Modele usytuowania sztabu personalnego

Sztab personalny - to pracownicy działów, komórek organizacyjnych zajmujących się zarządzaniem kadrami, a ich głównym zadaniem jest odciążenie i specjalistyczne wspomaganie kierownictwa liniowego. Działy personalne wyodrębnia się w średnich i dużych przedsiębiorstwach, natomiast komórki czy stanowiska personalne tworzone są w firmach małych (A. Szałkowski 2000, s. 33). Komórki personalne powołuje się wówczas, gdy istnieją duże szanse, że korzyści jakie dzięki nim odniesie firma, przewyższają koszty ich utrzymania. Celami jakie stawia się przed sztabem personalnym są:

• Poprawa jakości warunków pracy,
• zwiększenie rozwoju pracowników poprzez np. efektywne szkolenia,
• wzrost wydajności pracy,
• osiągnięcie optimum zatrudnienia (T. Listwan 1993, s. 117).

Modele sztabu personalnego

W zależności od struktury i typu organizacji sposoby rozwiązań strukturalnych można sprowadzić do kilku modeli:

• Organizacja funkcjonalna polega na specjalizacji komórek personalnych w obrębie jednej funkcji. Wszystkie działania sztabu personalnego koordynuje menedżer liniowy, a największą wadą tego modelu jest właśnie współpraca z kierownictwem. Do zalet struktury funkcjonalnej należy: wysoki poziom specjalizacji komórek organizacyjnych, sprawność wykonywania powierzonych obowiązków, nabywanie przez pracowników sporych umiejętności w zakresie realizacji swoich zadań (A. Szałkowski 2000, s. 35).
• System personalno-referencyjny. W modelu tym specjalista do spraw personalnych obsługuje całkowicie jednostkę organizacyjną, współpracując przy tym z menedżerem liniowym. Wadą tego systemu jest to, że mogą wystąpić problemy z koordynowaniem pracy referenta przez kierownictwo. Może wystąpić też sytuacja, w której specjalista oderwie się od głównej polityki kadrowej przedsiębiorstwa.
• System moderatora personalnego jest rozwinięciem tendencji modelu referencyjnego w stronę indywidualizacji pracy z kadrami. Pozwala menedżerowi liniowemu na przejmowanie większej roli w zarządzaniu personelem. Natomiast specjalista sztabowy, który jest mocno zintegrowany z daną jednostką organizacyjną, przyjmuje rolę doradcy (T. Listwan 1993, s. 119).
• Model zintegrowany wykorzystuje nowoczesną technikę przesyłania informacji dla optymalizacji współpracy menedżerów liniowych. W systemie tym menadżer liniowy przyjmuje dużą część obowiązków kadrowych i menedżera sztabowego, dlatego ważne jest aby obie strony posiadały wysokie kwalifikacje kierowniczo-kontrolne (T. Listwan 2002, s. 263).

Modele sztabu personalnego w praktyce

Model systemu personalno-referencyjnego jest przykładem modelu sztabu personalnego, który może być stosowany w praktyce. Ten model opiera się na wykorzystaniu systemów informatycznych do zarządzania danymi personalnymi pracowników. Korzyścią tego modelu jest możliwość efektywnego gromadzenia, analizowania i przetwarzania danych personalnych. Dzięki temu sztab personalny może szybko uzyskać potrzebne informacje i podejmować odpowiednie decyzje.

Jednak model systemu personalno-referencyjnego ma również swoje ograniczenia. Jednym z głównych jest konieczność posiadania odpowiedniej infrastruktury informatycznej i personelu technicznego do zarządzania tym systemem. Ponadto, możliwość naruszenia prywatności pracowników jest również czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przy implementacji tego modelu.

Przedsiębiorstwo KLM to przykład organizacji, która skutecznie zaimplementowała model moderatora personalnego. W ramach tego modelu, sztab personalny pełni rolę mediatora pomiędzy pracownikami a kierownictwem. Dzięki temu, pracownicy mają możliwość wyrażenia swoich opinii, zgłaszania problemów i uczestnictwa w procesach decyzyjnych.

Model moderatora personalnego przyniósł wiele korzyści dla przedsiębiorstwa KLM. Pracownicy czują się bardziej zaangażowani i docenieni, co przekłada się na ich większą motywację i efektywność w pracy. Ponadto, sztab personalny może lepiej zrozumieć potrzeby pracowników i podejmować odpowiednie działania w celu zwiększenia ich satysfakcji i zaangażowania.

Wybór odpowiedniego modelu sztabu personalnego dla konkretnej organizacji

Przy wyborze odpowiedniego modelu sztabu personalnego dla konkretnej organizacji należy wziąć pod uwagę wiele czynników. Jednym z najważniejszych jest struktura organizacji i jej cele strategiczne. Na podstawie tych informacji można określić, jakie funkcje i role są niezbędne w sztabie personalnym.

Innym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, jest kultura organizacyjna i wartości, które są obecne w organizacji. Niektóre modele sztabu personalnego, takie jak model moderatora personalnego, mogą być bardziej odpowiednie dla organizacji, które stawiają na partycypację i zaangażowanie pracowników.

Warto również rozważyć zasoby organizacji, takie jak budżet, personel i infrastruktura technologiczna. Niektóre modele sztabu personalnego mogą wymagać większych nakładów finansowych i zasobów ludzkich, dlatego ważne jest, aby uwzględnić te czynniki przy podejmowaniu decyzji.

Wdrażanie i utrzymanie różnych modeli sztabu personalnego może być wyzwaniem dla organizacji. Jednak istnieje kilka praktycznych porad, które mogą pomóc w tym procesie.

Po pierwsze, ważne jest, aby zaangażować pracowników w proces wdrażania nowego modelu. Pracownicy powinni być informowani o zmianach, szkoleniach i wsparciu, które są dostępne. Dzięki temu będą lepiej przygotowani i bardziej zaangażowani w proces wdrażania.

Po drugie, warto regularnie monitorować i oceniać skuteczność zastosowanego modelu sztabu personalnego. To pozwoli na identyfikację ewentualnych problemów i wprowadzenie niezbędnych zmian w celu poprawy efektywności i skuteczności.

Ostatecznie, kluczem do sukcesu wdrażania i utrzymania różnych modeli sztabu personalnego jest otwartość na zmiany i chęć ciągłego doskonalenia. Organizacje, które są elastyczne i gotowe dostosować się do nowych trendów i potrzeb, mają większe szanse na osiągnięcie sukcesu w zarządzaniu personelem.

Wyzwania i korzyści związane z modelem zintegrowanym

Wdrażanie modelu zintegrowanego w organizacji może spotkać się z pewnymi wyzwaniami. Jednym z głównych jest konieczność integracji różnych funkcji i procesów personalnych. Oznacza to, że różne działy, takie jak rekrutacja, szkolenia i rozwoju pracowników, muszą współpracować i wymieniać się informacjami. To może wymagać zmiany kultury organizacyjnej i sposobu działania.

Innym wyzwaniem jest konieczność dostosowania systemów informatycznych do modelu zintegrowanego. Wiele organizacji posiada różne systemy do zarządzania różnymi aspektami personalnymi, co może utrudniać integrację i wymianę danych. Dlatego ważne jest, aby odpowiednio dostosować i zintegrować te systemy.

Aby pokonać wyzwania związane z modelem zintegrowanym, organizacje mogą skorzystać z kilku praktycznych wskazówek. Po pierwsze, warto zainwestować w odpowiednie szkolenia dla personelu, aby zapewnić im niezbędne umiejętności i wiedzę do efektywnego działania w ramach modelu zintegrowanego.

Po drugie, istotne jest zbudowanie silnej komunikacji i współpracy między różnymi działami sztabu personalnego. Regularne spotkania, wymiana informacji i wspólne cele mogą przyczynić się do skuteczniejszej integracji i współpracy.

Model zintegrowanego sztabu personalnego może przynieść wiele korzyści dla organizacji. Przede wszystkim, umożliwia on lepsze zarządzanie danymi personalnymi pracowników. Dzięki integracji różnych funkcji i procesów, sztab personalny może łatwo uzyskać potrzebne informacje i podejmować odpowiednie decyzje.

Ponadto, model zintegrowanego sztabu personalnego może przyczynić się do usprawnienia procesów personalnych. Dzięki integracji rekrutacji, szkoleń i rozwoju pracowników, organizacja może lepiej dostosowywać działania do potrzeb pracowników i osiągać lepsze wyniki.

Niemniej jednak, implementacja modelu zintegrowanego sztabu personalnego może napotkać trudności. Przedsiębiorstwo GHI to przykład organizacji, która miała problemy z wdrożeniem tego modelu. Głównym problemem było brak odpowiednich zasobów i infrastruktury technologicznej do integracji różnych funkcji i procesów personalnych.

Aby rozwiązać te trudności, firma GHI zdecydowała się na inwestycje w infrastrukturę technologiczną oraz szkolenia dla personelu. Dzięki temu firma była w stanie skutecznie wdrożyć model zintegrowanego sztabu personalnego i osiągnąć pożądane rezultaty.

Modele usytuowania sztabu personalnego — artykuły polecane

Relacja menedżer sztabowy - menedżer liniowy — Granice przedsiębiorstwa - elastyczność — Koordynacja — Awans — Struktura liniowo-sztabowa — Struktura projektowa — Centralizacja — Controller — Partycypacja pracowników w zarządzaniu

Bibliografia

• Listwan T. (1993), Kształtowanie kadry menedżerskiej firmy, Wydawnictwo Mimex, Wrocław
• Listwan T. (red.) (2004), Zarządzanie kadrami, C.H. Beck, Warszawa
• Piechnik-Kurdziel A. (2005), Podejmowanie decyzji personalnych, Zeszyty Naukowe Małopolskiej Wyższej Szkoły Ekonomicznej w Tarnowie, nr 7
• Szałkowski A. (red.) (2000), Wprowadzenie do zarządzania personelem, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków

Autor: Piotr Woźniak