekazanie materiałów do drukarni	terminowość
	16	koordynacja eksponowania osiągnięć miasta na wystawach i targach prezentowanie propozycji Wójtowi Gminy dotyczących udziału w wystawach i targach krajowych i zagranicznych	wizerunek gminy rzetelność aktualność prezentowanych informacji wstępna selekcja propozycji udziału w targach
	17	przygotowanie programu merytorycznego imprez oraz planów ekspozycji na targach i wystawach	koordynacja przedsięwzięcia opracowanie programu imprez oraz plan działań promocyjnych
	19	koordynacja eksponowania osiągnięć miasta na wystawach i targach	nadzór nad ekspozycją na targach, przygotowanie materiałów
	20	współpraca w ramach kontaktów partnerskich z miastami innych państw w dziedzinie oświaty i wychowania, kultury i sportu	utrzymywanie dobrych stosunków wymianę informacji organizację spotkań
	23	pomoc mieszkańcom w zakresie rejestracji gospodarstw agroturystycznych, pomoc w przygotowaniu i organizacji interesującej oferty dla gości.	organizację pomocy mieszkańcom przy rejestracji udzielanie informacji
	24	zlecenie reklamy gospodarstw agroturystycznych na stronie www	terminowość
Stanowisko ds. kontaktów z mediami	5	dostarczanie informacji publikowanych na stronie www	wizerunek gminy w mediach prawdziwość i aktualność przekazywanych mediom informacji kontroluje realizację programów pilnuje, żeby programy były zrobione w terminie
	6	organizowanie konferencji prasowych przekazywanie informacji mediom	koordynowanie konferencji i wybieranie osoby, która ją poprowadzi
	8	reprezentowanie gminy w programach informacyjnych i edukacyjnych, przygotowanie wspólnie z osobami z telewizji i radia planów programów	prawdziwość i aktualność przekazywanych mediom informacji kontroluje realizację programów
	9	Zlecenie odtwarzania programów w telewizji	pilnuje, żeby programy były zrobione w terminie
	18	Znalezienie patronów medialnych i sponsorów imprez organizowanych przez gminę	przygotowanie oferty medialnej i sponsorskiej współpraca z patronami medialnymi imprezy. organizacja spotkań ze sponsorami.przygotowanie sprawozdania z realizacji pakietu sponsorskiego i medialnego dla wszystkich sponsorów, patronów medialnych, organizatorów.
Stanowisko ds. rozwoju gospodarczego	20	współpraca w ramach kontaktów partnerskich z miastami innych państw w dziedzinie oświaty i wychowania, kultury i sportu	kontakty z miastami partnerskimi nawiązanie kontaktów pomiędzy przedsiębiorcami handlowymi, przemysłowymii turystycznymi; pomoc przedsiębiorcom z Janowa, którzy chcą inwestować na terenie zaprzyjaźnionych miast partnerskich; pomoc przedsiębiorcom z miast partnerskich, którzy chcą inwestować w Janowie
	21	Konsultowanie działań z wójtem	przedstawianie rzetelnie opracowanych planów wójtowi składanie raportów z działalności
Stanowisko ds. infrastruktury turystycznej	1	współpraca przy tworzeniu materiałów o gminie	nadzór aktualność przekazywanych informacji rzetelność
	5	dostarczanie informacji o infrastrukturze do agencji reklamowej	terminowość aktualność przekazywanych informacji
	22	tworzenie bazy gospodarstw agroturystycznych	rzetelność nadzór
	25	udział w promocji stadniny koni planowanie oferty obozów jeździeckich	aktywną promocję stadniny pozyskiwanie gości

Diagram procesu

Osoby Zadania	Wójt gminy	Stanowisko ds. planowania przestrzennego, promocji i rozwoju gminy	Stanowisko ds. kontaktów z mediami	Stanowisko ds. rozwoju gospodarczego	Stanowisko ds. infrastruktury turystycznej
Reprezentowanie gminy na zewnątrz	W
konsultowanie działań i publikowanych informacji	w			w
podpisywanie umów o współpracy	w	i		i
kontrola wykonania poszczególnych zadań	w
przygotowanie materiałów prezentujących Gminę na wystawach i targach przygotowanie atrakcji na festyny		w		i	i
koordynacja eksponowania osiągnięć miasta na wystawach i targach	n	w
prezentowanie propozycji Wójtowi Gminy dotyczących udziału w wystawach i targach krajowych i zagranicznych	z	w			i
organizacja wydawania płyt CD		w
przygotowywanie materiałów promocyjnych,	z	w
projektowanie layoutów folderów, map oraz plakatów	z	w
zlecenie kartografowi zrobienia map		w
przekazanie materiałów do drukarni		w
koordynacja pracy osób związanych z gazetą	n	w
zlecenie prowadzenia i bieżąca aktualizacja oficjalnej strony internetowej,	n	w
przekazywanie informacji na stronę WWW gminy	n	w
koordynacja eksponowania osiągnięć miasta na wystawach i targach	n	w		i	w
współpraca w ramach kontaktów partnerskich z miastami innych państw w dziedzinie oświaty i wychowania, kultury i sportu	w	w		w
przygotowanie programu merytorycznego imprez oraz planów ekspozycji na targach i wystawach	z	w
pomoc mieszkańcom w zakresie rejestracji gospodarstw agroturystycznych, pomoc w przygotowaniu i organizacji interesującej oferty dla gości.	n	w			w
Zlecenie reklamy gospodarstw agroturystycznych na stronie www		w
przygotowanie wstępnych projektów planów rozwojowych	z	i		i	i
przygotowanie programu merytorycznego imprez oraz planów ekspozycji na targach i wystawach	z				i
opracowanie materiałów o gminie	z		w
organizowanie konferencji prasowych			w
przekazywanie informacji mediom	n		w
reprezentowanie gminy w programach informacyjnych i edukacyjnych,	k		w
przygotowanie wspólnie z osobami z telewizji i radia planów programów	z		w
Zlecenie odtwarzania programów w telewizji			w
zlecenie zrobienia zdjęć do plakatów i folderów			w
Znalezienie patronów medialnych imprez organizowanych przez gminę			w
Tworzenie bazy gospodarstw agroturystycznych	k				w
udział w promocji stadniny koni planowanie oferty obozów jeździeckich					w

Autor: Marzena Bywalec, Justyna Grzesiak