Biurokracja

Biurokracja
Polecane artykuły


Biurokracja (od francuskiego bureau - urząd i greckiego kratos - władza oznaczające władzę urzędników) jest systemem zarządzania, w którym decydująca rolę posiada aparat administracyjny.[1] Zjawisko to powstało wraz pojawieniem się pierwszych form państwowości tzn. od starożytności, ale termin wszedł do użycia we Francji w XVIII wieku. Termin oznacza również grupę ludzi zajmujących się profesjonalnie i odpłatnie organizacją urzędów i instytucji oraz administracją.[2] Charakterystyczną cechą biurokracji jest zastąpienie autorytetu tradycji i osób sformalizowanymi zasadami.

Współcześnie termin biurokracja ma pejoratywne znaczenie, ponieważ często kojarzona jest z biurokratyzacją. Obecnie oznacza niesprawne i nieskuteczne działania administracji i urzędów, ich opieszałość w załatwianiu spraw czy nadmierna formalizacja. Dochodzi do nadmiernej racjonalizacji w procesie decyzyjnym, co określa się mianem negatywnej siły biurokracji.[3] Ze względu na to, że biurokracja nie potrafi się dostosować do ciągłych zmian nie należy stosować tego typu organizacji w małych podmiotach. Ponadto wydajność nadmiernie zbiurokratyzowanych systemów jest stosunkowo niska. Mimo krytyki biurokracji organizacji stosowanie jej w wielkich organizacjach posługujących się rutynowymi technologiami przynosi wyraźne korzyści.[4]

Obecnie pojęcie używane jest w następujących znaczeniach[5][6]:

  • biurokratyzm - patologia organizacji formalnej; przerost formalistyki w działalności urzędów; odstępstwa od obowiązujących zasad występujące w funkcjonowaniu całości instytucji
  • biurokratyzacja - władza oderwana od potrzeb społecznych i narzucająca sprzeczne decyzje z interesami społeczeństwa; odstępstwa od obowiązujących zasad występujące w zachowaniach ludzi zatrudnionych w organizacji
  • biurokracja jako warstwa urzędników-administratorów; rozpatrywane są zasady, normy, organizacja i założenia funkcjonowania i istnienia instutcji

Model biurokracji Webera[7]:

Rozbudowaną definicję biurokracji sformułował niemiecki socjolog Max Weber (1947). Organizacja jest tym bardziej efektywna im bardziej zbliża się do modelu idealnego biurokracji. W przeciwieństwie do dzisiejszego znaczenia weberowska biurokracja była alternatywą wobec powszechnego nepotyzmu i nadużywania władzy, systemem zmieniania pracowników o przeciętnych zdolnościach w racjonalne osoby, które bezstronnie i wydajnie służą swoim klientom. Ważną cechą doskonałej biurokracji jest racjonalność, która wynika z zaprojektowania do wykonywania określonych funkcji.

Trzy modele biurokracji

Punktem wyjścia dla Webera w swoich rozważaniach była problematyka władzy. W oparciu o powyższe kryterium wyróżnił on trzy modele biurokracji:

  • legalnoracjonalny (klasyczny)
  • charyzmatyczny
  • tradycyjny

Cechy doskonałej (klasycznej) biurokracji [8]

  • Hierarchiczność - organizacja biurokratyczna jest stworzona na zasadzie hierarchiczność tzn. urzędnik jest podporządkowany decyzjom przełożonego
  • Bezosobowość (jako podstawa działania) - urzędnik nie może występować poza swoje uprawnienia i obowiązki wyznaczone przez normy prawne, które regulują ich podział
  • Depersonalizacja - urzędnik posiada pewną władzę, której obywatel powinien się podporządkować, nie wynika z jego osobistych cech a z nadanych mu uprawnień, gdyż jest to jego podstawowe i stałe zajęcie
  • Kwalifikacje formalne (podstawa zatrudnienia i awansu) - na bazie tej zasady odbywają się rekrutacje na stanowiska kierownicze, awanse i wynagrodzenia są regulowane normami prawnym
  • Specjalizacja i podział pracy - działanie urzędników jest regulowane za pomocą odpowiednich norm prawnych, istnieje precyzyjny podział zadań i uprawnień
  • Skuteczność - zagwarantowane przez wysoki poziom specjalizacji, zawodowe kwalifikacje urzędników i depersonalizacje ich działań
  • Merytokratyzm - zależność kariery w biurokracji od osiągnięć
  • Komunikacja odbywa się w drodze pisemnej

Źródła biurokracji

  • Zewnętrzne w stosunku do organizacji, związane z takimi przejawami życia społecznego jak religia, wojsko, ustawodawstwo, szkolnictwo, itp.
  • Wewnątrz organizacji, związane z takimi procesami jak organizowanie, planowanie, finansowanie, itp.
  • Związane z rozmiarami instytucji
  • Związane z osobowością działających
  • Charakter norm kulturowych obowiązujących w danym społeczeństwie
  • System szkolnictwa,
  • Ustrój polityczny
  • Inne

Dysfunkcje biurokracji

Wyróżnia się następujące dysfunkcje biurokracji (czasem określa się je mianem biurokratyzmu)[9][10][11]:

  • Rutyna i brak elastyczności w działaniu pracowników
  • Nadmierny konformizm
  • Trudności z reagowaniem na sytuacje nietypowe, które nie zostały uwzględnione w obowiązujących przepisach
  • Podtrzymywanie wykształconych struktur w niezmienionym kształcie
  • Dehumanizacja stosunków międzyludzkich, przepaść między urzędnikami a interesariuszami
  • Nadużywanie władzy przez urzędnika
  • Konflikty między ekspertami (bazującymi na wiedzy), a urzędnikami (bazującymi na hierarchii organizacyjnej)
  • Sztywna struktura, problem z wdrażaniem innowacji i reagowaniem na zmiany
  • Przemieszczanie celów
- Przestrzeganie przepisów staje się ważniejsze od realizacji celów postawionych przez organizację
- Organizacja skupia się na własnym funkcjonowaniu, zamiast świadczeniu usług
- Organizacja zaczyna szukać nowych celów, gdyż te do których została powołana są zrealizowane
  • Psychoza zawodowa - jednostki w wyniku działań rutynowych zaczynają kreować uprzedzenia i antypatie
  • Powstawanie nieformalnych grup wywierających wpływ na funkcjonowania organizacji (głównie w zakresie zdobywania władzy i realizacji poszczególnych interesów)
  • Prawo Parkinsona - wykonywanie zadań w możliwie najpóźniejszym terminie
  • Zasada Petera - awans do poziomu braku kompetencji na stanowisku
  • Wyuczona nieudolność - sprawdzone umiejętności w przeszłości powodują wystąpienie niewłaściwej reakcji w zmienionych warunkach
  • Biurokratyczne błędne koło - mechanizm działający na bazie sprzężenia zwrotnego dodatniego; kierownictwo instytucji podejmując decyzję o zmniejszeniu biurokracji doprowadza do jej zwiększenia

Przypisy

  1. Biurokracja. (2001). W: Wielka Encyklopedia PWN 4, Wydawnictwo naukowe PWN, Warszawa, s. 131-132
  2. Stelmach W. (2010). Władza i kierowanie. Teorie i praktyka biurokracji, Wydawnictwo Placet, Warszawa, s. 76
  3. Solarz P. (2013). Biurokracja w funkcjonowaniu aparatu państwowego w Polsce po 1989 roku, Wydawnictwo Vizja Press & It, Warszawa, s. 11
  4. Masłyk - Musiał E. (1996) Społeczeństwo i organizacje. Socjologia organizacji i zarządzania, Wydawnictwo Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej, Lublin, s. 103 - 107
  5. Stelmach W. (2010). Władza i kierowanie. Teorie i praktyka biurokracji, Wydawnictwo Placet, Warszawa, s. 75
  6. Masłyk - Musiał E. (1996) Społeczeństwo i organizacje. Socjologia organizacji i zarządzania, Wydawnictwo Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej, Lublin, s. 105
  7. Weber M. (1946). Bureaucracy. From Max Weber: essays in sociology, Oxford University Press, New York, s. 196 - 244
  8. Solarz P. (2013). Biurokracja w funkcjonowaniu aparatu państwowego w Polsce po 1989 roku, Wydawnictwo Vizja Press & It, Warszawa, s. 35 - 36
  9. Solarz P. (2013). Biurokracja w funkcjonowaniu aparatu państwowego w Polsce po 1989 roku, Wydawnictwo Vizja Press & It, Warszawa, s. 91 - 92
  10. Koźmiński A. K., Piotrowski W. (2002). Zarządzanie - teoria i praktyka, Wydawnictwo naukowe PWN, Warszawa, s. 293 - 294
  11. Hatch M.J. (2002). Teoria organizacji, Wydawnictwo naukowe PWN, Warszawa, s. 176 - 178

Bibliografia

  • Biurokracja. (2001). W: Wielka Encyklopedia PWN 4, Wydawnictwo naukowe PWN, Warszawa
  • Blau P. M. (1956). Bureaucracy in modern society, Crown Publishing Group/Penguin Random House, New York
  • Drenda L. (2013). Biurokracja a wolność społeczeństwa w systemie rynkowym, "Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach", t. 130, s. 11-18
  • Downs, A. (1967). Inside bureaucracy,"A Rand Corporation Research Study", Boston Little Brown, s. 264
  • Hatch M. J. (2002). Teoria organizacji, Wydawnictwo naukowe PWN, Warszawa
  • Jakonis A. (2010). Technokracja czyli nowa biurokracja a podstawa władzy we współczesnych organizacjach, "Przedsiebiorczośc i zarządzanie", t. XI, Zeszyt 4, s. 45 - 57
  • Koźmiński A. K., Piotrowski W. (2002). Zarządzanie - teoria i praktyka, Wydawnictwo naukowe PWN, Warszawa
  • Masłyk - Musiał E. (1996) Społeczeństwo i organizacje. Socjologia organizacji i zarządzania, Wydawnictwo Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej, Lublin
  • McKenna E., Beeck N. (1997). Zarządzanie zasobami ludzkimi, Wydawnictwo Gebethner i spółka, Warszawa
  • Solarz P. (2013). Biurokracja w funkcjonowaniu aparatu państwowego w Polsce po 1989 roku, Wydawnictwo Vizja Press & It, Warszawa
  • Stelmach W. (2010). Władza i kierowanie. Teorie i praktyka biurokracji, Wydawnictwo Placet, Warszawa
  • Thompson V. A. (1965). Bureaucracy and innovation, "Administrative science quarterly", vol. 10, nr 1, s. 1-20
  • Weber M. (1946). Bureaucracy. From Max Weber: essays in sociology, Oxford University Press, New York

Autor: Katarzyna Szymańska, Karolina Niemiec