Zasady pracy audytora

Audytor to profesjonalista zajmujący się przeprowadzaniem audytów, czyli niezależnych i obiektywnych ocen, analiz i kontroli działalności organizacji. Jego głównym celem jest ocena stopnia zgodności działań firmy z obowiązującymi przepisami, standardami oraz wewnętrznymi procedurami, a także identyfikacja potencjalnych zagrożeń i nieprawidłowości.

Audytorzy są niezależnymi ekspertami, którzy posiadają odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie, aby skutecznie przeprowadzać audyty. Mogą pracować zarówno jako pracownicy wewnętrzni, działający w ramach organizacji, jak i jako audytorzy zewnętrzni, współpracujący z niezależnymi firmami audytorskimi.

Niezależność i obiektywność

Jedną z kluczowych zasad pracy audytora jest zachowanie niezależności i obiektywności. Audytor powinien być wolny od jakichkolwiek interesów, które mogłyby wpłynąć na jego zdolność do dokonania niezależnej oceny. Niezależność jest niezbędna, aby audytor mógł skoncentrować się na rzetelnym i obiektywnym badaniu działalności organizacji.

Obiektywność oznacza, że audytor powinien być wolny od uprzedzeń i stronniczości. Powinien podejść do audytu z otwartym umysłem i oceniać analizowane dane na podstawie dostępnych dowodów. Audytor powinien być również świadomy swoich własnych uprzedzeń i starać się je minimalizować poprzez odpowiednie szkolenia i samodzielne doskonalenie.

Kompetencje i profesjonalizm

Audytor powinien posiadać odpowiednie kwalifikacje, wiedzę i umiejętności, aby skutecznie wykonywać swoje obowiązki. W zależności od rodzaju audytu, audytor może być wymagany do posiadania określonych certyfikatów lub licencji, takich jak certyfikat audytora wewnętrznego, certyfikat audytora finansowego itp.

Ponadto, audytor powinien być stale świadomy zmian i nowości w swojej dziedzinie oraz rozwijać swoje umiejętności i kompetencje. Profesjonalizm audytora objawia się również w zachowaniu etycznym, poufności danych, uczciwości i odpowiedzialności za jakość swojej pracy.

Dokumentacja i raportowanie

Podczas przeprowadzania audytu audytor powinien prowadzić szczegółową dokumentację, która zawiera informacje dotyczące przeprowadzonych czynności, zebranych danych, obserwacji i wniosków. Dokumentacja ta jest niezbędna nie tylko do zapewnienia wiarygodności audytu, ale również do udokumentowania i udokumentowania wszelkich nieprawidłowości i zaleceń dotyczących poprawy.

Na podstawie zebranej dokumentacji audytor powinien przygotować raport z audytu, który zawiera wnioski i rekomendacje dotyczące poprawy działań organizacji. Raport powinien być jasny, zrozumiały i zawierać konkretne rekomendacje, które mogą być podstawą do wprowadzenia zmian i usprawnień w organizacji.

Przygotowanie audytora

Audytor pomocniczy

Audytor pomocniczy odgrywa istotną rolę w procesie audytu. Jego zadaniem jest wspieranie audytora wiodącego podczas przeprowadzania audytu. Audytor pomocniczy jest odpowiedzialny za zbieranie i analizę danych, przygotowanie dokumentów audytowych oraz udzielenie wsparcia w zakresie technicznym i merytorycznym.

Audytor pomocniczy powinien posiadać szereg umiejętności i odpowiednie przygotowanie, aby efektywnie pełnić swoją rolę. Przede wszystkim, musi posiadać solidną wiedzę z zakresu audytu oraz zrozumieć procedury i standardy obowiązujące w danej dziedzinie. Ponadto, audytor pomocniczy powinien być doskonale zorganizowany, umieć pracować w zespole oraz wykazywać się precyzyjnością i dokładnością w wykonywaniu swoich zadań. Umiejętność analizy danych oraz dobra komunikacja to również kluczowe cechy, które powinien posiadać audytor pomocniczy.

Audytor wiodący

Audytor wiodący pełni kluczową rolę w procesie audytu. To on jest odpowiedzialny za planowanie, koordynację i przeprowadzenie audytu. Audytor wiodący powinien posiadać wiedzę ekspercką w danej dziedzinie, aby móc skutecznie oceniać procesy i procedury. Ponadto, audytor wiodący jest odpowiedzialny za analizę wyników audytu oraz przygotowanie raportu końcowego.

Podczas przeprowadzania audytu, audytor wiodący powinien być w stanie podporządkować się innym audytorom, którzy mogą być zaangażowani w proces. Współpraca i koordynacja z innymi audytorami są kluczowe dla skutecznego przeprowadzenia audytu. Audytor wiodący powinien umieć skutecznie delegować zadania, zapewniać jasne wytyczne oraz monitorować postęp prac.

Podsumowując, zarówno audytor pomocniczy, jak i audytor wiodący, odgrywają istotne role w procesie audytu. Odpowiednie przygotowanie, umiejętności i współpraca z innymi audytorami są kluczowe dla skutecznego przeprowadzenia audytu. Praca audytora wymaga precyzji, dokładności oraz doskonałej znajomości procedur i standardów.

Etapy audytu

Przygotowanie audytu

• Przed przeprowadzeniem audytu, każdy auditor powinien przygotować listę pytań, które będą stanowiły podstawę do przeprowadzenia kontroli. Lista ta powinna być starannie opracowana i uwzględniać kluczowe aspekty dotyczące badanego obszaru.
• W trakcie audytu, audytor pomocniczy ma za zadanie notować wszelkie spostrzeżenia dotyczące procesów i procedur. Jest to istotne, aby mieć kompletny obraz sytuacji i móc dokładnie przeanalizować zgromadzone informacje w późniejszym czasie.

Przeprowadzenie audytu

• Audytorzy powinni korzystać wyłącznie z dokumentów, które są oficjalnie dopuszczone do użytku. Należy unikać opierania się na informacjach niezweryfikowanych lub nieaktualnych, aby móc dokładnie ocenić przestrzeganie zasad i procedur.
• Audytorzy powinni zadawać krótkie i konkretnie sformułowane pytania, aby uzyskać wyczerpujące odpowiedzi. Taki sposób komunikacji pozwala na precyzyjne zrozumienie badanego obszaru i łatwiejsze analizowanie zgromadzonych informacji.
• Podczas audytu audytorzy powinni skupiać się na ocenie przestrzegania zasad i procedur, a nie na udzielaniu porad czy sugestii dotyczących usprawnień. Ich zadaniem jest identyfikacja niezgodności i wskazanie obszarów wymagających poprawy, ale nie powinni wchodzić w rolę doradców.
• Często audytorzy posiadają pewne informacje na temat odpowiadanej kwestii. Jednakże, nawet jeśli znają odpowiedź, powinni kontynuować pytanie, aby mieć pewność, że badany obszar został dokładnie sprawdzony i że odpowiedzi są zgodne z zasadami i procedurami.
• Audytorzy powinni prowadzić komunikację na stanowisku pracy, aby na bieżąco obserwować procesy i procedury w praktyce. Jest to ważne, aby móc ocenić, czy rzeczywistość odpowiada dokumentacji oraz czy zasady są przestrzegane.
• Audytorzy powinni dążyć do uzyskania wyczerpujących odpowiedzi na zadawane pytania. W przypadku niejasności lub braku informacji, powinni podejmować dodatkowe kroki, aby uzyskać potrzebne wyjaśnienia i zapewnić pełną dokumentację audytu.
• W przypadku stwierdzenia niezgodności, audytorzy powinni sprawdzić, czy problem występuje w kilku miejscach. Często niezgodności są skutkiem błędów systemowych lub braku spójności w różnych procesach. Dlatego ważne jest, aby weryfikować, czy niezgodności są izolowanym przypadkiem czy też mają szersze zasięgi.
• Audytorzy powinni jasno i precyzyjnie informować o stwierdzonych niezgodnościach. Należy opisać, w jaki sposób zasady i procedury nie są przestrzegane oraz jakie są potencjalne konsekwencje dla organizacji. Taka informacja pozwoli odpowiednim osobom podjąć działania naprawcze.
• Spotkanie otwierające audyt ma duże znaczenie dla efektywnego przeprowadzenia kontroli. W trakcie tego spotkania audytorzy powinni przedstawić cele i zakres audytu, omówić oczekiwania wobec badanego obszaru oraz zapewnić odpowiednie zrozumienie procesu audytu przez kontrolowaną jednostkę.
• Podczas audytu audytorzy powinni zachować równowagę między zaufaniem do kontrolowanej jednostki a dokładną kontrolą przestrzegania zasad i procedur. Ważne jest, aby być uważnym i nie ufać tylko na podstawie słów, ale również na podstawie dostępnej dokumentacji i rzeczywistości.
• Audytorzy nie powinni ograniczać się tylko do ogólnych pytań, ale również zadawać pytania dotyczące szczegółów. Szczegóły mogą zawierać informacje, które są kluczowe dla oceny przestrzegania zasad i procedur oraz identyfikacji potencjalnych niezgodności.
• Jeśli audytorzy stwierdzą niezgodność w jednym procesie, powinni również sprawdzić, czy problem nie występuje również w innych procesach. Jeśli tak, należy wystawić kartę niezgodności dla każdego procesu, w którym stwierdzono nieprawidłowości.
• Podczas audytu audytorzy powinni sprawdzać zgodność nie tylko z procedurami, ale również z instrukcjami i zarządzeniami. Często zdarza się, że procedury są aktualne, ale instrukcje i zarządzenia nie zostały odpowiednio dostosowane. Dlatego ważne jest, aby audytować również te dokumenty.
• Audytorzy powinni aktywnie poszukiwać możliwości doskonalenia badanego obszaru. Oprócz identyfikacji niezgodności, należy również zwracać uwagę na potencjalne usprawnienia i sugestie, które mogą przyczynić się do poprawy efektywności i skuteczności działań.
• Po zakończeniu audytu, audytorzy powinni przeprowadzić spotkanie zamykające, na którym przedstawią zgromadzone uwagi i stwierdzone niezgodności. W trakcie tego spotkania można również omówić propozycje usprawnień oraz zebrać opinie i uwagi od kontrolowanej jednostki.

Opracowanie raportu z audytu

• Raport z audytu powinien być obszerny i szczegółowy, aby przedstawić kompletny obraz przeprowadzonej kontroli. Powinien zawierać informacje dotyczące celów audytu, zakresu, metodologii, stwierdzonych niezgodności, zaleceń oraz możliwości doskonalenia.
• Przed opracowaniem raportu z audytu, audytorzy powinni przeglądnąć raporty z wcześniejszych audytów dotyczących tego samego procesu. Pozwoli to na identyfikację powtarzających się problemów oraz na weryfikację, czy zalecenia z poprzednich audytów zostały wdrożone.

Po audycie

• Po przeprowadzeniu audytu, audytorzy powinni monitorować wdrożenie działań naprawczych, które zostały zaproponowane w raporcie. Jedynie poprzez regularne śledzenie postępów i ocenę skuteczności podejmowanych działań można zapewnić trwałe doskonalenie badanego obszaru.
• Audytorzy powinni aktywnie angażować się w zapewnienie trwałego doskonalenia organizacji. Oprócz przeprowadzania audytów, mogą proponować zmiany w procedurach, sugerować usprawnienia oraz dostarczać informacji zwrotnych, które mogą przyczynić się do ciągłego doskonalenia zarządzania i działań.

Cechy audytora

Wiedza i umiejętności

Audytor powinien być doskonale zaznajomiony z obowiązującymi przepisami i standardami dotyczącymi audytu. Znajomość tych regulacji pozwoli audytorowi na właściwe interpretowanie wymogów prawnych oraz zapewnienie zgodności działalności audytowanej instytucji z obowiązującymi przepisami.

Środowisko audytorskie jest dynamiczne i nieustannie się rozwija. Audytor powinien regularnie podnosić swoje kwalifikacje i poszerzać wiedzę, aby być na bieżąco z najnowszymi trendami i technologiami w dziedzinie audytu. Dzięki temu audytor będzie w stanie efektywniej wykonywać swoje obowiązki i dostosowywać się do zmieniających się wymagań audytowanych podmiotów.

Profesjonalizm i etyka

Audytor powinien być niezawisły i bezstronny w swoim działaniu. Powinien zachować poufność wobec informacji, które uzyskuje podczas przeprowadzenia audytu. Zapewnienie niezależności audytora jest kluczowe dla wiarygodności i rzetelności wyników audytu.

Audytor powinien być skuteczny w komunikacji zarówno z audytowanymi podmiotami, jak i z innymi interesariuszami audytu. Umiejętność jasnego wyrażania myśli oraz słuchania i zrozumienia innych osób jest niezbędna w procesie audytu. Skuteczna komunikacja pozwoli audytorowi efektywnie przekazywać informacje oraz rozwiązywać ewentualne problemy czy niejasności.

Systematyczność i metodyczność

Audytor powinien być skrupulatny i dokładny w gromadzeniu oraz analizowaniu danych. Dbając o szczegóły, audytor minimalizuje ryzyko błędów i niedokładności w procesie audytu. Dokładne i rzetelne dane są kluczowe dla prawidłowej oceny sytuacji audytowanej instytucji.

Opracowanie raportu z audytu to jedno z najważniejszych zadań audytora. Audytor powinien być odpowiedzialny za przygotowanie kompletnego i rzetelnego raportu, który precyzyjnie przedstawia wyniki audytu oraz zalecenia dotyczące poprawy sytuacji audytowanej instytucji. Odpowiedzialność audytora za jakość raportu jest kluczowa dla jego wiarygodności i efektywności.

Elastyczność i adaptacja

Środowisko biznesowe i regulacyjne jest poddawane ciągłym zmianom. Audytor powinien być elastyczny i gotowy na zmiany, aby dostosować się do nowych sytuacji i warunków. Umiejętność szybkiego przystosowania się do zmieniającego się otoczenia pozwoli audytorowi efektywnie wykonywać swoje obowiązki i osiągać zamierzone cele.

Zarządzanie czasem i zasobami

Audytor często pracuje pod presją czasu i musi zarządzać różnymi zasobami, takimi jak ludzie, technologia czy finanse. Skuteczne zarządzanie czasem i zasobami jest niezwykle ważne dla efektywnego przeprowadzenia audytu. Audytor powinien być w stanie odpowiednio rozplanować swoje zadania, przydzielając odpowiednie zasoby, aby osiągnąć zamierzone cele audytu.

Powyższe cechy są nieodzowne dla audytora, aby móc skutecznie wykonywać swoje obowiązki. Audytor powinien posiadać nie tylko wiedzę i umiejętności techniczne, ale również cechy osobowe, które pozwolą mu efektywnie i profesjonalnie przeprowadzać audyt.

Zasady pracy audytora — artykuły polecane

Lista kontrolna audytora — Plan szkoleń — Plan naprawczy — Coaching — Przygotowanie projektu wdrożenia ISO 9001 — Dlaczego ISO nie działa — Koła jakości — Określanie celów jakości — Audyt jakości

Bibliografia

• Pawłowska H., Rączka M., Tabor A., Truś S., Nowoczesne zarządzanie jakością, Centrum Szkolenia i Organizacji Systemów Jakości Politechniki Krakowskiej im. Tadeusza Kościuszki, Kraków