Zarządzanie zapasami

Zarządzanie zapasami to wartość lub ilość surowców, komponentów, dóbr użytkowych, półproduktów i wyrobów gotowych, które są przechowywane lub składowane w celu zużycia w razie zasinienia takiej potrzeby. Koncentruje się na czterech zasadniczych kwestiach:

• ile jednostek należy zamówić (lub wyprodukować) w danym czasie,
• kiedy należy złożyć zamówienie,
• które składniki zapasów wymagają szczególnej uwagi,
• czy można zabezpieczyć się przed wzrostem kosztów zapasów.

TL;DR

Artykuł omawia zarządzanie zapasami, strategie, cele, metody sterowania oraz koszty związane z tym procesem. Wyróżnione są trzy podstawowe strategie zarządzania zapasami: defensywna, ofensywna i umiarkowana. Cele obejmują zapewnienie odpowiedniej obsługi klientów, obserwację zapotrzebowania oraz minimalizację kosztów. Metody sterowania zapasami to m.in. metoda ABC, XYZ, EOQ oraz "dokładnie na czas". Koszty związane z zarządzaniem zapasami to koszty tworzenia, utrzymania i niedoboru zapasów.

Strategie zarządzania zapasami

Można wyróżnić trzy podstawowe strategie zarządzania zapasami: defensywną, ofensywną i umiarkowaną:

• strategia defensywna - główną pozycją w zapasach są materiały i wyroby gotowe oraz udział zapasów w aktywach i majątku obrotowym jest wysoki w porównaniu ze średnią w branży,
• strategia ofensywna - główną pozycją w zapasach jest produkcja w toku oraz udział zapasów w aktywach i majątku obrotowym jest niski w porównaniu ze średnią w branży,
• strategia umiarkowana - to strategia o charakterze pośrednim między strategia defensywna a ofensywną.

Cele zarządzania zapasami

Do celów zarządzania zapasami należą:

• zapewnienie odpowiedniego poziomu obsługi klientów wewnętrznych i zewnętrznych z uwzględnieniem jakości i stosunku do całości zrealizowanych zamówień,
• obserwacja bieżącego i przyszłego zapotrzebowania na wszystkie dobra konieczne dla uniknięcia nadwyżek oraz braków w produkcji;
• minimalizowanie kosztów poprzez zmniejszanie różnorodności zapasów, ustalanie ekonomicznych wielkości zamawianych partii i analizowanie kosztów tworzenia i utrzymywania zapasów.

Metody sterowania zapasami

Zarządzanie zapasami odnosi się do głównie do sfery produkcji stosunkowo tanich przedmiotów z dostatecznie dużą szybkością obrotu. Przedsiębiorstwa maja do dyspozycji szerokie spektrum metod zarządzania zapasami zapasami. Do podstawowych metod wykorzystywanych w zarządzaniu zapasami można zaliczyć: ABC, XYZ, model optymalnej wielkości zamówienia - EOQ (economic order quantity), modele sterowania zapasami, podejście inwestycyjne, systemy planowania potrzeb materiałowych - MRP (materials requirements planning), system planowania dystrybucji - DRP (distribution requrements planning) system"dokładnie na czas" - JIT (just in time).

Przy określaniu metody zarządzania zapasami należy mieć na uwadze cztery składowe:

• wybór pozycji, których zapasy będą utrzymywane,
• ustalenie wielkości zamówienia,
• określenie czasu składania i realizacji zamówienia,
• ustalenie systemu kontroli zapasów.

Metody zarządzania zapasami:

Reguła 80/20 - jest podstawą analizy zapasów i na jej bazie została stworzona metodyka szeroko stosowanej analizy ABC, dzieląca zapasy pod kątem wartości. Skoro 20% pozycji asortymentowych pozostających w zapasie stanowi 80% całkowitej wartości zapasu, to sugeruje odmienne podejście do sterowania zapasem tych 20% pozycji, do procesu wyboru dostawców oraz do obsługi dostaw.

Metoda ABC polegająca na podziale zapasów na trzy grupy. Podział ten oparty jest na założeniu, że w przedsiębiorstwie są zapasy, które ilościowo stanowią duży udział w zapasach ogółem, lecz mały pod względem wartościowym. I odwrotnie: są też takie zapasy, których udział wartościowy jest duży, a mały ilościowo. Dzieli materiały (lub wytwarzane produkty) na ważne, mniej ważne i nieważne.

Metoda XYZ(metoda ilościowa) jest uzupełnieniem metody ABC, w której zapasy rozpatruje się z punktu widzenia regularności zapotrzebowania i dokładności prognozowania. Klasa X zawiera asortymenty, na które występuje regularne zapotrzebowanie (popyt). Klasa Y stanowi asortyment, na który występują sezonowe wahania w zapotrzebowaniu. Klasa Z składa się z asortymentu, na który występuje sporadyczne (okazjonalne) zapotrzebowanie.

Model ekonomicznej (optymalnej) wielkości zamówienia - EOQ (Economic Order Quantity) jest najbardziej rozpowszechnioną koncepcją wykorzystywaną w zarządzaniu zapasami materiałów i towarów. Wraz ze wzrostem wielkości zamówienia wzrasta poziom przeciętnych zapasów, a to z kolei powoduje spadek kosztów tworzenia i wzrost kosztów utrzymania zapasów. Jeżeli natomiast częstotliwość zamówień się zwiększy, to wielkość przeciętnych zapasów spadnie, zmniejszą się także koszty utrzymania, a wzrosną koszty tworzenia zapasów.

Metoda "dokładnie na czas" (just - in - time JIT) polega na tym że, system gospodarki zapasami, w którym niezbędne materiały wpływają dokładnie wtedy, kiedy są potrzebne, bez zakłóceń procesu produkcji, co pomaga organizacji kontrolować zapasy surowców, ograniczając zapotrzebowanie na powierzchnię magazynową. System ten zmniejsza zakres niezbędnych nakładów organizacji na przestrzeń magazynową potrzebna do przechowywania materiałów i na same materiały. Polega ona na również na zamawianiu materiałów i części, w mniejszych partiach, zmniejszając tym samym nakłady na przestrzeń magazynową oraz nakłady zamrożone w samych zapasach.

Koszty zapasów

Możemy wyróżnić trzy grupy spośród kosztów związanych z zarządzaniem zapasami:

• koszty tworzenia zapasów,
• koszty utrzymania zapasów,
• koszty niedoboru zapasów.

Każdy wyżej wymieniony koszt możemy dodatkowo podzielić na dwie podgrupy: koszty stałe oraz koszty zmienne.

Koszty tworzenia zapasów obejmują koszty fizycznego tworzenia zapasów oraz koszty procesów informacyjnych związanych z zakupami materiałów. Koszty informacyjne dotyczą: wyboru dostawcy, prowadzenia negocjacji, przygotowania zamówień, otwarcia zleceń oraz realizację zlecenia.

Koszty utrzymania zapasów składają się z zasadniczej części kosztów logistycznych przedsiębiorstwa. Składają się z następujących elementów:

• koszty kapitałowe: inwestycje w zapasy,
• koszty magazynowania: magazyny fabryczne, magazyny publiczne, magazyny dzierżawne, magazyny własne,
• koszty obsługi zapasów: ubezpieczenie, podatki,
• koszty ryzyka: utrata wartości, uszkodzenia, ubytki, koszty zmiany lokalizacji.

Koszty niedoboru zapasów: koszty przestojów produkcyjnych, koszty utraconej sprzedaży oraz koszty utraconej reputacji.

Zarządzanie zapasami — artykuły polecane

Gospodarowanie zapasami — Optymalna wielkość zamówienia — Optymalizacja powiązań transportowych — Proces logistyczny — Gospodarka magazynowa — Zapas bezpieczeństwa — Logistyka — Analiza ABC — Strategia zakupów

Bibliografia

• Fołta T., Godlewska J., Godlewski Ł. (2013), Wycena i ujawnienie zapasów w prawie krajowym i międzynarodowym, Stowarzyszenie księgowych w Polsce, Warszawa
• Kramarz W. (2014), Redundancja zapasów we wzmocnieniu odporności łańcucha dostaw, Zeszyty naukowe Politechniki Śląskiej, Organizacja i zarządzanie nr 70
• Szymański P. (2007), Zarządzanie majątkiem obrotowym w procesie kreowania wartości przedsiębiorstwa, Wydawnictwo Petros, Łódź
• Szymonik A. (2013), Zarządzanie zapasami i łańcuchem dostaw, Difin, Warszawa
• Zbroja T. (2016), Zarządzanie zapasami, Politechnika Wrocławska

Autor: Dagmara Kryszpin, Aleksandra Flig