Dokumentacja przewozowa

W prowadzeniu działalności transportowej do zarządzania, sterowania, kontrolowania i zapewnienia odpowiednich informacji, niezbędne są dokumenty przewozowe. Podstawowym podziałem tych dokumentów jest podział na dokumenty dotyczące transportu krajowego i zagranicznego. Ze względu na sposób przewozu rozróżniamy dokumenty przewozowe w transporcie morskim, śródlądowym, lądowym oraz lotniczym.

TL;DR

Transport wymaga różnych dokumentów przewozowych, takich jak konosamenty, listy przewozowe, listy CMR i lotnicze listy przewozowe. Dokumenty te zawierają informacje o nadawcy, odbiorcy, towarze i warunkach przewozu. W transporcie międzynarodowym istnieje również dokumentacja handlowa, takie jak umowy sprzedaży i akredytywy. W dokumentacji przewozowej stosuje się różne dokumenty, takie jak deklaracje wywozowe, faktury, karnety i świadectwa pochodzenia towarów.

Transport morski

• Konosament (ang. bill of lading = B/L) - jest on podstawowym dokumentem w przewozie morskim stwierdza, że towar został przyjęty oraz załadowany na statek. Określa się w nim miejsce nadania przesyłki, informacje potrzebne przewoźnikowi do wykonania usługi. Zawiera również zobowiązanie wydania towaru w porcie przeznaczenia uprawnionemu posiadaczowi konosamentu. Nie jest on umową o przewóz lecz jedynie dowodem na to, iż taka umowa została zawarta. Odgrywa formę pokwitowania za towary oddane przewoźnikowi przez załadowcę. Może także stanowić poświadczenie własności towaru. Jest on dokumentem, który uprawnia do dysponowania ładunkiem, dlatego ma charakter papieru wartościowego reprezentującego towar i może być wykorzystany jako zabezpieczenie pobieranego w banku kredytu. Wystawienie konosamentu polega na jego podpisaniu i opieczętowaniu przez upoważnioną osobę. Dokument ten wystawia się w kilku ponumerowanych egzemplarzach, z których każdy jest oryginałem, a oprócz tego sporządza się również kopie, które nie mają mocy do dysponowania ładunkiem.

Informacje jakie powinien zawierać konosament reguluje artykuł 136 Kodeksu morskiego, który wyróżnia:

• identyfikację przewoźnika
• identyfikacja załadowcy
• identyfikację odbiorcy
• nazwę statku
• określenie parametrów ładunku
• określenie cech zewnętrznych ładunku
• znaki główne potwierdzające tożsamość ładunku
• informację o frachcie
• nazwę miejsca załadunku i wyładunku
• liczbę oryginalnych konosamentów
• datę i miejsce wystawienia
• podpis przewoźnika

Jeżeli w konosamencie brać informacji o przewoźniku, wtedy przewoźnikiem jest armator i to on odpowiada wobec odbiorcy. W praktyce używa się konosamentów:

• na towar już załadowany (stanowi dowód przyjęcia ładunku na konkretny statek)
• na towar przyjęty do załadunku (potwierdza fakt przyjęcia ładunku przez przewoźnika, lecz nie stanowi dowodu, że ładunek znalazł się na konkretnym statku. Stanowi jednak zobowiązanie przewoźnika do załadowania ładunku na pierwszy odchodzący we właściwym kierunku statek.

Ze względu na sposób wystawienia rozróżniamy następujące konosamenty:

• Konosament imienny - który jest instrumentem niezbywalnym. Oznacza to, iż nie można przenieść tytułu prawa własności do towarów w nim wymienionych przez indos. Może być przeniesiony na inną osobę tylko i wyłącznie przez cesję, z czym jednak wiąże się wiele formalności, dlatego też ten rodzaj konosamentu jest dość rzadko stosowany.
• Konosament na zlecenie - jest instrumentem zbywalnym, tzn., że może być przenoszony na inne osoby przez indos, czyli oświadczenie posiadacza, że ustępuje ze swoich praw na rzecz wskazanej osoby. Stanowi on dowód posiadania tytułu własności do określonych w nim towarów, zabezpiecza załadowcę przed nie uiszczeniem zapłaty za wysłane towary przez nabywcę.
• Konosament na okaziciela - nadaje on prawo odbioru towaru ze statku posiadaczowi konosamentu, może więc dostać się w niepowołane ręce, np. w razie jego zagubienia. Dlatego też niektóre kraje tego rodzaju konosamentu nie stosują.

Pozostałym dokumentami przewozowymi w transporcie morskim są:

• Czarter - jest to umowa przewozu ładunków masowych żeglugą trampową, czyli nieregularną.
• Nota bukingowa - jest potwierdzeniem umowy o przewóz, jeżeli nie występuje czarter
• Kwit sternika - jest dokumentem wydanym załadowcy po przyjęciu ładunku na statek. Podpisany jest zazwyczaj przez pierwszego oficera. Kwit, który nie zawiera żadnych zastrzeżeń, czysty kwit sternika. Natomiast, gdy zawiera uwagi i zastrzeżenia dotyczące stanu towaru, opakowania lub inne, jest to wtedy zaklauzulowany kwit sternika.
• Kwit dokowy - stanowi potwierdzenie przyjęcia towaru przez załadowcę (armatora, spedytora, przedsiębiorstwo składowe) do składu portowego lub dokowego, w celu załadowania na statek. Dokument ten zastępuje kwit sternika.
• Kwit przesyłkowy - jest potwierdzeniem przyjęcia przesyłki do przewozu przez armatora w żegludze przybrzeżnej lub drobnych przesyłek w żegludze oceanicznej.

W praktyce handlu zagranicznego w ostatnim czasie zostały wprowadzone duże uproszczenia w dokumentacji przewozowej. W wypadku gdy kupujący nie zamierza sprzedawać przewożonego towaru nowemu nabywcy poprzez odstąpienie dokumentów, sprzedający nie musi dostarczyć konosamentu. Dokument ten może być zastąpiony niezbywalnymi dokumentami, np. morskim listem przewozowym (ang.waybill), liniowym listem przewozowym (ang. linear waybill) lub kwitem frachtowym (ang. freight receipt). W transporcie rzecznym w przewozach krajowych stosowany jest żeglugowy list przewozowy, natomiast w przewozach międzynarodowych zastosowanie ma konosament żeglugi śródlądowej, który jest dokumentem zbywalnym.

Transport lotniczy

W transporcie lotniczym wyróżniamy lotniczy list przewozowy (ang. air waybill), który musi spełniać następujące funkcje:

• jest dowodem zawarcie umowy przewozu
• stanowi nośnik informacji dla przewoźnika, służb lotniczych, celnych i kontroli granicznych
• może być certyfikatem ubezpieczeniowym, jeśli przewoźnik występuje w charakterze ubezpieczyciela
• jest rachunkiem za przewóz i stanowi dowód do rozliczeń pomiędzy przewoźnikami i służbami lotniska

List lotniczy składa się z trzech oryginałów i przynajmniej ośmiu kopii. Każdy dokument na odwrocie ma wydrukowane warunki przewozu. Każdy list przewozowy ma indywidualny numer, który znajduje się również na przesyłce.

Transport kolejowy

Informacje o przesyłkach kolejowych zawarte są w kolejowym liście przewozowym, który może mieć charakter tradycyjny czyli papierowy, bądź elektroniczny. Podstawowe dane, które zawarte są w takim dokumencie to:

• nazwa i adres nadawcy, wraz z podpisem oraz placówką podmiotu przewożącego towar
• nazwa i adres odbiorcy wraz z miejscem przeznaczenia
• parametry ładunku (masa, sztuki, rodzaj pakowania)
• inne oświadczenia bądź wskazania, które są wymagane przez daną umowę (np. świadectwa sanitarne, zaświadczenie ostatecznego użytkownika)

Transport drogowy

Międzynarodowy transport drogowy odbywa się zazwyczaj na zasadach konwencji CMR, i tutaj możemy wyróżnić dokument jakim jest list CMR oraz specyfikacja ładunku (dokument transportowy). List przewozowy CMR wystawia się w czterech lub pięciu egzemplarzach, z których każdy jest podpisany i ostemplowany przez nadawcę i przewoźnika. Każdy list przewozowy musi zawierać:

• datę i miejsce wystawienia,
• nazwę i adres nadawcy oraz odbiorcy,
• miejsce i datę przyjęcia towaru,
• nazwę i parametry towaru (cechy, sztuki, wagę),
• oświadczenie że przewóz podlega konwencji CMR.

Transport krajowy odbywa się na podstawie listu przewozowego, a także wydania magazynowego.

Dokumentacja międzynarodowa

W dokumentacji handlowej możemy wskazać na:

• Umowę sprzedaży - podstawowy dokument w międzynarodowej transakcji handlowej,
• Akredytywę - czyli formę płatności zapewniająca bardzo wysoki stopień zabezpieczenia interesów sprzedawcy.

W transporcie międzynarodowym posługujemy się także formułami sprzedaży FOB miejsca nadania lub miejsca przeznaczenia. Stosowanych jest 13 formuł Incoterms, które są przyjętymi i stosowanymi regułami określającymi warunki handlowe. Określają one odpowiedzialność leżącą po stronie sprzedawcy jak i nabywcy. Jedną z formuł zaliczaną do grupy E jest umowa o udostępnienie. Jest to umowa która obciąża nabywcę całkowitą odpowiedzialnością za towar i dostawę już od siedziby sprzedawcy. Inną formułą zaliczaną do grupy C jest umowa o przewóz. W umowie tej sprzedawca ponosi wszelkie koszty związane z dostawą do kraju przeznaczenia. Do tego momentu ryzyko związane z uszkodzeniem towarów jest po tronie sprzedającego. W grupie D możemy wskazać na formuły które zobowiązują sprzedawcę do poniesienia kosztów związanych z dostarczeniem towaru do miejsca przeznaczenia za granicą. W tej grupie sprzedawca ponosi koszty i ryzyko związane z transportem towaru aż do miejsca przeznaczenia. W tym przypadku zastosowanie ma umowa o dostawę.

W dokumentacji przewozowej w zakresie transportu międzynarodowego możemy wskazać na:

• Deklarację wywozową - zawiera ona opis towaru, wagę, wykaz stosowanych oznaczeń, datę i numer licencji eksportowej, adres przeznaczenia, dane kontrahentów,
• Licencję eksportową - która pozwala na wywiezienie niektórych towarów bez konieczności spełnienia innych specjalnych wymagań. Wystawia się ją na ogólnodostępne towary i określa wtedy jako licencję ogólną. Możemy także wyróżnić potwierdzoną licencję eksportową dotyczącą towarów kontrolowanych przez państwo,
• Fakturę - na jej podstawie sprzedawca określa wartość towaru. Jest to dokument wymagany w celu określenia podstawy ubezpieczenia i cła importowego,
• Karnet - stosowany gdy towar jest dostarczany w zaplombowanych kontenerach. Stanowi on potwierdzenie, że kontener (przesyłka) został zaplombowany w miejscu nadania i nie będzie otwierany aż do chwili dostarczenia do odbiorcy. Przesyłkę na podstawie karnetu można przewieźć tranzytem przez pośrednie punktu celne bez potrzeby wykonywania kontroli,
• Świadectwo pochodzenia towarów - umożliwia załadowcy ubieganie się o korzystniejsze cło,
• Konosament - wyżej omówiony,
• Kwit dokowy - dokument stwierdzający że przewoźnik dostarczył towar towarzystwu okrętowemu. Można go wykorzystać do potwierdzenia zgodności oraz jako dowód w ewentualnym roszczeniu o pokrycie strat załadowcy z tytułu przewozu,
• Lotniczy list przewozowy - standardowy dokument stosowany w transporcie lotniczym. Pozwala na ograniczenie niezbędnej dokumentacji do jednego uniwersalnego listu przewozowego.

Dokumentacja przewozowa — artykuły polecane

Konosament — Kwit sternika — FAS — CIP — Incoterms — List przewozowy — Kabotaż — Konwencja o międzynarodowym przewozie drogowym — FCA

Bibliografia

• Coyle J. (2007), Zarządzanie logistyczne, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Dębski S. (2009), Ekonomika i organizacja przedsiębiorstw. Część 1, Wydawnictwa Szkolne i Pedagogiczne, Warszawa
• Dulęba R. (red.) (2011), Spedycja, Difin, Warszawa
• Duraj J. (2000), Podstawy ekonomiki przedsiębiorstwa, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Starowicz W. (2006), Międzynarodowy transport drogowy (materiały przygotowujące do uzyskania certyfikatu kompetencji zawodowych), Zeszyty naukowo-techniczne, nr 15, zeszyt 129
• Ustawa z dnia 18 września 2001 r. Kodeks morski. Dz.U. 2001 nr 138 poz. 1545

Autor: Anna Stopa, Andrzej Kogut, Katarzyna Bodurka

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.