Planowanie czasu w warunkach niepewności

Planowanie czasu w warunkach niepewności wykorzystuje zarządzanie ryzykiem oraz scenariusze dla określenia prawdopodobnego czasu realizacji zadań.

Czas - zasób nieodnawialny

W projektach dużą rolę odgrywają czas oraz informacje. Czas jest zasobem wyjątkowym - nie jest on odnawialny i nie ma szansy na pozyskanie jego dodatkowej ilości. Zużywa się go całkowicie i nie można go przechować. Nie jest uzależniony od praw rynku, tzn. nie ma on ceny, a także niezależnie od skali popytu nie ma szansy, aby podaż jego wzrosła. Każdy z nas ma nieustanną potrzebę czasu, wszystkie czynności odbywają się w określonym czasie i go pochłaniają. Nawet najlepsze zaplanowanie wykorzystania czasu wpływa na stratę cennych minut i nieustannie przybliża wykonawców projektu logistycznego do terminu realizacji projektu - tak zwanego deadline’u. Według autora świadomość deadline’u nie ułatwia realizacji wcześniej przyjętego planu działania. W rzeczywistości obniża się swoją wydajność, a wszystkie zadania wykonuje się na moment przed terminem wymagalności. W projektach logistycznych można wykryć związek pomiędzy czasem realizacji projektu a jego opłacalnością. Przekroczenie terminu może nieść za sobą negatywne skutki takie jak oddalenie się w czasie dodatnich korzyści, opóźnienie, a czasami strata zysku i udziałów w rynku (I.Łapuńka, I.Pisz 2014, s 3924)

Wyznaczanie terminu projektu

Na wyznaczenie terminu ukończenia projektu pozwala nam metoda CPM, ale przy założeniu, że mamy podany czas realizacji każdej najmniejszej czynności. Jeśli nie mamy podanych dokładnych danych, nie możemy stwierdzić czy realizując zadanie nie przekroczymy założonego terminu. PERT jest drugą wykorzystywaną metodą, lecz w niej czas wykonywania poszczególnych czyności i całego przedsięwzięca są zmiennymi losowymi. Może ona określić prawdopodobieństwo, że projekt zostanie złożony i zakończony w wyznaczonym terminie. Kiedy nie mamy precyzyjnie określonych czasów trwania czynności, można wykorzystać metodę rozmytymi czasami czynności - Fuzzy CPM. Analiza rozmytej ścieżki krytycznej daje nam informację na temat czynności krytycznych, które mogą spowodować wydłużenie czasu trwania projektu oraz dane na temat informacji bezkrytycznych. Dzięki tej metodzie można wyznaczyć termin zakończenia projektu bez posiadania dokładnych danych (B. Skołud, B.Wyciślik 2007, s 70)

Procesy w projekcie

W celu upewnienia się, że projekt będzie oddany na czas należy rozpisać jego procesy. Wyróżniamy takie procesy jak:

• definicja czynności,
• Określenie powiązań czynnościami
• szacowanie zasobów potrzebnych do realizacji czynności
• Szacowanie czasów realizacji

(B.Barchański 2014 s.10)

Prawdopodobieństwo w zarządzaniu czasem projektu

Według Błażeja Barchańskiego "Znamienną rolę w planowaniu w warunkach dużej niepewności i braku dostatecznej informacji odgrywają techniki oparte na osądach, intuicji itp. Ten element zarządzania czasem projektu wymaga szczególnej uwagi, ponieważ jest podatny na wiele błędów. Nie oznacza to, że zawsze można ex ante stwierdzić, że zastosowanie pewnychtechnik jest dobre, a innych złe dla projektu. Istotą szacowania jest przybliżanie wyniku, a więc minimalizacja błędów szacowania do akceptowalnych rozmiarów. Pomocna jest zatem znajomość i wykorzystanie w zarządzaniu projektami elementów rachunku prawdopodobieństwa. Prawdopodobieństwo jest definiowane jako ilościowa miara niepewności. To liczba, która wyraża przekonanie o tym, że zajdzie pewne zdarzenie. Ta definicja - a zwłaszcza jej druga część - zwraca uwagę na problem pokrewny do tego, którego dotyczy ten artykuł. Niepewność w zarządzaniu czasem projektu obejmuje nie tylko obszar związany z szacowaniem czasu trwania konkretnego zadania, ale również z prawdopodobieństwem jego wykonania". (B.Barchański 2014 s.11)

Zarządzanie ryzykiem w planowaniu czasu w warunkach niepewności

Analiza ryzyka

W zarządzaniu ryzykiem w planowaniu czasu w warunkach niepewności kluczowym elementem jest przeprowadzenie analizy ryzyka. Polega ona na identyfikacji, ocenie i zarządzaniu zagrożeniami, które mogą mieć wpływ na terminowość realizacji projektu. Identyfikacja zagrożeń polega na zidentyfikowaniu wszystkich potencjalnych czynników, które mogą wpłynąć na harmonogram projektu. Następnie, każde zagrożenie zostaje ocenione pod kątem prawdopodobieństwa wystąpienia oraz skali potencjalnych konsekwencji. Na podstawie tych ocen można określić priorytety i podjąć odpowiednie działania zaradcze.

Techniki prognozowania

W planowaniu czasu w warunkach niepewności istotne jest również wykorzystanie różnych technik prognozowania. Jedną z takich technik jest wykorzystanie danych historycznych, analiza trendów i ekstrapolacja. Dzięki temu można przewidywać przyszłe zdarzenia na podstawie wcześniejszych danych i trendów. Istotne jest jednak, aby uwzględnić możliwość wystąpienia nowych czynników, które mogą wpłynąć na harmonogram projektu.

Iteracyjne planowanie

W warunkach niepewności, planowanie czasu powinno być iteracyjne. Oznacza to, że plan jest tworzony na podstawie aktualnie dostępnych informacji, a następnie jest regularnie aktualizowany w miarę pojawiania się nowych danych. Dzięki temu można uwzględnić zmieniające się warunki i dostosować harmonogram projektu do aktualnej sytuacji. Iteracyjne planowanie pozwala również na szybkie reagowanie na nieprzewidziane zdarzenia i minimalizowanie ich wpływu na terminowość realizacji projektu.

Elastyczność harmonogramu

W planowaniu czasu w warunkach niepewności istotną kwestią jest elastyczność harmonogramu. Oznacza to, że harmonogram powinien uwzględniać możliwość zmian i reagować na nieprzewidziane zdarzenia. W praktyce oznacza to, że należy uwzględnić rezerwy czasowe, które można wykorzystać w przypadku opóźnień lub zmian w projekcie. Elastyczność harmonogramu pozwala na lepsze radzenie sobie z niepewnością i minimalizowanie ryzyka opóźnień.

Metoda krytycznych łańcuchów

Metoda krytycznych łańcuchów (Critical Chain Method) jest kolejnym podejściem do zarządzania czasem w warunkach niepewności. Polega ona na zarządzaniu rezerwami czasowymi w celu minimalizacji ryzyka opóźnień. W tej metodzie, rezerwy czasowe są umieszczone na końcu projektu, a zadania są planowane na podstawie ich oszacowanego czasu trwania. Dzięki temu, jeśli wystąpią opóźnienia w jednym zadaniu, inne zadania mogą być dostosowane w celu minimalizacji wpływu na termin realizacji projektu.

Komunikacja, raportowanie i wykorzystanie wiedzy w zarządzaniu czasem w warunkach niepewności

Rola komunikacji zespołowej i współpracy z interesariuszami

W warunkach niepewności, skuteczna komunikacja zespołowa i współpraca z interesariuszami odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu czasem. Komunikacja zespołowa umożliwia lepsze zrozumienie oczekiwań, potrzeb i ograniczeń każdego członka zespołu, co pozwala na lepsze dostosowanie harmonogramu projektu do zmieniających się warunków.

Współpraca z interesariuszami jest niezwykle istotna, ponieważ to oni mają duży wpływ na przebieg projektu. Regularne spotkania z interesariuszami pozwalają na identyfikację potencjalnych zagrożeń i zmian, które mogą wpłynąć na harmonogram. Dzięki temu możliwe jest szybkie podjęcie działań zapobiegawczych i dostosowanie planu do nowych warunków.

Raportowanie postępu projektu i komunikacja o zmianach w harmonogramie

Raportowanie postępu projektu jest kluczowym elementem zarządzania czasem w warunkach niepewności. Regularne raportowanie pozwala na śledzenie postępów i identyfikację potencjalnych opóźnień lub problemów. Raporty powinny być szczegółowe, zawierać informacje o wykonanych zadaniach, czasie ich trwania oraz ewentualnych problemach, które mogą wpływać na harmonogram.

Komunikacja o zmianach w harmonogramie jest niezwykle istotna, ponieważ pozwala na szybką reakcję i dostosowanie planu do nowych sytuacji. Wszystkie zmiany powinny być komunikowane zespołowi i interesariuszom w sposób klarowny i zrozumiały. W przypadku opóźnień lub zmian w harmonogramie, należy również przedstawić plan działania mający na celu minimalizację negatywnych skutków tych zmian.

Wykorzystanie wiedzy i doświadczenia innych osób

W zarządzaniu czasem w warunkach niepewności, wykorzystanie wiedzy i doświadczenia innych osób może okazać się nieocenione. Korzystanie z wiedzy innych członków zespołu, a także ekspertów z zewnątrz, może pomóc w identyfikacji potencjalnych zagrożeń i znalezieniu optymalnych rozwiązań.

Regularne spotkania zespołu, podczas których można dzielić się wiedzą i doświadczeniem, są niezwykle ważne. W trakcie tych spotkań można omówić zmieniające się warunki, podzielić się informacjami o nowych technologiach lub najlepszych praktykach, które mogą przyspieszyć realizację projektu. Dzięki temu można uniknąć wielu niepotrzebnych błędów i zwiększyć efektywność pracy.

Zarządzanie harmonogramem projektu w celu minimalizacji ryzyka i osiągnięcia sukcesu

W warunkach niepewności, zarządzanie harmonogramem projektu staje się jeszcze bardziej istotne. W celu minimalizacji ryzyka i osiągnięcia sukcesu, należy zaplanować odpowiednie rezerwy czasowe, które pozwolą na elastyczność w przypadku nieprzewidzianych sytuacji.

Ważne jest również monitorowanie i kontrolowanie postępów w realizacji projektu. Regularne sprawdzanie, czy prace są wykonywane zgodnie z planem, pozwala na szybką identyfikację potencjalnych problemów i podjęcie odpowiednich działań. W przypadku wystąpienia opóźnień lub zmian, konieczne jest odpowiednie dostosowanie harmonogramu, uwzględniając wszystkie czynniki wpływające na czas realizacji projektu.

Planowanie czasu w warunkach niepewności — artykuły polecane

Optymalizacja wykorzystania zasobów (poziomowanie) — Bilansowanie zasobów — Szacowanie czasu trwania zadań — Metoda łańcucha krytycznego — Planowanie — Estymacja czasu trwania zadań — Zorientowanie na wyniki — Oszczędność w projekcie — Rezerwy w projekcie

Bibliografia

• Barchański B. (2014), Wybrane aspekty szacowania czasów trwania czynności w projektach, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu
• Janasz K. (2009), Ryzyko i niepewność w gospodarce - wybrane aspekty teoretyczne, Studia i prace wydziału nauk ekonomicznych i zarządzania, nr 14
• Łapuńka I., Pisz I. (2014), Efektywne zarządzanie czasem w projektach logistycznych, Logistyka, nr 3
• Olejniczak A. (2014), Efektywne zarządzanie czasem - wybrane zagadnienia, Marketing i rynek
• Skołud B., Wyciślik B. (2007), Minimilizacja czasu realizacji projektu w warunkach niepewności , Politechnika Śląska, Instytut automatyzacji procesów technologicznych i zintegrowanych systemów wytwarzania
• Wróblewski D. (red.) (2015), Zarządzanie ryzykiem - przegląd wybranych metodyk, CNBOP - PIB, Józefów

Autor: Justyna Pietras