Nota debetowa

Nota debetowa to dokument sporządzany przez osoby pracujące w dziale zakupowym. Nota zawiera takie informacje jak data zwrotu, nazwę dostawcy, któremu towar zostaje zwrócony, dane dotyczące zwracanego towaru oraz powody jego zwrotu. Każdy dokument posiada swój własny numer seryjny.

Nota debetowa jest używana jako dokument źródłowy do ewidencjonowania w Księdze Zwrotów Zakupu.

Działanie Noty Debetowej

W przypadku zwrócenia sprzedawcy określonej części towaru wartość zwracanego towaru nie zostanie mu wypłacona lub technicznie rzecz ujmując, rachunek sprzedawcy zostanie obciążony wartością zwróconego mu towaru. W takim przypadku kupujący wystawia "Notę debetową" sprzedawcy, co oznacza, że konto sprzedawcy jest obciążane wartością zwróconych mu towarów.

Sprzedający po otrzymaniu zwróconego mu towaru oraz załączonej noty obciążeniowej przesyła kupującemu notę kredytową, co będzie oznaczać, że sprzedający zaksięgował na koncie kupującego wartość zwróconego mu towaru.

Nota debetowa może zostać wysłana przez sprzedającego do kupującego również w przypadku, gdy suma faktury jest mniejsza niż powinna, jeśli cena niektórych towarów nie została uwzględniona przez pomyłkę lub cena została obliczona po niższych stawkach. We wszystkich tych przypadkach sprzedawca obciąża kupującego kwotą przekraczającą wartość faktury, więc powinien wysłać notę debetową do kupującego, który w zamian wyśle notę kredytową do sprzedawcy.

Księga Zwrotów Zakupu

Transakcje towarów zwróconych dostawcy (zwroty wychodzące) są rejestrowane w Księdze Zwrotów Zakupu. Towar można zwrócić w następujących sytuacjach:

1. gdy dostawca nie wysłał towarów lub materiałów na czas,
2. materiał dostarczony przez dostawcę nie odpowiada ustalonej przez firmę jakości lub ilości,
3. kiedy występuje różnica w cenie,
4. gdy towar jest uszkodzony.

Księgowanie pozycji w Księdze Zwrotów Zakupu

Księgowanie zwrotów indywidualnych: Poszczególne kwoty księgowane są na porządku dziennym poprzez obciążenie konta dostawcy poprzez wpis na koncie przeznaczonym do zwrotów zakupów.

Księgowanie zwrotów okresowych: Suma okresowa jest księgowana na koncie przeznaczonym do zwrotów zakupów poprzez wpisanie rozbieżności, jakie miały miejsce w danym okresie.

Różnica między notą debetową a notą kredytową

Pod względem znaczenia:

1. Nota debetowa to notka wysyłana do dostawcy/sprzedawcy w celu poinformowania, że jego konto zostało obciążone.
2. Nota kredytowa to notka wysyłana do klienta z informacją, że ich konto zostało zasilone.

Pod względem detali:

1. Nota debetowa zawiera szczegółowe informacje, dlaczego dostawca został obciążony oraz kwotę omawianego debetu.
2. Nota kredytowa zawiera informacje, dlaczego klientowi przyznano kredyt oraz kwotę kredytu.

Pod względem odpowiedzialności:

1. Nota debetowa wymaga potwierdzenia od odbiorcy (sprzedawcy) poprzez wystawienie noty kredytowej.
2. Nota kredytowa wymaga potwierdzenia od odbiorcy.

Pod względem powodu wystawienia:

1. Nota debetowa wysyłana jest przez klienta po zwrocie zakupów i/lub po ich przeliczeniu, lub jest wystawiana przez sprzedawcę gdy klient został obciążony zaniżoną kwotą.
2. Nota kredytowa wysyłana jest przez sprzedawcę gdy sprzedaż została zwrócona i/lub przekroczyła limit obciążenia klienta, lub wysyłana przez klienta w przypadku zaniżenia opłaty.

Pod względem wywołanego efektu:

1. Nota debetowa wywołuje pomniejszenie salda na koncie wierzyciela.
2. Nota kredytowa wywołuje pomniejszenie salda na koncie dłużnika.

Powody wystawiania not debetowych

Opóźnienie dostawy

W przypadku, gdy dostawca nie dostarcza zamówionego towaru w określonym terminie, kupujący może wystawić notę debetową. Opóźnienie dostawy może generować dodatkowe koszty dla kupującego, takie jak utrata klientów lub opóźnienie w realizacji własnych zamówień. Nota debetowa pozwala na zrekompensowanie tych strat.

Niezgodność jakościowa lub ilościowa

Kupujący może zwrócić towar, jeśli jest niezgodny z zamówieniem pod względem jakości lub ilości. W takim przypadku notę debetową wystawia się w celu skorygowania faktury i zwrócenia odpowiedniej kwoty za niezgodny towar.

Różnica w cenie

Jeżeli cena towaru, którą ostatecznie zapłacił kupujący, różni się od pierwotnie ustalonej ceny na fakturze, możliwe jest wystawienie noty debetowej. Powodem takiej korekty może być np. błąd w wyliczeniach lub negocjacje dotyczące ceny po złożeniu zamówienia.

Uszkodzenie towaru

Gdy towar zostaje dostarczony w uszkodzonym stanie, kupujący ma prawo zwrócić go i zażądać zwrotu pieniędzy. Nota debetowa umożliwia dokonanie tej korekty w księgach rachunkowych i zrekompensowanie strat poniesionych przez kupującego.

Błędy w fakturze

Czasami występują błędy w fakturach, które wymagają skorygowania za pomocą not debetowych. Przykłady takich błędów to: złe obliczenia, nieprawidłowe dane klienta, brak informacji dotyczących rabatów lub promocji. Nota debetowa pozwala na wprowadzenie poprawek w danych finansowych i uniknięcie nieporozumień między sprzedawcą a kupującym.

Opłaty za usługi dodatkowe lub koszty dostawy

W niektórych przypadkach wystawienie noty debetowej może być konieczne do rozliczenia dodatkowych opłat lub kosztów dostawy. Na przykład, jeśli kupujący zdecyduje się na skorzystanie z dodatkowych usług lub zmianę warunków dostawy, może to prowadzić do zmiany kosztów. Nota debetowa pozwala na wprowadzenie takich korekt do faktury.

Reklamacje towaru

Kupujący ma prawo zgłosić reklamację towaru w przypadku wad jakościowych lub uszkodzeń. W takiej sytuacji wystawiana jest nota debetowa, która pozwala na dokonanie korekty finansowej i zwrócenie kwoty odpowiadającej reklamowanemu towarowi.

Wpływ not debetowych na relacje biznesowe

Spory dotyczące płatności i rozliczeń

Noty debetowe mogą mieć znaczący wpływ na relacje biznesowe, zwłaszcza jeśli dotyczą płatności i rozliczeń. Często zdarza się, że wystawienie noty debetowej jest konsekwencją niezgodności w fakturze, błędów w obliczeniach lub opóźnień w dostawach. W rezultacie może dojść do sporu między dostawcą a odbiorcą dotyczącego kwoty do zapłaty.

W takich przypadkach ważne jest, aby obie strony podjęły konstruktywną komunikację i starannie zbadały przyczyny wystawienia noty debetowej. Niezbędne jest ustalenie, czy faktura została błędnie wystawiona, czy też jest wynikiem niedopatrzenia lub niewłaściwego działania jednej ze stron. Właściwe rozwiązanie sporu może pomóc w utrzymaniu dobrych relacji biznesowych i uniknięciu długotrwałych konfliktów.

Zmiany zamówień i anulowanie transakcji

Noty debetowe mogą być również wynikiem zmiany zamówienia lub anulowania transakcji. W przypadku gdy klient zmienia zamówienie lub rezygnuje z produktu, dostawca może wystawić notę debetową, aby skorygować fakturę i zwrócić odpowiednią kwotę. Ta sytuacja może wpływać na relacje biznesowe, zwłaszcza jeśli dostawca nie jest w stanie spełnić zmienionych wymagań klienta w terminie.

Ważne jest, aby obie strony były elastyczne i komunikowały się w przypadku zmiany zamówienia lub anulowania transakcji. Dostawca powinien być gotowy do negocjacji w celu znalezienia rozwiązania, które zadowoli obie strony. W przeciwnym razie może dojść do utraty zaufania i pogorszenia relacji biznesowych.

Kontrola kosztów i zwrotów towaru

Noty debetowe odgrywają istotną rolę w kontroli kosztów i zwrotach towaru. Jeśli dostawca dostarcza usługi lub towary, które nie spełniają oczekiwań klienta lub są wadliwe, klient może żądać wystawienia noty debetowej w celu zwrotu pieniędzy lub skorygowania faktury. W takiej sytuacji dostawca powinien odpowiednio zareagować, aby utrzymać dobre relacje biznesowe.

Przyjęcie not debetowych i odpowiednie rozpatrzenie żądań zwrotów towarów może pomóc w zabezpieczeniu klienta i utrzymaniu wysokiej jakości usług. Jednakże, nadmierne wystawianie not debetowych może prowadzić do nadmiernej kontroli kosztów, co może negatywnie wpływać na relacje biznesowe i reputację dostawcy.

Monitorowanie należności od dostawców

Noty debetowe mają również wpływ na monitorowanie należności od dostawców. W przypadku, gdy dostawca nie dostarcza towarów lub usług zgodnie z umową, klient może wystawić notę debetową, aby skorygować fakturę i obniżyć kwotę do zapłaty. Monitorowanie i rozliczanie należności od dostawców jest ważne dla zachowania prawidłowych relacji biznesowych i zapewnienia terminowego płatności.

Wpływ not debetowych na monitorowanie należności od dostawców może być dwukierunkowy. Z jednej strony, noty debetowe mogą skutkować zmniejszeniem kwoty do zapłaty i zabezpieczeniem interesów klienta. Z drugiej strony, nadmierne wystawianie not debetowych przez klienta może prowadzić do utraty zaufania i negatywnie wpływać na relacje biznesowe.

Nota debetowa — artykuły polecane

Faktura VAT — Nota kredytowa — Faktura RR — Paragon fiskalny — Zwrot towaru — Odstąpienie od umowy — Cargo — Faktura korygująca — Voucher

Bibliografia

• Sekhar C. (2020), Finance and accounting: An ultimate book of Accounting basics and Financial management. Financial analysis have done through latest financial statements of a leading manufacturing company FYE DEC 2019
• Siddiqui A. (2011), Comprehensive Accountancy XI, Laxmi Publications
• Tulsian P., Tulsian B. (2016), Quick Revision for Financial Accounting (For ICWA Intermediate: Paper 5), S. Chand Publishing
• Tulsian P., Tulsian B. (2020), Tulsian’s Principles and Practice of Accounting With Quick Revision Book For CA Foundation Course (New Syllabus), McGraw-Hill Education
• VK Global Publications Pvt Ltd, (2021), Accountancy Class for 11 - CBSE - Examination (2021-2022)], VK Global Publications Pvt Ltd

Autor: Oliwia Książek