Pierwsze ostrzeżenie na piśmie

Pierwsze ostrzeżenie na piśmie wiąże się z wytycznymi procedurami dyscyplinującymi, które składają się z kilku kroków:

• Mniejsze problemy - ostrzeżenie ustne,
• Powtarzające się mniejsze problem - ostrzeżenie na piśmie
• Notoryczne nieodpowiedzialne postępowanie - ostatnie pisemne ostrzeżenie zapowiadające zwolnienie w braku poprawy
• Niewystarczająca poprawa - zwolnienie za wypowiedzeniem

Środki dyscyplinujące powinny być podejmowane niezwłocznie na podstawie odpowiednich dowodów. Zainteresowany pracownik zawsze musi dostać odpowiednia informację i wyjaśnienia [K. Lanz, 1998, s. 86].

Każde ostrzeżenie na piśmie należy rejestrować, chociaż można przeprowadzić "wymazanie z akt" w przypadku poprawy. Pierwsze ostrzeżenie na piśmie jest uwagą o możliwości derekrutacji (zwolnienia) w przypadku braku poprawy pracownika.

Derekrutacja może być spowodowana poprzez następujące inicjatywy:

• Po stronie pracownika (sam podejmuje decyzje o odejściu, zwolnienie dobrowolne)
• Po stronie kierownictwa firmy (np. mała przydatność pracownika, zwolnienie dyscyplinarne i przyczyny zawinione)
• Przyczyny naturalne, kiedy stwierdza się nadwyżkę zatrudnienia, czasu, kwalifikacji - zwolnienie wymuszone.

Redukcja zatrudnienia w dłuższym okresie przynieść może obniżkę kosztów, natomiast w krótszym okresie powoduje wzrost kosztów, gdyż zwalnianym z przyczyn zakładu pracy wypłaca się odprawy. Do zwolnień doprowadzić należy wtedy, gdy istnieje pewność, że efekty przeprowadzonej derekrutacji będą ostatecznie wyższe w stosunku do poniesionych nakładów i powstałych zagrożeń [J. Kopeć, J. Piwowarczyk, 2004, s. 7]. Jeżeli ostrzeżenie nie powoduje oznak poprawy lub też jest ona bardzo niewielka, to należy ponownie ocenić wyniki danego pracownika i wyjaśnić mu powagę sprawy. W tym przypadku należy wyznaczyć okres na poprawę, podkreślając wagę uzyskania lepszych wyników w wyznaczonym terminie. Należy ustalić dzień i godzinę spotkania. Po spotkaniu należy przekazać pracownikowi ostrzeżenie na piśmie, zachowując kopię do akt osobowych [K. Lanz, 1998, s. 88].

Należy jasno dać pracownikowi do zrozumienia, że brak poprawy będzie musiał mieć następstwa. W miarę możliwości zakład pracy powinien okazać gotowość pomocy pracownikowi, ponieważ poprawa wyników pracownika jest zawsze rozwiązaniem tańszym dla zakładu, niż rozwiązanie umowy o pracę i zatrudnienie następcy.

Zazwyczaj pierwsze dwa etapy procedury dyscyplinującej wystarczają, ażeby pracownik bądź poprawił swoje wyniki, bądź też, jeżeli jest to trudne lub niemożliwe - zrozumiał, iż należy rozstać się z zakładem pracy.

Należy dotrzymać wyznaczonego terminu następnej rozmowy, na której patrzy się na rezultaty z pracy:

• Jeśli nastąpiła poprawa, to pracownik powinien o tym zostać poinformowany, należy go również zachęcić do dalszych wysiłków i zapewniając o poparciu ze strony kierownictwa. Jeżeli pracownik dokonał znacznych postępów, ale nie osiągnął jeszcze wymaganego poziomy to powinno się wyznaczyć na to dodatkowy termin.
• Jeżeli nie nastąpiła poprawa, to należy ten stan rzeczy omówić z pracownikiem i ustalić datę a i godzinę następnego spotkania. W ślad za taką rozmową powinno pójść ostatnie ostrzeże nie na piśmie.
• Jeżeli po upływie wyznaczonego czasu zauważona zostanie poprawa to należy odnotować ten fakt, jeżeli zaś poprawa nie nastąpi to należy rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę.

Procedury dyscyplinujące

Etapy procedury dyscyplinującej

Procedury dyscyplinujące są nieodłącznym elementem zarządzania personelem w każdej organizacji. Ich celem jest zapewnienie odpowiedniego porządku i dyscypliny w miejscu pracy oraz skorygowanie nieodpowiedniego zachowania pracowników. Istnieje kilka etapów procedury dyscyplinującej, które są stopniowo wprowadzane w przypadku naruszenia ustalonych zasad.

Pierwszym etapem procedury dyscyplinującej jest udzielenie pracownikowi ustnego ostrzeżenia. Polega to na rozmowie z pracownikiem, w której wyjaśnia się mu, w jaki sposób naruszył on ustalone zasady i jakie mogą być konsekwencje tego działania. Ostrzeżenie ustne ma na celu zwrócenie uwagi pracownika na jego nieodpowiednie zachowanie oraz daje mu szansę na poprawę i uniknięcie dalszych konsekwencji.

Jeśli pracownik nie reaguje na ostrzeżenie ustne lub kontynuuje nieodpowiednie zachowanie, kolejnym etapem jest udzielenie mu ostrzeżenia na piśmie. Ostrzeżenie na piśmie jest bardziej formalne i rozpoczyna się od sporządzenia dokumentu, który zawiera informacje na temat naruszenia zasad oraz skutków, jakie to może mieć dla pracownika. Ostrzeżenie na piśmie jest dowodem, że pracownik został poinformowany o swoim nieodpowiednim zachowaniu i że konsekwencje zostaną podjęte, jeśli nie nastąpi poprawa.

Jeśli pracownik nadal nie poprawia swojego zachowania po otrzymaniu ostrzeżenia na piśmie, kolejnym etapem jest udzielenie mu ostatniego ostrzeżenia zapowiadającego zwolnienie. W tym etapie pracownik jest jasno informowany, że jego dalsze nieodpowiednie zachowanie spowoduje zwolnienie z pracy. Ostatnie ostrzeżenie daje pracownikowi ostatnią szansę na poprawę i uniknięcie zwolnienia.

Jeśli pracownik nadal nie reaguje na ostatnie ostrzeżenie i kontynuuje nieodpowiednie zachowanie, ostatecznym etapem jest zwolnienie za wypowiedzeniem. Zwolnienie za wypowiedzeniem jest ostateczną konsekwencją nieodpowiedniego zachowania pracownika. Pracownik traci swoje stanowisko i wszelkie związane z nim przywileje.

Rola ostrzeżeń na piśmie w procedurze dyscyplinującej

Ostrzeżenia na piśmie odgrywają kluczową rolę w procedurze dyscyplinującej. Są one formalnym dokumentem, który dokumentuje nieodpowiednie zachowanie pracownika oraz proces udzielania ostrzeżeń. Ostrzeżenia na piśmie są ważne zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika.

Dla pracodawcy, ostrzeżenia na piśmie stanowią dowód udzielenia ostrzeżenia i są ważnym elementem dokumentacji personalnej. Ostrzeżenia na piśmie są również ważne w przypadku, gdy pracodawca musi podjąć dalsze kroki, takie jak zwolnienie pracownika. Ostrzeżenia na piśmie przyczyniają się do zapewnienia transparentności i sprawiedliwości w procesie dyscyplinowania pracowników.

Dla pracownika, ostrzeżenia na piśmie są sygnałem, że jego zachowanie jest nieodpowiednie i że musi dokonać zmian. Ostrzeżenia na piśmie dają pracownikowi szansę na poprawę i uniknięcie dalszych konsekwencji, takich jak zwolnienie. Ostrzeżenia na piśmie również chronią prawa pracownika, ponieważ dokumentują proces udzielania ostrzeżeń i zapewniają, że pracownik ma pełne zrozumienie sytuacji i konsekwencji.

Rejestracja ostrzeżeń na piśmie

Rejestracja ostrzeżeń na piśmie jest ważnym elementem procedury dyscyplinującej. Pracodawcy powinni utrzymywać dokładne i aktualne rejestry ostrzeżeń na piśmie udzielanych pracownikom. Rejestracja ostrzeżeń na piśmie pomaga w śledzeniu historii dyscyplinowania pracowników i zapewnieniu spójności w podejmowaniu decyzji dotyczących konsekwencji.

Rejestracja ostrzeżeń na piśmie powinna zawierać informacje takie jak data udzielenia ostrzeżenia, powód udzielenia ostrzeżenia, nazwisko pracownika oraz podpis osoby udzielającej ostrzeżenia. Rejestracja powinna być przechowywana w sposób bezpieczny i dostępny tylko dla odpowiednich osób.

Wsparcie dla pracownika

Pomoc w rozwoju umiejętności

Jednym z najważniejszych aspektów wsparcia pracodawcy dla pracownika jest pomoc w rozwoju umiejętności. Pracodawcy powinni być gotowi inwestować w szkolenia i rozwój pracowników, aby umożliwić im zdobywanie nowych umiejętności i doskonalenie już posiadanych.

Pracownicy, którzy mają możliwość uczestnictwa w szkoleniach i kursach, zyskują nie tylko nową wiedzę, ale również większą pewność siebie i motywację do pracy. Poprawa umiejętności pozwala im efektywniej wykonywać swoje obowiązki i podejmować się nowych, bardziej wymagających zadań.

Pracodawcy mogą również wspierać pracowników w rozwoju umiejętności poprzez organizowanie wewnętrznych szkoleń, mentoringu czy programów rozwoju kariery. Dzięki temu pracownicy mają możliwość uczenia się od bardziej doświadczonych kolegów, a także mogą poznać różne ścieżki rozwoju wewnątrz firmy.

Szkolenia i wsparcie

Oferowanie pracownikom szkoleń i wsparcia to nie tylko inwestycja w rozwój jednostki, ale również inwestycja w przyszłość firmy. Pracownicy, którzy mają dostęp do szkoleń, mogą lepiej wykorzystywać swoje umiejętności w ramach wykonywanej pracy, co przekłada się na wyższą jakość usług i produktywność.

Pracodawcy powinni dbać o to, aby szkolenia były dostosowane do potrzeb pracowników i uwzględniały najnowsze trendy i technologie związane z daną branżą. Tylko w ten sposób pracownicy będą mieli możliwość rozwijania się w odpowiednich obszarach i efektywnie wykorzystywać zdobytą wiedzę w praktyce.

Dodatkowo, pracodawcy mogą oferować wsparcie w postaci mentoringu, coachingu lub udzielania regularnego feedbacku. Dzięki temu pracownicy mają możliwość indywidualnego rozwoju i doskonalenia swoich umiejętności, a także mogą szybciej reagować na ewentualne problemy czy błędy.

Równość traktowania i unikanie dyskryminacji

Kolejnym aspektem wsparcia dla pracownika jest zapewnienie równego traktowania i unikanie jakiejkolwiek formy dyskryminacji w miejscu pracy. Pracodawcy powinni być odpowiedzialni za stworzenie atmosfery, w której wszyscy pracownicy są traktowani równo i szanowani.

Pracodawcy powinni dbać o to, aby w miejscu pracy nie dochodziło do sytuacji, w których pracownicy są dyskryminowani ze względu na płeć, wiek, rasę, orientację seksualną, niepełnosprawność czy jakąkolwiek inną cechę osobową. Ważne jest, aby pracownicy czuli się bezpiecznie i akceptowani, co przekłada się na ich zadowolenie z pracy i efektywność.

Pracodawcy powinni również działać aktywnie w celu promowania różnorodności i inkluzji w miejscu pracy. To oznacza, że powinni tworzyć warunki, które umożliwiają różnym grupom pracowników równy dostęp do możliwości rozwoju i awansu. Ważne jest, aby pracownicy mieli poczucie, że mają równe szanse na osiągnięcie sukcesu i rozwój kariery, niezależnie od swoich cech osobowych.

Monitorowanie postępów pracownika i ocena jego osiągnięć

Po udzieleniu ostrzeżenia na piśmie, ważne jest, aby pracodawca monitorował postępy pracownika i oceniał jego osiągnięcia. Pracownik powinien otrzymać jasne wytyczne dotyczące sposobu monitorowania i oceny jego postępów.

Monitorowanie postępów pracownika może odbywać się poprzez regularne spotkania, w których pracownik ma szansę przedstawić swoje działania i osiągnięcia w kontekście wymagań określonych w ostrzeżeniu na piśmie. Pracodawca powinien również określić spodziewane terminy i sposób dokumentowania postępów pracownika.

Ocena osiągnięć pracownika może odbywać się na podstawie konkretnych wskaźników, takich jak jakość wykonywanej pracy, terminowość czy zdolność do współpracy z innymi członkami zespołu. Ważne jest, aby ocena była obiektywna i opierała się na konkretnych faktach i dowodach.

Skuteczność pierwszego ostrzeżenia na piśmie

Pierwsze ostrzeżenie na piśmie jest jednym z najważniejszych narzędzi zarządzania personelem, które ma na celu uregulowanie nieodpowiedniego zachowania lub niewłaściwych działań pracownika. Skuteczność tego narzędzia zależy od kilku czynników, takich jak jasność i precyzyjność komunikacji, dostępność dowodów oraz adekwatność i proporcjonalność sankcji.

Pierwsze ostrzeżenie na piśmie powinno być sporządzone w sposób przejrzysty i zrozumiały dla pracownika. Powinno zawierać szczegółowy opis naruszeń, na które pracownik został ostrzeżony, oraz oczekiwane zmiany w zachowaniu lub działaniu. Jasność komunikacji jest kluczowa, ponieważ pracownik musi mieć pełną świadomość, co jest nieakceptowalne i jakie mogą być konsekwencje jego działań.

Dostępność dowodów jest równie istotna. Pracodawca powinien posiadać dokumentację i dowody, które potwierdzają naruszenia pracownika. Mogą to być na przykład raporty z monitoringu, notatki służbowe, zeznania świadków lub zapisy rozmów. Obecność takich dowodów jest niezbędna, aby pracownik mógł zrozumieć, dlaczego został ostrzeżony i aby uniknąć sytuacji, w której ostrzeżenie jest postrzegane jako nieuzasadnione lub niesprawiedliwe.

Aby pierwsze ostrzeżenie na piśmie było skuteczne, sankcje muszą być adekwatne i proporcjonalne do naruszeń popełnionych przez pracownika. Ostrzeżenie powinno być traktowane jako szansa dla pracownika do poprawy swojego zachowania lub działań. Jednakże, jeśli pracownik nie podejmie odpowiednich działań w celu naprawy sytuacji lub kontynuuje nieodpowiednie zachowanie, pracodawca może podjąć dalsze kroki dyscyplinarne, takie jak zawieszenie, degradacja lub w skrajnych przypadkach – zwolnienie.

Pierwsze ostrzeżenie na piśmie — artykuły polecane

Wypowiedzenie za porozumieniem stron — Promesa kredytowa — Plan naprawczy — Porozumienie stron — Ryzyko kadrowe — Histereza — Przyczyny ruchów kadrowych — Fluktuacja — Plan urlopów

Bibliografia

• Kopeć J., Piwowarczyk J. (2004), Outplacement w procesie racjonalizacji zatrudnienia w firmie, AE Kraków, Kraków
• Lanz K. (1998), Zatrudnienie i zarządzanie personelem, PWN, Warszawa

Autor: Joanna Maliborska