Postęp wg PRINCE2

Postęp wg PRINCE2
Polecane artykuły


Postęp jest jednym z siedmiu tematów metodyki PRINCE2, który definiuje sposób monitorowania oraz porównywania faktycznych osiągnięć z planowanymi, prognozowania możliwości osiągnięcia celów, utrzymania ciągłej zasadności biznesowej oraz kontrolowania wszelkich odchyleń w projekcie.

Podstawowe informacje oraz założenia

Podstawowym przeznaczeniem tematu Postępy jest dostarczenie mechanizmów monitorowania i kontroli, które umożliwiają krytyczną ocenę zasadności projektu. Mechanizmy te dostarczane są dla wszystkich szczebli zarządczych w zespole zarządzania projektem oraz kierownictwu organizacji lub programu. Mechanizmy zaawansowania realizacji planów monitorują postępy w odniesieniu do ustanowionych tolerancji oraz mechanizmów sterowania służących do przekazywania zagadnienia na wyższy poziom zarządczy w razie przekroczenia tych tolerancji. Takie podejście pozwala na podejmowanie decyzji gwarantujących ciągłość istnienia Uzasadnienia Biznesowego.

Postępy są więc miarą osiągnięcia celów projektu według planu i mogą być monitorowane na poziomie Grupy zadań, etapu i projektu. Zapewniają, że każdy szczebel zarządzania projektem może w stosunku do szczebla podległego monitorować postępy, porównywać wykonanie prac z planem, przeglądać plany i proponowane opcje rozwiązania zdarzeń nieprzewidzianych, wykrywać problemy, analizować ryzyka, inicjować prace korygujące oraz udzielać zezwolenia na dalsze prace.

Podejście PRINCE2 do Postępów

Kontrolowanie postępów to pomiar odnoszący się do docelowych wskaźników w kategoriach czasu, kosztów, jakości, zakresu, korzyści i ryzyka a następnie wykorzystanie tych wskaźników do podejmowania decyzji na temat dalszych prac lub ewentualnych działań korygujących. PRINCE2 zapewnia kontrole postępów poprzez:

  • Delegowanie uprawnień - PRINCE2 w prowadzeniu projektów posługuje się zasadą zarządzania z wykorzystaniem sześciu rodzajów tolerancji. Rodzaj tolerancji odpowiada czterem poziom zarządzania projektem.
    • Kierownictwo organizacji lub programu
      Z puntu widzenia projektu usytułowane jest w strukturze zewnętrznej. Ustala całościowe wymagania oraz poziomy tolerancji dla projektu. Realizacja projektu na kolejnych, niższych trzech szczeblach odbywa się w zakresach tolerancji oraz z przekazywaniem wszystkich sytuacji nadzwyczajnych (przekroczenie tych tolerancji) do Kierownictwa Organizacji lub programu.
    • Komitet Sterujący
      Sprawuje kontrolę nad projektem tak długo, jak prognozy pozwalają na podejmowanie decyzji i monitorowanie w granicach ustalonych tolerancji. Ma możliwość przeglądu Postępów projektu i podejmowania decyzji o dalszych jego losach. W razie prognozy o przekroczeniu granicy tolerancji dowolnego typu Komitet Sterujący powinien przekazać informacje o odchyleniu do Kierownictwa organizacji lub portfela w celu uzyskania decyzji dotyczących działania korygującego. Główne mechanizmy sterowania dostępne dla komitetu sterującego to:
      • zezwolenia - wydawane na inicjowanie, realizację projektu, realizacje każdego etapu oraz na zamknięcie projektu.
      • aktualizacja informacji o postępach - włączając Raporty Okresowe i Raporty Końcowe
      • obsługa sytuacji nadzwyczajnych i zmian - włączając Raporty Nadzwyczajne i Raporty o Zagadnieniach
    • Kierownik Projektu
      Kontroluje on na bieżąco każdy etap zarządczy. Jeśli jakieś prognozy wskazują, że granica tolerancji uzgodnionej przez Komitet Sterujący zostanie przekroczona powinien on przekazać informacje o przewidywanym odchyleniu Komitetowi Sterującemu w celu uzyskania decyzji dotyczących działań korygujących. Główne mechanizmy sprawowania nadzoru nad postępem dostępne dla Kierownika Projektu to:
      • zezwolenia - wydawane na rozpoczęcie Grup Zadań oraz ustalenia tolerancji dla Grupy Zadań
      • aktualizacje informacji o postępach - włączając Raporty z punktów kontrolnych
      • obsługa sytuacji nadzwyczajnych i zmian - wykorzystując Rejestry projektu i dzienniki w celu określenia postępów oraz ryzyka
    • Kierownik zespołu
      Kontroluje Grupy Zadań w ramach uzgodnionej przez Kierownika Projektu tolerancji. W przypadku prognozy o przekroczeniu tolerancji Kierownik Zespołu powinien przekazać informacje o odchyleniu do kierownika projektu w celu uzyskania decyzji dotyczących działań korygujących.
  • Podział projektu na Etapy Zarządcze - etap zarządczy to zbiór działań, które zmierzają do stworzenia produktów, których realizacją oraz dostarczeniem zarządza się jako całością. Jeden etap jest jednym podzbiorem całego projektu i w kategoriach PRINCE2 jest fragmentem prac, którym na co dzień zarządza Kierownik Projektu. Etapy zarządcze:
    • określają punkty w czasie, w których przeprowadzone są przeglądy oraz podejmowane są decyzje dając komitetu sterującemu możliwość oceny zasadności projektu w regularnych odstępach czasu
    • umożliwiają podejmowanie kluczowych decyzji przed wykonaniem kolejnych szczegółowych prac
    • ułatwiają zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji przez delegowanie uprawnień Kierownikowi Projektu etap po etapie
  • Raportowanie i przeglądy postępów zależne od czasu i zdarzeń - PRINCE2 dostarcza dwóch rodzajów kontroli postępów w projekcie:
    • Mechanizmy uruchamiane przez zdarzenia - stosuje się je, gdy wystąpią określone przez metodykę zdarzenia, takie jak koniec etapu albo opracowanie raportu nadzwyczajnego.
    • Mechanizmy uruchamiane zależnie od czasu - stosuje się je w określonych odstępach czasu. Mogą to być comiesięczne raporty okresowe albo raporty z punktów kontrolnych pokazujących postępy Grupy Zadań
  •  Zgłaszanie sytuacji nadzwyczajnych - efektem przeglądu postępów jest decyzja, czy Grupa Zadań lub Plany w projekcie pozostają w granicach tolerancji oraz, na tej podstawie podjęcie decyzji o dalszej realizacji prac lub o zgłoszeniu sytuacji nadzwyczajnej. Sytuacje nadzwyczajne określane są na konkretnym poziomie zarządczym projektu:
    • Sytuacje nadzwyczajne na poziomie grupy zadań
      W przypadku prognozowania przekroczenia tolerancji dla Grupy Zdań, Kierownik Zespołu powinien poinformować Kierownika Projektu zgłaszając zagadnienie. To Kierownik Projektu podejmuje decyzje o działaniach korygujących.
    • Sytuacje nadzwyczajne na poziomie etapu
      W przypadku prognozowania przekroczenia tolerancji dla etapu zarządczego Kierownik Projektu raportuje ten fakt do Komitetu Sterującego. Komitet Sterujący w oparciu o raport podejmuje decyzję o zastąpieniu Planu Etapu Planem Nadzwyczajnym Etapu - może również zaakceptować odchylenie i skorygować tolerancję.
    • Sytuacje nadzwyczajne na poziomie projektu
      W przypadku prognozy przekroczenia tolerancji dla projektu Komitet Sterujący przestaje posiadać uprawnienia do sterowania projektem. Przekazuje sprawę do Kierownictwa Organizacji lub Programu w celu podjęcia dalszych decyzji. Możliwe jest polecenie Kierownikowi Projektu opracowanie Planu Nadzwyczajnego dla projektu.

Bibliografia

Autor: Przemek Szarlej