Ogólna charakterystyka metodyki Prince 2

Metodyka PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments = projekty w sterowalnym środowisku) jest nowszą wersją metodyki PRINCE, która powstała w 1989r. i została stworzona w poparciu o metodykę PROMPT (Project Resorce Organisation Management Planning Technique). PRINCE2 oficjalnie udostępniono w Londynie w 1996r. Metodyka ta obecnie stosowana jest zarówno przez wielkie światowe korporacje, jak i małe firmy usługowe. Wyjaśnia, "co" i "dlaczego" zostało poczynione w projekcie, ale nie mówi "jak". Umożliwia podział projektu na mniejsze i łatwiejsze do zarządzania części. PRINCE2 pozwala na wykorzystanie szerokiego asortymentu specjalności i działań wymaganych przy realizacji projektu. Zwraca głównie uwagę na aspekty biznesowe, zaczynając od powodów, dla których projekt rozpoczęto realizować, a skończywszy na jego zamknięciu.

Metodyka PRINCE2 jest kompleksowa metodą zarządzania projektami, zalicza się ją do podejścia klasycznego tzn. problem poruszany jest bardzo dokładnie oraz sposób realizacji projektu zostaje określony przed jego realizacją. PRINCE2 wraz z PMBoK jest najlepiej rozpoznawalnym międzynarodowym standardem w zarządzaniu projektami (P.Wyrozębski 2011, s. 95).

Metodyka PRINCE2 spełnia wszystkie wymogi stawiane sposobowi zarządzania projektami. Definiuje projekt jako: "środowisko zarządzania stworzone w celu dostarczenia jednego lub większej liczby produktów biznesowych stosownie do specyficznych wymagań biznesu". Pozwala unikać niepowodzeń.

To właśnie PRINCE2 jest jedna z najczęściej stosowanych metodyk zarządzania projektami, głównie ze względu na swoja elastyczność, dzięki czemu można ja zastosować we większości projektów. PRINCE2 posiada również możliwość certyfikacji na dwóch poziomach: PRINCE2 Foundation (podstawy metodyki i terminologia) oraz PRINCE2 Practitioner (najwyższa kwalifikacja PRINCE2).

TL;DR

Metodyka PRINCE2 to kompleksowa metoda zarządzania projektami, która została udostępniona w Londynie w 1996 roku. Metodyka ta pozwala na podział projektu na mniejsze części i skupia się na aspektach biznesowych. PRINCE2 jest elastyczna i może być stosowana w różnych rodzajach projektów. Metodyka ta ma również certyfikację na dwóch poziomach: PRINCE2 Foundation i PRINCE2 Practitioner. PRINCE2 opiera się na zasadach, które obejmują początek i koniec projektu, odpowiednie zarządzanie i określone kompetencje. Projekt dzielony jest na etapy, które wykorzystują techniki, komponenty i procesy. Metodyka PRINCE2 zawiera również procedury awaryjne i pozwala na kontrolę zmian w projekcie. Dokumentacja odgrywa ważną rolę w metodyce, a ocena końcowa dotyczy całego projektu. PRINCE2 jest uznawana za łatwą do wdrożenia i opiera się na doświadczeniach z przeszłych projektów. Metodyka ta umożliwia efektywne zarządzanie zasobami i jest stosowana na całym świecie.

Elementy PRINCE2

W metodyce wyróżniamy cztery nieodłączne ze sobą elementy:

Pryncypia: podstawowe nakazy, zakazy, wynikające z doświadczeń przeszłych projektów (ciągła zasadność biznesowa, korzystanie z doświadczeń, zdefiniowane role i obowiązki, zarządzanie etapowe, zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji, koncentracja na produktach, dostosowanie do warunków projektu

Tematy: odnoszą się do poszczególnych aspektów. Opracowywanie tematów ma charakter stały. Tematy objaśniają realizację aspektów takich jak: uzasadnienie, organizacja, jakość, plany, ryzyko, zmiana, postępy

Procesy: zbiór działań realizowanych w celu osiągnięcia celu. Na procesy składają się działania oraz rekomendowane czynności. Wyróżniamy siedem procesów w metodzie PRINCE2:

1. przygotowanie projektu
2. zarządzanie strategiczne projektem
3. inicjowanie projektu
4. sterowanie etapem
5. zarządzanie wytwarzaniem produktów
6. zarządzanie końcem etapu
7. zamykanie projektu

Środowisko projektu: rozwiązania w sposób elastyczny są dostosowane do PRINCE2 w zaistniałym środowisku (P. Wyrozębski 2011, s. 96-118).

Zasady PRINCE2

Metodyka PRINCE2 opiera się na kilku zasadach. Główne z nich to:

• projekt musi posiadać swój początek i koniec,
• projekt musi być zarządzany tak, aby skończył się sukcesem danego przedsięwzięcia,
• finansujący, zarządzający i pracujący muszą mieć dokładnie określone swoje kompetencje, powinni wiedzieć po co dany projekt jest realizowany, co zamierza się osiągnąć, w jaki sposób to osiągnąć i w jakim stopniu strony ponoszą odpowiedzialność za powodzenie projektu.

Każdy podejmowany projekt musi:

• realizować wszystkie procesy dotyczące stworzenia efektywnego środowiska zarządzania projektem
• mieć określone uzasadnienie biznesowe pokazujące korzyści i ryzyka związane z przedsięwzięciem
• posiadać unikalny zestaw właściwie określonych produktów głównych i cząstkowych
• obejmować odpowiedni zestaw działań służących wytworzeniu tych produktów
• określać właściwe zasoby zdolne do podjęcia takich działań
• mieć skończony czas trwania i właściwie zorganizowane środki do sterowania projektem
• określać strukturę organizacyjną ze zdefiniowanymi zakresami odpowiedzialności
• zawierać zestaw procesów i związanych z nimi technik, które pomagają planować i kontrolować projekt, doprowadzając go do pomyślnego końca (K. Bradley 2002).

Głównymi kryteriami powodzenia projektu są:

• zakres (produkty, wynik)
• termin (na kiedy)
• koszt (za ile)
• jakość (jakie kryteria muszą spełnić produkty)

Etapy

Projekt dzielony jest na kilka etapów stanowiących odrębna jednostkę. W każdej z nich wykorzystywane są 3 główne elementy, a mianowicie:

• technika,
• komponenty,
• procesy.

PRINCE2 wyróżnia etapy specjalistyczne lub techniczne, powiązane z wytwarzaniem produktów projektu, oraz etapy zarządcze, które występują jeden po drugim i pozwalają lepiej sterować projektem, a także ograniczyć ryzyko, że się nie powiedzie. Metodyka PRINCE2 wykorzystuje technikę planowania obejmującą planowanie działań, raportowanie o wykorzystaniu zasobów i planowanie jakości, a także uwzględnia sterowanie zmianami. Podstawą planowania jest identyfikowanie i definiowanie potrzebnych produktów, a dopiero potem można analizować pracę. PRINCE2 wyróżnia osiem procesów decydujących o powodzeniu projektu i określa, kto jest za nie odpowiedzialny. Każdy proces posiada mechanizmy zapewniania jakości. Metodyka PRINCE2 rozdziela bieżące zarządzanie projektem, za które odpowiedzialny jest kierownik projektu, od decyzji strategicznych, za które odpowiada specjalnie powoływany do tego celu komitet sterujący. Precyzyjnie definiuje role w zarządzaniu projektem, zakresy obowiązków i odpowiedzialności. Określa relacje z innymi rolami w projekcie, nie dopuszczając do ich mieszania.

PRINCE2 zawiera w sobie również procedury postępowania w sytuacjach awaryjnych. Pozwala to na pełną kontrolę nad wprowadzanymi zmianami. Metodyka ta w celu kontrolowania postępu w pracy stworzyła strukturę elementów sterowania zorientowanych na produkty, wspomaganą poprzez raporty. Umożliwia to na zmiany planów lub podejmowanie odpowiednich działań korygujących. Przy realizacji każdego projektu zachowana jest pewna doza tolerancji. Jest ona określona poprzez kategorie czasu i kosztów.

W metodyce PRINCE2 ważną część stanowi dokumentacja. Powinna być ona skrupulatnie gromadzona. Może się dzielić na dokumentację zarządczą i dokumentację specjalistyczną. Końcowa ocena prac projektowych odnosi się do całego projektu a nie poszczególnych etapów. Jej celem jest upewnienie się, że wszystkie dostarczone produkty są odpowiedniej jakości oraz że dokumentacja projektu jest kompletna. PRINCE2 szczególną wagę przywiązuje do korzyści biznesowych wynikających z projektu określanych jako "siła napędowa projektu". Ocenę spodziewanych korzyści z realizacji projektu w określonym czasie ułatwia sporządzenie planu przeglądu projektowego.

PRINCE2 jest uznawana za metodykę łatwą we wdrożeniu. Metodyka bazuje na doświadczeniach z projektów realizowanych w przeszłości. Na przestrzeni czasu przebieg projektów był regularnie dokumentowany, co w rezultacie pozwala na wgląd do analizy sukcesów oraz niepowodzeń projektów. PRINCE2 zatem może być określany jako zbiór dobrych praktyk projektowych (A. Borek 2014, s. 64).

PRINCE2 umożliwia zarządzanie zasobami w sposób zorganizowany i efektywny. Znacznie ułatwia realizację projektów. Metodyka ta skutecznie wspomaga kierownictwo. Pozwala nadzorować projekt, kontrolować go podczas realizacji, aby zakończyć potem sukcesem. Dzięki pewnemu zakresowi tolerancji, w razie niepowodzeń, pozwala zmniejszyć ewentualne straty. Metodyka PRINCE2 posiada wieloletnią praktykę zarządzania projektami. Dzięki swojej elastyczności i łatwości do adaptacji możliwe jest stosowanie jej zarówno do prostszych, jak i tych bardziej złożonych projektów. Jest sprawdzoną metodą stosowaną w wielu krajach.

PRINCE2 dzięki swej spójności oraz logicznej strukturze cieszy się silną pozycją w świecie metod zarządzania projektami, jednakże popularność zawdzięcza również poprzez poparcie ze strony Korony Brytyjskiej (P. Wyrozębski 2011, s. 119).

Ogólna charakterystyka metodyki Prince 2 — artykuły polecane

Testowanie w projekcie — Inżynieria oprogramowania — Produkty cząstkowe — Plan projektu — Technika MoSCoW — Metody kontroli zasobów — Metodyka PMI — Feature-Driven Development — Zarządzanie programem

Bibliografia

• Borek A. (2014), PRINCE2 - Metodyka zarządzania projektami, Studia i Materiały Instytutu Transportu i Handlu Morskiego, nr 11
• Bradley K. (2003), Podstawy metodyki PRINCE2, Centrum Rozwiązań Menedżerskich, Warszawa
• Ferguson C. (2011), PRINCE2 for small-scale projects, AXELOS, White Paper, September
• Rankins G., Kearns M. (2008), Integrating PRINCE2 and Scrum for successful new product development, Australian Institute of Project Management National Conference, Canberra
• Strona internetowa: Axelos, PRINCE2, ITIL
• Wideman R. (2002), Comparing PRINCE2® with PMBoK®, AEW Services, Vancouver, BC Canada
• Wyrozębski P. (2011), Metodyki zarządzania projektami, Bizarre, Warszawa

Autor: Barbara Gola, Aleksandra Plewnia