Zasady pracy audytora

Zasady pracy audytora
Polecane artykuły
Audyt wewnętrzny (Sławomir Wawak)

Po zakończeniu szkolenia audytor zapomina około połowy informacji. Celem tego artykułu jest zebranie tego, o czym powinien pamiętać przy każdym audycie. Lista nie jest zamknięta. W dyskusji do tego artykułu możesz zaproponować kolejne zasady.

  • audytor pomocniczy też musi być przygotowany,
  • audytor wiodący prowadzi audyt - inni powinni się mu podporządkować, niezależnie od pełnionego stanowiska,
  • przed audytem każdy audytor przygotowuje własną listę pytań, którą uzgadnia z pozostałymi,
  • audytor pomocniczy powinien notować wszelkie spostrzeżenia, pomagając w ten sposób wiodącemu,
  • korzystaj tylko z dokumentów dopuszczonych do użytku (otrzymasz je od pełnomocnika),
  • pytaj krótko - pytania powinny być krótkie i zadawane tak, aby odpowiedzi były długie,
  • nie doradzaj - to nie Twoja rola, nie mów jak Ty byś to zrobił,
  • pytaj nawet wtedy, gdy z góry znasz odpowiedź,
  • rozmawiaj zawsze na stanowisku pracy,
  • uzyskuj odpowiedzi na swoje pytania - jeśli audytowany mówi nie na temat - przerwij mu,
  • weryfikuj niezgodności - zawsze staraj się zapytać o stwierdzoną niezgodność w kilku miejscach,
  • o stwierdzeniu niezgodności informuj wyraźnie, najszybciej jak to możliwe; tłumacz co to oznacza,
  • spotkanie otwierające jest ważne - mów co chcesz zrobić, z kim rozmawiać; przedstaw plan,
  • ufać, ale kontrolować - sprawdzaj to co usłyszysz w dokumentach i zapisach lub pytając innych pracowników,
  • pytaj również o szczegóły, szukaj głęboko,
  • gdy stwierdzisz przy okazji niezgodność w innym procesie, również powinieneś wystawić kartę niezgodności,
  • audytuj nie tylko procedury - sprawdź związane instrukcje i zarządzenia,
  • szukaj możliwości doskonalenia - pytaj o to pracowników,
  • zrób spotkanie zamykające - przedstaw stwierdzone uwagi i niezgodności,
  • raport powinien być obszerny - opisz swoje uwagi i spostrzeżenia,
  • przygotowując się do audytu przejrzyj raporty z wcześniejszych audytów dotyczących procesu (najlepiej ze wszystkich rejonów) - w pierwszej kolejności sprawdź usunięcie wcześniejszych niezgodności i uwag,
  • nie stresuj audytowanych - uśmiechnij się, zażartuj, staraj się rozluźnić atmosferę, ale jednocześnie zrealizuj cele audytu,
  • zawsze sprawdzaj czy dokumenty i zapisy są właściwie nadzorowane,
  • zawsze sprawdzaj aktualność i poprawność kart stanowiskowych, pytaj o pełnomocnictwa i uprawnienia,
  • staraj się sprawdzić czy proces jest realizowany efektywnie,
  • szukasz zgodności - pytaj więc także o sprawy, w których wydaje Ci się, że nie ma niezgodności,
  • możesz przerwać audyt, jeśli: brak najważniejszych osób w procesie, a zastępcy nie potrafią ich zastąpić; audytowany odmawia współpracy mimo wyjaśnienia celów auditu; proces nie jest realizowany,
  • audytor badając procedurę ma również obowiązek sprawdzić instrukcje związane,
  • weryfikuj proces, nie tylko procedurę.

Dekalog audytora

  • 1. Przestrzegaj celów wyznaczonych do badań wyznaczonego obszaru.
  • 2. Rozpoznaj zakres planowanego badania.
  • 3. Ustal kryteria.
  • 4. Porównaj stosunek zakresu audytu do obszaru, który ma być badany.
  • 5. W ustaleniach diagnozy trzymaj się stanu rzeczywistego.
  • 6. Rozpoznawaj przyczyny z myślą o eliminacji źródeł wad, a nie samego stwierdzenia wady.
  • 7. Koncentruj się na sprawach istotnych.
  • 8. Zachowaj się w sposób partnerski.
  • 9. Zwracaj uwagę na komunikatywność.
  • 10. Realizuj działania w wyznaczonych terminach.

Bibliografia

  • Halina Pawłowska, Marek Rączka, Adam Tabor, Stanisław Truś, Nowoczesne zarządzanie jakością, Kraków 2004, str. 163

Autor: Sławomir Wawak