Proces zaopatrzenia

To tylko przykład procesu. Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.

Łączy wszystkie działania, niezbędne do pozyskania dóbr i usług zgodnie z zapotrzebowaniem. W procesie tym przedsiębiorstwo zaopatrywane jest w surowce, materiały, półfabrykaty, niezbędne w procesie produkcji oraz w wyroby gotowe.

Zobacz także: System eProcurement.

TL;DR

Artykuł opisuje proces zaopatrzenia w przedsiębiorstwie. Etapy procesu obejmują zdefiniowanie potrzeb, określenie wymagań, podjęcie decyzji, analizę rynku, wybór dostawcy, dostawę produktu i ocenę wykonania. Cele procesu zaopatrzenia to efektywne zaspokojenie potrzeb, zapewnienie jakości produktów, pozyskanie rzetelnych dostawców i minimalizacja kosztów. Opisane są dwie strategie zaopatrzenia - krótkookresowa i długookresowa. Przedstawiono również przykładowy proces zaopatrzenia.

Etapy procesu zaopatrzenia

1. Zdefiniowanie potrzeb - rozpoczęcie transakcji zakupów jest odpowiedzią na zgłoszoną potrzebę.
2. Określenie wymagań użytkownika - określenie wymagań jakie mają zostać spełnione przez produkt.
3. Podjęcie decyzji - produkować czy kupować? (make or buy) - firma dokonuje analizy, czy produkcja na własną rękę jest opłacalna, czy lepiej wybrać dostawy z zewnątrz.
   • MAKE - opcja ta polega na zaspokojeniu potrzeb materiałowych we własnym zakresie (własna produkcja).
   • BUY - opcja ta polega na zaopatrywaniu się u źródeł zewnętrznych.
4. Zdefiniowanie typu zakupów - wyróżniamy trzy typy zakupów: proste ponowienie zakupu, zmodyfikowany zakup powtórny oraz całkowicie nowy zakup.
5. Analiza rynku - rozpoznanie dostawców działających na rynku.
6. Określenie wszystkich możliwych dostawców - identyfikacja wszystkich dostarczycieli, którzy są w stanie spełnić oczekiwania i wymagania klienta.
7. Wstępny dobór możliwych źródeł zaopatrzenia - ustalenie liczby dostawców, którzy spełniają priorytetowe cechy.
8. Ocena pozostałych dostawców - wyłonienie dostawcy, który najlepiej sprosta stawianym mu oczekiwaniom.
9. Wybór dostawcy - określenie zasad współpracy pomiędzy dostawcą, a kupującym.
10. Przyjęcie dostawy produktu - dostawa produktu o jakości mającej zaspokoić wymagania odbiorcy.
11. Ocena wykonania dostawy - kontrola całego procesu zaopatrzenia, weryfikacja dostarczonych produktów pod względem zaspokojenia potrzeb.

Cele procesu zaopatrzenia

• Sprawne zaspokojenie różnorodnych potrzeb materiałowych przedsiębiorstwa przy minimalnych kosztach tego procesu.
• Zapewnienie optymalnej jakości produktów poprzez wybór odpowiedniego dostawcy, negocjacje jakości dostaw i ich kontrolę.
• Pozyskanie i utrzymanie rzetelnych i konkurencyjnych dostawców dzięki analizie rynku zaopatrzeniowego, budowaniu relacji z dostawcami, zawieraniu i realizacji umów.
• Minimalizacja całkowitych kosztów poprzez wybór "make or buy" oraz negocjacji wpływających na koszty.
• Utrzymanie minimalnego poziomu zapasów dzięki planowaniu potrzeb materiałowych, transportom wewnątrz zakładu oraz organizowaniu procesu zamówień.

Strategie realizowane w procesie zaopatrzenia

Literatura wyróżnia dwie antagonistyczne strategie zaopatrzenia. Pierwsza z nich opiera się na krótkookresowej współpracy z dostawcami oraz konkurencji. Niewątpliwą zaletą tej metody jest redukcja kosztów, co przekłada się na obniżenie cen. Przedsiębiorstwo nie jest uzależnione od jednego dostawcy, ale korzysta z wielu źródeł zaopatrzenia, co pozwala na uniezależnienie się od dostawców. Jednakże brak regularnych dostaw produktów wymusza konieczność ciągłej obserwacji rynku zakupów. Przyczynia się to także do trudności w planowaniu sprzedaży i konieczności utrzymywania zapasów. W okresach zwiększonego zapotrzebowania na dobra przedsiębiorstwo będzie zmuszone ponosić koszty z tytułu dodatkowych umów na dostawy. Istnieje ryzyko dodatkowych kosztów związanych z opóźnionymi dostawami. Druga strategia polega na długookresowej współpracy z dostawcami oraz synchronizacji zapatrzenia i sprzedaży. Cykliczny napływ surowców pozwala na utrzymanie niskich zapasów magazynowych, a tym samym minimalizacje kosztów magazynowania, oraz eliminuje konieczność ciągłej obserwacji rynku. Długoterminowe umowy zazwyczaj zawierane są na preferencyjnych warunkach. Wadą tej strategii jest uzależnienie od małej liczby dostawców i konieczność ścisłej współpracy z nimi.

Charakterystyka procesu

Zadania, jakie stoją przed służbami zaopatrzenia na poziomie operacyjnym, to przede wszystkim:- wybór dostawcy, - utrzymanie stosunków z dostawcami zgodnie ze strategią firmy, - kontrola stanu zapasów, - planowanie potrzeb zaopatrzeniowych, - uzupełnianie zapasów, - wybór sposobu transportu towarów do miejsc zużycia lub sprzedaży.Wybór dostawcy jest często decyzją strategiczną, zwłaszcza dostawców najważniejszych dóbr zaopatrzeniowych, z którymi podpisane są długoterminowe umowy. Wybór dostawcy powinien uwzględniać wszystkie korzyści i straty, jakie w związku z tym wyborem ponosi firma, a nie tylko jeden element (np. cenę).Kontrola stanu zapasów pozwala na odpowiednie reagowanie na zmiany poziomu zapasów przez złożenie zamówienia na kolejną partię zakupu lub upłynnianie nadmiernych zapasów. Śledzenie zmian poziomu zapasów może być prowadzone w sposób ciągły lub okresowy, manualnie lub za pomocą systemów komputerowych.Decyzje dotyczące zamawiania towarów w odpowiedniej ilości powinny być oparte na planowaniu potrzeb zaopatrzeniowych. Planowanie powinno być elastyczne i uwzględniać zmiany popytu, harmonogramu produkcji oraz zakłócenia w funkcjonowaniu sfery zaopatrzenia i rynku dostaw (opóźnienia w dostawach, nieprawidłowo zrealizowane zamówienie, co do ilości i jakości). Proces uzupełniania zapasów rozpoczyna się od złożenia zamówienia u dostawcy. Zazwyczaj zamówienie może zostać złożone w momencie, gdy poziom zapasów spadnie poniżej bezpiecznego punktu, w ilości zgodnej ze strategią firmy. Zamówienie powinno zawierać wszystkie istotne informacje dotyczące zarówno samego dobra jak i dostawy. Zamówienie u dostawcy powinno być zarejestrowane w bazie danych, aby można było kontrolować ich realizację. Końcowy etap to zapłata za dostawę i ewentualnie naliczenie kar umownych dostawcy.Pytanie, na które muszą odpowiedzieć sobie służby zaopatrzenia to:- Co kupić?- Ile kupić?- Gdzie kupić?- Kiedy kupić?

Przykładowy proces zaopatrzenia

Zasoby (dane wejściowe)

1. Uczestnicy procesu

• Kierownik do spraw zaopatrzenia- wykształcenie wyższe z zakresu zarządzania lub dziedzin pokrewnych, umiejętności z zakresu obsługi komputera, przynajmniej 3 letnie doświadczenie w zawodzie, praca na podobnym stanowisku.
• Specjalista do spraw zaopatrzenia - wykształcenie wyższe z zakresu logistyki lub dziedzin pokrewnych, umiejętność biegłej obsługi komputera, 2-3 letnie doświadczenie w zawodzie.

2. Zasoby materialne

• raport od poszczególnych placówek dotyczące sprzedaży, planu sprzedaży.
• wewnętrzna baza danych produktów, oferty dostawców
• baza danych dostawców.
• raporty o stanie magazynu poszczególnych placówek.

3. Zasoby informacyjne

• prognozy, programy i plany sprzedaży wyrobów, towarów oraz ich elementów,
• wykazy asortymentu materiałów, indeksy materiałów, cenniki, katalogi,
• odbiorcy materiałów,
• dane dotyczące dostawców (ceny, opusty, okres realizacji zamówień, jakość, niezgodność),

4. Narzędzia, metody i techniki

Metody: stosowane metody predykcji i analizy danych.

Narzędzia: komputery osobiste z drukarką, faksem oraz urządzeniem ksero, oprogramowanie wspomagające proces zaopatrzenia (System ERP CDN XL).

Opis procesu

1. Zestawienie raportów

Specjalista do spraw zaopatrzenia jest odpowiedzialny za zestawienie otrzymanych raportów o stanie produktów od Kierownika magazynu poszczególnej placówki i podjęcie decyzji o ewentualnych wewnętrznych wymianach towarów lub przejście do procedury zamawiania brakujących produktów od dostawców. Efektem jest uaktualniony raport o stanie produktów w magazynie poszczególnej placówki oraz decyzja o przetransportowaniu towarów pomiędzy oddziałami.

2. Określenie asortymentu i ilości zamawianych produktów

Kierownik do spraw sprzedaży uzyskuje zestawienie raportów o stanie magazynów oraz prognozę sprzedaży towarów w poszczególnych placówkach od Specjalisty do spraw zaopatrzenia. Kierownik do spraw sprzedaży tworzy zamówienia na:

• systematyczne dostawy dla placówek z produktami o krótkim terminie ważności (planowanie z góry na krótki okres czasu).
• towary, których ilość jest bliska wyczerpaniu.Gotowe zamówienie przekazywane jest Specjaliście ds. Zaopatrzenia, w celu dalszej realizacji zamówienia (ustalenia szczegółowych warunków zamówienia).

3. Wybór dostawców oraz negocjacja warunków zamówienia (plan zamówienia).

Specjalista ds. Zaopatrzenia dokonuje analizy potencjalnych dostawców, a następnie kontaktuje się z wybranymi, w celu negocjacji warunków finansowych, technicznych, terminu. W rezultacie Kierownik ds. zaopatrzenia otrzymuje plan zamówienia.

4. Kontakt z działem transportu w przypadku konieczności korzystania z transportu własnego.

Specjalista ds. Zaopatrzenia kontaktuje się z pracownikiem Działu transportu w celu przekazania informacji na temat złożonego zamówienia i konieczności zapewnienia transportu w określonym terminie. Rezultatem jest informacja zwrotna, dotycząca możliwości przetransportowania zamówienia.

5. Akceptacja Planu i złożenie zamówienia.

Kierownik ds. zaopatrzenia dokonuje akceptacji planu zamówienia, po czym dokonywany jest wybór formy oraz sposobu rozliczenia się z dostawcami. W rezultacie składane jest zamówienie oraz tworzony jest dokument zamówienia.

6. Kontakt z magazynem.

Kierownik ds. zaopatrzenia kontaktuje się z Kierownikiem magazynu odpowiedniej placówki, oraz przesyła kopie dokumentu zamówienia.

7. Nadzór przebiegu zamówienia.

Specjalista ds. zaopatrzenia tworzy raport z przebiegu zamówienia oraz zestawienie dostawców (co umożliwi eliminację niekompetentnych dostawców), które przekazywane są Kierownikowi ds. zaopatrzenia.

8. Składanie reklamacji.

Kierownik ds. zaopatrzenia po wykryciu niezgodności w realizacji (np.: nie dotrzymanie terminów), czy też w zrealizowanych zamówieniach (np.: terminowość produktów) kontaktuje się z dostawcą celem złożenia reklamacji, a następnie tworzony jest raport o reklamacjach, przekazywany

Wyjścia (dane wyjściowe)

• Zestawienie raportów o stanie asortymentów w poszczególnych placówkach.
• Dokument zamówienia asortymentu
• Raport z przebiegu zamówienia
• Zestawienie dostawców
• Raport o reklamacjach

Odpowiedzialność i uprawnienia na podstawie opisu zadań wypełnić tabelę, uzupełnić uprawnienia i odpowiedzialność

Stanowisko	Zadanie (numer)	Uprawniony do	Odpowiada za
Kierownik ds. zaopatrzenia	2	Wgląd do rapotrów o stane magazynów oraz prognoz sprzedaży.	Systematyczne tworzenie aktualnych zamówień towarów.
Kierownik ds. zaopatrzenia	5	Wgląd do planu zamówienia i jego modyfikacji.	Dokładna analiza ostatecznego planu zamówienia. Terminowe złożenie zamówienia.
Kierownik ds. zaopatrzenia	8	Wgląd do raportu z przebiegu zamówienia oraz bazy danych dostawców	Natychmiastowe składanie reklamacji i terminowe tworzenie raportu ze złożonych reklamacji
Kierownik ds. zaopatrzenia	6	Powiadomienia Kierownika Magazynu o złożonych zamówieniach.	Terminowe przekazanie kopii dokumentu zamówienia do magazynu
Specjalista ds. zaopatrzenia	1	Bazy danych poszczególnych placówek, raportów o stanie i zapotrzebowaniu asortymentowym placówek.	Terminowe oraz klarowne zestawienie otrzymanych raportów o bieżącym stanie asortymentu w poszczególnych placówkach, podjęcie optymalnych decyzji o wewnętrznych transferach produktów.
Specjalista ds. zaopatrzenia	3	Bazy danych dostawców, Wewnętrznej bazy produktów.	Stworzenie kompletnego planu zamówienia (wynegocjowane warunki finansowe, techniczne, terminy).
Specjalista ds. zaopatrzenia	7	Bazy danych dostawców, Bazy danych towarów w placówkach.	Tworzenie aktualnego raportu z przebiegu zamówienia oraz obiektywnywnego zestawienia dostawców.
Specjalista ds. zaopatrzenia	4	Powiadomienia działu transportu o potrzebie transportu zamówionych torwarów.	Terminowe i rzetelne przekazywanie danych o parametrach zamówienia

Diagram procesu

Uczestnicy Zadania	Kierownik do spraw zaopatrzenia	Specjalista do spraw zaopatrzenia	Kierownik Magazynu	Pracownik Działu Transportu
1. Zestawienie raportów	N	W	I
2. Określenie asortymentu i ilości zamawianych produktów	W	I
3. Wybór dostawców oraz negocjacja warunków zamówienia (plan zamówienia)	Z	W
4. Kontakt z działem transportu w przypadku konieczności korzystania z transportu własnego.		In		W
5. Akceptacja Planu i złożenie zamówienia.	W	I
6. Kontakt z magazynem.	I		N
7. Nadzór przebiegu zamówienia.	K	W
8. Składanie reklamacji.	W	I

Proces zaopatrzenia — artykuły polecane

Proces transportu — Proces marketingu zaopatrzenia — Modelowanie rozwoju produkcji — Zlecenie produkcyjne — Proces oceny dostawców — Zarządzanie zamówieniami — Proces planowania produkcji — Proces zarządzania reklamą — Proces opracowania i realizacji budżetu

Bibliografia

• Dyczkowska J. (2012), Logistyka zaopatrzenia i produkcji - wpływ na logistykę dystrybucji, Prace Naukowe Politechniki Warszawskiej
• Kisperska-Moroń D., Krzyżaniak S. (red.) (2009), Logistyka, Instytut Logistyki i Magazynowania, Poznań
• Klepacki B., Martyniuk R. (2012), Zarządzanie procesami zaopatrzenia w przedsiębiorstwie, Logistyka, Nr 6
• Pisz I., Sęk T., Zielecki W. (2013), Logistyka w przedsiębiorstwie, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Skowronek C., Sarjusz-Wolski Z. (2012), Logistyka w przedsiębiorstwie, PWE, Warszawa

Autor: Piotr Jurczyk, Paweł Kogut, Joanna Świątkowska