Biurokracja

Biurokracja (od francuskiego bureau - urząd i greckiego kratos - władza oznaczające władzę urzędników) jest systemem zarządzania, w którym decydująca rolę posiada aparat administracyjny Zjawisko to powstało wraz pojawieniem się pierwszych form państwowości tzn. od starożytności, ale termin wszedł do użycia we Francji w XVIII wieku. Termin oznacza również grupę ludzi zajmujących się profesjonalnie i odpłatnie organizacją urzędów i instytucji oraz administracją. Charakterystyczną cechą biurokracji jest zastąpienie autorytetu tradycji i osób sformalizowanymi zasadami.

Współcześnie termin biurokracja ma pejoratywne znaczenie, ponieważ często kojarzona jest z biurokratyzacją. Obecnie oznacza niesprawne i nieskuteczne działania administracji i urzędów, ich opieszałość w załatwianiu spraw czy nadmierna formalizacja. Dochodzi do nadmiernej racjonalizacji w procesie decyzyjnym, co określa się mianem negatywnej siły biurokracji. Ze względu na to, że biurokracja nie potrafi się dostosować do ciągłych zmian nie należy stosować tego typu organizacji w małych podmiotach. Ponadto wydajność nadmiernie zbiurokratyzowanych systemów jest stosunkowo niska. Mimo krytyki biurokracji organizacji stosowanie jej w wielkich organizacjach posługujących się rutynowymi technologiami przynosi wyraźne korzyści

TL;DR

Artykuł omawia pojęcie biurokracji, jej cechy i modele według Maxa Webera. Biurokracja może mieć negatywne skutki, takie jak nadmierna formalizacja, opieszałość w załatwianiu spraw czy niska wydajność. Warto zastosować ją jednak w dużych organizacjach korzystających z rutynowych technologii. Artykuł wymienia także źródła biurokracji oraz dysfunkcje z nią związane.

Obecnie pojęcie używane jest w następujących znaczeniach

• biurokratyzm - patologia organizacji formalnej; przerost formalistyki w działalności urzędów; odstępstwa od obowiązujących zasad występujące w funkcjonowaniu całości instytucji
• biurokratyzacja - władza oderwana od potrzeb społecznych i narzucająca sprzeczne decyzje z interesami społeczeństwa; odstępstwa od obowiązujących zasad występujące w zachowaniach ludzi zatrudnionych w organizacji
• biurokracja jako warstwa urzędników-administratorów; rozpatrywane są zasady, normy, organizacja i założenia funkcjonowania i istnienia instutcji

Model biurokracji Webera

Rozbudowaną definicję biurokracji sformułował niemiecki socjolog Max Weber (1947). Organizacja jest tym bardziej efektywna im bardziej zbliża się do modelu idealnego biurokracji. W przeciwieństwie do dzisiejszego znaczenia weberowska biurokracja była alternatywą wobec powszechnego nepotyzmu i nadużywania władzy, systemem zmieniania pracowników o przeciętnych zdolnościach w racjonalne osoby, które bezstronnie i wydajnie służą swoim klientom. Ważną cechą doskonałej biurokracji jest racjonalność, która wynika z zaprojektowania do wykonywania określonych funkcji.

Trzy modele biurokracji

Punktem wyjścia dla Webera w swoich rozważaniach była problematyka władzy. W oparciu o powyższe kryterium wyróżnił on trzy modele biurokracji:

• legalnoracjonalny (klasyczny)
• charyzmatyczny
• tradycyjny

Cechy doskonałej (klasycznej) biurokracji

• Hierarchiczność - organizacja biurokratyczna jest stworzona na zasadzie hierarchiczność tzn. urzędnik jest podporządkowany decyzjom przełożonego
• Bezosobowość (jako podstawa działania) - urzędnik nie może występować poza swoje uprawnienia i obowiązki wyznaczone przez normy prawne, które regulują ich podział
• Depersonalizacja - urzędnik posiada pewną władzę, której obywatel powinien się podporządkować, nie wynika z jego osobistych cech a z nadanych mu uprawnień, gdyż jest to jego podstawowe i stałe zajęcie
• Kwalifikacje formalne (podstawa zatrudnienia i awansu) - na bazie tej zasady odbywają się rekrutacje na stanowiska kierownicze, awanse i wynagrodzenia są regulowane normami prawnym
• Specjalizacja i podział pracy - działanie urzędników jest regulowane za pomocą odpowiednich norm prawnych, istnieje precyzyjny podział zadań i uprawnień
• Skuteczność - zagwarantowane przez wysoki poziom specjalizacji, zawodowe kwalifikacje urzędników i depersonalizacje ich działań
• Merytokratyzm - zależność kariery w biurokracji od osiągnięć
• Komunikacja odbywa się w drodze pisemnej

Źródła biurokracji

• Zewnętrzne w stosunku do organizacji, związane z takimi przejawami życia społecznego jak religia, wojsko, ustawodawstwo, szkolnictwo, itp.
• Wewnątrz organizacji, związane z takimi procesami jak organizowanie, planowanie, finansowanie, itp.
• Związane z rozmiarami instytucji
• Związane z osobowością działających
• Charakter norm kulturowych obowiązujących w danym społeczeństwie
• System szkolnictwa,
• Ustrój polityczny
• Inne

Dysfunkcje biurokracji

Wyróżnia się następujące dysfunkcje biurokracji (czasem określa się je mianem biurokratyzmu):

• Rutyna i brak elastyczności w działaniu pracowników
• Nadmierny konformizm
• Trudności z reagowaniem na sytuacje nietypowe, które nie zostały uwzględnione w obowiązujących przepisach
• Podtrzymywanie wykształconych struktur w niezmienionym kształcie
• Dehumanizacja stosunków międzyludzkich, przepaść między urzędnikami a interesariuszami
• Nadużywanie władzy przez urzędnika
• Konflikty między ekspertami (bazującymi na wiedzy), a urzędnikami (bazującymi na hierarchii organizacyjnej)
• Sztywna struktura, problem z wdrażaniem innowacji i reagowaniem na zmiany
• Przemieszczanie celów

- Przestrzeganie przepisów staje się ważniejsze od realizacji celów postawionych przez organizację

- Organizacja skupia się na własnym funkcjonowaniu, zamiast świadczeniu usług

- Organizacja zaczyna szukać nowych celów, gdyż te do których została powołana są zrealizowane

• Psychoza zawodowa - jednostki w wyniku działań rutynowych zaczynają kreować uprzedzenia i antypatie
• Powstawanie nieformalnych grup wywierających wpływ na funkcjonowania organizacji (głównie w zakresie zdobywania władzy i realizacji poszczególnych interesów)
• Prawo Parkinsona - wykonywanie zadań w możliwie najpóźniejszym terminie
• Zasada Petera - awans do poziomu braku kompetencji na stanowisku
• Wyuczona nieudolność - sprawdzone umiejętności w przeszłości powodują wystąpienie niewłaściwej reakcji w zmienionych warunkach
• Biurokratyczne błędne koło - mechanizm działający na bazie sprzężenia zwrotnego dodatniego; kierownictwo instytucji podejmując decyzję o zmniejszeniu biurokracji doprowadza do jej zwiększenia

Biurokracja — artykuły polecane

Biurokratyzm — Styl kierowania — Organizacja — Kultura organizacyjna — Styl liberalny — Autonomia — Mobbing — Decentralizacja — Badanie Geerta Hofstede

Bibliografia

• Blau P. (1956), Bureaucracy in modern society, Crown Publishing Group/Penguin Random House, New York
• Downs, A. (1967). Inside bureaucracy,"A Rand Corporation Research Study", Boston Little Brown, s. 264
• Drenda L. (2013). Biurokracja a wolność społeczeństwa w systemie rynkowym, "Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach", t. 130, s. 11-18
• Hatch M. (2002), Teoria organizacji, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Jakonis A. (2010), Technokracja czyli nowa biurokracja a podstawa władzy we współczesnych organizacjach, Przedsiebiorczośc i zarządzanie, t. XI, Zeszyt 4
• Koźmiński A., Piotrowski W. (red.) (2010), Zarządzanie teoria i praktyka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Masłyk-Musiał E. (1996), Społeczeństwo i organizacje. Socjologia organizacji i zarządzania, Wydawnictwo Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej, Lublin
• McKenna E., Beeck N. (1997), Zarządzanie zasobami ludzkimi, Wydawnictwo Gebethner i spółka, Warszawa
• Solarz P. (2013), Biurokracja w funkcjonowaniu aparatu państwowego w Polsce po 1989 roku, Wydawnictwo Vizja Press & It, Warszawa
• Stelmach W. (2010), Władza i kierowanie. Teorie i praktyka biurokracji, Wydawnictwo Placet, Warszawa
• Thompson V. (1965), Bureaucracy and innovation, Administrative science quarterly, vol. 10, nr 1
• Weber M. (1946), Bureaucracy. From Max Weber: essays in sociology, Oxford University Press, New York
• Wojnowski J. (2004), Wielka Encyklopedia PWN, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa

Autor: Katarzyna Szymańska, Karolina Niemiec