Organizacja pracy zespołu akwizytorów

Nadzorowanie pracy akwizytorów oraz współpraca z nimi należy do zadań kierownictwa pionu sprzedaży przedsiębiorstwa. Zarządzanie procesem sprzedaży w przypadku gdy handlowcy spędzają większość czasu w terenie jest utrudnione lub wręcz niemożliwe, dlatego też kierownicy dają akwizytorom duży margines swobody.

Zanim menadżerowie przystąpią do tworzenia struktury organizacyjnej powinni sprecyzować strategiczne cele sprzedaży, kategorie klientów i częstotliwość spotkań oraz zadania personelu. Równie ważne jest przyjęcie założenia, że strukturę planuje się pod kątem personelu sprzedaży, a nie organizuje personel wokół istniejącej struktury.

Zadania kierownictwa

Zatem pierwszym zadaniem kierownictwa jest ustalenie liczby handlowców. Niestety nie ma uniwersalnej metody wyznaczania liczebności personelu, istnieją tylko metody mające charakter tymczasowy, uwzględniające zakres obowiązków handlowców oraz aktualną politykę firmy. Możemy wyróżnić 3 metody:

• prognoza wielkości sprzedaży (bazuje na wynikach badań rynku, danych z lat poprzednich oraz analizie przyczyn; liczona na podstawie przewidywanej sprzedaży poszczególnych produktów i średniej indywidualnej wydajności pracy; wadą metody jest niedokładność)
• obłożenie pracą (najczęściej stosowana; łączny czas pracy u klientów poszczególnych kategorii podzielony przez czas pracy handlowca daje potrzebną liczbę pracowników; wadą tej metody jest uśrednianie handlowców i klientów w poszczególnych kategoriach)
• przyrost dochodu (rekrutacja handlowców według określonego kryterium przyrostu dochodu, tzn. gdy dodatkowy dochód osiągnięty przez akwizytora przewyższa koszt jego zatrudnienia)

Zasady organizacji pracy akwizytorów

Tworząc sieć organizacyjną pracy akwizytorów kierownictwo powinno brać pod uwagę nie tylko zakres obowiązków handlowców i politykę przedsiębiorstwa ale także szereg innych elementów tj.:

• specjalizacja:
  • według kryterium geograficznego (najczęściej stosowana; każdy pracownik otrzymuje inny rejon działania; zadaniem kierowników jest stworzenie wszystkim handlowcom możliwie jednakowych szans sprzedaży, ponieważ podział na identyczne obszary zbytu jest praktycznie niemożliwy, decyzje dotyczące miejsca pracy powinny być w tym przypadku ustalane indywidualnie z akwizytorem, aby żaden pracownik nie miał poczucia krzywdy)
  • według rodzajów towarów
  • według segmentów rynku (podział branżowy wymaga od akwizytorów znajomości specyfiki obsługiwanego sektora, np. bankowego lub ubezpieczeniowego; niewątpliwą zaleta tego podziału jest techniczna wiedza akwizytorów, natomiast wadą są duże odległości między klientami),
• liczba pośredników między akwizytorem a kierownictwem (zazwyczaj akwizytorzy podlegają przedstawicielowi terenowemu, który z kolei podlega bezpośrednio centrali),

Sposób zatrudnienia akwizytorów

• etatowi pracownicy firmy, handlowcy zatrudnieni na umowę zlecenie lub właściciele firm współpracujący z macierzystym przedsiębiorstwem
• akwizytorzy pracujący w systemie network marketing (kupujący dużą ilość towaru po niższej cenie i sprzedający po wyższej cenie)
• współpraca z agentem producenta (agent może obsługiwać kilka firm, ale zazwyczaj nie są to bezpośredni konkurenci; agent nie ma stałej pensji, lecz prowizję, która jest stosunkowo wysoka; niewątpliwą zaleta takiego rozwiązania jest poszerzenie obszaru zbytu oraz posiadana przez agenta specjalistyczna widza o wymaganiach pewnych grup nabywców),
• system rozliczeń między akwizytorami a kierownictwem (może to być prowizja, będąca częścią ceny produktu lub wynagrodzenie z kasy firmy),

Udział w kosztach działalności

• koszty akwizycji ponoszone są przez centralę (wydatki akwizytorów rekompensują miesięczne limity, dzienne diety i opłaty kilometrażowe lub są zwracane na podstawie okazanych rachunków)
• koszty ponoszą akwizytorzy, finansując je z odpowiednio powiększonej prowizji,

System kontroli akwizytorów

• gdy koszty pracy handlowców ponosi centrala, zachodzi potrzeba częstej i dokładnej kontroli gdyż może dochodzić do eskalacji wydatków
• gdy koszty pracy akwizytorów wliczone są w ich prowizję problem eskalacji wydatków rzadko występuje, gdyż handlowcy dbają o ich redukcję.

Kontroli podlegają nie tylko koszty działalności, ale także plan działania. Akwizytorzy są zobowiązani przez kierownictwo do opracowywania sprawozdań, mogą to być sprawozdania z każdej podróży akwizycyjnej lub raporty okresowe. Niezbędne jest także utrzymywanie kontaktu z akwizytorami w celu omówienia kwestii poruszanych w sprawozdaniach, zwiększa to poczucie ważności pracownika oraz dodatnio wpływa na kształtowanie i podtrzymanie jego poziomu moralnego.

Motywowanie i rozwój akwizytorów

Motywowanie i rozwój akwizytorów są kluczowymi elementami skutecznego zarządzania zespołem sprzedażowym. Wiedza na temat najważniejszych czynników motywacyjnych dla akwizytorów oraz skutecznych metod szkolenia i rozwoju umiejętności jest niezbędna dla osiągnięcia sukcesu. Inwestowanie w rozwój akwizytorów przynosi wiele korzyści, a skuteczne systemy nagradzania i premiowania dodatkowo motywują do osiągania lepszych wyników.

Jednym z najważniejszych czynników motywacyjnych dla akwizytorów jest możliwość rozwoju i awansu w organizacji. Zrozumienie ich celów i aspiracji oraz zapewnienie im odpowiednich szkoleń i programów rozwoju jest kluczowe. Akwizytorzy również są motywowani przez konkurencyjne wynagrodzenie, premie za osiągane cele sprzedażowe oraz możliwość zdobycia dodatkowych nagród lub wyróżnień.

Skuteczne metody szkolenia i rozwoju umiejętności akwizytorów obejmują zarówno szkolenia teoretyczne, jak i praktyczne. Ważne jest, aby szkolenia były dostosowane do konkretnych potrzeb i poziomu doświadczenia zespołu. Oprócz tego, warto stosować metody uczenia się poprzez mentoring, coaching czy też udział w konferencjach branżowych.

Inwestowanie w rozwój akwizytorów przynosi wiele korzyści, zarówno dla samej organizacji, jak i dla samych pracowników. Pracownicy czują się bardziej docenieni i zmotywowani, a organizacja zyskuje bardziej wykwalifikowany i zaangażowany zespół. Inwestowanie w rozwój akwizytorów przyczynia się również do wzrostu sprzedaży i zwiększenia lojalności klientów.

Nagradzanie i premiowanie akwizytorów to ważny element motywacyjny. Skuteczne systemy nagradzania powinny być sprawiedliwe i oparte na mierzalnych wynikach sprzedażowych. Przykładem może być system premiowy oparty na osiąganych celach sprzedażowych, liczbie klientów pozyskanych przez akwizytorów czy też jakości obsługi klienta. Dodatkowo, można stosować motywację finansową poprzez udział w programach udziału w zyskach lub udzielanie premii za osiąganie określonych wskaźników sprzedażowych.

Najlepsze praktyki w motywowaniu i rozwijaniu zespołu akwizytorów obejmują regularne monitorowanie postępów, indywidualne rozmowy z pracownikami, umożliwienie im udziału w decyzjach dotyczących zespołu oraz organizację spotkań integracyjnych i szkoleń rozwojowych. Kluczem do sukcesu jest także zapewnienie akwizytorom wsparcia i możliwości uczenia się od innych członków zespołu.

Komunikacja w zespole akwizytorów

Efektywna komunikacja w zespole akwizytorów jest niezbędna dla osiągnięcia wysokich wyników sprzedażowych. Kluczowymi elementami efektywnej komunikacji są jasność, otwartość, zaufanie oraz umiejętność słuchania. Istnieje wiele narzędzi komunikacyjnych, które mogą być wykorzystane do wspierania komunikacji w zespole, takich jak systemy zarządzania relacjami z klientami (CRM), narzędzia do komunikacji online czy też spotkania i konferencje.

Aby budować zaufanie i atmosferę otwartości w zespole akwizytorów, ważne jest zapewnienie otwartej i transparentnej komunikacji. Regularne spotkania zespołowe, w których każdy ma możliwość wyrażenia swoich opinii i pomysłów, są niezwykle ważne. Ważne jest również, aby lider zespołu był dostępny i otwarty na rozmowy indywidualne, w celu rozwiązania ewentualnych problemów czy też udzielenia wsparcia.

Najlepsze praktyki w organizowaniu spotkań i dyskusji w zespole akwizytorów obejmują ustalanie celów spotkań, jasne określanie agendy, zapewnienie aktywnego udziału wszystkich członków zespołu oraz dostarczenie konkretnych informacji i materiałów. Spotkania powinny być dobrze przygotowane, prowadzone w sposób efektywny i zakończone podsumowaniem oraz ustaleniem kolejnych kroków.

Skuteczne techniki rozwiązywania konfliktów i problemów komunikacyjnych w zespole akwizytorów obejmują otwartą i empatyczną rozmowę z zaangażowanymi osobami, wysłuchanie różnych punktów widzenia oraz poszukiwanie rozwiązań, które będą satysfakcjonujące dla wszystkich. Ważne jest, aby konflikty nie pozostawały nierozwiązane, ponieważ mogą negatywnie wpływać na atmosferę w zespole i efektywność pracy.

Monitorowanie wyników sprzedaży i analiza efektywności akwizytorów

Monitorowanie wyników sprzedaży i analiza efektywności akwizytorów są nieodłącznymi elementami zarządzania zespołem sprzedażowym. Kluczowe wskaźniki efektywności sprzedaży, takie jak liczba pozyskanych klientów, wartość sprzedaży czy też wskaźniki konwersji, powinny być regularnie monitorowane, aby umożliwić ocenę osiąganych wyników.

Metody analizy wyników sprzedaży i oceny efektywności akwizytorów obejmują porównanie osiągniętych wyników z założonymi celami, analizę trendów sprzedażowych czy też ocenę jakości obsługi klienta. Dzięki temu można zidentyfikować mocne i słabe strony akwizytorów oraz określić obszary, w których wymagane jest dalsze szkolenie lub wsparcie.

Strategie identyfikowania mocnych i słabych stron akwizytorów na podstawie analizy wyników sprzedaży obejmują ustalenie kluczowych wskaźników sukcesu dla danej roli, regularne monitorowanie i ocenę wyników oraz udzielanie konstruktywnej informacji zwrotnej. Ważne jest, aby analiza była oparta na obiektywnych danych i miała na celu wspieranie rozwoju pracowników.

Najlepsze praktyki w opracowywaniu planów rozwojowych dla akwizytorów na podstawie analizy ich efektywności obejmują ustalanie konkretnych celów rozwojowych, zapewnienie dostępu do odpowiednich szkoleń i programów rozwoju oraz regularne monitorowanie postępów. Plan rozwojowy powinien być spersonalizowany i dostosowany do indywidualnych potrzeb i aspiracji pracownika.

Skuteczne metody monitorowania i analizy wyników sprzedaży w czasie rzeczywistym obejmują wykorzystanie narzędzi analitycznych, takich jak systemy CRM, które umożliwiają śledzenie postępów sprzedażowych na bieżąco. Dzięki temu możliwe jest szybkie reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe oraz identyfikowanie ewentualnych problemów i obszarów wymagających poprawy.

Organizacja pracy zespołu akwizytorów — artykuły polecane

Priorytet — Dyrektor — System wynagrodzeń — Struktura funkcjonalna — Komórka organizacyjna — Kadra kierownicza — Cele operacyjne — Modele usytuowania sztabu personalnego — Account manager

Bibliografia

• Białecki K. (2002), Podstawy marketingu, Wyższa Szkoła Handlu i Prawa w Warszawie, Warszawa
• Blythe J. (2002), Komunikacja marketingowa, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Targalski J. (1995), Podstawy przedsiębiorczości, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków

Autor: Michalina Kasprzyk