Ryzyko wg PRINCE2

Ryzyko jest zdarzeniem lub ich zbiorem, które w sytuacji wystąpienia mogą mieć wpływ na osiągnięcie celów projektu. Oznacz ono wprost niepewność wyniku. Metodyka PRINCE II rozróżnia dwa typy ryzyka:

• "Zagrożenie - prawdopodobne zdarzenie mające negatywny wpływ na realizację celów.
• Szansa/okazja - prawdopodobne zdarzenie, mające pozytywny wpływ na realizację założonych celów

Zarządzanie ryzykiem ma na celu utrzymanie ryzyka w akceptowalnych granicach w sposób opłacalny oraz efektywny.

Ryzyko ma swoją miarę a jest nią iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia zauważonego zagrożenia lub szansy, jak również wpływ wielkości zagrożenia na cele projektu.

TL;DR

Zarządzanie ryzykiem w projekcie jest procesem systematycznym i kontrolowanym, mającym na celu utrzymanie ryzyka w akceptowalnych granicach. Metodyka PRINCE2 wyróżnia dwa typy ryzyka: zagrożenie i szansa/okazja. Skuteczne zarządzanie ryzykiem wymaga zidentyfikowania, oceny i sterowania ryzykiem. Metoda PRINCE2 opiera się na zasadach, takich jak zrozumienie kontekstu projektu, zaangażowanie interesariuszy i ustalenie jasnych celów. Rejestr ryzyka jest kluczowym elementem, zawierającym informacje dotyczące wszystkich zidentyfikowanych ryzyk. Procedura zarządzania ryzykiem obejmuje identyfikację, ocenę, planowanie, wdrażanie i komunikację. Budżet ryzyka jest dodatkowym zabezpieczeniem przed nieoczekiwanymi kosztami.

Zarządzanie ryzykiem

Ryzyko w kontekście podejmowanych projektów, jest zjawiskiem nieuniknionym. Wdrażanie projektu prowadzi do zmian, a każdej zmianie towarzyszy niepewność oraz ryzyko. Zarządzanie ryzykiem nie może być przypadkowe, aby było skuteczne musi być procesem systematycznym i kontrolowanym. Bardzo istotne jest bieżące identyfikowanie, ocenianie oraz sterowanie możliwych do wystąpienia ryzyk. Każdy projekt powinien mieć ustaloną procedurę zarządzania ryzykiem. Wczesne zdefiniowanie możliwych do wystąpienia niepożądanych zjawisk, wpływa na podejmowanie lepszych decyzji w toku trwania projektu.

Zarządzanie ryzykiem ma charakter ciągły, co oznacza, że jest to proces trwający przez cały cykl życia projektu. Patrząc przez pryzmat utrzymania ciągłej zasadności biznesowej projektu, jest to element kluczowy. Wynika to z faktu, że bez bieżącej i efektywnej procedury zarządzania ryzykiem nie da się określić, czy uda się osiągnąć cele, a co za tym idzie nie można określić czy warto kontynuować projekt. Warto przypomnieć w tym miejscu, że jedną z głównych zasad opisywanej metodyki zarządzania projektami jest takie zarządzanie projektem aby zakończył się on sukcesem. Zarządzanie ryzykiem opiera się na trzech głównych filarach:

• Tolerancja na ryzyko.
• Odpowiedzialności za ryzyko.
• Właściwości ryzyka.

Warunki skutecznego zarządzania ryzykiem

Zarządzanie ryzykiem jest skuteczne gdy ryzyko spełnia 3 następujące warunki:

• Jest zidentyfikowane, czyli jasno zdefiniowane i opisane w sposób zrozumiały dla wszystkich interesariuszy projektu.
• Jest ocenione, czyli sklasyfikowane, mierzalne, i ocenione w kontekście prawdopodobieństwo jego wystąpienia. Istotnym jest również by zrozumieć, jak ryzyko może wpłynąć na cały projekt.
• Jest sterowane, czyli ustalono odpowiednie reakcje na wypadek wystąpienia danego ryzyka. Należy również pamiętać by określić właściciela tego ryzyka, sposób jego monitorowania oraz kontrolowania reakcji

Działając według metodyki PRINCE2 należy pamiętać, że zalecane jest by każdy projekt posiadał własną strategię zarządzania ryzykiem oraz narzędzia jego kontroli.

Pryncypia zarządzania ryzykiem

Omawiana metodologia kładzie szczególny nacisk na grupie konkretnych i jasno zdefiniowanych zasad:

• "Zrozumienie kontekstu projektu.
• Zaangażowanie interesariuszy.
• Ustalenie jasnych celów projektu.
• Opracowanie podejścia do zarządzania ryzykiem w projekcie.
• Regularne rejestrowanie ryzyka.
• Jasne zdefiniowanie ról i obowiązków.
• Ustalenie struktury wsparcia oraz środowiska wspierającego zarządzanie ryzykiem.
• Monitorowanie wskaźników wczesnego ostrzegania.
• Ustalenie cyklu przeglądów i dążenie do ciągłego ulepszenia".

Rejestr ryzyka

Elementem odróżniającym opisywaną metodykę od innych w kontekście zarządzania ryzykiem jest Rejestr Ryzyk. Jest to zbiór informacji dotyczący wszystkich zidentyfikowanych potencjalnych zagrożeń, które mogą wystąpić w trakcie trwania projektu. Każde zdefiniowane ryzyko posiada indywidualny identyfikator oraz powinno zawierać następujące elementy:

• Dane osoby zgłaszającej ryzyko.
• Informację o dacie zgłoszenia ryzyka.
• Kategorie ryzyka.
• Dokładny opis zapisanego ryzyka.
• Informację o prawdopodobieństwie jego wystąpienia oraz wpływu na projekt.
• Opis kategorii zapisanego ryzyka.
• Działania związane z danym ryzykiem.
• Status ryzyka.
• Właściciela ryzyka.
• Osobę reagującą na ryzyko w momencie jego wystąpienia.

Dwoma kluczowymi elementami są: Właściciel ryzyka oraz wykonawca ryzyka. Omawiana metodyka cechuję się tym, że każda osoba ma jasno określony zakres odpowiedzialności, co skutkuje konkretną informacją kto jest odpowiedzialny za dany obszar oraz czynności.

Procedura zarządzania ryzykiem

Zalecana procedura zarządzania ryzykiem, obejmujące pięć następujących kroków:

• Identyfikuj Należy rozpoznać i określić potencjalne ryzyko oraz szanse, które mogą wpłynąć na osiągnięcie celów projektu (W celu identyfikacji ryzyka można użyć następujących technik: Diagram struktury podziału ryzyka, lista kontrolna ryzyka, przegląd doświadczeń, burza mózgów).
• Oceniaj Celem tego etapu jest ocena zarówno zagrożeń jak i szans w kontekście prawdopodobieństwa wpływu tych czynników na projekt (W celu ocenienia ryzyka można użyć następujących technik: Drzewo prawdopodobieństwa, pieniężna wartość oczekiwana, macierz prawdopodobieństwa, diagram Pareto).
• Planuj Planowanie rozumiane jako jasne określenie konkretnych reakcji zarządczych na występujące zagrożenia lub szanse. Reakcje powinny zmierzać do zminimalizowania lub usunięcia zagrożenia, oraz do maksymalizacji szans.
• Wdrażaj Celem tego kroku jest osiągnięcie pewności, że zaplanowane w wypadku ryzyka reakcje zostaną zrealizowane. Ważne by skuteczność reakcji była na bieżąco monitorowana. W sytuacji gdy reakcje nie spełniają zaplanowanych oczekiwań należy je odpowiednio skorygować.
• Komunikuj Należy pamiętać, że chcąc osiągnąć efektywną Strategię Zarządzania Ryzykiem należy na bieżąco przekazywać informacje. Dotyczy to zarówno przepływu informacji wewnątrz projektu jak i do zewnętrznych interesariuszy (W celu skutecznego komunikowania można użyć następujących technik: Raporty z punktów kontrolowanych, raporty okresowe, raporty doświadczeń, raporty końcowe etapów, raporty końcowe projektu).

Dodatkowym zabezpieczeniem projektu przed ryzykiem jest określenie w budżecie projektu Budżetu ryzyka. Jest to określona kwota, którą można wykorzystać w trakcie trwania projektu w celu pokrycia wydatków związanych z planami rezerwowymi, w momencie kiedy zaistnieje konieczność ich wdrożenia.

Ryzyko wg PRINCE2 — artykuły polecane

Zmiana wg PRINCE2 — Analiza interesariuszy w zarządzaniu projektami — Rejestr czynników ryzyka — Zarządzanie ryzykiem wg PMBOK — Zarządzanie komunikacją wg PMBOK — Inicjowanie Projektu — Planowanie — Zarządzanie interesariuszami wg PMBOK — Procesy realizacji wg PMBOK — Marża odsetkowa

Bibliografia

• Bryndza J. (2007), Proces zarządzania ryzykiem w projekcie informatycznym, Identyfikacja ryzyka projektu informatycznego
• Górny P. (2013), PRINCE2, czyli praktyka i doświadczenie, IT Professional, nr 233
• Kieruzel M. (2010), Cykl zarządzania ryzykiem na przykładzie metodyki PRINCE2, Zarządzanie i pomiar ryzyka w projekcie informatycznym
• Kulejewski J. (2009), Zarządzanie projektem według PMBoK. Cz.1, Przegląd budowlany, nr 4
• TSO (2014), PRINCE2 - Skuteczne zarządzanie projektami, The Stationery Office, Londyn
• Wyrozębski P. (2010), Analiza działań ukierunkowanych na zarządzanie wiedzą projektową w metodyce PRINCE2:2009, Studia i prace Kolegium Zarządzania i Finansów, nr 113

Autor: Jakub Chamielec